时间：2022-10-23 15:48:36
序论：在您撰写办公室工作建议时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
【关键词】办公室；行政管理；员工素质
1 办公室行政管理工作的重要作用
1.1 它是组织上传下达的咽喉
从行政管理角度看办公室工作，主要完成的是上级部门下达的各项行政工作，处理的是领导和各部门工作人员之间的关系。办公室是一个组织内的重要助手，其助手作用体现在：办公室结合本单位的实际情况来贯彻和执行上级机关部署的各项任务和工作，并且监督检查实施落实的结果。办公室是一个组织内的重要参谋，其参谋作用表现在：办公室工作人员的重要工作之一是深入员工，了解基层情况和需求，广泛听取基层意见和建议，及时向相关领导提出建设性意见，提出改进建议。
1.2 它是组织协调左右的纽带
办公室是一个综合性的办事部门，是保证组织正常运转的中介和桥梁。办公室在组织内通常大量地沟通上下工作，联系部门工作人员，通过对事务和工作人员的合理、及时衔接，来完成上级下达的各项任务。鉴于上级下达事务的时效性和重要性不同，办公室工作的重点就要放在快捷、周密，以及规范地对其进行传达和实施。随着工作节奏的不断加快，办公室协调左右的纽带作用也日益明显。作为组织服务的核心的办公室，办公室的天职是服务组织，立足于服务组织是办公室工作的主要特点之一。办公室的服务作用首先体现在为领导服务，办公室从属于相关领导机关，服务于领导是每个员工的工作职责。办公室行政工作就是为组织和领导提出科学合理、及时有效的意见和建议。其次是为组织和基层服务，办公室工作及时地掌握组织的决策方向和基层的需求情况，为解决组织和基层存在的问题出谋划策。最后是为员工服务，办公室工作中对外工作的部分即是为员工服务的体现。简言之，办公室是组织行驶服务职能的核心。
2 办公室行政管理工作的现状和存在的问题
2.1 办事效率低下，不能及时地上传下达
作为一个综合全面的办事机构，办公室行政工作在宏观层面，肩负着传达、执行、监督和服务等诸多方面的整体职能；在微观层面，担负着起草文件、处理文书、传递信息和进行接待等众多事务。通常是组织承上启下、协调左右和联系内外的桥梁和枢纽。在改革开放日益深化的今天，各组织的职能划分越发清楚、各司其职，各部门的分工也越发细致。@样的职能划分导致众多的机构办公室行政工作承担组织事宜，上级机关传达的任务和精神层层下达，中间经过众多的部门和人员，造成不必要的时间浪费。所以，随着办公室行政工作的细致划分，导致上级命令和精神下达的程序变得繁琐，时间花费更长，从而降低了办公室行政工作的效率。
2.2 办公室行政工作人员工作能力较差
办公室行政工作事务繁多而琐碎，因此有部分工作人员对待工作缺乏认真求实的精神，得过且过。面对上级下达的任务和精神，出现与自己意见相左的情况时，不能做到客观对待，主观上产生敷衍情绪，导致潦草处理的结果。同时，面对当今社会金钱物质等各方面的诱惑，部分工作人员不能正确对待，以至于步入的歧途。另外，还有个人能力方面的问题，有的工作人员办事马虎、缺乏严谨细致的品质，导致办公室行政工作的执行不能沿着预期的轨道进行和发挥作用。最后，办公室行政人员服务员工的意识不够强烈，甚至认为为员工服务是员工有求于自己，在工作中出现“摆架子”、“端姿态”的不良现象。以上这些办公室行政工作人员个人能力和品格方面的问题是他们工作能力不够、工作素质较低的体现，这些问题都有待在日常工作中不断改进。
3 做好办公室行政工作的建议
3.1 精简办公部门和机构，提高办事效率
要提高办公室行政工作的办事效率，首先要做的是精简办公机构和部门。减少中间部门的设置，才能使命令、精神的下达更加地快捷和有效。与此同时，办公室行政工作要切实负责起本业务系统的本职工作，每一环节的工作都及时准确地进行衔接和处理，才能做到各个机构部门的协调一致。各部门和机构只有找到并且认识清楚办公室行政工作的特定内容和职能，才能树立起全局观念，从而积极努力地为领导办事、为基层服务、为员工谋利。简言之，办公室行政部门要对机构的设置进行精简，各职能部门要各司其职，才能提高自身办事效率，以自己良好的“服务”形象，为组织内外“做实事”，为基层为员工“办大事”。
