时间：2023-03-06 16:02:43
序论：在您撰写电子文档论文时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
关键词：数字签名；加密技术；数字证书；电子文档；安全问题
Abstract:Today’sapprovalofnewdrugsintheinternationalcommunityneedstocarryouttherawdatatransmission.Thetraditionalwayofexaminationandapprovalredtapeandinefficiency,andtheuseoftheInternettotransmitelectronictextcankeepdatasafeandreliable,butalsogreatlysavemanpower,materialandfinancialresources,andsoon.Inthispaper,encryptionanddigitalsignaturealgorithmofthebasicprinciples,combinedwithhisownideas,givenmedicalapprovalintheelectronictransmissionofthetextofthesecuritysolution.
Keywords:digitalsignature;encryptiontechnology;digitalcertificate;electronicdocuments;securityissues
1引言
随着我国医药事业的发展，研制新药，抢占国内市场已越演越烈。以前一些医药都是靠进口，不仅成本高，而且容易形成壁垒。目前，我国的医药研究人员经过不懈的努力，开始研制出同类同效的药物，然而这些药物在走向市场前，必须经过国际权威医疗机构的审批，传统方式是药物分析的原始数据都是采用纸张方式，不仅数量多的吓人，而且一旦有一点差错就需从头做起，浪费大量的人力、物力、财力。随着INTERNET的发展和普及，人们开始考虑是否能用互联网来解决数据传输问题。他们希望自己的仪器所做的结果能通过网络安全传输、并得到接收方认证。目前国外针对这一情况已⒘四承┤砑欢捎诩鄹癜汗螅际醪皇呛艹墒欤勾τ谘橹そ锥危媸被嵘兜脑颍诤苌偈褂谩U饩透谝揭┭蟹⑹乱敌纬闪思际跗烤保绾慰⒊鍪视榈南嘤θ砑创俳夜揭┥笈ぷ鞯姆⒄咕统闪斯诘那把亓煊颍胰涨肮谡夥矫娴难芯坎皇呛芏唷?lt;/DIV>
本文阐述的思想：基本上是参考国际国内现有的算法和体制及一些相关的应用实例，并结合个人的思想提出了一套基于公钥密码体制和对称加密技术的解决方案，以确保医药审批中电子文本安全传输和防止窜改，不可否认等。
2算法设计
2.1AES算法的介绍[1]
高级加密标准（AdvancedEncryptionStandard）美国国家技术标准委员会(NIST)在2000年10月选定了比利时的研究成果"Rijndael"作为AES的基础。"Rijndael"是经过三年漫长的过程，最终从进入候选的五种方案中挑选出来的。
AES内部有更简洁精确的数学算法,而加密数据只需一次通过。AES被设计成高速，坚固的安全性能，而且能够支持各种小型设备。
AES和DES的性能比较：
（1）DES算法的56位密钥长度太短；
（2）S盒中可能有不安全的因素；
（3）AES算法设计简单，密钥安装快、需要的内存空间少，在所有平台上运行良好，支持并行处理，还可抵抗所有已知攻击；
（4）AES很可能取代DES成为新的国际加密标准。
总之，AES比DES支持更长的密钥，比DES具有更强的安全性和更高的效率，比较一下，AES的128bit密钥比DES的56bit密钥强1021倍。随着信息安全技术的发展，已经发现DES很多不足之处，对DES的破解方法也日趋有效。AES会代替DES成为21世纪流行的对称加密算法。
2.2椭圆曲线算法简介[2]
2.2.1椭圆曲线定义及加密原理[2]
所谓椭圆曲线指的是由韦尔斯特拉斯（Weierstrass）方程y2+a1xy+a3y＝x3+a2x2+a4x+a6(1)所确定的平面曲线。若F是一个域，ai∈F,i=1,2,…,6。满足式1的数偶(x,y)称为F域上的椭圆曲线E的点。F域可以式有理数域，还可以式有限域GF(Pr)。椭圆曲线通常用E表示。除了曲线E的所有点外，尚需加上一个叫做无穷远点的特殊O。
在椭圆曲线加密（ECC）中，利用了某种特殊形式的椭圆曲线，即定义在有限域上的椭圆曲线。其方程如下：
y2=x3+ax+b(modp)(2)
这里p是素数，a和b为两个小于p的非负整数，它们满足：
4a3+27b2(modp)≠0其中，x,y,a,b∈Fp,则满足式（2）的点（x,y）和一个无穷点O就组成了椭圆曲线E。
椭圆曲线离散对数问题ECDLP定义如下：给定素数p和椭圆曲线E，对Q=kP,在已知P,Q的情况下求出小于p的正整数k。可以证明，已知k和P计算Q比较容易，而由Q和P计算k则比较困难，至今没有有效的方法来解决这个问题，这就是椭圆曲线加密算法原理之所在。
2.2.2椭圆曲线算法与RSA算法的比较
椭圆曲线公钥系统是代替RSA的强有力的竞争者。椭圆曲线加密方法与RSA方法相比，有以下的优点：
（1）安全性能更高如160位ECC与1024位RSA、DSA有相同的安全强度。
（2）计算量小，处理速度快在私钥的处理速度上（解密和签名），ECC远比RSA、DSA快得多。
（3）存储空间占用小ECC的密钥尺寸和系统参数与RSA、DSA相比要小得多，所以占用的存储空间小得多。
（4）带宽要求低使得ECC具有广泛得应用前景。
ECC的这些特点使它必将取代RSA，成为通用的公钥加密算法。比如SET协议的制定者已把它作为下一代SET协议中缺省的公钥密码算法。
2.3安全散列函数（SHA）介绍
