时间：2022-05-30 01:31:49
序论：在您撰写办公自动化系统论文时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
肇电力工业局直辖鼎湖、高要、四会、广宁四个县区局，同时局本部按生产职能设置多个管理所，地点分散，信息传递不便，难于管理。为此，肇庆电力工业局决定建立全局办公自动化系统，通过该系统将局本部与下属单位紧密联系在一起，使得分散在各单位各部门的各种信息能够相互交换。经过一年多的努力，我局的广域网已基本形成，软件开发也已取得阶段性成果。
1软件开发平台的选择
LotusNotes是一个基于各部门协同工作的工作平台，有强大的通信和信息管理功能，保密性强，有良好的扩充能力，且通过了美国C2级安全认证，因此我们选择LotusNotes作为开发平台。
2管理层次结构
2.1系统层次结构
层次结构是一个物理模型，它体现实际机构设置。肇庆电力工业局办公系统是一个整体，其中局本部和各县局分别是一个管理子系统，整个层次结构共分4级，即肇庆电力工业局办公自动化系统、子系统、工作部门、工作人员。
2.2管理层次
管理层次、机构设置是一个单位工作的基础。一般管理层次是指上下级管理层次，不同级别的科室向上级负责并管理下级。在实际工作中一些科室的任务突破了行政隶属的关系，它会成为某种信息的枢纽，从某些方面对其它平级科室进行管理，如局办公室，在全局日常工作中它是一个工作信息的枢纽，对全局日常工作起协调作用。
工作部门负责具体工作，是办公系统的基础信息点。一个工作部门由工作组成工作人员组成，任何一个工作人员或工作组的请示、汇报都必须通过工作部门领导上报局领导或其它工作部门，上级的指示、各种文件也要通过工作部门传达到工作人员。
职能部门也是一个工作部门，只不过在某项职能上有特殊地位。职能部门的另一个特征是它有信息转贮的功能，职能部门负责收集与自己职能有关的各种文件、请示、报告、报表，并上报局领导及有关部门，同时将文件、上级领导的指标等转发给有关单位。每个职能部门都有档案库，用来存储有关资料。
整个系统管理层次分四级，局领导是管理工作的最高层，局领导通过职能部门管理工作部门，工作部门将具体任务下达给工作组或工作人员。
3数据形式
办公自动化系统中流动力和存储的数据主要是文档数据和图形数据。文档数据以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存储，与其它系统接口数据采用纯文本方式。图形文件(如上级发文)采用扫描压缩方式存储。
参与流通的数据有发下几种形式：
a)传阅型。传递给有关人员阅读并提出意见，然后返回发文单位，存档。主要指有文号的正式文件、综合信息报表。
b)阅办型。有关人员阅读后交给经办人，经办人需把办理结果返回发文单位存档。主要指有文号的正式文件并有催办要求。
c)公告型。同时给有关人员如通知、公告、参考资料等，可有答复也可没有。
d)请示、审批。发文人要达到某种目的需要各级领导批准。发文人可以指定一个或多个审批人，审批人可另行指定下一个审批人。审批完成后返回发文人存档。
e)私人信件。所有人员与人员之间的邮件，可回复也可不回复。
f)共享信息。使有权限的人在公用档案库、资料库及INTERNET上查询有关资料。
4工作界面及功能模块
系统设置两组模块(见图1)。工作模块是以个人常规工作为主要目的的模块，系统中每个人都有一组工作模块用以处理个人的工作；职能模块是职能部门处理职能工作的模块。
4.1主要工作模块
4.1.1请示、审批
所有需要向上级请示或汇报的文档由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由WORD、EXCEL撰写的，也可以是从其它邮件上转来的。请示表格有以下内容：
a)审请发文。填写发文稿纸，指明会办单位，撰写文件内容，然后发给办公室。审请发文被批准或不批准时应有回复给审请人。
b)请示。填写请示承办登记表和请示内容，确定审批人员，可以一个也可以多个或由审批人确定下一个审批人。请示被批准或否决后，审批结果应转发给申请人，并存档、实施。各种需要转发的请示先在待办事宜里出现，由请示、审批模块处理，批复后转给申请人员。如果要请示的人不在，则系统会提示你是否还要发出请示，可以发出后等审批人回来处理或改变审批人。如果审批流程中有第二审批人，当第一审批人在审批时间内未批复时则自动转到第二审批人。系统中所有审批流程都有这个功能。图2是审批流程图。
4.1.2统计、报表
所有需要向上级上报的统计结果和综合信息报表由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由其他数据库提取，也可以用WORD、BXCEL编写，或从其它邮件上转来。报表上报给有关部门后，各部门应有回复。
所有发出的文件及回复都能在个人资料库中存档。如果报表文件是一般工作人员起草的，必须给工作部门领导修改后再上报。
4.1.3资料查询
可以用这个模块查询局档案室的文件。正式公文只能查阅目录，选定文件后需向职能部门提出借阅申请，批准后方可查看内容。参考资料可随时查看、复制。
4.2主要职能模块
4.2.1收文