3.2 加强对办公室行政工作人员的培训，提升员工素质
作为办公室行政工作人员，为了适应办公室工作的新要求，首先要一如既往坚持学习，培养自己观察、分析和解决问题的能力。办公室繁杂的工作事务不仅要求工作人员要能高效处理好急需解决的事务，还要当好领导的助手和参谋。同时始终保持自己良好的工作态度，从被动工作逐渐转变为主动工作，探索做好行政工作的新方法和好路子。还要注重对新知识的学习、新问题的研究，用新的有用的知识去解决新的问题，做到与时俱进。最后，还要树立和加深全心全意为人民服务的思想，提高自己的服务能力，在繁杂的工作中甘于吃苦、乐于奉献、敢为人先，提高自己的工作能力和工作素质，充分发挥自己的价值。
4 结束语
办公室行政工作是一个组织机构不可或缺的工作环节，它对组织机构的正常运转和各项事务的顺利处理，起着承上启下的桥梁作用，是协调左右的纽带和服务工作的核心。但是现阶段办公室行政工作的问题在于，机构的繁复和人员的冗杂造成的办事效率低下、工作人员素质有待提高，以及外界社会认知的偏颇。针对这些问题，办公室行政机构需要精简和规范，以提高办事的效率；工作人员要不断学习、树立正确的思想意识，以更好地进行行政工作；同时，各机构部门要努力纠正外界社会的认知偏颇，使之成为自己完善工作的不竭动力。只有这样，才能充分体现和发挥办公室行政工作的积极作用。
【参考文献】
关键字：高校；院(系)办公室管理；对策
中图分类号：G451 文献标识码：A
1．高校院(系)办公室管理工作的特点
1．1事务繁杂
院(系)办公室的工作繁多复杂，但大体可分为教学管理和行政管理两部分。教学管理包含教务管理、学籍管理、成绩管理、教学档案管理、教学督导、教学工作量核算等内容，它不但要协助系部领导做好教学管理工作。还要协调与主管部门的业务关系，既要对教师、学生做到热情服务，又要对细小的工作一丝不苟、精益求精，否则就会给教学工作带来不便。行政管理除了教学管理外，其他工作原则上都要归并其中，诸如公文收发、会议通知、水电维修、设备维护、安全卫生、统计报表、日常考勤、津贴发放、教学办公资金的管理以及有关科室工作督促检查等，每一项工作看起来都很琐碎，但都很重要，缺一不可。
1．2组织和协调作用
院(系)办公室是系部管理工作过程中的中枢部门。从行政管理体系的纵向看，院(系)办公室面对下属各教研室及相关科室；从行政管理体系的横向看，院(系)办公室面对学校各党务机关和行政部门。为使系部所属各教研室在教学科研和其它活动中与学校各党务机关及行政职能部门思想、行动保持一致，就要通过院(系)办公室(在系部党政领导的指挥下)对全系部所属的各教研室及相关科室甚至各位教师进行协调，使全系部的各种活动统一到党及领导机关的总体目标上来。院(系)办公室在全系部的行政管理系统中所处的这个特殊位置，决定了它必须承上启下、联系内外、沟通左右，协调好各方面的关系，保证全系部的教学、科研工作及其它活动顺利进行和高效运作。
1．3参谋和智囊作用
院(系)办公室的首要工作是经常参与研究系部里的重大问题，及时向系部党政领导反映情况，并提出建议。特别是在学校内部体制深化改革的过程中，系部作为办学主体，会有许多新的决策要出台。这些新的决策，一方面要以学校的规章制度为依据，另一方面还要借鉴其他高校及校内各系的经验，同时更要结合本系部的实际情况及专业特色来制定适合本系部发展的策略。因此在系部党政领导决策之前，院(系)办公室应该协助领导调查研究，搜集信息并加以分析，综合各方面的情况，提出可供参考的建议和方案。因此，要十分重视做好日常信息的搜集和整理工作，掌握信息要及时并且准确，要善于捕捉到那些超前信息和执行政策的反馈信息。前者可以帮助党政领导超前决策。后者则可以总结经验教训，使决策不断趋于完善。
2.新时期高校院(系)办公室管理遇到的问题
在高等教育改革与发展步伐不断加快的今天，我国高校建设正面临着诸多方面的挑战。高校在扩大办学规模、加快科研教学设施建设、提高办学质量和学术声誉、改善师生员工学习生活条件等方面压力更大，任务更为艰巨。学校的全面改革与建设是一个庞大的系统工程，它涉及到学校管理的方方面面。作为服务于高校各项事业发展的院(系)办公室也必然面临着挑战。认清以下几方面挑战，将对高校的全面发展起重要作用。