安全散列算法SHA(SecureHashAlgorithm，SHA)[1]是美国国家标准和技术局的国家标准FIPSPUB180-1，一般称为SHA-1。其对长度不超过264二进制位的消息产生160位的消息摘要输出。
SHA是一种数据加密算法，该算法经过加密专家多年来的发展和改进已日益完善，现在已成为公认的最安全的散列算法之一，并被广泛使用。该算法的思想是接收一段明文，然后以一种不可逆的方式将它转换成一段（通常更小）密文，也可以简单的理解为取一串输入码（称为预映射或信息），并把它们转化为长度较短、位数固定的输出序列即散列值（也称为信息摘要或信息认证代码）的过程。散列函数值可以说时对明文的一种“指纹”或是“摘要”所以对散列值的数字签名就可以视为对此明文的数字签名。
3数字签名
“数字签名”用来保证信息传输过程中信息的完整和提供信息发送者的身份认证和不可抵赖性。数字签名技术的实现基础是公开密钥加密技术，是用某人的私钥加密的消息摘要用于确认消息的来源和内容。公钥算法的执行速度一般比较慢，把Hash函数和公钥算法结合起来，所以在数字签名时，首先用hash函数（消息摘要函数）将消息转变为消息摘要，然后对这个摘
要签名。目前比较流行的消息摘要算法是MD4,MD5算法，但是随着计算能力和散列密码分析的发展，这两种算法的安全性及受欢迎程度有所下降。本文采用一种比较新的散列算法――SHA算法。
4解决方案：
下面是医药审批系统中各个物理组成部分及其相互之间的逻辑关系图：
要签名。目前比较流行的消息摘要算法是MD4,MD5算法，但是随着计算能力和散列密码分析的发展，这两种算法的安全性及受欢迎程度有所下降。本文采用一种比较新的散列算法――SHA算法。
4解决方案：
下面是医药审批系统中各个物理组成部分及其相互之间的逻辑关系图：
图示：电子文本传输加密、签名过程
下面是将医药审批过程中的电子文本安全传输的解决方案：
具体过程如下：
（1）发送方A将发送原文用SHA函数编码，产生一段固定长度的数字摘要。
（2）发送方A用自己的私钥（keyA私）对摘要加密，形成数字签名，附在发送信息原文后面。
（3）发送方A产生通信密钥（AES对称密钥），用它对带有数字签名的原文进行加密，传送到接收方B。这里使用对称加密算法AES的优势是它的加解密的速度快。
（4）发送方A用接收方B的公钥（keyB公）对自己的通信密钥进行加密后，传到接收方B。这一步利用了数字信封的作用，。
（5）接收方B收到加密后的通信密钥，用自己的私钥对其解密，得到发送方A的通信密钥。
（6）接收方B用发送方A的通信密钥对收到的经加密的签名原文解密，得数字签名和原文。
（7）接收方B用发送方A公钥对数字签名解密，得到摘要；同时将原文用SHA－1函数编码，产生另一个摘要。
（8）接收方B将两摘要比较，若一致说明信息没有被破坏或篡改。否则丢弃该文档。
这个过程满足5个方面的安全性要求：（1）原文的完整性和签名的快速性：利用单向散列函数SHA－1先将原文换算成摘要，相当原文的指纹特征，任何对原文的修改都可以被接收方B检测出来，从而满足了完整性的要求；再用发送方公钥算法（ECC）的私钥加密摘要形成签名，这样就克服了公钥算法直接加密原文速度慢的缺点。（2）加解密的快速性：用对称加密算法AES加密原文和数字签名，充分利用了它的这一优点。（3）更高的安全性：第四步中利用数字信封的原理，用接收方B的公钥加密发送方A的对称密钥，这样就解决了对称密钥传输困难的不足。这种技术的安全性相当高。结合对称加密技术(AES)和公开密钥技术(ECC)的优点，使用两个层次的加密来获得公开密钥技术的灵活性和对称密钥技术的高效性。（4）保密性：第五步中，发送方A的对称密钥是用接收方B的公钥加密并传给自己的，由于没有别人知道B的私钥，所以只有B能够对这份加密文件解密，从而又满足保密性要求。（5）认证性和抗否认性：在最后三步中，接收方B用发送方A的公钥解密数字签名，同时就认证了该签名的文档是发送A传递过来的；由于没有别人拥有发送方A的私钥，只有发送方A能够生成可以用自己的公钥解密的签名，所以发送方A不能否认曾经对该文档进进行过签名。
5方案评价与结论
为了解决传统的新药审批中的繁琐程序及其必有的缺点，本文提出利用基于公钥算法的数字签名对文档进行电子签名，从而大大增强了文档在不安全网络环境下传递的安全性。
本方案在选择加密和数字签名算法上都是经过精心的比较，并且结合现有的相关应用实例情况，提出医药审批过程的解决方案，其优越性是：将对称密钥AES算法的快速、低成本和非对称密钥ECC算法的有效性以及比较新的算列算法SHA完美地结合在一起，从而提供了完整的安全服务，包括身份认证、保密性、完整性检查、抗否认等。
参考文献：
1．李永新.数字签名技术的研究与探讨。绍兴文理学院学报。第23卷第7期2003年3月，P47~49.
2．康丽军。数字签名技术及应用，太原重型机械学院学报。第24卷第1期2003年3月P31~34.
3．胡炎，董名垂。用数字签名解决电力系统敏感文档签名问题。电力系统自动化。第26卷第1期2002年1月P58～61。
4．LeungKRPH,HuiL,CK.HandingSignaturePurposesinWorkflowSystems.JournalofSystems.JournalofSystemsandSoftware,2001,55(3),P245~259.
5．WrightMA,workSecurity,1998(2)P10~13.
6.BruceSchneier.应用密码学---协议、算法与C源程序（吴世终，祝世雄，张文政，等）.北京：机械工业出版社，2001。
7.贾晶，陈元，王丽娜，信息系统的安全与保密[M]，北京：清华大学出版社，1999
8．陈彦学.信息安全理论与实务【M】。北京：中国铁道出版社，2000p167~178.
