时间：2023-03-20 16:20:16
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（一）艺术档案对传播群众文化艺术有着重要作用
艺术档案通过传播群众文化艺术来体现其在保存和传播过程中的价值和作用。如果文化艺术能得到广大群众的好评，那么就能有效地促进和提高文化艺术的生命延续，能使这项有着良好影响的艺术活动继续传承下去，对以后艺术的发展有着重要的推动作用。
（二）艺术档案对发展艺术事业有重要作用
艺术档案中记录着丰富的艺术活动资料，通过艺术档案的查阅和学习，艺术工作人员能对艺术思想进行创新，创造出更符合传播群众艺术文化的艺术活动，促进艺术事业的不断发展，提高艺术人员的专业技能和创新思维，使他们能创造出更好的文艺作品。
二、加强艺术档案管理工作的措施
要保证艺术档案管理工作的顺利进行，使艺术档案保存的更加完善，需要管理部门制定一系列的档案管理措施，并通过对管理人员进行职业道德和能力的教育培训，使他们能对档案保管工作尽到自己的职责。同时在进行管理工作时，管理部门要对工作措施进行强化，使管理人员在进行档案管理时能不断提高工作质量和管理水平。（一）完善管理制度。管理部门要根据管理工作制定出明确的规章制定，对艺术档案的收集、归档等管理工作作出具体的要求，避免在档案管理工作进行过程中造成档案丢失和管理分散等问题。在保证管理制度的顺利开展，就需要把制度的执行情况作为考核档案管理人员的一项重要标准，通过展示优秀艺术档案来促使档案管理工作人员的工作积极性，并对优秀档案管理工作人员进行设立奖励机制，促进档案管理工作的顺利进行。（二）明确归档范围。艺术档案材料的归档范围应当包括：文学创作，艺术表演，美术、摄影，社会文化，艺术研究，艺术教育，文化交流以及个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料(如文字、声像、照片、实物等载体形式)。另外，业务人员在职务活动中形成的具有保存价值的艺术材料，也属归档范围。而那些为艺术创作、研究、教学和文化艺术活动参考而收集的图书、报刊、音像带、照片、剧本和有关文章材料等，均作为资料保存，不应归档。在文化艺术活动中形成的属国家所有的各种载体的艺术材料和实物，任何个人不得据为己有。（三）强化收集与整理。在对文艺活动产生的文艺档案进行收集整理时，要保证文艺档案和文艺活动中的联系性，使文艺工作者通过查阅文艺档案清楚地了解到文艺活动的内容。由于文艺活动的多样性，其在生成的文艺档案时也体现出了多样性，档案管理人员在整理档案时，要根据档案的不同类型来进行归类。艺术档案应分为大类和属类,大类设业务类、个人业务类、综合类等，具体属类应按照归档范围设置。要按照艺术档案材料的内容、种类立卷，其中戏剧材料按剧目分类立卷，音乐歌舞演出材料按节目分类立卷，文化艺术科研材料按科研专题分类立卷，艺术教育材料按各专业课程分类立卷，社会文化、文化交流材料按业务活动进行立卷。对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体的艺术档案材料归档时，应将每一单项作为一个保管单位，单独编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。反映和记录本单位的文化艺术活动并对以后艺术创作、艺术研究有重要参考借鉴作用的艺术档案材料，应永久保存。（四）加强信息化管理。随着信息技术的发展，信息化在档案管理方面提供了很多便利条件。运用计算机把艺术档案建立成电子档案，便于档案的管理和查阅，提高各种艺术档案的保存寿命。在对文艺档案进行信息化管理时，需要把各种各样的艺术档案转化成电子档案，这就需要档案管理部门针对信息化档案管理制定出相应的政策和管理制度，使档案管理人员能通过制度的要求来不断提高自己的工作能力和专业技术能力。（五）加大教育培训力度。文化艺术单位在进行档案管理时，要对档案管理人员进行专业技术的培训，提高其工作意识，重视对艺术档案的保存，使艺术档案能完整地保存下来。随着信息化档案管理的发展，还需要对档案管理人员进行计算机专业技能培训，在档案管理人员的素质和工作能力、工作意识不断提高的情况下，使档案接收和积累的工作做好。