2．1办公室职能和目标模糊不清
高校院(系)办公室要发挥其最大的功效，为领导和师生员工提供一流的服务，在高校改革与发展中起到更大的作用，就应当先明确院(系)办公室应有的职能和应达到的工作目标。而职能与目标又不是一成不变的静态指标，随着各种新问题的出现，院(系)办公室职能与目标都会有相应的改变，尤其是工作目标，其动态性更加明显。在实际工作中，高校院(系)办公室很多时候只是按部就班地完成日常工作，就很难解决一些需要创新思维和充分发挥主观能动性的问题。一些不断涌现的新业务，看似与办公室管理无关，实际上仍是院(系)办公室业务的扩展。而一些看似归属院(系)办公室管理的工作，实际上又不属于其管辖范围，院(系)办公室人员极易“越俎代庖”，这一切都从一个侧面说明高校院(系)办公室存在着对职能与目标认识不清的问题。
2．2办公室工作人员整体素质不高
办公室工作要讲高效率、高质量，这是现代化社会发展的客观要求。工作效率包括两个方面的内容：一是办事速度，二是办事质量。只有在保证办事质量的前提下，加快工作速度，才是真正的高效率。高校院(系)办公室工作人员只有具备过硬的政治素质、熟练的业务能力、扎实的工作作风，才能满足工作的要求。但现实情况是部分院(系)办公室人员素质起点较低，得到培训与学习的机会又少，他们在思想、业务各方面与高校管理的需要还有一定的距离。主要表现在：一是思想政治方面的挑战。作为高校院(系)办公室人员如果没有良好的政治素质，工作就没有方向性，处理事情就难依法办事和依据政策办事。一是工作态度方面的挑战。如果办公室人员工作态度不端正、服务意识淡薄，那么就会办事拖沓不积极，能推就推，而一但触犯到他们的个人利益又立刻会暴跳如雷。三是业务水平方面的挑战。高校院(系)办公室人员的业务水平高低是与其自身所掌握的专业技能直接相关的。这就要求他们必须了解高校的运作过程、本专业设置、教学过程、科研工作、学生工作、人事工作等等，通晓教育行政管理知识，掌握高校教育教学的发展规律。
2．3高校办公室管理缺乏有效的运行机制
在实际工作中，高校院(系)办公室工作往往处于被动状态，突出表现在工作“四靠”，即靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行政命令指导工作和处理问题，工作的计划性和针对性不强，“忙乱”现象十分突出。究其原因，主要是缺乏一套健全的管理制度，难以形成办公室工作人员共同遵守的办事规程和行为准则；缺乏一套行之有效的办公室工作评估制度和激励机制；缺乏自我评价的标准和方法等等。导致工作处于无序状态，整体工作水平提升缓慢。
2．4高校办公室管理方式和手段滞后
随着高等教育水平的不断提高，高校正进入一个全方位的网络环境。信息化专业的飞速发展，使计算机和相关技术得到广泛应用，给社会的发展提供了前所未有的动力。目前，各行各业都在向信息化方向发展，高校院(系)办公室也不例外，这无疑对办公室提高工作质量和服务水平提出了更高、更新的要求，尤其是对办公室处理信息的系统性、时效性要求越来越高。高校院(系)办公室现有的办公设备设施落后，以及传统的工作方法和模式，显然已经难以适应信息化社会发展的现实需要。实现高校办公室办公手段的自动化、信息化、网络化，成为提高管理水平和工作效率的迫切要求。
3．如何改进和完善高校院(系)办公室管理
3．1认清职能，明确目标，更新观念，提高认识观念是行动的先导。作为高校管理的基层部门首先应当明确院(系)办公室的具体业务内容，明确指定各办公室人员的职责，科学制定工作计划，形成办公室管理目标体系。其次，社会的日新月异和教育的长足发展，办公室传统的埋头闷干、奉命撰文、照章办事等简单的服务方式已不能适应当前高校的发展形势，要求办公室人员随时代的变迁不断树立新的管理观念，才能顺利完成新形势下的新任务。第三、高校院(系)办公室尤其要树立管理上以人为本、丌拓创新、团结协作等观念、树立智能型服务、超前服务的目标，强化服务意识，努力提高办公室工作水平和效率。
3．2强化人员素质与技能，提高服务的质量和绩效