9．顾婷婷，《AES和椭圆曲线密码算法的研究》。四川大学硕士学位论文，【馆藏号】Y4625892002。
下面是将医药审批过程中的电子文本安全传输的解决方案：
具体过程如下：
（1）发送方A将发送原文用SHA函数编码，产生一段固定长度的数字摘要。
（2）发送方A用自己的私钥（keyA私）对摘要加密，形成数字签名，附在发送信息原文后面。
（3）发送方A产生通信密钥（AES对称密钥），用它对带有数字签名的原文进行加密，传送到接收方B。这里使用对称加密算法AES的优势是它的加解密的速度快。
（4）发送方A用接收方B的公钥（keyB公）对自己的通信密钥进行加密后，传到接收方B。这一步利用了数字信封的作用，。
（5）接收方B收到加密后的通信密钥，用自己的私钥对其解密，得到发送方A的通信密钥。
（6）接收方B用发送方A的通信密钥对收到的经加密的签名原文解密，得数字签名和原文。
（7）接收方B用发送方A公钥对数字签名解密，得到摘要；同时将原文用SHA－1函数编码，产生另一个摘要。
（8）接收方B将两摘要比较，若一致说明信息没有被破坏或篡改。否则丢弃该文档。
这个过程满足5个方面的安全性要求：（1）原文的完整性和签名的快速性：利用单向散列函数SHA－1先将原文换算成摘要，相当原文的指纹特征，任何对原文的修改都可以被接收方B检测出来，从而满足了完整性的要求；再用发送方公钥算法（ECC）的私钥加密摘要形成签名，这样就克服了公钥算法直接加密原文速度慢的缺点。（2）加解密的快速性：用对称加密算法AES加密原文和数字签名，充分利用了它的这一优点。（3）更高的安全性：第四步中利用数字信封的原理，用接收方B的公钥加密发送方A的对称密钥，这样就解决了对称密钥传输困难的不足。这种技术的安全性相当高。结合对称加密技术(AES)和公开密钥技术(ECC)的优点，使用两个层次的加密来获得公开密钥技术的灵活性和对称密钥技术的高效性。（4）保密性：第五步中，发送方A的对称密钥是用接收方B的公钥加密并传给自己的，由于没有别人知道B的私钥，所以只有B能够对这份加密文件解密，从而又满足保密性要求。（5）认证性和抗否认性：在最后三步中，接收方B用发送方A的公钥解密数字签名，同时就认证了该签名的文档是发送A传递过来的；由于没有别人拥有发送方A的私钥，只有发送方A能够生成可以用自己的公钥解密的签名，所以发送方A不能否认曾经对该文档进进行过签名。
5方案评价与结论
为了解决传统的新药审批中的繁琐程序及其必有的缺点，本文提出利用基于公钥算法的数字签名对文档进行电子签名，从而大大增强了文档在不安全网络环境下传递的安全性。
本方案在选择加密和数字签名算法上都是经过精心的比较，并且结合现有的相关应用实例情况，提出医药审批过程的解决方案，其优越性是：将对称密钥AES算法的快速、低成本和非对称密钥ECC算法的有效性以及比较新的算列算法SHA完美地结合在一起，从而提供了完整的安全服务，包括身份认证、保密性、完整性检查、抗否认等。
参考文献：
1．李永新.数字签名技术的研究与探讨。绍兴文理学院学报。第23卷第7期2003年3月，P47~49.
2．康丽军。数字签名技术及应用，太原重型机械学院学报。第24卷第1期2003年3月P31~34.
3．胡炎，董名垂。用数字签名解决电力系统敏感文档签名问题。电力系统自动化。第26卷第1期2002年1月P58～61。
4．LeungKRPH,HuiL,CK.HandingSignaturePurposesinWorkflowSystems.JournalofSystems.JournalofSystemsandSoftware,2001,55(3),P245~259.
5．WrightMA,workSecurity,1998(2)P10~13.
6.BruceSchneier.应用密码学---协议、算法与C源程序（吴世终，祝世雄，张文政，等）.北京：机械工业出版社，2001。
7.贾晶，陈元，王丽娜，信息系统的安全与保密[M]，北京：清华大学出版社，1999
论文摘要：电子文档在当前办公环境中发挥着重要作用，其安全问题理应引起高度重视。由于电子文档本身的特点，其在制作、使用、销毁等环节面临很多安全隐患和威胁。在对上述问题进行深入分析的前提下，提出了保护电子文档的思路与对策。
随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机和网络已经成为政府、企事业单位日常办公不可缺少的重要工具，电子文档已成为办公信息的重要载体。2010年11月28日，维基解密网站泄露了25万份美国驻外使馆发给美国国务院的秘密文传电报。这个事件震惊了全球，同时也反映了当前电子文档面临着严重的威胁。电子文档看得见，摸不着，在保密性、完整性、可读性等方面存在很多安全问题。
1 电子文档的定义及特点
所谓电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为主要载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文档主要有以下六个特点：存储介质多样、容易编辑修改、容易传递、容易复制、容易损坏丢失、容易还原再生。
1）存储介质多样。电子文档存储介质很多，目前主要有计算机硬盘、各种光盘、U盘、闪盘，甚至手机和娱乐用的数码产品也可以用来存储电子文档。
2）容易编辑修改。借助于各种专业软件，可以很容易的编辑修改电子文档，而且修改的痕迹很难发现。这是电子文档有别于纸质文件的优点之一，但是如果不能很好的保护，就可能受到非法的修改，会破坏文档的完整性和可读性，给文档所有者带来一定程度的损失，这时候它又变成一个缺点。
3）容易传递。纸质文件的传递必须要当面递送，而电子文档的传递则方便很多。借助于网络，通过电子邮件、即时通讯工具、FTP服务等方式可以快捷方便的传给有关人员。
4）容易复制。电子文档相比纸质文档非常方便快捷。如果不采取技术手段限制拷贝，通过点击几下电脑鼠标就能轻松完成复制。这样，人们就可以非常方便地进行信息共享。
5）容易损坏丢失。一是存储介质物理损坏或者丢失。电子文件对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，磁盘不能长期保存。磁盘、光盘、U盘等存储介质如果损坏，那么相应存储的电子文档也就不能读取使用。一些U盘、闪盘体积很小，容易丢失，相应会造成电子文档丢失。二是电子文档容易被误操作删除，或者被病毒破坏。如果文件被删除不及时恢复，有可能永远无法恢复。