在知识经济时代，科学技术发展迅猛，社会的信息化水平持续提高，网络逐渐渗透到人们的日常生活之中，大众对网络的依赖程度不断提高。网络的影响效力持续扩散，带动了信息的流通，人们可以随时随地的通过网络获取到更多的信息。社会信息化程度的不断加深，使得信息的共享性和流通速度不断提高，要想提升文化馆档案管理的工作质量，创建和营造出有文化馆特色的档案信息网络是文化馆档案管理工作的当务之急。我们必须要清醒认识到，在信息化时代，如果文化馆一直沿用传统的档案管理办法，不仅不利于发挥文化馆在社会建设和发展中的功能与效用，同时也不利于非物质文化遗产的传承与发扬。因此为了让文化馆履行好其在社会建设和发展中的职责，并且让更多的人参与到非物质文化遗产的整理、保护工作中，让中华文化能够持续的发扬下去，文化馆应加大对档案管理信息系统的投资力度，全力推进文化馆档案管理工作的信息化进程。构建档案信息网络服务平台，利用网络平台在信息传播、渠道以及技术上的优势，对馆藏资源进行深入开发与挖掘，向用户提供更加便捷、优质的服务，推动文化馆档案资源与社会的同步发展，确保文化馆档案管理工作能够与时俱进，为档案信息的合理流通提供有力的保障。此外，随着档案管理信息网络的建立，也为不同地区之间文化馆的档案信息交流提供了方便，提高了文化馆档案信息资源的使用效率，推动了信息资源的快速流动，促进了文化馆档案管理的信息化发展。
二、加强对档案管理人员的专业培训
当前我国的文化馆职能的不断更新和丰富，文化馆的档案工作也正由原来的档案管理向档案信息中心转变，因而如果文化馆的档案工作人员还抱着原来的工作方式和态度来参与到文化馆的档案工作中来是不够的，且随着文化馆档案管理信息化程度的不断提高档案管理人员的业务能力必须要有所增强。首先就档案管理人员的职业道德素养而言，文化馆要加强对档案工作人员的道德宣传和教育，提高档案工作人员的道德素养。档案工作与一般的服务性工作不同，它的效益是通过服务对象利用档案后所取得的经济效益和社会效益来实现的；且文化馆的档案多是与我国的非物质文化遗产有关，是珍贵的历史资料，档案工作者不能盲目的向利用者提供档案资料；再有文化馆的档案管理工作是十分复杂和繁琐的，需要对所有的非物质文化做详细和准确的记录与编排。因此文化馆的档案管理工作是颇为特殊，且意义非凡的，对档案工作人员的职业道德素养的培训和教育是必要的。其次，是档案管理技术和知识的培训。随着文化馆馆藏资源的不断丰富，以及与管理信息系统应用的普及，文化馆的档案管理人员单靠基础的文化科学知识是不够的，还需要具备更加丰富而专业的档案管理知识，并且能够较为熟练的运用现代电子计算机设备和通讯设备来进行档案的管理。因此文化馆需要定期组织档案工作人员进行专业知识和技能的培训，从整体上提高档案管理员的业务能力，确保档案管理工作人员的配置与设备相配套，进而有效提升文化馆档案管理的工作质量。
三、建立统一的文化馆档案管理体制
1.系统管理
系统管理是档案管理诸多原理的理论基础，其主要含义是指在档案管理过程中将所有档案管理的工作内容科学地汇聚成一个整体，通过对整体工作内容的划分和整合来实现对档案管理工作内容的有效规划，充分地发挥档案管理过程中每一个工作环节的作用，清除掉档案管理工作中重复和不必要的内容，从而有效地提升档案管理工作的效率和质量，更进一步促进档案管理工作的有序进行和健康发展。
2.整合分原理和反馈原理
整合分原理和反馈原理是档案管理原则中重要的两项内容。其中整合分原理是指在档案管理的过程中在系统管理理论的基础上，对档案管理整体的工作内容进行科学合理的规划，对档案管理工作人员进行有序规范地工作划分，安排档案管理工作中各项工作内容的负责人，针对他们不同的职责义务分派不同的资源和权利，制定不同的任务目标，根据这些分项任务的完成来实现对档案管理工作整体任务目标的达成；而档案管理中的反馈原理则是指在档案管理工作进行的过程中，各个部门对档案管理共同完成目标以及完成的过程进行综合的工作反馈，通过反馈的信息来显示档案管理工作中的优缺点，来制定相应的改善措施，进一步完善档案管理工作，促进档案管理工作质量上和效率上的进步。
二、现代化档案管理中档案管理措施
1.加强对档案工作人员的专业培训