办公室人员素质的高低，是能否做好服务工作的前提和基础。政治思想是做好工作的前提，业务知识则是做好工作的基础。因此，高校院(系)办公室人员首先应当加强政治理论学习和党性修养，提高思想认识水平。尤其要认真学习邓小论，深入学习、领会江总书记“三个代表”重要思想的丰富内涵，有针对性地倡导全心全意为师生员工服务的理念。通过党性教育，提高办公室人员的思想认识，增强办公室的服务意识。只有学习和掌握这些科学理论，才能使办公室人员站得高、看得远，增强服务的主动性，从而有效地提高办公室的工作水平、质量和绩效。其次，高校院(系)办公室人员应当提高文化素质。合理的文化知识结构和广博的知识，是视野开阔、思想敏锐、富于开拓创新的前提。办公室人员只有全方位地提高文化素质，才能全面提高文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、自理突发事件的应变能力、操作现代化办公设备的能力，从而提高办公室的服务质量和绩效。第三，高校院(系)办公室人员还必须提高业务素质。业务素质是顺利完成岗位工作任务的根本保证。随着科学技术的发展，知识更新的速度日益加快，办公室人员必须具有超前意识，树立终身学习的理念，不断提高自身的业务素质，更新知识，掌握办公现代化管理的方法和手段，从而适应不断复杂化的高校管理工作。
3．3 以人为本，做好本职工作
高校院(系)办公室作为一个综合性的基层单位，教师也常常把它作为了解信息、沟通情况、交流思想的场所。因此，高校院(系)办管理人员尽量处理好与教师的关系，做教师的知心朋友，向教师虚心请教，尽可能地为教职工提供方便，为生活排忧解难，配合工会做好教职工生老病死等慰问服务工作。高校院(系)办公室还承担着学生的学籍管理、成绩管理工作，不同年级、不同专业、不同性格的学生常常要到办公室咨询各种情况，办理成绩打印等手续，院(系)办管理人员以爱心对待学生，给予理解与关怀，真诚地服务于学生。高校院(系)办作为窗口，还时常有其它部门或单位的人来咨询、联系工作。对这些来宾，系办管理人员力尽地主之谊，热情接待，详细解答，妥善安排，以塑造系部的良好形象。
3．4逐步实现办公自动化
办公自动化是以电脑为核心复杂的“人一机”信息处理系统，它集管理、控制、服务等功能于一体，目前已步入到统一的大型智能信息集群管理服务系统办公时代。院(系)办公室通过采用计算机网络办公，可摆脱长期以来基于纸质的传统办公方式，逐步实现向依托计算机网络和电子数据的无纸化办公的根本性转变，实现办公室工作事务的信息化、自动化、系统化、网络化。真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。第一，可利用校园局域网，查阅、接收校各行政部门的发的通知、文件材料，并将这些通知及时通过网络转发给有关领导和师生，就可以大大降低人力、物力的消耗。第二，教师可通过网络将考试试卷发送到考务部门直接印制，将学生成绩直接发送到教务部门，这样方式快捷、准确。第三，在学籍管理方面，教学秘书可在院(系)的网页上将本院系的各年级学生的课程课表、考试信息、成绩等公布出来，师生可通过网络查阅自己所需要的信息。第四，建立院(系)领导意见箱，让广大师生员工参与院(系)管理，使院(系)管理真正做到公开化、民主化。
总之，在新时期，高校院(系)办公室人员要切实做好办公室的工作，必须了解办公室工作性质、作用、特点以及应遵循的基本原则，解放思想、更新观念、与时俱进，转换角色和转变工作作风，强化办公室的服务意识。增强服务功能，从而促进高校院(系)办公室管理的科学化、智能化、信息化、自动化、网络化，主动、高效、优质地做好办公室工作，使之真正起到管理枢纽和桥梁的作用。
参考文献：
1.程振响、刘玉驹《学校管理新视野》南京师范大学出版社 2004年7月
2、孙荣．《办公室管理》 复旦大学出版社．1999．【M】
关键词 新形势；农业科研院所；办公室工作；挑战；建议
中图分类号 C931.4 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2017）05-0250-03
随着市场经济快速发展和政治经济体制改革不断深入，我国经济社会发展呈现出一些新的特征：经济增长模式告别简单粗放、经济增长速度趋于平稳适宜、电子信息技术飞速发展、政府作风趋于阳光透明、社会发展呈现科学高效，今天的我们已经站在了新的历史起点上。