收文是指外部来文。文件收到后由收文管理模块进行登记和将文件用扫描仪录入计算机，并确定传阅流程和传阅人员，需要办理的还要确定承办人员。文件传阅后和承办人办理后，连同传阅意见和办理结果返回收文模块，由收文模块转去归档模块归档。文件发出后可在收文模块中看到文件流通的情况。收文流程见图3。
4.2.2发文
发文是指局内一个文件由起草到发出的过程。起草文件的是一个工作部门，起草文件先发到职能部门，职能部门在待办事宜中看到这个发文要求后，转给职能部门领导核稿并决定会办单位。会办单位意见返回后，再转至职能部门领导综合，综合定稿后转给局长签发。局长签发后由机要室登记、编文号、存档并发文。文件发给各工作部门后由各部门存档。发文流程见图4。
4.2.3归档
文件归档的主要工作是将需要归档的文件分类、设置保密等级并存入档案室。档案室是一个模拟档案管理的数据库，用于存放文件、参考资料等供查询信息。任何人都可查询档案室，但除参考资料外都只能看到目录，要查看文件需要请示借阅，批准后方可查看。
5安全性
5.1权限
办公系统有严格的权限规定，权限分人员权限和文件权限。人员权限由层次化结构决定，不同层次下的人员要进行通信必须通过上一层结构的身份验证和周转。文件权限分数据库权限和文件权限。数据库有一个存取控制表，建立时即可确定存取人员。一个文档的存取权限分作者、读者和编辑者。在一份请示报告中撰写人是作者，审批人是编辑者，而其他人为读者。办公系统中的所有数据库、文档都有严格的存取权限限制。
5.2时效性
可以为文档规定流通时间和存在时间，如一项审批要求在限定时间内答复，如不答复则系统会自动发催办通知。文件在失效后自行删除，如召开会议通知在会议召开后自行删除。
5.3保密性
系统对所有以个人身份发出的信息，包括电子签名等都进行验证。一个文档没有给某个读者权限时，他是无法阅读的。
6结束语
该系统目前已正式投入运行。结合肇庆电力工业局的实际情况，软件设计方面基本做到了实用性与通用性的良好结合，开发了与其它系统的接口界面，使肇庆电力工业局的信息管理水平在办公自动化系统(OA)这个信息传输枢纽的推动下上了一个新的台阶。
参考文献
1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989
随着计算机技术的飞速发展，尤其是网络技术的超速发展，带动了信息的广泛交流甚至导致了信息爆炸，“信息时代”这一词汇似乎己经被普遍接受。因此，无论是对于一个国家还是对于一个企事业单位，如果要在未来的社会中获得发展，掌握信息技术已变成一个基本要素。
当前，许多学校计算机的普及率正在不断的提高，在一定程度上提高了各部门的办公效率。随着校园计算机网络的建立，其日常的业务、公文管理等信息量不断膨胀，低效办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐，依靠人工手段及时对大量的信息进行收集、整理和分析是难以做到的，只有改革传统的办公方式，充分利用先进的办公技术，逐步实现信息管理现代化，才能提高办公效率以适应形势的发展，为信息的上传、下达提供极为生动的通信方式。
本文设计的信息管理平台，主要实现以下功能：1．信息管理2．邮件管理3．学生管理4．教师管理5．会议管理6.通讯录7.时间提醒等七个模块。此平台的搭建能够为较好的提高高校教学单位日常的行政办公效率，具有一定的实用性。
关键词：自动化；C/S；办公自动化；信息管理现代化；办公效率
3系统设计分析
3.1办公自动化的概念
办公自动化(OA:OFFICEAUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企事业单位的管理和决策提供科学的依据。一个企事业单位实现办公自动化的程度也是衡量其现代化管理的标准。
虽然诸如Lotus1-2-3和MSOffice系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。
办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息，从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力是非常巨大的。
3.2需求分析
对一个软件项目而言，在目标确定后，完善的需求分析对软件开发的成功是极为重要的。本系统采用面向对象的思想来完成对问题空间和用户功能需求的“理解”、“表达”和“验证”工作，以问题空间的对象为主体和线索来把握和描述用户的功能需求，将属性和方法作为一个整体来处理。
1．问题的提出
随着计算机及网络技术的飞速发展，Internet/Intranet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步伐，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。与此同时，越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。但是，这些中小企业由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，而且员工的素质也参差不齐，同时，其经济实力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设信息系统。那么，中小企业应如何建设办公自动化信息系统？本文以采用一种结合C/S和Web的方式开发的中小企业办公自动化系统为例讨论办公自动化系统的设计与实现。