现代化档案管理的工作内容与计算机科技和其它科学技术的应用密不可分，档案工作人员必须加强对相关科学技术以及先进设备的掌握和应用能力，达到能够熟练运用各种科技设备和技术完成档案管理工作的各项内容和目标。对此，档案管理单位和部门应该加强对档案工作人员的专业培训，提升档案管理工作人员的专业素质以及职业素养，矫正档案管理工作人员对档案管理工作重要性以及档案管理工作严肃性的认识，使其能够以对档案管理工作高度负责的态度为基础，以熟练掌握科学技术和先进设备为介质，以档案管理单位和部门分派的任务目标为目标，使用各种档案管理技术完成档案管理工作的内容，对自身在档案管理工作中存在的问题能够及时发现和改进，保证档案管理工作的顺利实施，为档案管理工作的质量提升贡献自身的力量。
2.加强对纸质资料的保护
现代化档案管理的主要主体包含电子档案和纸质档案两种，纸质档案相比电子档案来说保存的难度更大，但保存的价值也更高，更具有历史意义。因此，档案管理单位应该加强对纸质资料的保护，首先档案管理单位应该做好纸质资料的数字化录入工作，对纸质资料记载的档案信息实现与电子内容一样的共同保护和管理；其次，档案管理单位应该建立纸质资料的管理条例和保护原则，对纸质资料管理工作的规范性、安全性、效益性和价值性作出相关的约束和责任，对纸质资料管理过程中的诸多环节做好相应的监控与保护工作，保证纸质资料的任何管理内容都能够有清晰的记录；最后，档案管理单位应该加强纸质资料的保护工作，对能够影响到纸质资料存放过程中的诸多影响因素采取针对性的防治措施，保证纸质资料存放的安全性。
3.加强电子档案资料的保护
对电子档案资料的保护工作首先应该做好电子档案资料的整理工作，对电子档案的诸多内容进行规划整理，清晰明确的做好电子档案的归档记录；其次应该为电子档案的保存磁盘和光盘做好保护工作，保证其清洁性和实用性，对磁盘和光盘的存放位置应该保证磁盘和光盘各自存放空间的洁净，保证其不会在存取或者使用的过程中发生摩擦和划痕损伤。同时对存放在计算机网络空间上的电子档案资料应该设置好相应的控制密码，拥有更加先进设备的档案管理单位可以采用指纹识别或者眼膜识别的方式来做好电子档案资料的保护工作；最后，档案管理单位应该定期对磁盘和光盘内的电子档案内容进行检查和对照，在保证磁盘光盘储存安全的同时对电子档案的内容进行检查，保证电子档案资料不会在保存的过程中出现质量上的问题。
三、结语
1.1档案员队伍建设十分薄弱
当前，县级机关往往安排即将退休的老同志或刚入职的年轻人担任档案员，档案员年龄呈现“两头化”趋势。即将退休的档案员普遍工作热情较低，不主动钻研业务知识；刚入职的年轻人缺乏工作经验，且大多不具有档案学专业背景，开展工作困难重重。大多数单位缺乏开展档案工作“传帮带”机制，档案工作质量难以保证；少数单位名义上配备了专职档案员，但他们只承担档案保管员的工作，不能胜任新时期机关档案工作的需要；不少单位的档案员属于编外人员，无法享受正式在编人员的福利待遇，且缺乏职位上升空间与渠道，工作积极性低落。
1.2档案信息资源开发利用水平低下
当前，机关单位档案信息资源以提供本单位内部利用为主，一般不对外公开提供利用，档案面向全社会提供利用的通道不畅，这在很大程度上影响了档案信息资源的共享与开发利用，使得档案的价值难以得到充分体现，档案工作的重要性也无法体现。
1.3档案库房和设施设备浪费严重
以舟山市普陀区为例，全区在商务中心集中办公的机关单位有51家，每家单位都设置了档案库房，并配备了空调、去湿机等档案工作设施设备。然而，各单位产生的档案数量普遍较少，库藏档案存放量占库房面积的一半还不到，档案设施设备的使用率也较低，存在严重的资源浪费现象。
2改革县级机关档案管理体制的若干设想
2.1改革档案管理机构
改革传统的各机关综合档案室门户独立、各自为政的管理体制，探索建立有正式机构编制的实体机构统一管理机关档案工作，即把县级机关综合档案室整编起来，成立机关文件档案管理机构，可暂命名为“机关文件档案管理中心”。该中心是隶属于县级档案行政部门领导的独立机构，其工作职能是贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策，建立健全单位档案工作规章制度，指导各单位文件资料的形成、积累和归档工作，统一管理各单位形成的档案，并按规定向国家档案馆移交。