办公室是单位负责人实施科学决策和有效领导的综合办事机构，是一个单位沟通上下、联系左右的桥梁和纽带，也是展示单位形象的“窗口”，肩负着调查研究、督察督办、参谋服务、综合协调等重要职能，其工作关系千丝万缕，错综复杂。随着我国经济社会发展进入新形势，农业现代化建设进入新阶段，农业科技创新也面临许多新情况、新问题。如何适应新的形势，与时俱进为单位搞好优质服务，成为摆在办公室人员面前迫切需要解决的问题。
1 山西省农业科学院办公室概况
山西省农业科学院办公室目前下设行政文秘、机关财务、宣传报道、档案管理4个科室；共有在职职工14人，其中，主任（正处级）1名，副主任（副处级）1名，行政文秘科5人，机关财务科3人，宣传报道科1人，档案管理科3人。
1.1 行政文秘科主要职责
督查院属各部门、各单位贯彻落实院行政决策和工作部署；组织协调需多个部门共同办理的综合性行政工作；负责组织起草以院或院领导名义发出的报告、总结、决议、通知、意见、函等文件，组织拟定全院性的规章制度，组织撰写行政管理事项的通告等；负责外单位来文的签收、批办、留存、归档等工作；负责机关各行政处室发文的登记、留存、归档等工作；负责院章、院长名章等公章的用印及保管；负责介绍信、证明等便函的开具；负责全院作息时间调整及国家法定节假日机关职工的排班值班工作；负责全院计划生育、保密、接待等工作。
1.2 机关财务科主要职责
组织制定本单位的财务、会计制度并负责贯彻执行；组织开展会计核算和会计监督；监督各项资金的使用和分配，负责转账和开具现金凭证，负责记账凭证的汇总；负责应收、应付款的结转和清理工作并负责登记往来账；负责各职能处室业务费、各项目资金的记账工作并监督各项资金的使用情况；负责本单位工资的核算工作，监督并管理工资资金的使用情况；负责审核报销机关职工差旅费；负责固定资产明细账的登记工作，核算本单位固定资产的增减变动情况；负责本单位财政国库支付系统工作等。
1.3 宣传报道科主要职责
负责全院信息公开工作；负责全院各类科研新成果、新技术、新产品的宣传报道工作；负责办公室日常新闻的工作；负责与电台、报纸等新闻媒体的联络和沟通工作；负责“京津冀晋豫蒙农（牧）科院六院信息”中本单位信息的收集、编写工作等。
1.4 档案管理科主要职责
负责院机关档案的收集、整理、立卷和归档工作；负责对院属各单位档案工作的指导和监督工作；负责本部门各种门类和不同载体档案的统一管理工作，维护档案的完整、准确和安全；按照规定向有关档案局移交档案材料；负责档案统计工作；负责对档案（资料）的保管状况进行定期检查核对，对破损的档案及时进行修补、复制或其他技术处理等。
2 面临的挑战
2.1 人员配备不齐
2012年以前，办公室有正处1人，副处3人，正科、副科及科员21人。近几年，随着事业单位机构改革，农科院内设机构做了部分调整，加之老员工逐u退休，办公室人员变动较大。目前，只剩1名正处、1名副处、12名科级人员，人员总数较之前减少11人，现有人员大多身兼数职。在如今形势日新月异、工作任务日益繁重、工作要求不断提高的情况下，办公室出现严重人员紧缺问题。
2.2 统筹意识淡薄
办公室工作的服务性和从属性，容易使人形成程式化的思维和处事模式[1]。面对琐碎繁杂的事务性工作，办公室人员习惯自我定位成“办事员”，每天忙于日常性的事务和领导交办的任务，很少从整体上思考布局和主动进行超前规划。
办公室的工作虽看似零碎、繁杂，但总结下来，也不乏时间性和规律性。如每年的全院工作会议、干部述职大会、公开招聘会议、全院汇报大会等会议的召开及个人总结、部门年度总结、《山西年鉴》《山西经济年鉴》等材料的撰写，都有固定的时间安排，需做的准备工作也大致相同。相关工作人员完全可以早做准备，但因习惯了被动等待领导分配，往往在这些任务突然来临时措手不及。
2.3 不重视沟通协调工作
沟通协调是办公室的一项重要工作，单位的上下之间、部门之间、内外之间往往会出现许多矛盾和冲突，这都需要办公室人员通过精心、细致的沟通协调来解决。
