时间：2023-03-02 15:08:38
序论：在您撰写学校档案管理员时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
一、工作有困难的，应鼓劲
这些档案管理人员大多是刚参加工作或因一些原因刚由别的工作转行从事档案管理工作的，其中部分人员是经验不足，部分是经验和专业知识都缺乏。他们对档案管理工作感到生疏，不敢放手工作，缺乏科学管理方面的知识，档案归类整理要他人协助，这些人员中尤其农村学校居多。对待这些档案管理人员，应鼓劲。将他们扶上马，送一程，了解他们的困难和需要，利用他们对档案管理的新鲜感、好奇心，激发他们的求知欲和责任心，多给予一些学习的机会，让他们能借鉴别人的经验，并融入自身的工作中去。可组织他们参加一些培训班，向一些经验丰富的档案管理员请教，拜师结对，参观一些档案管理工作做得有特色的学校，树立一些榜样，鼓励自学，学会一些管理方面的知识，尽快熟悉和独立开展档案管理工作，提升自己的业务能力。然后循序渐进，由把着手做到放手自己做，逐渐从单一的收集档案材料向档案归类、整理装订，电子存档工作过渡。老师的认可和帮助、领导的鼓励和支持，是激起这些档案管理人员积极性的重要因素。
二、思想有情绪的，应提劲
这些档案管理人员有一定的专业素质和管理能力，有些是因工作需要由专业教师转行从事档案管理工作的，与以前自己当教师比较以及和现在一些与自己相当的科任教师比较，工作环境、地位、待遇等相对反差较大，从而不安心工作，得过且过，不求上进，有失落感，认为大材小用。对这些档案管理人员，要和他们交朋友，听他们倾诉，找到思想情绪的根本所在，对症下药，有时领导和同事的几句问候语、鼓励话，就能解开他们的心结。同时注意解决他们的一些实际问题，如在不影响档案管理工作质量的前提下，采用专业教师轮岗或兼课制，缩小档案管理人员与相似教师之间待遇的相对差距，学校评优、职称评定与任课教师一视同仁，使他们感到一个好的档案管理人员同样是学校的人才，同样受人尊敬，通过这些来提升他们的工作干劲。也有个别档案管理人员因受过挫折，产生消极情绪而影响工作，如有一位档案管理员，以前不重视学校档案管理，加上档案管理工作量大任务重，在一次检查评比中，因档案室卫生问题受到批评。这位老师就产生一些想法，工作提不起劲，有关领导知道后就找他谈心，肯定他千方百计收集补充旧档案的成绩，指出他需要加强的方面，并根据实际情况，减轻了他的一些其他的工作量，让他专心从事档案室工作，从而重新提起这位档案管理员的积极性，努力去发扬自己的长处，克服不足之处，使档案室工作上了一个新台阶。档案管理人员思想素质的提高，科任教师的换位思考和理解，领导的关心和协调，是唤起档案管理人员积极性的重要因素。
三、事业型的，要助劲
这类是档案管理人员的多数，他们热爱本职工作，甘当教仆，积极进取，兢兢业业，工作负担重，有的是数十年如一日，将档案室工作视为终身事业，耕耘不止。对这些档案管理骨干，学校更要关心他们，为他们排忧解难，提供展示才华的平台，如，组织他们参加相关培训学习，参与学校教育教学方面的课题研究，在评先、聘用、晋级等问题上主动给予关注和帮助，将档案室工作进行量化，超工作量部分按科任教师的超课时一样对待，落实劳保津贴等来发挥这些档案管理人员的主体作用。如我市一位原来在中学工作的档案管理员，工作一直扎扎实实，任劳任怨，很受师生欢迎，多次评为市优秀档案管理员，但开始由于学历较低，职称上不去，本人一度产生到低一级的学校去任教的想法。学校领导看在眼里，急在心里，一方面通过事业留人，情感留人，鼓励他在干好本职工作的同时努力自学；一方面努力为他争取职称指标，使这位老师破格评上职称。后来这位老师通过自学获大学文凭，学校在职称指标少的情况下，又争取教育局给予专项指标让他评上中级职称，并调入我市的一所省示范性中学继续任档案员。由于工作主动积极和注意全面发展，几年后，这位老师和其他科任教师一样，通过量化计分、公平竞争，评上了中学高级职称，成为我县完全由实验员晋升中学高级教师的范例之一。“士为知己者死”，学校和职能部门对实验室人员的关心，必能引起实验室人员的感恩而产生丰厚的回报。职能部门还可以通过检查评比、树立典型、奖励等方式来推动学校档案室工作，促进学校档案管理工作的正常开展。榜样的力量，教师的帮助，领导的关心，成绩的肯定，政策的落实，一些实际问题的解决，是帮助档案管理人员积极性发挥的重要因素。
四、功成名就的，要发劲
关键词 高职院校 二级学院 档案管理
中图分类号：G472.4 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080
On the Archives Management Work of Second Level
College of Higher Vocational Colleges
SONG Ge
（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）
Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.
Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management
高职院校的二级学院是高职院校党政、科研等活动的组织和实施者，在教育教学过程中会形成丰富的档案资料。高职院校二级学院的档案记录和反映了二级学院建立、建设和发展的历程，为高职院校的各项统计工作提供源头的基础数据，是评估和衡量二级学院管理水平、教学水平、人才培养质量等的重要平台，是领导决策的重要支撑和保障。1989年10月，国家教委以第6号令颁布了《普通高等学校档案管理办法》，使高职院校档案管理工作步入正规化、标准化。①
1 高职院校二级学院档案管理的范围
高职院校二级学院在日常的教学管理、教学过程、学生管理、科研等方面形成了大量的资料。②这些文字、图像和声像等材料均应归档。归档的重点要以高职院校二级学院形成的不同载体和不同形式的文件材料为主，归入的档案要真实地反映二级学院的各项工作活动情况。
1.1 党务行政资料的归档
包括学校下发的党务、行政、人事、科研、学团、工会工作的的文件资料;高职院校数据采集的报表;二级学院的工作设想、工作总结、会议记录、规章制度、合同协议、荣誉证书等。
1.2 教学常规资料的归档
包括教学计划、教学大纲、教学任务、校历表、课程总表、教材征订计划、考试安排表、期中和期末考试的试卷、学生的毕业设计论文;教学规划、规定、办法、会议纪要;各类教学检查、专业建设、课程申报、评奖评优资料等。
1.3 师资队伍资料的归档
包括二级学院行政人员、辅导员、实训室人员、专任教师的基本信息;师资培养计划、人才引进计划、骨干教师和专业带头人申报资料、人员年度考核、人员培训进修资料、兼职人员、外聘人员、兼职教师人员的资料;人员、教材、科研成果、发明专利等。
1.4 实验实训资料的归档
包括实训室建设方案、实训室改造方案、实验实训教学大纲、实验实训报告、实验室实训文件、记录表、制度、工作计划和总结、管理办法、使用记录、维修及故障记录、实验室评优申报等。
1.5 学生管理资料的归档
包括各年级学生名册、毕业生名册、学生学籍档案及学籍变动（休学、转学、退学、留级等）情况原始资料、学生成绩单、毕业生就业去向、学生参加各级各类竞赛获奖情况等。
2 高职院校二级学院档案管理的重要性
随着高职院校的蓬勃发展，高职院校的规模不断壮大，高职院校二级学院承担的管理和教学任务也不断增加，逐步加强高职院校二级学院档案管理工作是必然的趋势。二级学院在学校的统一部署下开展日常管理运维工作，工作中形成的规划、方案、总结、纪要等原始资料都真实记载和反应了二级学院工作活动开展的过程和结果，是二级学院历史的记录和成长的见证，也是学校总档案的完善和补充。根据高职院校档案管理工作的要求，要加强对二级学院档案管理规范，这是搞好学校档案管理工作的基础。目前，如何合理科学的建设和管理高职院校二级学院的档案，成为了各个二级学院乃至整个学校发展中需要思考的迫在眉睫的问题。
3 高职院校二级学院档案管理存在的问题
（1）管理机制不健全。高职院校对档案管理工作的意识过于淡薄，没有意识到档案管理工作的重要性。学校没有成立专门的档案管理工作领导小组，统一指导规范学校的档案管理工作。同时，二级学院的档案管理工作也没有固定的分管领导专门负责。档案管理员也是由行政人员或富余人员兼职承担;教学档案由教务秘书归档、党务行政档案由行政秘书归档、学生档案由辅导员归档，这些档案谁收集谁管理，导致档案散乱不齐全。
（2）管理意识淡薄。二级学院由于日常承担了学校繁重的教学、科研、学生管理等任务，认为二级学院的中心工作是教育教学，对档案管理工作方面缺乏足够的重视。导致从事档案管理的人员责任意识淡薄，档案管理工作中过于依赖学校的职能部门档案室;对日常工作中形成的档案资料不重视，过程文件和资料散乱，随意堆放，集中统一梳理归档的意识欠缺。
（3）管理队伍素质不高。二级学院的档案管理队伍大部分是兼职人员，不是科班出身，缺少系统的档案管理的业务培训和学习经验，应用现代信息化手段管理档案的能力缺乏。在从事档案管理过程中，心有余而力不足。这部分兼职的档案管理员，人员变动频繁，没有连续从事档案管理的岗位工作经验积累，严重影响了档案管理的水平和质量。
（4）管理没有统一的存放地。二级学院没有专门的存放档案资料的档案归档的地方“档案室”。档案资料都是分别散落存放在各业务板块的兼职档案员的办公室柜子或电脑中，档案资料分散、不安全。
（5）管理方式落后。二级学院的档案管理还是停留在纸质文档的存档，纸质档案由于时间的推移和自然的不可抗力，会出现变质和老化、发霉、受潮的现象，致使档案材料破坏和缺失。由于人员的素质能力的局限性，导致缺少信息化的档案管理方式，没有形成电子档案。
4 高职院校二级学院档案管理的建议
（1）充分认识档案管理工作的重要性。二级学院的档案为学校的各项统计和考察借鉴提供了原始的数据，折射了二级学院在成长和发展过程中的不足和进步。在全校范围内，要加强对相关文件的宣传和学习，提高二级学院领导、档案管理员等对档案的重视。要加强对档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为档案管理工作保驾护航。
（2）建立健全的档案管理队伍。二级学院没有档案管理队伍，需要建立党政主要领导任组长，专职档案管理人员组成的档案管理工作队伍，把档案管理工作的责任落到实处。对档案管理统筹规划，明确档案管理人员的工作职责，确保档案管理队伍的稳定性。
（3）规范档案管理制度。规范档案管理体制，健全管理制度，档案工作的整理、归档、利用、借阅、上交要有章可循，按照规范操作。当档案管理工作的情况作为档案管理人员年终考核的依据之一。在二级学院教师范围内，宣传档案管理制度，使全体教师了解档案归档、利用、借阅等的流程。
（4）设置专门的档案室。统一存放二级学院的档案资料，集中对二级学院的档案进行管理。由二级学院的档案人员负责接收登记档案，配备专门的资料柜，对档案进行分类保管，重要的档案要及时移交给学校档案室保管。
（5）加强对档案管理人员的培训。对二级学院的档案管理人员开展培训，提高档案管理人员的思想素质和业务素质，让他们系统的学习档案管理的专业基础知识;对从事档案管理工作的人员，进行上岗前的培训考核，考核后颁发上岗证书;开展深层次的进修，定期组织档案管理工作学习交流会，到同类院校档案室学习等活动。
（6）提升档案管理的信息化水平。信息化时代对高职院校二级学院档案管理工作的要求也逐步提高，要充分发挥信息化手段在档案管理工作中的重要作用，应用现代化办公技术，提高档案工作的管理水平。③要根据档案资源的时限和内容，建立信息资源查询库，提高档案的利用效率。
5 余论
随着高职教育事业的蓬勃发展和内涵建设的逐步深化，对二级学院的档案管理工作会提出更高的期望和要求。高职院校二级学院的档案管理工作是学校基础工作中不可缺少的部分，还存在不少问题有待解决。高职院校二级学院的档案管理工作是一项长期复杂的系统工程，在高职院校各阶段的工作中起到承前启后的作用。如何落实《普通高等学校档案管理办法》，进一步推进高职院校二级学院档案管理的工作进程，是新时期需要我们不断思考、探索与实践的。
注释
① 金华丽.高职院校二级学院学校档案分类方法初探[J].文教资料，2007（5）.