2.用户需求分析
办公自动化系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。
中小企业需要规模相对较小，但其在功能上对系统的需求却是全面的。大体可分为：一方面是通过收发电子邮件为主的方式，与其它员工交流各种信息，基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领审批过程；员工管理个人日程安排，各种图书资料的查阅等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能。即完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作。
在软、硬件方面对系统的需求，由于中小企业信息化水平比较低，软硬件配置较差；而且资金实力并不雄厚。所以其对硬件的配置要求是尽可能的低，对软件配置的要求则是系统最好是基于日常办公软件如OFFICE系列上的应用系统，这样既不用花大量资金添置软件，员工又较容易学会使用应用系统。
在开发方式上对系统的需求，由于中小企业的经济实力有限，应着重考虑投入/产出比问题。一般商业软件是无法满足上面的要求，而从基础语言开始开发成本高、周期长，更不现实；因此利用现有软件进行改进，即二次开发，通过对几个商业化软件功能进行修改、增删和开发来实现中小企业建立具有自身个性的办公自动化系统。即通过系统集成的方法来将各个功能集成为一个整体发挥作用。即通过两次开发的方式来实现降低成本、节约开支、提高效率。
3.系统设计
3.1系统基本目标
3.1.1实现办公规范化和制度化
绝大多数中小企业由于办公自动化起步较慢，大多数还停留在使用没有联网的计算机和MSOffice系列应用软件来提高个人办公效率，没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式，办公方式远没有实现规范化和制度化。因此，中小企业建立办公自动化系统就是要使办公方式规范化和制度化。即企业办公基于工作流，完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作；同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据；从而提高效率，增强企业的竞争力，使企业能够在激烈的市场竞争中取胜、不断发展壮大。
3.1.2管理多种数据类型
中小企业规模较小，但其办公自动化信息系统所包括的范围应该是整个日常办公和部分企业业务。因此，其数据量相对大企业、大公司虽然比较少，但是其数据类型并不会比大企业、大公司少，不仅包括日常办公所产生的各种数据，还要包括业务办公所产生的各种数据，有些中小企业业务数据涉及大量的图形数据；这些数据既有规范的、结构化数据又有不规范的、非结构化数据，中小企业办公自动化信息系统就是要科学地管理这些各种类型的数据，实现各种数据的"无缝"联接，保障数据的一致性和安全性。
3.1.3系统设计的先进性
办公自动化系统应在开发出来时在技术上应具有一定的先进性，代表当时办公自动化信息系统的先进水平，这样才能使系统在建成后一段时间内，不会因技术的落后而需要大规模的调整，并且能够跟随着逐步的升级而保持整个系统的先进性。同时要求系统对计算机硬件要求不能太高，运行速度要快。因为中小企业从经济实力上无法大量投资去购置高档硬件、软件，短时间内对系统进行全面升级；另外，大多数中小企业经营规模经常变化、人员经常流动。系统应能够适应企业的不断变化，应具有可扩展性、易升级性和开放性。
3.2系统结构设计
在办公自动化系统开发中，基于Web技术的开发方式正以其特有的跨平台、统一美观的界面、简单的操作、开发的系统容易升级、系统开发时间较短，成本较低越来越受到欢迎，但是这种系统具有传输速度较慢，不利于大数据量的传输的缺点。而这正是基于C/S结构的开发方式的优点所在。
本实例以某一地产策划公司自动化系统为例。本系统主要有二个方面的内容：一是日常事务管理；二是业务事务管理，针对公司核心业务是地产策划，以项目为单位进行运作。而在业务事务中要涉及大量图形数据（如地形图和规划图等）。因此本系统开发采用一种结合C/S和Web的方式。利用Web完成日常办公和某些需要远程通讯的业务，而C/S结构可以在局域网内实现特别功能和大的业务数据(如图形数据)传输。
服务器以WindowsNT为操作系统，Oracle、SQLServer或MSAccess为数据库，Exchange作为邮件存储提供者、通信录提供者和传输提供者，IIS实现Web。
客户端以Windows98/95为平台，用Outlook进行邮件接受、发送以及它的浏览窗口进行网页浏览，MSProject进行项目规划，Word进行文档编辑，AutoCAD进行地图编辑浏览。
首先，确定以Exchange为基础建立C/S结构网络，并辅以IIS。客户机上采用Outlook为基础平台软件，由于它本身既是Exchange客户程序又具有网页浏览窗口实现了二者的无缝联接。然后在Outlook基础上对其它程序进行控制，并构造各程序数据的流通桥梁；最后各部分数据尽量存储在数据库中，用数据库对各种类型数据实现进一步集成。如图1：