在现行的行政管理体系中，山西省农业科学院各职能部门间按层次型功能框架建立，各领域保持独立，无责任关系，但在很多情况下，文件的传达、会议的召开、规章制度的落实、材料的上报等都涉及到若干部门，如果没有各个部门间的良性沟通与合作是不可能完成的。有一次省督导组给院办公室打电话让上报单位现任领导的住房数与住房面积、领导干部办公室的使用面积和综合办公楼的使用情况、机关公务用车的使用情况及机关全体在职人员的花名册等材料，这些材料分别由院办公室、党委办公室、组织部、人事处、后勤处等多个部门掌握，由于时间紧任务重，办公室的同志与其他部门的沟通工作做得不够充分，导致在上报时有2个部门出现相互推诿的情况，耽误了工作进程。
2.4 形象化建设亟待加强
办公室是单位的窗口，其点点滴滴都影响着单位的整体形象和声誉，反映部门的能力水平[2]。办公室的工作对象广泛而复杂，涉及方方面面的问题和公共关系，稍不注意就有可能损坏单位的整体形象。院属各单位职工或外单位人员到单位办事，一般都会先去办公室，办公室人员的一次接待洽谈、便函开具、印章使用，甚至一次电话的受理等，都能从一个侧面反映出单位的思想作风和精神风貌，甚至反映出单位的工作效率。
每年开春，行政办公室每天都要接听几十个甚至上百个咨询电话。有一次，该科室工作人员因一直忙于接听咨询电话而耽误了手头的工作很是恼火，竟与来电咨询的员发生争吵，导致双方都很不愉快，单位形象也因此受到损害。办公室的部门性质和工作特点容易使人产生较大压力，甚至产生烦躁情绪[3]，如何处理好日常工作和维护单位形象是办公室人员今后都应该注意的问题。
2.5 办公自动化发展程度低
随着信息产业飞速发展，办公自动化的程度越来越高，传统的办公条件逐渐被计算机、通讯网络等先进技术所取代。如今，山西省农业科学院每个办公室都配有计算机等一些现代化设备，但由于缺乏系统的学习和培训，也没有专门的办公室管理软件开发人员和设备维护人员，大部分部门信息利用程度较低，办公自动化程度普遍不高。比如山西省农业科学院有30家下属单位，其中有11家分布在太原市以外的地区，每次为领取一份文件或上报一份材料，都需派专人前往，浪费了大量的人力、物力和财力，严重影响了工作效率。
3 工作建议
新形势下，要在立足本职岗位和为全院事业发展服务的基础上，转变思想、改进作风，大力提升行政办公水平，积极履行好“参与政务、处理事务、搞好服务”的职责。
3.1 配齐人员，提高素质
按岗定编，配齐人员，扭转一人多职的工作现状。通过公开选拔、民主推荐、调任、公开招聘等方式增加2名副处级干部和若干名干事，明确其岗位分工及职责。同时，制定合理的办公室工作人员专职化发展方案，逐步实现办公室人员的专职化。
办公室人员素质的高低是能否做好各项工作的前提和基础，要注重办公室人员综合素质的培养和提高。一是要提高政治理论素质。作为办公室的成员，要不断学习党规、政策法规、系列重要讲话精神等，不断提高自己的党性修养，以科学的思想武装头脑，在工作中把握正确的政治方向。二是要提高文化素质。合理的文化知识结构和广博的知识是视野开阔、思维敏锐、富于开拓创新的前提[4]。面对日益严峻的形势挑战和不断复杂化的工作内容，办公室人员应不断学习，建立起层级的知识储备和开放性的知识结构，为做好各项工作打好文化基础。三是要提高业务素质。随着科学技术的发展，知识更新的速度日益加快，办公室人员必须树立终身学习的理念，不断提高自己的业务能力，掌握综合分析、组织协调、现代化办公管理等方法和手段，从而适应不断复杂化的管理工作，顺利完成岗位工作任务[5]。
3.2 树立超前意识
办公室所处的地位和职能作用决定了其工作大多是服从性的，但这不能与被动性“划等号”。要做好办公室工作，必须发挥主观能动性，增强超前意识。对年终汇报会议、全院年度工作会议等规律性和周期性的工作，要提前准备，超前谋划，增强主动性；对全院的重点工作，以及主要领导的“关注点”、院属单位的“闪光点”、职工群众的敏感点等，要主动开展调研并及时跟进，调查了解进展情况及存在的问题，为领导决策提供参考意见；对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。
3.3 提高沟通协调能力