关键词：数字化档案管理
一、高校二级学院档案管理现状及分析
随着高等教育体制改革的不断深化和办学规模的不断扩大，二级学院管理类文档越来越多。有上级职能部门下发的指令、指导性文件；有学校制定下发执行的各种教学制度、办法、规定、条例；有学院制定的教育改革、专业和课程建设材料；有学院、系工作总结，重要会议记录及参与的重大活动材料等等。针对大量的档案材料，目前高校二级学院管理现状不容乐观，主要存在以下问题：
(1)二级学院领导档案管理的意识不强，档案管理认识薄弱，过分依赖校级的档案管理。认为反正学校有专门的档案管理部门，二级学院没必要花大量的人力、物力、财力在档案管理上，况且，目前调档的机率不是很高，目前的管理状态还能应付对档案的需求。
(2)每个二级学院档案管理人员都是兼职的，管理员没有经过专门的培训，只是本能的材料的整理。另外，经常更换管理人员，使得衔接不够，需要时无从寻找，不能及时准确的提供。
(3)文档、档案管理制度不全。有些二级学院虽然也有管理规章制度，但执行起来有一定的难度，制度也就形同虚设。另外，有些学院可能根本就没有制订相关的规章制度，完全依赖学校相关部门的指导。
二、基于网络的数字化档案管理研究
针对档案管理中存在的种种问题和不足，国内许多学者和管理人员提出了许多有效的办法和措施。我们认为要从软件和硬件两方面来解决目前的问题。
（一）软件方面
1．积极开展宣传教育，转变思想观念，增强教职工的档案意识，提高档案管理人员素质，建立一支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍。对管理人员进行“短、勤、快”定期培训和平时业务指导相结合的方法，提高其业务素质。请档案专业的专家、教授讲授档案基础理论知识和相关法律法规，逐步提高档案管理人员的业务水平，请兼职档案管理员到校案馆观摩，由经验丰富的专职档案工作人员结合具体案卷进行讲解和操作辅导，使之对档案材料的形成过程、分类归档、管理利用等环节有更直观的认识。这样可以提高二级学院档案管理人员的立卷和归档工作的专业水平。另外可以通过形式多样的检查、评比、考核。在评优、职务晋升等方面给予倾斜，激发二级学院专职、兼职档案管理人员的工作积极性，充分发挥他们的主观能动性。
2．强化规范制度管理，完善立卷归档制度。要尽快建立健全收集档案资料的制度，特别是要对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等作出明确规定，以确保收集的准确、完整。
（二）硬件方向：构建数字化档案管理体系，快速有效的为广大师生提供信息服务。
1．做好档案书面文本和电子文本的收集、整理、鉴定、保管、利用和统计。
二级学院的档案可分为永久、长期、短期、暂存。
二级学院的档案内容包括（1）行政管理类：主要包括学院五年规划，年度的工作计划、总结，每次党政会议纪录、纪要，学院规章制度，学院向校方的请示、汇报及批复，学院与教育实习、专业单位的合作协议及社会服务项目的合作协议等等。（2）教学管理类。主要包括教学计划、教学大纲、教学进度表、教材、每学期教学任务安排、听课评价表、教学测评成绩、年度教学业绩考核成绩、学生各类成绩、学生奖惩情况记录等等。（3）教师业务类。教师个人基本资料，教师教学材料，教师科研材料、教师参展材料、教师各类作品获奖材料、教师举办展览材料、教师举办讲座材料，教师外出交流材料等等。二级学院管理人员要及时收集各方材料或明确有关材料的归属。因为目前二级学院中行政管理类档案、教学管理类档案和教师业务类档案是分别在不同的管理人员手中，档案管理人员非常清楚各类档案的归属。
档案的整理就是根据收集范围编制二级学院分类方案，行政管理类档案可根据时间、年度分类，教师业务类可根据人事部门的分类每位教师自成一卷。
保管或移交。由于二级学院档案工作的双重性，经过鉴定、整理的学院档案，其中一部分列入校档案馆归档范围的，学院档案员要编制好目录及时移交到校档案馆，对未列入校档案馆归档的范围的档案由学院经分类保管。
学院档案管理员要充分发挥主观能动性，了解服务对象，明确服务方向，既要为学院领导服务，又要为学院师生报务。
2．在信息化大环境下，应利用网络技术、通讯技术来大力加强档案管理的数字化建设工作。目前，各高校都已建立起较高质量的校园网，这为二级学院档案管理网络化提供了基础。但除了硬件设施作基础外，对教学档案进行有效的管理更需要数据库作为保证。二级学院档案管理部门必须在信息深加工上下工夫，把收集来的大量资料进行入库存档、分析提取，充分利用各种新的电子文档技术，开发高质量的数据库管理和应用程序，以进一步推行归档的标准化并有利于档案的关键字检索等服务。及时建立专门的档案信息网站，通过网络向校内外利用。
三、小结
虽然经过国家教育部的评估，各高校对档案管理的认识有所提高，但还是存在很多问题，我们提出基于网络的数字化的档案管理研究，希望通过构建这样的管理体系来有效的管理档案，并使档案最大限度发挥其作用。
参考文献:
[1]黄宝春，高校二级学院档案管理规范化的几点思考。[J]云南档案. 2008年07期
[2]潘桂萍，高校兼职档案员素质提高之我见。[J]云南档案，
[3]岑淑儿，高校二级学院档案管理初探。[J]浙江档案，2005年6月，第36期
[4]万琳，高校二级学院档案管理模式初探。[J]科技情报开发与经济. 2008年第18卷第13期
[关键词]现代远程教育 档案管理 以人为本 档案数据库
学员档案管理是高校远程教育管理工作的一项不可缺少的工作，这项工作做得好坏将直接影响到学员的切身利益，影响到档案凭证作用的有效发挥。而现代远程教育的普及，给学员档案管理带来了难度。
一、现代远程教育及其学员档案
现代远程教育是指学员和教师、学员和教育机构之间主要采用多种媒体手段进行教学和通信联系的教育形式。学员可以不受空间和时间的限制进行学习，受教育者可以扩展到全社会。由于参加现代远程教育的主要对象是成人学员，其在档案管理方面具有流动性、分散性、广泛性、模糊性等特点。
二、现代远程教育学员档案管理存在的问题
现代远程教育由于其兴起时间较短，在学员档案管理方面不存在不少问题。
1.档案管理观念落后
远程教育管理工作者的档案意识淡薄，对学员档案管理工作缺乏正确的认识，导致责任心不强，给学员填写归档材料时不积极主动，材料不完整、不规范等，给学员就业或晋升埋下了隐患。
2.档案管理内容不完善
首先，在现代远程教育下，大多数学校建立的学员档案仍只包括报名表、审核表、入学通知、注册表、花名册、成绩册、学籍卡、学员证、准考证等证件和文字资料，没有形成电子档案。其次，能够反映学员综合素质的各种材料也还未进入归档的范围，比如，学员在校期间，许多评先评优材料应该进入学员档案的没有进入学员档案。又如，因为就业压力较大，某些部门为了学员能顺利就业，一些处分文件就没有进入学员档案。由此，档案材料无法具体地反映学员综合素质。另外，有些学员在填写档案材料时不认真、不仔细，有的字迹潦草且模糊不清、有的不按要求书写，使用圆珠笔，有的项目填写不全、不准确，有的基于连名字都写错或写别名等。这些不符合要求的做法，造成了档案材料质量不高、不规范。
3.档案管理模式陈旧
如今，高校远程教育学员档案管理基本上还采用传统的、原始的、手工操作的实体管理模式。随着远程教育招生人数的扩大，学员档案也随之不断递增，加上存放时间短、流动快、分配去向广、投寄单位多等特点，层层叠叠的档案管理全都是靠管理人员手工操作完成，致使信息资源得不到充分开发利用，不能为用人单位及时有效地提供所需信息。由于不实行计算机管理档案，就不能使学员档案材料信息化，也就没有开发、利用可谈，档案将成为死档。
4.档案管理队伍薄弱
高校档案管理队伍作为高校学员服务工作的重要组成部分，档案管理队伍的建设未得到应有的重视与加强，高等远程教育这方面的问题更为突出。据调查，由于人力、物力所限，许多学校的办学条件还不能尽如人意，教管人员紧缺，信息技术掌握的还不适应试点工作的要求：有的学校由教师和辅导员兼任学籍档案管理工作，工作头绪多，忙于应付，没有时间也无力探讨研究学籍电子档案工作，有时甚至影响了档案管理工作；有些即便是有专职的学员档案管理人员，也是一个人或者两个人，少数几个档案管理人员根本满足不了高校学员人数激增的现状；同时，即使有专职的档案建设和管理人员，也大多是非专业的档案管理人员，专业知识缺乏。
以上状况与我国高校远程教育发展和社会用人要求相脱离，建立内容丰富、具有个性的学员档案的重要作用迫在眉睫。
转贴于
三、加强现代远程教育学员档案管理的建议
1.树立“以人为本”的档案管理观
以人为本的学员档案管理，就是要从学员的特点或实际出发，从尊重学员的人格和尊严出发、从服务学员的成长成才的过程出发，学员档案管理员工作的方法、手段、规章、措施，对学员讲话的方式技巧等都要体现学员是主体、是与学员档案管理员具有平等人格的服务对象，学员的学习、发展、自尊等需要应当成为学员档案管理员工作的出发点和归宿。以人为本就是要把学员档案管理工作和学员就业、终极价值联系起来，使服务育人真正成为人的教育。
2.完善学员档案内容
从现行管理情况来看，高校远程教育学员档案应包学校对学员的考察、录用、培养、教育和学员德、智、体、美、劳等方面的第一手材料，既要涵盖学员素质的全貌，也要体现当代大学员的时代风貌。学员素质档案内容应分为两大类，一类是学员人事档案，一类是素质拓展档案。这两项内容涉及学员在校期间各方面的记录。
另外，在形式上，学员档案应包括文字档案与电子档案。学员档案还应该按专业、类别分层次建档，有学科、年级等集体档案，也有学员个人档案。学员档案个体化与集体化的相互转变，使学员档案的主体型、多边型、多角型展现在管理者和学员的面前，为促进学习、研究教学、搞好管理提供了快速、便捷。
3.建立远程教育学员档案数据库
网络化已成为时代的主旋律，网络技术的应用更推动了档案事业的发展。档案数据库的建立是网络时代的要求，是实现数字化档案馆一个重要步骤，也为其它门类档案的数字化提供了一种可行的模式。建立学员档案数据库能提高学员档案的管理效率、检索速度和查准率，如果沿用传统的手工目录查询学员的档案已经不能适应当前形势发展的要求。