图1系统集成结构图
图1系统结构图
①通过VBA6利用OLE、API等技术对客户端多个应用程序进行集成形成自己的系统；
②Outlook通过浏览窗口访问WebServer并通过它访问数据库；
③Outlook通过ExchangeServer进行邮件发送和接收；
④Word访问数据库中的文档；
⑤MSProject通过数据库实现资源数据共享；
⑥AutoCAD访问共享图形数据。
3.3系统功能设计
中小企业虽然员工较少、规模较小，其办公自动化系统的功能也有其自身的特色，不仅包括企业日常办公的常用功能，还包括日常办公中的许多小功能；同时还包括部分业务办公功能。
本实例在充分进行用户需求分析的基础上把系统划分为八个子系统：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文档图书管理、公告板和电子邮件，业务事务则为项目管理，另外还包括系统维护。如图2：
图2
.行政管理功能。公司行政方面的各种功能，包括考勤管理、会议管理、用餐管理、传真管理、复印管理，用车管理等。
.人事管理功能。公司人事方面的各种功能，包括员工调动管理、晋升管理、培训管理，客户信息管理等。
.文档管理功能。包括各种档案管理、各种业务信息管理和图书管理等。
.工作管理功能。包括员工个人日志、个人工作报表和员工考核等。
.电子邮箱功能。包括收发企业内部电子邮件等。
.公告板功能。企业内部的论坛和通知等。
.项目管理功能。与公司业务相关的功能。包括项目小组成员选择，项目情况查询和项目成果监控等。
.系统维护功能。包括用户基本信息维护、权限管理和重要数据的安全性的维护。
由于本系统是采用Web和C/S相结合方式开发的。因此在功能模块的使用上则相对较灵活，可以针对员工的不同职位及员工所从事的不同业务提供不同的功能。例如：用餐管理功能则只提供给行政经理；客户信息管理功能则只提供给人事经理和总经理；而项目管理功能则提供给经常参与项目运作的项目小组成员，而行政经理和人事经理则不提供此功能。采用这种方式提供功能既方便员工使用本应用系统又有利于系统的安全性，保证员工不能越权操作。正好适应了中小企业员工流动性大、员工的职位变化快的特点。
本系统在有30多名员工的该地产策划公司运行良好，使公司的运作完全规范化和制度化。简洁明了的登录界面增强了系统的安全性；特别是行政管理子系统中的用餐管理、考勤管理和用车管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系统的个人日志、工作报表和员工考核功能既有利于员工提高工作效率，又有利于领导对员工进行全面而准确的考核；项目管理子系统则对企业核心业务是以项目以单位的地产策划进行了规范化管理；而特色功能内部电子邮件功能和公告板功能增进了员工之间的交流与合作，活跃了企业的文化氛围。
5.结束语
本文通过一个采用Web技术和C/S结合方式开发的中小企业办公自动化系统实例分析了中小企业办公自动化系统的设计与实现。采用这种方式既发挥了Web技术的优势，使信息流转、信息、查询和维护更加方便；系统的功能扩展和规模扩展更加便利；系统开发速度更快、开发成本更低；又发挥了C／S结构有利于大数据量（如图形数据）的传输的优点。这种开发方式更加贴近中小企业的实际需求，也符合中小企业的实际情况。既满足中小企业对日常办公的需要，又满足其对业务办公的部分需求。另外，采用这种开发方式充分考虑了投入／产出比，节约了成本。而且，采用这种开发方式开发的办公自动化系统具有良好的扩充升级功能，能够适应企业未来发展的需要。
参考资料
(1)邝孔武、王晓敏编著，信息系统分析与设计,北京：清华大学出版社，1999
关键字：归档，恢复，带库,存储池,策略域,层次存储管理
1．引言：
带库是理论上的无限量存储，适用于大容量视频数据的存储，在视音频服务器基础之上增加带库存储是一种更加高效安全的方式。
2．系统优势分析：
2．1可靠性：视频节目以数字的形式存储，不会象传统的录象带存储方式那样因为天长日久而有损失或失真；同时采用的多级故障自恢复技术，可以保证任一个服务器坏了，均可以用其余的视音频服务器把丢失的数据毫无损失的恢复出来，保证安全播出。
2．2效率：带库读出的数据通过SCSI通道进入带库管理系统，并行地按20MB/S存入缓冲区，然后通过DataMover把并行数据转换成串行的16OMb/S，再通过数据分配器，分别到100Mb/S自适应网络通道上进入视音频服务器。此种方式的速度是普通方式的3-20倍，若用12Mb/S播出方式，可达3-10倍的素材归档和恢复速度。
2．3跨平台：HDTV，SDI的MPEG-2的压缩数据流或DVB、ATSC的数据流均可按规定的格式正确地解读，装载到视音频服务器上用于播出。带库仅仅是存储数据，从带库至视频服务器的数据流通道并不改造数据。在我们早期准备的过程中发现不管是普通的VCD文件还是DVD文件，异或是MPG格式，均可正常播放，但是在传送的过程中，不可以对视频文件进行压缩，否则文件会丢失或由于另一种策略导致文件增大许多，不能达到预期的效果。