6）容易还原恢复。电子文档误删后，可以通过数据恢复软件还原，这本来是电子文档的又一个优点，但是对一些原本要删除的机密的文件，又存在被非法还原的隐患。有研究表明，普通的删除和格式化根本不能将数据彻底清除，硬盘被改写12次还能将原有数据还原，只要存储介质未被物理损坏，进行特殊处理就能将数据还原。
2 电子文档寿命过程
电子文档寿命过程可以分为三个阶段：制作保存、传递使用、归档销毁。
1）制作保存阶段。主要是指工作人员为了工作需要撰写、编辑生成电子文件，并保存在某些介质上的阶段。电子文档的制作一般在计算机上操作，制作完成后可以保存在计算机硬盘、U盘、光盘等各种介质上。
2）传递使用阶段。主要指按照规定将电子文档传递给相关人员查看的阶段。主要途径包括电子邮件、FTP等网络方式，也包括通过光盘、U盘等物理方式进行传递。
3）归档销毁阶段。主要是指在电子文档使用完后，需要保存的由档案部门保管，其他部门和人员所存电子稿销毁的阶段。归档以后，服务器及所有处理过本文档的计算机及存储介质都应将文件删除，相关存储介质也要进行处理。
3 电子文档面临的安全威胁分析
电子文档面临的安全威胁整体来说可分为内部泄密和外部泄密两大类型。
3.1 内部泄密
主要是指内部人员有意或者无意将重要电子文档泄露，在电子文档的整个生命过程中，内部泄密的威胁都存在，而且很难防范。
1）无意泄密是指内部人员在不知情的情况下将涉密电子文档泄露。无意泄密最常见的就是内部计算机非法外联和移动存储介质交叉使用。有的人缺乏安全知识，将处理过涉密电子文档的计算机重新安全后接入互联网，就有可能被情报人员将涉密文档还原。移动存储介质未经授权在内部计算机使用，内部移动存储介质被带出在外部使用，移动存储介质发生故障维修时，里面存储的涉密文档被还原，等都会造成内部涉密文档泄露。移动存储介质带来的隐患还包括攻击者利用移动存储介质对内网进行摆渡攻击，从而窃取更多的涉密电子文档。
2）有意泄密是指内部人员通过各种途径获得涉密电子文档，并主动传递出去。内部人员获取电子文档的途径很多，文稿撰写者可以直接拷贝到U盘、光盘等介质保存，其他人员可以通过网络下载，有阅读权限的人员甚至采用手抄、截屏等方式获得。
3.2 外部泄密
外部泄密主要通过攻击实现。外部泄密的威胁主要存在于电子文档前两个阶段，即制作保存和传递使用过程。具体方式可分为两种：
1）恶意代码。如果内网终端使用时不注意就有可能感染木马、蠕虫、僵尸网络、间谍软件等恶意代码，这是目前造成泄密的主要原因。比如安装未经检测的软件，使用来历不明的存储介质，防护软件安装不到位等，都有可能感染恶意代码。一旦感染，恶意的代码就会通过网络窃取重要信息，伺机往外部发送。
2）网络入侵。攻击者借助各种手段，对特定目标进行渗透，最终控制目标，进而获取所需的信息。从攻击类型看，当前主要有物理攻击、主动攻击和被动攻击三种类型。
4 电子文档保护的对策与思路
电子文档保护的目标主要是防止涉密电子文档被越权访问和泄漏给无关人员。做好电子文档保护需要管理与技术并用，同时要加强人员教育。
4.1 采取相应管理措施
首先应该结合单位实际，制定切实管用的制度，规范电子文档的制作、使用、传递、销毁等过程，规范电子文档的存储介质使用管理。其次，应设法搭建内网办公平台，将涉密电子文档集中管理，采取网络存储方式，将涉密电子文档存储在网络服务器上，为每位用户分配存储区，用户只能访问自己的存储区，存储区只能存入文件和进行文档的编辑，而不能利用复制、剪切等方式将文档带走，减少内部人员泄密可能性。
4.2 借助技术手段
综合运用终端防护技术、身份认证技术、加密技术、网络监控技术等当今先进成熟的软件技术，加强技术防护。
1）配齐防护软件，确保网络环境安全。对内部计算机进行准入认证，防范非法终端接入和网络入侵，定期升级终端病毒库，定期查杀网络病毒，防范恶意代码和“摆渡”病毒窃取电子文档。
2）使用文件加密工具，网络传输加密，终端硬盘加密等加密手段，保证电子文档被窃取后“打不开”。对电子文档进行加密处理，以加密形式保存、传输，导出电子文档要审批。
3）加强内网审计。采取网络审计手段，按照安全性、规范性、真实性等要求，对电子文档的操作进行客观、实时的监控与审计，将各种违规操作、可疑操作及时主动阻断且报警审计。对操作人员的各种操作行为设置相应的监管策略，按照时间、部门、终端、操作行为、源/目标地址等关键要素进行实时的操作审计，以备日后需要时进行审计记录查询。
4.3 加强人员教育
一要大力普及信息安全知识及网络窃密知识，使广大人员了解电子文档的特性，防范电子文档无意丢失和泄露，提高对各种攻击手段的认识和警惕性，如不随意下载安装不明软件，不随意打开陌生电子文件等。二要进行保密意识教育。使他们认清电子文档泄露的危害性，认真遵守规则制度，不主动泄密，不协同泄密。
5 结束语
在信息价值日益突出的时代，电子文档的安全面临着严峻的挑战。随着计算机存储技术不断发展和计算机病毒种类的日新月异，电子文档安全将面临新的威胁和问题，需要我们时刻关注，以便进一步提高电子文档安全防护能力。
参考文献
医院科研档案特点主要表现为以下几个方面：①形成周期长且强连续性。科研活动经历的时间均比较长，涉及到的范围较广且内容也比较多，资料较为复杂，从立项一直到完成科研课题均需要经历一个较长时间，为多次失败和成功所获结果；②学科突出且专业性强。医院所开展的科研课题均是根据专业来实施，比如基础研究中药理、生化以及病理等。临床研究中儿科、内科、妇科以及外科等。医学研究中针对不同的专业所开展的科研活动均有着各自的特点，对此在科研档案的分类上也应凸显出其专业性特点；③项目协作较多且学科综合性也比较强。随着社会经济不断的发展，信息技术的进步，各种边缘学科以及交叉学科的出现，在医学研究中大量创新技术也被广泛地应用，而这些也使得很多医学科研课题并非某个独立的专业或者学科就可完成，而是多个学科和专业共同联合以及研究才可完成。对此，在这种形式下所进行课题研究，不管是数量还是载体均比较大且多样，同时综合性也相对较强，而这也就要求在分类的过程中除了要确保各学科自身的独立性，同时还要确保课题研究的整体性以及完整性。
2基于电子化实施医院科研档案管理的重要性