4.提高档案管理人员素质
档案人员的素质包括职业道德素质与业务素质。职业道德可以概括为：履行职责、保护历史资料、保守机密、周到服务。在业务素质方面，由于设备的现代化、档案种类及载体的多样化，档案管理水平的不断提高，学员档案管理人员除了应具备广博的知识外，还应熟悉并掌握档案学、档案管理学、档案保护技术等专业知识，随着电子文件等多种新型载体的大量出现，要掌握计算机、光盘存贮、缩微技术及网络技术等先进的管理手段，这样才能使学员档案管理从经验管理、科学管理，过渡到现代化管理。
总之，现代远程教育以新的教育形式和特有的优势，向人们展示着强大的生命力和广阔的前景，其办学的开放性、社会性以及基层教学班的分散性和学员对象的差异性给整个档案管理工作提出了新的要求。完善学员档案，正确认识学员档案工作的重要性，真正实现以人为本的管理，对于提高现代远程教育的管理服务水平有着重要意义。
参考文献
［1］王燕.略论以人为本与高校学员档案管理.中国西部科技杂志，2007，（4）.
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［3］王键，陈爱.关于建立与管理高校学员档案的思考.大众科技，2006，（2）.
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［5］黎瑾，廖少玲.浅谈高校学籍档案管理人员的素质.中华医学实践杂志，2005，（5）.
关键词：教学档案；分类标准；管理系统
一、教学档案研究的现状
目前，不少高职院校的教学档案管理尚未按教育信息化要求形成完整的机制，如没有配备专职的档案管理人员、兼职人员一般都未受过专业知识与技能培训、档案管理制度也不健全、管理流程与教育信息化要求不匹配等。档案管理存在的主要问题表现在：一是对档案管理工作的重要性认识不够。教学档案数量大、内容多，其作用不受重视，档案管理投入也少，对档案管理工作持得过且过态度，更谈不上创新；部分工作人员认为教学档案管理工作轻松简单，不需要专业知识，致使教学档案管理质量和效率难以突破。二是档案基础工作不规范。需要归档的材料没有及时归档，造成了在评估和重点项目申报中材料的缺失；收集的材料类别混杂，没有及时装盒整理；相当一部分档案材料散存个人手中，造成档案收集不全，归档材料质量不高等。三是档案管理制度不健全，需要文件的时候乱翻乱抽，借阅、转阅不登记，借走后不妥善保管，用后不归还，造成重要文件的流失。四是在档案管理方面应用信息化技术少，与信息发展形势不匹配，档案管理效率差。
二、教学档案管理研究的方法
本课题主要采用三种研究方法：一是调查法。通过同类高职院校中档案管理的相关经验和做法，收集到更多有关教学档案管理工作办法，寻找本课题实施的理论依据以及可以借鉴的优秀经验；二是比较研究法。将现代化的档案管理与传统的档案管理方法相比较，找出两者的优缺点，将两者优点相互结合。三是个案研究法。以湖南水利水电职业技术学院（以下简称“我院”）教务处档案为实例进行试点。
三、教学档案管理系统研究的结论与对策
（1）建立了教学档案分类标准：DA/T22——2000规则同样适应于高职院校教学档案的管理，并能在配套制度环境中发挥作用，能够为教学档案管理提供有效规范。可以建立与DA/T22——2000规则相适应的教学档案分类标准。通过建立的教学档案实体分类目录，按照《归档文件整理规则规范》建立相适应的编号，以教务处的档案为案例，以“件”的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体的过程。对归档文件进行合理的分类，要体现出文件之间的内在联系，使教学类档案成为一个有机整体，便于系统的提供利用，而且对排列、编目后续工作的开展，以及文件柜、文件架的管理有着重要意义。结合我院实际工作以及机构设置的特点，参照《归档文件整理规则》中关于归档文件分类的要求，制定我院归档文件分类方案。采用年度—机构（问题）—保管期限三种分类法，并可以组合成许多种复式分类法。一级类目的标识，采用类目名称主词和汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。档号模式规定为“年度号+分类号+案卷号”。如2014年教学综合性第1号卷的档案为2016-JX11-001，分类号（类目）的设置学院文件数量的多少可分为一级、二级或三级类目。2016-JX01-1～N（保管期限为“永久”时从“1”～“N”件排列流水件号）（2）建立教学档案管理制度：通过建立档案分类标准来规范教学档案管理，必须有配套的制度，需依据档案相关法律法规，研制学院的档案管理工作规范框架。