2．4管理策略：多种管理策略以保证存储的安全与有效，比如层次存储管理是把归档池，备份池，空间管理池，磁盘池按一定的层次进行存储，如果某个存储池空间不够，那么文件将直接存储到它的下一个层次存储池，这样就避免当某个存储池由于空间不足而造成的文件丢失或损坏。策略域管理，它定义归档/备份文件的保存时间，当再次归档/备份时是否将原来的文件覆盖，存储的目的地是哪一个存储池，存储过程中文件可否更改，归档/备份文件与哪种管理类相联系，当存储池中所存储的文件占用已达到总容量的多少才将文件转移到带库中。这些都是策略域规定好的，并不需要人手动执行，非常高效方便。
2．5网络化播出：充分利用现有的互联网络的优势，通过网络把素材完全共享，让一个客户端上载的素材供多个用户使用，这样的系统也会易于扩充。在网络上传输速度每秒可达1.5MB，感觉就象使用本地机器一样。通过网络存储管理服务，提供自动的，中心预定的，策略管理的备份，归档及空间管理。这样不仅可以提高工作人员效率，减少人力物力，保证节目的播出效果，还可对节目进行安全有效的管理。
3．系统实现方案：
此套系统是在视音频服务器的基础上增加了带库服务器，还有相关的数据库服务器。
3．1软件平台：服务器端是：WindowsNTServer4.0，SybaseSystem11，TivoliStorageManager。工作站端是：WindowsNTWorkstation，SybaseSystem11，VisualC++6.0，Delphi4.0，Infopower4.0。
3．2硬件平台框架图：
3．2．1主备服务器
它是网络中心数据库。由众多的数据模型组成。为了保证高可靠性，采用了双机热备份方式。主备机运行时互相实时检测。任何一台服务器出现故障时，可完成自动检测，自动切换，再线修复。
3．2．2主备播出机
为了保证高可靠性，每个播出频道均采用主备播出机同步播出控制。主备播出机在未进行播出前，它与服务器网络相连，可以服务器中调出播出表单，也可在播出机上现做播出单，一旦主备播出机开播，播出站自动与网络断开，网络中的任何异常均不会影响播出控制的正常进行。
3．3．3.准备站
可有多台准备站。它主要完成以下几项任务：视音频服务器和档案库中的素材是大量的。可达几万或十几万条索引素材库管理维护，如何维护管理，方便使用极为重要。准备站中有专门的素材库管理，提供了素材的编辑、检索、预览等功能，更好的管理资产，最大限度的发挥投资效益。或把带库中的素材根据播出需求上载到视音频服务器中，用于准备播出。
4．软件包功能模块举例：数据上载软件包（VTR驱动、素材信息入库）
5．软件界面介绍：界面一，素材之间进行交换，使用两个视音频服务器可以减少素材的多次上载，提高空间利用率。界面二，素材归档，把目前不需要的视频素材传送到带库中，等到将来需要的时候再重新上载。归档过程如下，文档管理系统接受自动播出系统的归档命令后，首先在视频服务器中查找要归档的文件，并作好归档准备；向数字中心存储带库查询空间，并检索是否有重复的归档文件；建立读写DMA处理；归档处理。完毕后，向自动播出控制系统返回应答信号。界面三是素材恢复，把在带库中存在而视频服务器上目前没有的素材送回视音频服务器恢复数据过程与归档动作序列是类似的，区别在于数据的方向是从数据中心存储带库进入文档管理系统缓冲区，再从该缓冲区进入视音频服务器。事实上，归档与恢复过程可并行同时进行。
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6．结束语：为了提高播出效率，自动化控制，网络化播出是未来发展的趋势，它不仅在可靠性上，而且在中心控制、数据共享、多频道播出、使用便捷等众多方面均比单机自动播出控制具有绝对优势。网络化自动播出控制系统，它可同时兼容模拟和数字的播控系统。国内北京有线电视台已经采用它,在国外大中电视台已得到广泛应用，也必将在国内逐步普及。
参考书目：
[1]刘松海著《VisualC++编程指南》国防工业出版社出版社1998.10
[2]IBMCorp著《TivoliStorageManagerOnlineInformation》IBMCorp2000.7
[3]国家广播电视总局《有线电视数字技术教程》有线电视技术杂志社2000.6
[4]夏云著《现代计算机网络技术与应用》科学出版社1998.11
[5]MarcoCantu著王辉译《Delphi高级开发指南》电子工业出版社1998.8
[6]Microsoft著希望图书创作室译《MicrosoftSQLServer6.5程序员指南》科学出版社1997.10
[7]微软公司著希望图书创作室译《MicrosoftWindowsNT4.0核心技术》宇航出版社1998.1
[8]董隽著《Delphi4使用与开发指南》人民邮电出版社1998.11
LotusNotes是一个基于各部门协同工作的工作平台，有强大的通信和信息管理功能，保密性强，有良好的扩充能力，且通过了美国C2级安全认证，因此我们选择LotusNotes作为开发平台。
2管理层次结构
2.1系统层次结构
层次结构是一个物理模型，它体现实际机构设置。肇庆电力工业局办公系统是一个整体，其中局本部和各县局分别是一个管理子系统，整个层次结构共分4级，即肇庆电力工业局办公自动化系统、子系统、工作部门、工作人员。
2.2管理层次
管理层次、机构设置是一个单位工作的基础。一般管理层次是指上下级管理层次，不同级别的科室向上级负责并管理下级。在实际工作中一些科室的任务突破了行政隶属的关系，它会成为某种信息的枢纽，从某些方面对其它平级科室进行管理，如局办公室，在全局日常工作中它是一个工作信息的枢纽，对全局日常工作起协调作用。