在医院档案管理中，科研档案作为科研工作人员于科学研究期间所形成的，具备一定的保存价值的声像、文字、数据以及图表等科技资料，真实且准确地记录着科研活动的整个过程，为医院档案重要构成部分之一。一份完整的科研档案主要包含4个方面的内容：①科研项目的申报资料与审批资料；②科研过程的影像学资料、记录、实验数据以及实验图片等形式资料；③科研鉴定、总结以及验收资料；④科研成果（论文或者专利等）以及科研成果的转化应用等。每个科研项目自申报、课题立项、执行、成果鉴定、评奖以及到应用推广均离不开管理。不管是在医院社会服务上，还是在医院内部交流上，科研档案均有着非常重要的作用，能够最大程度满足医院管理和医务工作人员有关信息的需求。在档案管理中，科研档案可为职务聘任、科技决策、职称晋升、科学研究以及技术交流等提供比较可靠且真实的信息依据，具有参考以及凭证的功能。除此之外，还可提供相应的科研信息给医院领导，为其在选择科学建设内容和方向上提供合理的决策依据。加强医院科研档案的管理以及充分利用科研档案，对推动医院学科发展以及提高医院管理水平所具意义十分重要。近年来，伴随着医院科研水平的提高，医院科研项目的增多，档案的数量也相应的增多，而这也为科研档案管理增加了难度，为更有效且科学地对科研档案实施管理，需寻求一种现代化管理方式，即电子化管理。
3在电子化的基础上所实施的医院科研档案管理
3．1信息管理系统的开发以及应用
随着科研项目的增多，医院科研档案管理工作也变得越来越艰巨。为更好地管理以及利用科研档案，我院正在研发一种信息管理系统，这一系统具备录入以及查询科研项目有关信息的功能，不仅能进行科研项目有关信息的录入，同时还便于全院某学科或者某一位科研工作人员在研究中对科研经费、项目类别、研究时间以及成果水平等的查询。其主要功能如下：（1）录入功能。当科研项目立项以后，由科研部门管理工作人员把科研项目立项的有关文件交于档案管理人员，接着科研档案管理工作者把有关科研项目的信息录入至信息管理系统，比如科研项目编号、项目负责人、科研经费、项目名称、项目类别以及具体研究时间等，同时也可把电子文档中关于科研项目的信息导入系统中。此外，该系统还能随时增添数据模块，其操作简单且灵活，能够随时进行项目有关信息的录入。（2）查询功能。该功能主要包含3个方面的内容：①全院科研项目。针对科研项目研究时间长这一特点，为便于医院领导和有关管理人员及时了解到科研活动的实施情况，该系统设置了相应的查询功能。只要输入相应的时间就可进行有关信息的查询，生成为该时间段科研项目信息的报表，以电子表格的形式将报表导出来，并直接发送给需要的有关部门和领导，或者直接将其打印成报表；②学科科研项目。医院学科评估、建设以及重要学科的申报，一般需提供某学科科研项目实施情况的有关信息，该系统具有某时间段某学科科研项目有关信息资料的查询功能。基于要查询的学科，输入项目名称以及起止时间，接着点击学科项目查询就可得到该学科有关报表。此外，其还具备电子报表导出以及打印的功能；③科研工作人员科研项目。若需将医院职务评聘或者职称评审等相关情况提供给科研工作人员时，利用该系统能及时查询到某科研工作人员于某一段时间所开展的科研活动具体情况。
3．2科研档案的电子化分析
（1）实现科研档案电子化管理，必须要具备两个条件，即硬件条件和软件条件。
硬件条件就是要具备相应的计算机、照相机或者扫描仪。所用计算机其硬盘容量必须要大，若遇特殊资料，如胶片档案，则借助于负片扫描仪来进行扫描以得到电子化档案。若为纸质文件，且尺寸也比较大，则可借助于高清拍照等方式来获得相应的电子化档案；软件条件是指科研工作人员自身必须要具备电子化管理科研档案的意识，重视该项工作且积极配合，具备基本的档案管理知识，同时掌握相应的计算机操作技能。
（2）规范科研档案电子化。
结合本院实际情况和科研项目的具体情况，制定相应的档案管理规范准则和标准，若有必要可附上相应的说明。在管理中要求科研项目的实验数据、申报资料、实验过程记录情况、科研总结、实验图片以及验收鉴定等应以PDF、Word以及JPG等形式的电子文档提交以及保存。若很难用电子文档形式提交的科研资料，可将其提交给相应的科研档案管理者，接着由管理者采取扫描或者拍照等方式来获得该档案电子文档。此外，对科教部门所负责的科研立项相关文件、科研专利、获奖证书或者科研论文等均由科研管理者进行负责扫描，且借助于PDF的格式进行存档。
（3）归档。
由科研档案管理者对电子化科研档案实施归档，并制作相应的档案目录，规范电子科研档案文件名，以便于查找以及应用。除此之外，每天还需对科研档案实施备份，保障数据和档案的安全。
（4）宣传。
加强电子化科研档案管理重要性的宣传，积极开展各种知识讲座活动，或者借助于板报、网络平台等方式进行宣传，确保科研工作人员明白科研档案的重要性以及其归档范围。
4总结
论文摘 要:高校继续教育培训工作的快速发展，使得各类公文、档案数量激增。且由于教育培训的特殊性质，需要很频繁快速地调用各类文档，这增加了管理的难度。而引入电子文档有效地解决了这一问题。由于种种原因，电子文档在高校并没有统一规范。随着信息技术、网络技术的深入发展和教育培训工作的需求，相信必然会一步步实现完全的电子化、信息化。
近年来，高校继续教育培训进入了一个快速发展期，随着其规模的不断扩大，在其内部产生了大量的公文和档案。由于教育培训领域自身所独有的特点，使得管理者对公文、档案的存取、调用要求更高。如何高效地处理这些公文以及有效、及时地使用这些档案，是目前高校教育培训工作中面临的一个重要问题。由此，文档的电子化成为迫切的需要。而随着信息技术、网络技术的发展，电子文档以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文档大量产生的同时，如何保障电子文档的有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。
一、概念及特性
文档，即公文和档案，公文是档案的前身，档案是公文的终结。电子文档即电子公文和电子档案，电子公文是由办公自动化系统生成，电子公文流转结束后就进入了归档环节，形成电子档案。电子文档就是单位在日常运作中创建、流转和最终生成的能为计算机识别和处理，并可在网络上传递的代码序列，包括文字、图表和图像等电子化文件。电子文档存储密度高、容量大、体积小，通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅、调用，管理方便。但电子文档必须以计算机为媒介，对设备依存度较高，而且易于修改、复制、传播。
二、教育培训文档电子化的意义
(一)高校教育培训公文电子化的意义
高校教育培训的公文包括请示、资产请示、收文、报文、大型活动审批、合同审批及管理、信息审核及、通知、各类函件等，要求时效性强，需要准确、快速地完成。如果使用传统的手工方式完成，则费时费力，且易出差错。依靠网络信息技术对文档进行高效有序的电子化处理，通过电子公文传输、交换、共享，加快了公文流转速度，提高了办公效率和资源利用率，实现了跨平台的数据信息交换和信息共享，使各个层面的工作有机地联系起来。
1．办公效率大幅提高