办公室工作千头万绪，做好部门之间、上下级之间、内外之间的沟通协调工作，对处理好办公室事务非常重要。首先，要当好各职能部门间的沟通协调者。办公室要从既维护全局利益又保护部门工作积极性的角度做好沟通协调工作，主动而不专擅越权，发挥好中介和桥梁作用，保证部门之间形成合力，避免不必要的扯皮和内耗。其次，要当好上下级之间的沟通协调者。要了解清楚上级的意图和工作要求，以便更好地传达落实，同时也要注意关注基层动向，广泛听取职工的意见和建议，实事求是地向上级进行反馈。三要当好本单位与外单位的沟通协调者。与外单位进行协调时，要采取积极措施，注意增进友谊、互通情况、合作交流，以得到社会各界的支持和帮助，为单位发展创造一个和谐的外部环境。
另外，在进行沟通协调时应注意以下几点：一是原则性。凡事都要坚持原则，讲究公正，照章行事，以理服人。二是谋略性。对各种矛盾都要深入调查，弄清事情的来龙去脉，不随便发表意见，不乱表态。三是灵活性。面临矛盾，要灵活应变，做到坚持原则不呆板，灵活处理不乱套[6]。
3.4 加强形象化建设
办公室是单位的“门面”，是代表领导同志处理问题、办理事务、反映领导意图的“窗口”，时刻体现着单位的形象和风貌，在工作中须高度重视办公室形象化建设。要努力做到不让领导交办的事项在手中延误、不让办理的文件在手中积压、努力避免各种差错和失密现象发生；要热情接待每一位来访者，耐心答复他们咨询的问题，切忌给人留下“门难进、脸难看、事难办”的印象，积极塑造办公室求真、务实、高效、和谐的良好形象。办公室的每一位同志也要珍惜在办公室工作的机会，立足本职，尽心竭力做好每一项工作，不嗵岣咦约旱囊滴袼刂剩努力做到博学、勤奋、求实、快捷，为维护办公室的良好形象做出自己应有的贡献。
3.5 推进办公自动化系统建设
计算机的普及和互联网的飞速发展为办公自动化提供了丰备的物质条件，合理高效利用现代网络技术，大力提高行政办公效率，已是形势所趋。办公自动化是一项系统工程，运用规模越大，功能配套越好，应用效率就越高，效益就越大。农科院院机关办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和行政服务等繁重工作，与院领导、机关各部门、院属各单位等都有着不同程度的联系，充分利用网络信息化技术，可大大降低行政运行成本，提高行政办公效率和行政管理水平。
首先要引进先进实用的办公软件，建立公文管理、会议管理、领导日程管理、部门事务处理等模块，把日常工作中文件的收发、起草、归档、查询，领导日程安排、信息收集上报、接待安排、督查、会议室管理、领导用车管理、部门请示报告审批等都纳入到模块中，并邀请专人进行软件使用、测试及维护等方面的培训；其次，在系统建设与应用的过程中，办公室的每一位成员都要提高自觉性，增强主动性，带头熟练掌握系统的操作流程，带头运用办公自动化系统，带头执行电子公文运行的管理规范，做办公自动化学习、使用和推广的楷模[7-9]。
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[7] 杨廷慧.煤矿企业办公室管理工作存在问题及对策[J].东方企业文化・企业管理，2012（7）：66.
高职院校办公室工作水平提高效率
伴随着高职院校管理体制的改革，高职院校的作用逐渐变大，任务量逐渐增多。为适应新形式下高职院校的发展现状，提高职院校办公室的工作水平势在必行。一旦高职院校办公室的工作水平得到着实有效的提高，那么学校整体的运行就会变得更加良好，有利于提高学习整体的办学水平，提高高职院校的综合实力。但是就目前高职院校办公室的现状来看，其工作水平、工作效率令人堪忧。所以提高职院校办公室的工作水平，整顿高职院校办公室的工作作风，是新形势下的必然结果。
一、加强道德教育，提高专业素质
由于高职院校体制的改革，学校对办公室的工作人员的数量有了更多的需求。极度膨胀式地吸纳高职院校办公室人员所导致的必然结果，是工作人员道德水准低下，专业素质较差。若想进一步提高高职院校办公室的工作水平，必须培养一批专业素质过硬，思想道德品质优良的工作团队。
1.加强思想道德教育
高职院校办公室的工作人员的工作直接面向的工作对象，就是进入到高职院校读书的每一位大学生，工作人员的行为举止时刻影响着学生的行为规范。作为一名高职院校办公室的工作人员应时刻注意自己的行为，为大学生做出表率作用。学校应定期举办思想政治教育理论课程，其听课对象不仅包括每一位大学生，更应该包括每一位高职院校的工作人员，通过思想政治教育课程的培养，提高工作人员的思想道德修养。坚定每一位工作人员的政治信念，提高政治素质。树立起马列主义世界观，以科学的世界观指导日常工作。只有高职院校办公室工作人员的思想转变过来，才能够有效地提高高职院校办公室的工作水平。