在调查的过程中发现，大家对档案不够重视，很多的档案规章都不是很熟悉，档案意识的加强，需要全院的各个部门都引起重视，我们根据《中华人民共和国档案法》、国家教育委员会《高等学校档案管理办法》等档案法规，并结合学院档案工作实际，形成《湖南水利水电职业技术学院档案工作规范体系》，为加强学院的档案工作，充分发挥各类档案的作用，更好地为学院教学、科研及其他各项工作服务。对于档案管理的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和编研提供利用等业务环节有以下相应的制度《湖南水利水电职业技术学院档案管理实施办法》《湖南水利水电职业技术学院档案实体分类方案》《湖南水利水电职业技术学院各类档案工作规范》《湖南水利水电职业技术学院综合档案室工作职责》《湖南水利水电职业技术学院档案材料保管期限规定》等制度，组成档案工作规范体系。通过学习档案规章和学院档案工作规范，对加强全院职工档案归档意识，促进档案建设的标准化、规范化起到重要作用，进而提高学院档案管理水平，更好地发挥档案资源的社会、经济效益。（3）提出教学档案信息化管理系统开发方案：采集.NET技术与物联网技术研究档案管理系统，结合DA/T22——2000规则，通过建立的档案实体分类标准，进行信息交换和通信，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，可以有效地提高档案管理质量和效率，能极大地提升学院档案管理信息化水平。档案管理系统的功能需求：档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，把分散在不同载体、不同位置的信息资源，以数字化的形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，实现档案的网络查询、借阅、归还、催还，对档案查询和利用情况进行统计分析，使档案管理人员对档案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系统的管理员能够对录入的信息要求准确、完全；对录入的数据随时作更新修改，管理员能够得到最新的信息；为系统管理员和一般用户设置建立完善的权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。加快检索速度，促进档案的规范化和正规化，对做好学院档案信息化工作，对档案的整理、鉴定、保管、编目、检索、编辑、研究、统计与利用有着积极的推动作用。总而言之，随着高职院校的发展，根据人才培养质量的需要，发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革发展，给当前的档案建设工作造成了困扰。因此，本课题主要研究的是大数据时代高职院校的教学档案与DA/T22——2000规则相适应的教学档案管理系统研究，为教学档案的规范管理和教学档案管理系统的分类提供了依据，适应当前人才培养的需求，对教学档案分类进行研究，以适应档案现代化管理发展的需要。
参考文献：
[1]钱爱华.完善高校教学档案归档范围与分类标准的思考[J].兰台世界，2013（5）.
关键词：医学；高等院校；人事；档案管理；信息化
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）08-0258-02
一、高校人事档案管理的重要性
高校的档案管理中的干部人事档案是研究本校发展历史经验的有价值的资料，涉及本校教职工德、能、勤、绩等人才管理历史信息记录。对于研究本校的学术价值、推动高校的教育可持续发展，与时俱进，发挥着重要的作用。高校人事档案是高校相关部门对干部给予考查和任用的第一手材料。工作直接影响着本校的发展方向和价值取向。可见高校抓好人事档案管理工作有着极其重要的作用。
二、目前高校人事档案管理中暴露出的显性问题
1.工作人员的准入门槛普遍偏低，工作水平相差较远。多年来，部分高校对与人事档案管理工作缺乏足够的评价和正确的认识。将人事档案管理工作，偏激地认为不过是简单的裁剪、装订与保存。相对于专业学科上的教学与医学上的科研，几乎被忽视。原因就是认为不重要，与教学联系不大，更不能给学校带来经济效益，所以在标准上就会自然地降低要求了——档案不丢失、信息不被泄漏，人事上的调动升迁查档属实足矣。认为人事档案管理工作谁都能干，谁都会干，所以在人员准入上大大地降低了要求，只要是人踏实，大专以上文化程度就给予考虑和录用，从上到下对人事档案管理在理解与重视上存在极大的偏差，最后也就造成了人事档案管理工作的重要性只停留在口头上，真的操作起来根本不被重视，联查时能不要的就省略掉的状况经常出现。
2.人事档案管理制度存在但不健全，难落实到位。由于部分高校，在准入机制上就存在底线的降低，在重视程度上大打折扣，在管理人员的岗位职责的制定上模棱两可，显得很不明确。在档案管理的规章制度上，制定得不系统，一些院校在人事档案管理上，只存在相关的借阅制。部分高校制定了人事档案管理制度，也没有教学科研的规章制度完善和规范。没有规范的制定作保障，人事档案管理在工作中就会出现很难开展落实的境地，就会制约高校档案管理工作的长远、有序发展。