2.2改革档案管理机制
建立机关文件档案管理中心既管档案也管文件的管理机制。传统的档案管理机制并没有将文件材料的前端监控涵盖进去。事实上，文件就是档案的前身，文件形成是否标准规范、组成是否齐全完整，将会直接影响到档案的齐全完整与规范管理。为此，需改革传统的文件档案收集整理和保管模式，实现机关档案由传统的后端收集整理保管变为前端监控和后端保管同步进行，真正实现文档管理一体化。
2.3建立档案信息资源共享与利用制度
建立档案室与中心档案信息资源共享制度，融合档案室的档案信息资源与中心的档案信息资源，实现档案信息一体化的目标；建立中心现行文件和档案信息资源开发利用制度，整合现有室藏档案信息资源，利用档案数字化成果，最大限度地向各机关单位和全社会提供现行文件和档案信息资源利用服务，全面提升档案工作的社会地位。
2.4改革档案员管理体制
（一）档案馆危机管理是全面管理而非局部的管理
档案馆与外界环境或相关组织的任何不平衡或冲突都可能导致档案馆危机。档案在收集、整理、鉴定、保管、利用、展览等整个过程中，每个环节的疏忽或处理不当也都可能引发危机，制定危机预案以及处理危机时，应系统分析和统筹安排，不能“头痛医头脚痛医脚”。另外，危机管理是档案馆的重要管理职能，是一项系统的、有计划、有组织、决策非程序化的管理过程，有效的危机管理应该包括培养危机意识和危机管理能力、设置危机管理机构、制定相关的法律法规、完善档案馆管理制度、妥善安排危机管理的人、财、物等各个方面，只有全面地为危机预警和处理做好各种安排，才能真正做到未雨绸缪，防患于未然。
（二）档案馆的危机管理是全程管理而非某一阶段的管理
危机生命周期理论指出，危机从出现到结束过程有不同阶段，且不同阶段有不同特征。危机管理需要按阶段确定工作重点。档案馆应根据各种征兆来辨别危机，并着手处理。许多档案馆投入大量精力于危机后的救治及恢复工作，殊不知，有些损失本可以避免的。档案馆危机管理应是事前、事中、事后全程监控处理的连续链条，是一个系统工程，绝不等于危机后的救治，也不仅是危机前的预防。
（三）档案馆危机管理是全员管理而非某部门的管理
危机管理作为档案工作的重要内容，各级档案行政管理部门应将其纳入到所制定的法规、制度、方针、政策中。档案馆领导者是危机管理中主要的管理主体，领导者的危机意识、创新管理能力、专业技能以及对技术发展和外界环境变化的敏感性决定了档案馆危机管理的有效性。档案馆工作人员是档案业务工作的主要承担者，要对档案信息资源进行加工整合、组织、提供利用，因此需要熟练掌握相关信息技术、正确操作各种信息系统，时刻注意保护档案实体安全及档案信息资源的安全营造有益于危机管理的组织文化。除此以外，档案馆危机管理还涉及档案界研究人员、学术团体、学会、协会、社会公众以及相关部门工作人员（有关政府部门、电信管理部门、交通运输部门等），实现这些主体在分工基础上的通力合作是进行有效危机管理的基本策略。
二、改进我国档案馆危机管理的策略
（一）优化档案馆管理危机的管理
管理危机是由于档案馆管理水平落后，思想意识保守，管理体制不健全，责权利不明确，缺乏激励机制和竞争机制，缺乏可供借鉴的标准等原因而造成的危机，实现档案馆的可持续发展，必须在管理理念和管理方法上与时俱进，不断创新。首先，提升战略规划水平。战略规划是在全面了解档案馆所处环境及发展趋势的基础上，制定面向未来的使命、远景、目标、战略及其实施计划的思维过程与框架。提升战略规划水平，档案馆应主要从以下三点入手：一是准确定位，即根据本馆的组织结构、人员素质、服务能力、馆藏状况、研究与开发能力、设备与财务状况、档案馆外部环境特征等，制定其长期与短期发展目标。二是在战略规划中要突出数字资源管理开发与创新档案馆服务，以更好地满足用户需求。三是强化评估体系，监督战略规划的实施过程，以确保其战略目标的实现。其次，创新档案馆组织结构。传统的档案馆组织结构，是根据档案在档案馆的流动而进行的分工，因为部门与部门之间缺乏沟通而不免会存在重复劳动、责任推诿现象。在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，也明确提出“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。”创新组织结构是在档案业务流程重组的基础上，对档案馆组织结构进行的改革，使档案馆成为一个紧凑、富有弹性的组织。最后，完善管理制度。“无规矩无以成方圆”，制度是档案馆管理不可缺少的工具，是档案馆工作顺利进行的重要保障。档案馆所面临的管理危机、档案实体及档案管理信息系统运行的安全危机、资源危机、服务危机等都需要通过制定、执行完善的制度而减免。