电子公文与纸质公文的种类、要素、工作流程、归档等基本相同。高校教育培训工作的日常内部公文处理流程包括拟稿、审稿、定稿、签发、分发、催办、归档等，上级来文则有收文、登记、传阅、催办、督办、归档等，原来依靠传统的流转程序时，就拟稿、审稿、定稿程序就会反复几次修改，若是碰到领导出差的情况，只能等到领导出差回来才能签批，出差几天等几天，再呈报到下一位领导时，可能又因为别的原因而延误了批阅。这些严重地影响了公文流转的进程和速度，制约了教育培训工作的开展。而电子公文相比纸质公文来说方便、快捷、智能，依靠计算机强大的信息处理能力以及网络，不受时间和地点的限制，只要有互联网，随时随地就可签批。即使领导在大洋彼岸出差，也可以使用互联网络及时登录办公自动化系统签批公文。而且办公自动化系统具备了提醒和催办功能，从而极大地提高了办公效率。
2．加快了文件传递的速度和提高了安全性
传统的公文流转方式在向上报文或向下级部门发送纸质公文时，中间要经过很多人工操作环节，才能到达相关部门。因受时间、空间限制，阻碍了公文信息的效用。而且靠人工在传递过程中，遗失的情况时有发生。而电子公文通过办公自动化平台，利用计算机网络技术功能，无论是在制发上传文件还是向下级信息，都会在短时间内以点带面的形式信息，减少了中间环节，大大缩短了公文流转的时间，及时地传递了信息，其时效性能高的优势是纸质公文不可比拟的。而且杜绝了文件在传递过程中丢失的情况，大大提高了文件传递的安全性和时效性。
3．响应低碳、环保、节约的号召
采用无纸化办公的方式进行电子公文的流转，除了让大家“省力”，极大提高工作效率之外，还大大减少了纸张的使用。除此之外，还大大减少其他如印刷、笔墨等办公费用。这无疑是对倡导低碳环保生活的响应，为建设环保型、节约型社会贡献了一份力量。
(二)高校教育培训档案电子化的意义
1．提高档案管理工作的质量和水平
传统型档案以手工管理为主，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异。而电子公文转化为电子档案后，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求进行编制开发的专用数据库，任何人进行操作和管理，其差异都很小，从而提高了档案管理工作的质量和水平。
2．文件信息得到充分交流与共享
多年来，高校档案一直采用柜架式保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，而且查阅、利用非常不便。其管理、查询与利用需要在库房中进行，无法做到信息共享，更谈不上交流。这使得大量信息闲置于文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，而且原件容易损毁，还造成文件和信息查找困难。同时，由于传统意识的影响，国人对档案的重视程度不够，大部分人忽略了它的意义，而高校教育培训的档案管理有其独特的特点，即查询调用的需求非常频繁。档案电子化后，档案管理由案卷级可以深入到文件级甚至内容级，可以多用户共享档案信息，通过办公自动化平台，根据用户的不同职责设置不同的权限，分级共享信息。而且足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的检索功能提高了档案文件的利用效率
在查阅纸质公文时要根据时间和空间顺序在公文档案中进行查找，如果年代久远则十分麻烦和费力。而高校教育培训档案电子化后，通过计算机网络技术功能，键入相关内容的关键字、词或类目、时间、地域等进行模糊或精确检索，就可以在几分钟内搜索到相关档案信息，并且可以保证很高的查全率和查准率。
三、存在的问题及当前应对方法
电子文档的普及为我们的工作带来了极大的方便，为高校的持续发展做出了贡献，但是在应用中还存在诸多问题尚需解决。以清华大学继续教育学院为例，在向上级报文时，还是只能使用传统的手工流转程序，整个高校在整体上并没有实行电子公文，也没有统一规范，二级院系只是各自为战，电子公文仅仅在院系内部使用，出了院系的文件流转还是只能依靠传统的纸质公文流转方式完成。在财务方面，报销凭证还是需要纸质文档且需领导签字才可生效完成报销，电子文档不具效力。另外，由于印章和签署是文件生效的主要标志，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。
鉴于以上原因，文档实行“两套制”是有必要的，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。对于只能是纸质文件流转的工作，事后再利用扫描仪等设备转化为电子文件进行存储。这也是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。从历史和现实两个角度看，以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，都会同时并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
四、结语
总之，文档电子化是信息时展的必由之路，是高校教育培训发展的需要，是高校档案向信息化管理的必然趋势，也是提高高校管理水平和管理质量的重要手段。它革命性地改变了延续几千年的传统公文传递方式，其应用亦必然会越来越深入和普及，必能大力促进高校教育培训工作信息化的快速发展。而其完全电子化不可能一步到位，在工作中要力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展和实现。
参考文献
[1]杨中元.电子公文在高职院校办公室工作中的应用[j]. 职业, 2009,(15).
[2] 徐东升.信息化中电子文档的管理[j]. 成功(教育), 2007,(10) .
[3]马学华.高职院校电子文件管理应关注的主要环节[j].办公自动化, 2009,(6) .
论文关键词：互联网，OA，归档
OA是指以现代信息技术为核心，结合各种现代办公技术与设备形成的系统，目的是迅速、准确地处理各种信息。随着互联网的发展，OA为搜集、存贮、使用与日俱增的大量信息也采取了互联网的手段，这给文件与档案归档管理带来更高的效率，使归档管理的费用也大幅度降低，但是互联网的自身的一些缺陷也给OA电子文件归档带来了巨大的挑战。为此需要开展相关研究，寻找网络环境下OA电子文件归档的恰当策略。
一、互联网环境下OA电子文件归档面临的主要问题：