3.管理队伍需要充斥，人员配备急需解决。高校生源的扩招，这样高校的师资队伍也相应地在壮大，使得高校人事档案数量随着教职工人员的增多而增加，教职工的进档剧增，增大了高校档案管理工作量。由于重视度欠缺，专职人员配备不足，该具备的档案专业知识和技能不够，高校专项培训资金投入疲软。多数的高校还是存在人事档案管理人员兼职的现象，这就造成没有充足的时间和饱满的精力从事人事档案管理。最后的结果就出现高校人事档案滞后性，管理水平低下。对高校的长远发展产生不利影响。
4.档案保管硬件设施的安全性不达标。高校档案管理库房多与普通办公室无差别。安排的环境给档案在保管的安全性上带来很大的危险性，因为档案需要长期保留的，在这样的环境下容易受到高温和潮湿的损坏，给档案造成不必要的麻烦。门窗防盗措施欠缺，即使安置了防盗门，在光照和库房湿度上的注意也很欠缺，没有按照教育部2003-2007年下发的《教育振兴行动计划》规定配置档案安全保管的“八防”，使得档案保管安全性上无保障。
5.管理缺乏现代信息化。据调查，高校人事档案管理对象普遍还是纸质档案的实体管理。人员的增加带来工作上压力大。没用随着信息化发展，启用高校电子化人事档案。
按照上级的要求，每所高校都为人事档案室配备了电脑，但是并没有很好地加以利用和用于工作上的改进。多数院校用来打印文档和目录使用较多。如果要进行本校人事信息检索查询，很繁琐，需要多人，翻阅大量的纸档案查询。在人事上出现信息排序筛选、汇总分类上，多数靠人工动笔动手地逐个查对，造成人力的浪费和时间上的浪费。可见在高校人事档案管理方面实施信息化管理，势在必行。具有高效的信息化管理，才能保证高校人事制度改革朝着纵深方向发展。
三、助力医学高校人事档案管理水平提高的可操作性措施
1.加强宣传力度，从上到下提高档案意识。从高校的主要负责人就要重视本校的人事档案管理工作，加强宣传的力度，在思想上，从上到下提高教职工的人事档案意识。赢得广大教职工在工作上给予支持和搞好协助工作。主管领导要切实率先垂范，对本校的档案管理的工作开展情况不定期进行询问，及时了解现实中存在的问题，并积极与学校主动沟通，求得最佳解决方案。在人员队伍的组织上，在制度上的建立和健全上给工作的开展以确实的保证。高校在人员配备上，在档案管理的专业度上给予保证，在档案管理的物力和财力上给予一定的倾斜，确保人事档案管理工作的正常运转和发展。加深档案管理意识，在高校的人才引进和晋升的制度改革中，积极协助学校提出决策意见，为学校的改革和发展提出可参考的、富具前瞻性的建议，增强高校人事档案管理的综合信息服务职能。为高校的稳步发展做出相应的贡献。
2.建立健全人事档案管理制度，贯彻落实到位。高校建立本校特色的人事档案管理制度，力争将本校的人事档案管理工作，发展为制度化和规范化。已经建立的制度，由于时展高校的扩招导致人数增多，在管理上难免出现新问题，这就需要认真研究《干部档案工作条例》，以人事档案管理略助力高校稳步发展为出发点，对已经形成的各项人事档案管理制度进行完善和修订。比如在教职工档案的接收上，对教师调动档案的传递上，对在校职工档案的安全保管上，在相关部门对高校职工人事档案的查阅与档案材料的收集上，在上级部门联查对人事档案管理的审核上等，分环节分步骤地做出详细的规定，使高校的档案管理工作有章可循，在真正地贯彻和落实中做到有章可依，使高校在管理上实现规范化。
3.保证人事档案管理人员素质，提高准入门槛。高校人事档案案管理人员专人化，确保归档、建档工作人员在时间和精力上的全身心地投入。由于人事档案管理具有较强的专业性和技术性。在人员准入上提高标准，确保工作人员素养到位并做好培训和考核。
4.充分利用现代化科技手段，实施人事档案信息化。精选适合本校档案信息管理的软件，更新系统，设置访问权限，使人事档案信息公开网络化。为提升高校发展服务。
5.医学高校人事档案管理急需人力资源信息系统的开发。由于医学高校与其附属医院联系紧密，一些学校编制的教师在医院上班，而这些教师平时的管理考核也在医院，这就需要我们在人事档案管理时要加强与附属医院人事科的联系和合作。随着医学高校的不断发展，学校人员编制类型也进一步细化，有教师编制、科研编制、党政管理编制和实验教学编制等。复杂的人员构成给人事档案管理带来挑战，急需开发医学高校人力资源信息系统来增强实践性。总之，高校人事档案管理意义深远，需要在管理层面上迅速转型，变实体档案为虚拟档案进行信息化和网络化管理，将档案管理者发展为高校信息管理员，助力高校健康稳步发展。
参考文献：
[1]教育部.教育振兴行动计划[Z].
[2]罗红秋，李伟时.事业单位人事档案管理创新势在必行[J].黑龙江科技信息，2008，（15）.
[3]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考[J].云南档案，2008，（3）.