（二）优化档案馆资源危机的管理
首先，优化馆藏资源建设。一方面，综合档案馆、高校档案馆、专门档案馆、城建档案馆等由于社会分工不同，在资源建设方面侧重点也应有所不同。档案馆应根据本馆定位建设馆藏，如综合档案馆作为社会记忆保存的主要场所，其资源体系也应是多维的，要能反映社会活动的方方面面。另一方面，应将数字档案资源与传统档案资源进行整合。大量档案以电子邮件、音（视）频等电子形式生成、传输、利用，这些记录作为人类社会生活的产物，在构建社会记忆中起着不可替代的作用。可喜的是，数字档案资源的建设在上海、青岛等地的档案馆已经取得了较大的进展。其次，完善档案组织存储效果。组织是使档案资源程序化的过程，是其可用的前提。档案组织是为了更好地揭示和利用档案及其价值，然而，大多数档案组织是专业性有余而可用性不足。笔者在访问国内大多数档案信息网站时发现，各档案馆能够从多个角度组织档案信息，进而提供多个检索途径，如分类号、档号、关键词、责任者、发文时间等，但这些组织方式无不是从档案工作的角度出发，很少用户能真正了解这些术语的含义，更别说利用这些途径检索档案了。因此完善档案信息组织效果，应以用户需求为中心，从完善馆藏分类体系、优化档案著录效果、优化电子文件元数据标准、采用XML等资源描述方法等方面入手。
（三）优化档案实体及档案管理信息系统运行安全危机的管理
档案实体及档案管理信息系统运行的安全是档案馆赖以存在的前提。近年来，由于天灾人祸等突发事件致使库房及档案实体遭遇灭顶之灾的事件已不罕见。病毒、黑客、不正当操作等对档案管理信息系统造成的损失有时也是致命的。应对这些危机，档案馆需从以下几个方面入手：首先，加强档案馆基础设施的安全建设。档案馆建筑设计及分区布局必须严格按照《档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000）》以及相关标准进行，在日常管理工作中要根据实际情况配备相适应的防火、防盗、除尘、加湿、空气净化等设备设施，做好日常的防护工作，确保各种形式的档案在保管、利用等过程中的安全。其次，确保档案管理信息系统运行的安全。信息系统环境下，档案著录、档案检索、原件的批量扫描与批量挂接、鉴定销毁等业务活动中有一大部分是通过管理信息系统来实现的。在可以预见的将来，档案工作对信息系统的依赖性还会增强。因此，应注意以下三点：第一，保证机房的安全。在《电子信息系统机房设计规范》（GB50174-2008）中，根据机房所承载服务的重要性将其分为A、B、C、D四个等级，并对各级机房制定明确的设计规范。档案馆应为本馆机房选择合适级别并严格执行设计规范。除此之外，还应从机房选址、机房抗震防洪、防雷电、电磁屏蔽、通风、供电、防火、排水以及安全保卫系统等方面确保机房的安全。第二，保证计算机服务器、网络交换设备、存储设备、通信设施等硬件的安全。除了要采用质量合格的产品外，还必须要做好日常的监测、维护工作，以及时将问题解决在萌芽状态。第三，保证软件系统的安全，可以从定时升级、杀毒、合理划分使用权限、制定并执行严格的管理制度、用户培训等方面入手，防止各种有意或无意行为对管理系统造成的损害。
（四）优化档案馆服务危机的管理
为了避免在网络时代惨遭淘汰，档案馆必须转变服务观念，提升服务能力、创新服务方式。首先，提高服务意识和服务能力。档案在支持决策及业务运营方面价值日益凸显，这就要求档案馆工作人员不仅要具备较高的思想道德修养、条理化、精细化的品格、较高的沟通能力和业务水平，还应该有较强的服务意识，多维的知识结构、较强的专业素养及沟通能力，主动将档案信息及信息产品推送出去，实现档案多元的价值。在天津、浙江等省市实施的《天津市档案工作人员持证上岗实施办法》、《浙江省档案管理岗位资格证书管理办法》等规定，就有利于提高档案实践工作者的专业素质及理论素养。其次，利用信息技术创新服务方式。