工作部门负责具体工作，是办公系统的基础信息点。一个工作部门由工作组成工作人员组成，任何一个工作人员或工作组的请示、汇报都必须通过工作部门领导上报局领导或其它工作部门，上级的指示、各种文件也要通过工作部门传达到工作人员。
职能部门也是一个工作部门，只不过在某项职能上有特殊地位。职能部门的另一个特征是它有信息转贮的功能，职能部门负责收集与自己职能有关的各种文件、请示、报告、报表，并上报局领导及有关部门，同时将文件、上级领导的指标等转发给有关单位。每个职能部门都有档案库，用来存储有关资料。
整个系统管理层次分四级，局领导是管理工作的最高层，局领导通过职能部门管理工作部门，工作部门将具体任务下达给工作组或工作人员。
3数据形式
办公自动化系统中流动力和存储的数据主要是文档数据和图形数据。文档数据以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存储，与其它系统接口数据采用纯文本方式。图形文件(如上级发文)采用扫描压缩方式存储。
参与流通的数据有发下几种形式：
a)传阅型。传递给有关人员阅读并提出意见，然后返回发文单位，存档。主要指有文号的正式文件、综合信息报表。
b)阅办型。有关人员阅读后交给经办人，经办人需把办理结果返回发文单位存档。主要指有文号的正式文件并有催办要求。
c)公告型。同时给有关人员如通知、公告、参考资料等，可有答复也可没有。
d)请示、审批。发文人要达到某种目的需要各级领导批准。发文人可以指定一个或多个审批人，审批人可另行指定下一个审批人。审批完成后返回发文人存档。
e)私人信件。所有人员与人员之间的邮件，可回复也可不回复。
f)共享信息。使有权限的人在公用档案库、资料库及INTERNET上查询有关资料。
4工作界面及功能模块
系统设置两组模块(见图1)。工作模块是以个人常规工作为主要目的的模块，系统中每个人都有一组工作模块用以处理个人的工作；职能模块是职能部门处理职能工作的模块。
4.1主要工作模块
4.1.1请示、审批
所有需要向上级请示或汇报的文档由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由WORD、EXCEL撰写的，也可以是从其它邮件上转来的。请示表格有以下内容：
a)审请发文。填写发文稿纸，指明会办单位，撰写文件内容，然后发给办公室。审请发文被批准或不批准时应有回复给审请人。
b)请示。填写请示承办登记表和请示内容，确定审批人员，可以一个也可以多个或由审批人确定下一个审批人。请示被批准或否决后，审批结果应转发给申请人，并存档、实施。各种需要转发的请示先在待办事宜里出现，由请示、审批模块处理，批复后转给申请人员。如果要请示的人不在，则系统会提示你是否还要发出请示，可以发出后等审批人回来处理或改变审批人。如果审批流程中有第二审批人，当第一审批人在审批时间内未批复时则自动转到第二审批人。系统中所有审批流程都有这个功能。图2是审批流程图。
4.1.2统计、报表
所有需要向上级上报的统计结果和综合信息报表由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由其他数据库提取，也可以用WORD、BXCEL编写，或从其它邮件上转来。报表上报给有关部门后，各部门应有回复。
所有发出的文件及回复都能在个人资料库中存档。如果报表文件是一般工作人员起草的，必须给工作部门领导修改后再上报。
4.1.3资料查询
可以用这个模块查询局档案室的文件。正式公文只能查阅目录，选定文件后需向职能部门提出借阅申请，批准后方可查看内容。参考资料可随时查看、复制。
4.2主要职能模块
4.2.1收文
收文是指外部来文。文件收到后由收文管理模块进行登记和将文件用扫描仪录入计算机，并确定传阅流程和传阅人员，需要办理的还要确定承办人员。文件传阅后和承办人办理后，连同传阅意见和办理结果返回收文模块，由收文模块转去归档模块归档。文件发出后可在收文模块中看到文件流通的情况。收文流程见图3。
4.2.2发文
发文是指局内一个文件由起草到发出的过程。起草文件的是一个工作部门，起草文件先发到职能部门，职能部门在待办事宜中看到这个发文要求后，转给职能部门领导核稿并决定会办单位。会办单位意见返回后，再转至职能部门领导综合，综合定稿后转给局长签发。局长签发后由机要室登记、编文号、存档并发文。文件发给各工作部门后由各部门存档。发文流程见图4。
4.2.3归档
文件归档的主要工作是将需要归档的文件分类、设置保密等级并存入档案室。档案室是一个模拟档案管理的数据库，用于存放文件、参考资料等供查询信息。任何人都可查询档案室，但除参考资料外都只能看到目录，要查看文件需要请示借阅，批准后方可查看。
5安全性
5.1权限
办公系统有严格的权限规定，权限分人员权限和文件权限。人员权限由层次化结构决定，不同层次下的人员要进行通信必须通过上一层结构的身份验证和周转。文件权限分数据库权限和文件权限。数据库有一个存取控制表，建立时即可确定存取人员。一个文档的存取权限分作者、读者和编辑者。在一份请示报告中撰写人是作者，审批人是编辑者，而其他人为读者。办公系统中的所有数据库、文档都有严格的存取权限限制。
5.2时效性