1归档信息来源无边界：随着互联网的发展与普及,企业内外的'边界'正在消失，员工在办公室或家里处理的文件是同样的效力。由于'网络边界'的消失，OA系统所依托的的互联网安全随时随地都会受到威胁。从某种意义上讲论文范文，方便快捷传递的档案信息都会随时受到挑战。黑客们可以轻而易举地拦截网络上传递的信息，进行各种工业间谍和其他破坏活动。这种全新的挑战，是档案归档管理前所未有的问题。
2归档信息的脆弱：整个信息系统是由资源子网和通信了网构成的,无论是传输网络还是保存档案信息的磁盘都安全性。在信息化社会,整个企业犹如一部由计算机网络连接起来的巨大机器。数字化机器具有的绝好的精密性与连通性，使得部分零件失灵而殃及全局的现象屡见不鲜。对计算机网络的恶意破坏往往是在没有任何先兆的情况下突然发生，而且会迅速蔓延到其他部分。
3归档信息丢失的隐蔽：在互联网环境下归档信息通常由计算机自动完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕迹'的情况下窃取归档信息，隐蔽性极强。
二、互联网环境下OA电子文件归档面临的策略：
1、归档管理应该配备独立的服务器和防火墙等安全措施
档案的最终目的是利用档案中的信息。电子文件形式的档案可以通过计算机能进行全文检索，使用比较方便。但是档案信息一般属于正式文件，有些甚至属于机密文件。可见，档案信息的查询利用必须有一定的限度，不同的人员查询使用档案信息应该有不同的权限，并且防止黑客窃取档案文件。因此，档案部门应该单独设立服务器，并且配置防火墙等安全措施。
上述方法是电子文件的归档管理为工作对象，其目的是为了利用互联网提高工作效率，同时防范互联网的负面效应，便于档案的保管和利用。电子文件不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便更好地保管和利用论文范文，进一步快速有效地发挥档案的作用。
2、电子文档应以生效时间为归档时间
由于电子文件在利用上的优越性，使归档工作发生了根本性变化，而互联网环境使得OA电子文件归档发生了一系列的变化：①由原来事后归档，可以变为电子文档生产的同时进行归档。电子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在归档文件由单一纸质的形式改变为同一归档文件既有纸质又有电子的形式。电子文件归档应当与实物上的归档。电子文件的归档，这是档案保管过程中必不可少的环节。文件归档的条件是：①必须是已经生效的文件；②必须有完整、齐全的电子签章；③必须具有一定的保存价值，并严格按照不同的保管期限分别立卷，在存储其中排列，分存储器保管。文件立卷的标志是：必须经过相应的归档程序，履行必要的归档手续，由原来文书部门或业务部门负责管理的文件，按照档案室的整理要求和技术规范，编目，移交给档案室集中保存。这种管理权限的移交，也是文件与档案材料在形式上的区别。就载体而言，文件与档案是同一体的两个不同阶段，因而没有任何差别，从本质上讲，文件材料经过人的整理之后．有意识、有目的的集中保管，这就是档案了。这样一来论文范文，归档的标志应该是电子文档是否进入专门的档案管理系统，进入档案管理系统，那么就已经归档，否则就没有归档，
3、电子文件立卷方式为保存在独立存储器中
电子文件能够从不同角度同时展示文件的相关内容，任意组合成各种文档档案的查找和利用。立卷是从保管的角度来看档案信息的。OA系统形成的电子文档一般属于正式文件，虽然需要借助专门的设备读取，但是为了保证电子文档的保管安全，一般要求电子文档以不依赖OA系统软件的、不参与日常办公事物的独立存储器中。电子文档的立卷直接以独立存储器为保管单位，集中保存在各个档案库，并且每个存储器最好做1个以上的备份，备份存储器放置于另一独立地点。
因此，电子文件的整理就可以由保管和利用为目的转向单纯以保管为主要目的进行整理。件在形成过程中有着一种自然联系，突出表现在来源上，产生于某个机关和机关内部机构。在时间上，产生于某个特定的年月日。因此，在整理的线索上，立卷是为了便于保管和利用而要尽可能地保持文件之间的自然联系，最好以来源时间联系为主要方式。这种变化可以看成是立卷的一种简化，变多种交叉联系为一种简单的、自然的但却十分清楚的联系论文范文，以适应电子文件的管理。在整理的对象上，彻底改变了原来的案卷级方法代之以文件级为基本保管单位，档案以独立电子文件为单位进行整理编号，装盒排架，使档案盒仅仅成为一种装具。
我国是一个发展中国家，各方面技术都处于发展阶办公自动化新技术也正日益发展。随着网络、检索、阅读、复印、复制、端微等新技术的发展，电子文件档案将会越来越多，这变化又会促使档案工作的理论和实践发生变化。由于科学技术的迅猛发展，对于在档案工作中已经引起和将会引起的变化，必然是一个历史发展的过程。随着科学技术的发展和档案工作者科学技术知识素养的提高，认识过程中的缺陷，是完全能够克服的。
参考文献
[1]邹德军，电子商务时代信息伪过剩及其对策．内蒙古：北方经济，2009.4．
与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
电子文件的归档是一项系统化的工作，在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。在电子文件的归档工作过程中，具体需要完善的工作如下：
（一）做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期，做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动，并且具有利用价值的电子文件，均在收集的范围以内。首先，对于需要保存底案的重要文件，在修改的时候需要将原文保留，在加版本号后进行积累，并把草稿与定稿同时进行归档。其次，对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用，并形成拥有查考价值的数据文件。例如：图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则，和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件，例如：计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言，有些是需要机关部门以实际需求为依据，进而进行自行编制，还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件，便不需要进行再次归档。最后，对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是，档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外，和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类：其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件，例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件，包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。