数字环境下，用户需求个性化越来越强，但档案馆的个性化信息服务还有待进一步完善。若能将日前较流行的微博、微信以及一些即时交流的方式整合到档案馆服务体系中，必将大大拉近档案馆与用户的距离。另外，档案馆应承担起社会教育的职能，目前档案馆大多是通过成立爱国主义教育基地、举办展览、讲座等方式实现的，这些方式的受益人群有限。而在美国、加拿大等国家，档案信息网站是履行其教育职能的重要阵地，如在NARA网站中，有“数字化教室”这一板块，并根据用户类型（如教师、学生、科研人员、军人等）提供不同的内容，这对我国档案馆服务领域的拓展是非常有借鉴意义的。
三、总结
人事档案的功能是由服务对象、内容构成、管理方法等各种因素决定的，人事档案可以全面真实地反映出记录对象的基本信息，包括：基本数据、专业特长、工作经历、业绩水平、政治信息等。传统的人事档案管理是封闭的、单一的，不能够很好地实现以上的人事档案功能。市场经济运行客观上要求建立完善的人事档案管理制度，实现人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作记录，这样才能够为企事业单位选聘人才提供准确而可靠的信息。对人事档案管理制度进行改革，需要调整人事档案管理重心，改变传统管理中重数量轻质量、重外延轻内涵、重自身发展轻社会效益的管理倾向，传统人事管理模式基本属于静态保管型的管理，见物不见人，无法建立起与社会协调发展的人事档案管理模式，始终处于一种自我封闭的、盲目的管理状态之中。人事管理制度改革必须牢固树立科学发展的指导理念，从社会需求的角度出发，以为人服务为中心，突破传统服务理念、技术手段、管理体制的制约，将死档案变为活信息，从而促进市场经济的全面协调发展。
二、当前档案管理改革中存在的问题及其原因分析
第一，人事档案材料的诚信度不高。近年来，企事业单位加快了产权制度和人事制度的改革，流动人员大幅度增加，结果导致配套管理措施跟不上，人事档案材料造假时有发生，诚信度大大降低，这已经成为当前人事档案管理制度无法发挥作用的最大阻碍性因素。档案材料的领会就是诚实信用，这也是档案存在的基本价值，所以真实性是人事档案赖以生存的前提，也是它得以发挥作用的基础，是认识档案的生命。
第二，当前人事档案存在内容质量不高的问题。优秀的人事档案应该全面、真实地记录着人各方面的发展，应该是人最具说服力的正面材料，但是事实证明，当前的人事档案管理部门没有及时更新和补充人事材料，材料内容空话、套话较多，多为“过去式”的材料，信息量严重不足，从材料中根本无法判断出人的个性特征，无法满足用人单位的需求，大大降低了人事档案的价值。
第三，当前人事档案管理方法落后，管理手段陈旧。信息技术的发展改变了人类生活和工作的方式，而人事档案管理部门仍然处于手工填写、记录人事信息的阶段，缺乏基本的管理设备和手段。传统人事档案管理水平有限，究其原因，可以归结为以下几点：其一，缺乏对人事档案管理的认识，重视程度不高。传统观念中认为，人事档案是“神秘”的，记录的是个人思想和隐私等内容，人事档案的作用是供组织上考察了解个人所用的，所以档案材料多是关于个人整治、历史、家庭、社会关系等内容的记载，而忽视了个人德能勤绩的归档，所以无法全面真实地反映出一个人的性格与成长经历。另有一些管理人员不重视人事档案，真假材料不去鉴别，导致材料的真实性受到影响。其二，部分人事档案管理人员的业务素质不高，没有经过专门的业务训练，档案管理意识薄弱，没有足够的能力和精力把人事档案工作做好。加上一些领导不重视人事档案管理，也是造成档案管理问题的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事档案管理
（1）明确用人单位建档和管档机制。企事业单位应该将人事档案管理当做人力资源管理的重要任务来抓，牢固树立以人为本的管理理念，建立适合市场经济发展的新型人事档案管理制度。建立和完善人事档案管理是所有企事业单位人才管理的一项基本义务和职责，转变管理机制，实现“谁建谁管、建档权、管理权、使用权协调统一”，从而促进人事档案信息的有效运用，从而为国家人才培养提供可靠地人才信息保障。