可以为文档规定流通时间和存在时间，如一项审批要求在限定时间内答复，如不答复则系统会自动发催办通知。文件在失效后自行删除，如召开会议通知在会议召开后自行删除。
5.3保密性
系统对所有以个人身份发出的信息，包括电子签名等都进行验证。一个文档没有给某个读者权限时，他是无法阅读的。
6结束语
该系统目前已正式投入运行。结合肇庆电力工业局的实际情况，软件设计方面基本做到了实用性与通用性的良好结合，开发了与其它系统的接口界面，使肇庆电力工业局的信息管理水平在办公自动化系统(OA)这个信息传输枢纽的推动下上了一个新的台阶。
参考文献
1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989
LotusNotes是一个基于各部门协同工作的工作平台，有强大的通信和信息管理功能，保密性强，有良好的扩充能力，且通过了美国C2级安全认证，因此我们选择LotusNotes作为开发平台。
2管理层次结构
2.1系统层次结构
层次结构是一个物理模型，它体现实际机构设置。肇庆电力工业局办公系统是一个整体，其中局本部和各县局分别是一个管理子系统，整个层次结构共分4级，即肇庆电力工业局办公自动化系统、子系统、工作部门、工作人员。
2.2管理层次
管理层次、机构设置是一个单位工作的基础。一般管理层次是指上下级管理层次，不同级别的科室向上级负责并管理下级。在实际工作中一些科室的任务突破了行政隶属的关系，它会成为某种信息的枢纽，从某些方面对其它平级科室进行管理，如局办公室，在全局日常工作中它是一个工作信息的枢纽，对全局日常工作起协调作用。
工作部门负责具体工作，是办公系统的基础信息点。一个工作部门由工作组成工作人员组成，任何一个工作人员或工作组的请示、汇报都必须通过工作部门领导上报局领导或其它工作部门，上级的指示、各种文件也要通过工作部门传达到工作人员。
职能部门也是一个工作部门，只不过在某项职能上有特殊地位。职能部门的另一个特征是它有信息转贮的功能，职能部门负责收集与自己职能有关的各种文件、请示、报告、报表，并上报局领导及有关部门，同时将文件、上级领导的指标等转发给有关单位。每个职能部门都有档案库，用来存储有关资料。
整个系统管理层次分四级，局领导是管理工作的最高层，局领导通过职能部门管理工作部门，工作部门将具体任务下达给工作组或工作人员。
3数据形式
办公自动化系统中流动力和存储的数据主要是文档数据和图形数据。文档数据以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存储，与其它系统接口数据采用纯文本方式。图形文件(如上级发文)采用扫描压缩方式存储。
参与流通的数据有发下几种形式：
a)传阅型。传递给有关人员阅读并提出意见，然后返回发文单位，存档。主要指有文号的正式文件、综合信息报表。
b)阅办型。有关人员阅读后交给经办人，经办人需把办理结果返回发文单位存档。主要指有文号的正式文件并有催办要求。
c)公告型。同时给有关人员如通知、公告、参考资料等，可有答复也可没有。
d)请示、审批。发文人要达到某种目的需要各级领导批准。发文人可以指定一个或多个审批人，审批人可另行指定下一个审批人。审批完成后返回发文人存档。
e)私人信件。所有人员与人员之间的邮件，可回复也可不回复。
f)共享信息。使有权限的人在公用档案库、资料库及INTERNET上查询有关资料。
4工作界面及功能模块
系统设置两组模块(见图1)。工作模块是以个人常规工作为主要目的的模块，系统中每个人都有一组工作模块用以处理个人的工作；职能模块是职能部门处理职能工作的模块。
4.1主要工作模块
4.1.1请示、审批
所有需要向上级请示或汇报的文档由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由WORD、EXCEL撰写的，也可以是从其它邮件上转来的。请示表格有以下内容：
a)审请发文。填写发文稿纸，指明会办单位，撰写文件内容，然后发给办公室。审请发文被批准或不批准时应有回复给审请人。
b)请示。填写请示承办登记表和请示内容，确定审批人员，可以一个也可以多个或由审批人确定下一个审批人。请示被批准或否决后，审批结果应转发给申请人，并存档、实施。各种需要转发的请示先在待办事宜里出现，由请示、审批模块处理，批复后转给申请人员。如果要请示的人不在，则系统会提示你是否还要发出请示，可以发出后等审批人回来处理或改变审批人。如果审批流程中有第二审批人，当第一审批人在审批时间内未批复时则自动转到第二审批人。系统中所有审批流程都有这个功能。图2是审批流程图。
4.1.2统计、报表
所有需要向上级上报的统计结果和综合信息报表由这个模块撰写和发出。文件来源可以是由其他数据库提取，也可以用WORD、BXCEL编写，或从其它邮件上转来。报表上报给有关部门后，各部门应有回复。
所有发出的文件及回复都能在个人资料库中存档。如果报表文件是一般工作人员起草的，必须给工作部门领导修改后再上报。
4.1.3资料查询
可以用这个模块查询局档案室的文件。正式公文只能查阅目录，选定文件后需向职能部门提出借阅申请，批准后方可查看内容。参考资料可随时查看、复制。
4.2主要职能模块
4.2.1收文
收文是指外部来文。文件收到后由收文管理模块进行登记和将文件用扫描仪录入计算机，并确定传阅流程和传阅人员，需要办理的还要确定承办人员。文件传阅后和承办人办理后，连同传阅意见和办理结果返回收文模块，由收文模块转去归档模块归档。文件发出后可在收文模块中看到文件流通的情况。收文流程见图3。