关键词：二级学院 档案 管理
0 引言
随着高等教育体制改革的不断深化，我校办学规模的不断扩大。二级学院档案管理工作也呈现了不少问题，本文根据我校二级学院档案管理中的问题，着重提出了一些具体的措施方法，以提高我校二级学院档案管理水平。
1 二级学院档案工作中存在的主要问题
1.1 对档案管理重视程度不够，档案意识薄弱，档案资料丢失严重。二级学院般都是在原有系的基础上建立起来的，长期处在教学的第一线，对档案的认识水平低水平，直接导致档案管理水平普遍偏低。不管领导，还是普通教职员工往往都只认识到教学、科研的重要性，而忽视对日常工作中形成的档案材料的管理，导致平时不注意档案材料的收集、整理，错误地认为档案工作就是对工作材料的简单整理、装订，把档案管理看作自己的额外工作，只有在上级机关检查时才临时突击，应付了事。部分教师甚至对档案的归档持抵触态度，有些人认为教学、科研成果属于自己，理应由自己保管，不应上交档案部门，有些人则为了查阅方便，常常将自己经手的文件材料据为己有不归档，给档案材料的收集增加了难度。有些二级学院档案管理职责不明确。有些兼职档案员总是强调客观原因，以在本部门承担着许多其它工作，难以抽出时间为由，把此项工作往后排，未及时将档案材料收集。有些二级学院没有配备专职档案员，管理人员忙于日常事务，容易错过了收集时间，导致档案的收集不全。
1.2 二级学院的档案管理过分依赖学校档案馆。一方面，目前高校档案工作还处于高度集中的管理体制，高校对二级学院档案工作过于集中管理。另一方面，二级学院自身管理制度不健全，档案员对于档案的管理在头脑中没有一个明确的概念。再由于档案员行政上受学院管理，业务上受高校档案馆的监督指导，相关的档案管理人员积极性不高。二级学院领导和工作人员对二级学院档案建设重要意义认识严重不足，认为档案管理和建设是学校的事，过分依赖学校的档案馆。
1.3 缺乏完善的规章制度。二级学院档案建设起步较晚，所以往往容易忽视工作的程序化、规范化，习惯于个案处理，按经验办事，没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则。①界限不清。二级学院产生的文件材料有的已列入学校档案室的收归档范围，有的则没有，因此，许多有保存价值的文件材料都处于散乱状态，被随意堆放，没有集中统一管理。②管理不细。对于已经收集起来的档案材料的管理混乱，不同类别、不同学年的材料被存放在处，不仅不便于查找利用，并且容易造成档案的丢失。③职责不明。二级学院虽都已配了档案管理员，但档案管理工的职责不明确。
1.4 二级学院档案管理人员索质不高。由于二级学院人员编制紧张，就产生了用人上的随意性，进而影响了其管理水平和效率的提高。二级学院的档案管理人员大多为兼职档案员，而兼职档案员往往身兼数职，难以全心投入档案管理工作。有的部门兼职档案员更是形同虑设，没能真正履行其职责。而二级学院兼职档案员变动频繁，新手不断，每个新到岗的兼职档案员对工作的热悉毕竟要有一段时间。二级学院的兼职档案员很少有机会接受档案专业培训，专业技术人员仅有极其微弱的比例，复合型的档案答人才极其贫乏。这客观上对二级学院档案归档工作造成很大影响，影响了归档进程及归档质量，制约了二级学院档案管理和建设工作顺利、有序进行。
2 二级学院档案管理的措施
2.1 采用科学的管理模式，提高档案管理水平。打破目前高度集中的管理体制，管理机构要由学校档案馆和二级学院档案室组成，可以根据学校和二级学院的条件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校档案馆为主体的集中管理与提供服务的模式。高校档案馆配置较高的网络服务器，建立专门的档案信息网站，通过Internet供校内外利用。每年资料上传时间由学校档案馆定，或由学校档案馆与二级学院商量决定。二级学院的档案员将可以上传的档案资料上传到学校档案馆的服务器上，二级学院要保证文件的准确性，并要尊重文件作者隐私权和知识产权。上传完毕后，由学校档案馆负责维护、管理。分散式管理模式是充分利用现有的网络资源，通过校内发达的Internet网络，把形成的档案信息，如博硕论文集、教学方法与经验等，通过网络向其它高校和社会各方面公布，以积极的姿态为利用者服务。二级学院每学年固定时间将收集完毕的电子版教学文件，经审查，上传至服务器上，并分门别类，定期更新维护。
2.2 提高档案意识、强化规范制度管理。加强对《档案法》的宣传和学习，对专兼职档案管理人员进行岗位培训，提高档案管理人员的业务水平，举办档案业务专题讲座，不断提二级学院领导和教职工整体的档案意识。要尽快建立健全收集档案资料的制度，特别是要对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等作出明确规定，以确保收集的准确、完整。要理顺内部管理关系，建立档案管理人员的岗位责任制，明确各档案员的分工，文件材料收集、整理和立卷归档工作责任到人。要加强对二级学院档案工作人员的监督检查工作，及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况，使档案工作的规范化，从源头就把好关。。学院档案的现代化管理应纳入二级学院办公技术现代化的统一规划，通过计算机网络对学院档案实现完整、准确和动态、立体的管理。
2.3 充分发挥二级学院档案管理特色。在档案管理方面，二级学院要努力突出自身的特色，才能更具价值。首先，大量反映二级学院发展的具体材料都是由二级学院进行管理。这些材料对学校档案部门没有归档的价值，但它体现了二级学院各方面、各层次的工作，反映了二级学院发展、壮大的历程，对二级学院来说非常的珍贵。其次，各二级学院的专业、学科都各不相同，各有各的特色，这就决定了二级学院在档案管理上也存在着差异性。
2.4 提高管理人员索质，搞好二级学院档案工作。建立一支结构合理、索质精良的专兼职档案管理队伍是前提。领导要重视高校二级学院档案工作的人事安排，有条件的可以安排专职的档案工作人员，应针对档案员不稳定的特点，采用“短、勤、快”定期培训和平时业务指导相结合的方法，提高其业务索质。请档案专业的专家、教授讲授档案基础理论知识和相关法律法规，逐步提高档案员的专业水平；请兼职档案员分批到校档案馆观摩，由经验丰富的专职档案工作人员结合具体案卷进行讲解和操作辅导，使之对档案材料的形成过程、分类归档、管理利用等环节有更自观的认识，这可以提高二级学院档案员的立卷和归档工作的专业化水平。
参考文献
[1]涂丛英.以校园网为依托.推进高校档案数字化建设[J].档案学研究.2005.(2).
[2]岑淑儿.高校二级学院档案管理初探[J].浙江档案.2005.(6).