（2）加强管理，保证人事档案材料的真实性。人事档案材料来不得半点需求，所以必须加强材料内容的真实性。人事档案管理人员工作中必须严把三关。一是把好材料入口关，对材料进行验明正身，有疑问的材料进行调查核实，从源头上切断问题文件入口。二是管理工作人员要把好验证关，鉴别后的归档材料一定有理有据，严肃认真地进行材料鉴定，检查材料是否准确，手续是否清楚，重点信息是否完整，确定无误后方可入档。三是严把人事档案转递关。对调动人员的人事档案进行严格审核和装订，由专门的单位进行取送，要求档案公章完整，个人不能私自带出人事档案。
（一）电子档案管理与传统档案管理的共性
电子档案管理与传统档案管理的共性表现在三个方面：一是两者的基本原理共通，以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，即使电子档案管理的技术水平、管理质量以及管理方式都明显高于传统档案管理，但这并不排斥两者在基本原理上的共通性，总的来说，电子档案是传统档案管理发展的成果；二是电子档案的存在与传统档案不可分离，传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，对电子档案管理来说，同样需要保障信息的可靠与真实，此时，传统档案资料就是其真实性的重要保证；三是电子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大，建立在信息技术上的电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性，同时，如果想要查看实体的传统档案，还可以直接通过电子档案的记录将其调出，进而实现直接获取。
（二）电子档案与传统档案管理上的差异
1.管理方式不同
电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，也就是说档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个档案号，这个档案号具有唯一性，并且对档案类型采用相应的主题进行标注；传统档案管理的工作量相对较大，在管理过程中首先要填写档案日期、类型，之后才能给予一个位置进行储存。
2.保管方式不同
电子档案进行信息存储的载体往往会老化，在现代技术与计算机的更新过程中，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不会面临病毒入侵等网络风险。
3.归档方式不同
电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优点
1.电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展
电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。纸张的节省不仅减少了资金的投入，还使树木砍伐状况得以改善，有利于森林资源的保护。同时，纸质文件使用数量的降低，还使得曲别针、订书钉、笔墨、印刷等工具的使用量减少。
2.电子档案管理提高了传统档案管理的效率
档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
（二）电子档案管理的弊端
1.电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机
如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
2.企事业单位在进行电子档案管理
由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
3.电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险
例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
4.虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高
国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结束语