4.2.2发文
发文是指局内一个文件由起草到发出的过程。起草文件的是一个工作部门，起草文件先发到职能部门，职能部门在待办事宜中看到这个发文要求后，转给职能部门领导核稿并决定会办单位。会办单位意见返回后，再转至职能部门领导综合，综合定稿后转给局长签发。局长签发后由机要室登记、编文号、存档并发文。文件发给各工作部门后由各部门存档。发文流程见图4。
4.2.3归档
文件归档的主要工作是将需要归档的文件分类、设置保密等级并存入档案室。档案室是一个模拟档案管理的数据库，用于存放文件、参考资料等供查询信息。任何人都可查询档案室，但除参考资料外都只能看到目录，要查看文件需要请示借阅，批准后方可查看。
5安全性
5.1权限
办公系统有严格的权限规定，权限分人员权限和文件权限。人员权限由层次化结构决定，不同层次下的人员要进行通信必须通过上一层结构的身份验证和周转。文件权限分数据库权限和文件权限。数据库有一个存取控制表，建立时即可确定存取人员。一个文档的存取权限分作者、读者和编辑者。在一份请示报告中撰写人是作者，审批人是编辑者，而其他人为读者。办公系统中的所有数据库、文档都有严格的存取权限限制。
5.2时效性
可以为文档规定流通时间和存在时间，如一项审批要求在限定时间内答复，如不答复则系统会自动发催办通知。文件在失效后自行删除，如召开会议通知在会议召开后自行删除。
5.3保密性
系统对所有以个人身份发出的信息，包括电子签名等都进行验证。一个文档没有给某个读者权限时，他是无法阅读的。
6结束语
该系统目前已正式投入运行。结合肇庆电力工业局的实际情况，软件设计方面基本做到了实用性与通用性的良好结合，开发了与其它系统的接口界面，使肇庆电力工业局的信息管理水平在办公自动化系统(OA)这个信息传输枢纽的推动下上了一个新的台阶。
参考文献
1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989
1.开发周期长、成本高
计算机系统的管理更为复杂，要求专业化，并对系统的应用要求各业务单位是多种多样的，加上办公自动化管理系统是市场化程度低，可直接应用于企事业的软件缺陷，因此当系统的发展，可能可以从其他系统借力不大，需要新的发展，和一个时间周期长于正常发展，需要投入一定的人力和物力资源。另一方面，由于一些单位管理标准违规行为，在办公自动化管理系统的发展，遇到困难和阻力较大，需要重复的设计结构，造成人力和财务资源的巨大浪费。
2.系统通用性兼容性差
该系统需要不断更新和维护在应用过程中，由于维修人员技术水平的限制，导致文件不规范，通用性差的系统。体系文件同步系统投入使用后产生的，它是在工作过程中使用的办公自动化系统的设计和实施管理的人员，是后续工作载体。如果文档缺乏或不详细，将在项目管理实施的维护和管理对后期的使用上带来严重后果。
二、提高计算机系统信息管理的方法
办公自动化系统充分利用计算机一些技术来操作的，因此办公质量覆盖整个企事业单位办公的工作过程，涉及各部门的人员，管理，物流管理，包括文件管理，信息收集和分发，文件管理，监督和管理等，因此办公自动化系统的质量将对这些链接的重要影响。
1.采用科学化和工程化的方式进行系统开发
发展的科学和工程为导向的系统在办公自动化系统的发展方式，按照软件开发过程中的工程需要，通常需要按以下阶段：系统的软件工作流程设计；是否实施研究技术具有可行性；分析系统的用户需求；根据设计要求和技术要点，编程和调试的具体细节的详细设计；根据设计要实现的目标，维护更新必要的验收评价。为了确保系统设计的质量和发展和概要设计阶段的分析，需要投入足够的精力，因为这个阶段包括许多决定性的工作要做。因此，时代的发展必须根据实际需求和计算机的技术手段做深入调查安排，完成系统分析，制定出切实可行的系统目标。使用标准化程度高的软件开发工具和环境，可以保证降低错误率，提高开发效率，提高软件可移植性。
2.提高各级管理人员的信息化意识
参与有了办公自动化系统的开发人员，能够充分地实现办公自动化办公，系统的最终目的是实现管理的科学化，提高办公效率，让他们意识到需要对发展负责，鼓励他们积极地参与系统的开发和建设。作为领导者，需要从大局出发，了解系统的战略目标和信息需求，确定直接参与系统目标，有效地组织人民，金钱和物质的供应，确保良好的协调工作。最后，由于各级管理者主要是制度建设，他们更了解系统的应用程序和业务需求，知道如何设计可以使开发的系统易于操作，所以无论是质量标准需要评估他们的最终审批系统。
3.充分利用发挥内网微博的实时即用性
可应用于微博技术在办公自动化系统中，微博的实时播放功能的使用，最新的进展可以实时各部门；行政部门的最新通知实时；后勤部通过微博功能预警信息为第一次或讨论的话题。每一个员工办公自动化系统可以与公司相关的信息，信息共享，研究和讨论互动的工作，以充分发挥微博功能，促进单位同事相互理解，提高团队合作，相互作用的影响。
4.培养专业计算机技术队伍，提高管理水平
在开发系统主要由人事单位使用，所以应用效果是由管理单位的限制，整体水平影响很大，因此，使用单位需要设定一个合理的机制，健全和完善有关规章制度，明确岗位职责分工，使管理工作程序，服务更标准化，以提高管理质量管理和质量体系。
三、结语