（二）完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括：首先，所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档，切不可以分散的方式进行保存。其次，确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件，应在最后定稿，若图形文件发生了改动，那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关，允许使用电子文件签署技术，这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则，对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量，均需要档案室工作人员作出统一的规定，把带有归档标识的电子文件进行集中，进而制定成归档数据集，通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中，实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件，需在解密之后将上述工作完成。最后，归档电子文件许进行统一登记表，登记内容包括诸多项目，例如：硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后，档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。
（三）加强电子档案的鉴定工作，知道在电子档案的鉴定方面，需要明确并完善三方面的内容，即：鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。在电子档案鉴定过程中，不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析，而且还需要对相关文件进行技术分析。所以，对于电子文件而言，无论是技术情况，还是文件自身的真实性与可读性，均与保存价值有着必然的联系。由此可见，在鉴定工作当中，电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来，这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析，电子档案的鉴定工作需分三步：首先，归档前，对归档文件进行确定，并对保管期限进行划分。其次，在档案室对归档文件进行接收时，需进行一次全面鉴定，包括内容鉴定与技术鉴定等。最后，对于不是永久保存的档案，需在文件保管满期之时再进行一次鉴定，对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。
二、加强电子档案管理的有效策略
探究电子档案管理的流程遵循“电子文件收集鉴定文件、形成档案整理档案、形成档案卷存储案卷、编目”的原则及步骤。同时，在电子档案逐渐增多的现状之下，各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化，这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下：
（一）做好电子档案保管工作首先，电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘，不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次，电子档案管理需具备一定的条件，库房温度、湿度需稳定；库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体；地面无须铺地毯与打蜡；装具保持清洁无尘。最后，电子档案归档需统一，并实行分库保管。对于归档载体，需进行防写处理，不可出现划痕、触摸记录涂层等情况，以直立的方式存放。另外，对于一些非法软件，档案室中的计算机需杜绝使用，以此规避病毒感染。
（二）加强电子档案的检测及维护工作因电子档案的载体性能尚且不具稳定性，而且磁信息还存在自然衰减情况，这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以，进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中，需对诸多特点进行综合考虑，包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等，进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。
（三）电子档案在利用过程中需注意的问题，可知电子文件档案利用管理包括了多项内容，同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。首先，提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点，在利用中其控制具有很大的难度，所以档案工作人员需有谨慎的态度，在有必要的情况下对利用方式进行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次，完善与电子档案有关的利用制度，例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后，为了使电子档案的利用更具发展前景，需全面开发档案利用方面的系统功能，同时创造有利条件，使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。
三、结语