2.提高人员专业素质
现如今，国家和社会对高职院校办公室人员的要求越来越高，不仅需要处理日常事物，而且还要兼顾各方运转，所以高职院校办公室的工作人员必须具备过硬的专业素质。经过长时间的实践证明，办公室人员所掌握的知识越多，掌握的知识面越广，其工作效率越高，工作能力越强。所以，高职院校办公室的工作人员必须自觉学习科学文化知识，定期接受社会和学校组织的专业素质培训。同时在休息的时间广泛阅读各学科的专业书籍，如“政治学、经济学、社会学、哲学等”。只有在每一位高职院校办公室的工作人员的专业素质提高的前提下，高职院校办公室的工作水平才会稳步提高。
二、转变旧观念，树立新意识
随着高职院校改革的不断深入，原有的一些问题和矛盾不断地被解决，高职院校的发展进入了一个新的历史时期。同样的伴随着改革的推进新的问题也不断的产生。这就要求高职院校办公室转变原有的思想观念，树立起新形势下的新意识。以便更好地解决高职院校运行过程中产生的新问题，提高高职院校办公室的功能工作水平。
1.提高责任意识
前文提到过，高职院校办公室的工作人员直接面对的工作对象就是学生，肩负着学校和学生的各项工作，可以说责任重大。所以，每一位高职院校办公室的工作人员必须提高责任意识，树立起为人民服务的工作作风，求真务实的工作态度。在自己的日常工作中，认真完成自己的本职工作，决不能偷奸耍滑。只要高职院校办公室工作人员的责任意识提高，提高高职院校办公室的工作水平便会更进一步。
2.加强服务意识
众所周知，高职院校办公室的主要工作性质可以总结为服务于各方。不仅要服务于学校，服务于学生，更应该服务于社会，服务于国家。高职院校办公室的工作人员不仅仅是学校的工作人员，还是学生的公仆，只有工作人员真正的意识到这一点，才能够切实有效的提高服务意识。所以，高职院校办公室的工作人员必须加强服务意识，任劳任怨、勤奋工作，不断提高专业素质，更好的为人民服务，提高高职院校办公室的工作水平。
三、建立健全科学的规章制度，实行科学化管理模式
高职院校办公室必须建立起完善的规章制度，用来规范工作人员的行为准则。建立起严格的监督机制，合理的奖惩机制，提高工作人员的工作效率，提高高职院校办公室的工作水平。并且建立起科学有效的管理模式，使得每一位工作人员在更为宽松愉快的模式下工作。这样，高职院校办公室的工作水平必将提高。
1.建立健全科学的规章制度
高职院校办公室的工作人员工作效率的提高离不开完善的规章制度的保障，建立起合理严密的规章制度，可以规范工作人员的日常行为，让工作人员了解自己的工作范畴，严格按照规定工作。不越权，不偷懒，在规定的时间内完成自己的分内工作。并且学校根据工作完成质量、时间等标准进行奖励。如此一来，高职院校办公室工作人员的热情将会得到空前的高涨，工作水平的提高会更加快捷。
2.实行科学合理的管理模式
在合理的规章制度下，实行科学化的管理模式，提高每一位工作人员的工作效率，对高职院校办公室工作水平的提高也起到着关键的作用。如果每一位工作人员都能够按照科学的模式，按部就班的进行自己的本职工作，那么其工作效率必将会得到很大的提高。而且办公人员在科学管理模式下的工作，其犯错误的概率也将会大大降低，从而提高高职院校办公室的工作水平。
高职院校办公室工作水平的提升，有利于促进高职院校的整体水平的发展。现如今，国家高素质人才的要求越来越高，而高职院校承担着培养高素质人才的任务，可以说高职院校的任务相当重要且艰难。高职院校办公室作为高职院校的核心机构，提高其工作水平、工作效率也就成为了高职院校发展的重要因素。只有加强对办公室工作人员的管理，培养出思想道德良好、专业素质过硬、思想观念先进、严于律己、刻苦工作的工作人员。并建立起严密的规章制度，实行科学化的管理模式，尽力健全监督制约机制，才能够长足有效地促进高职院校办公室的工作水平。
参考文献：
[1]张丽丽.加强高职院校办公室管理工作[J].企业家天地，2011，（01）.
一、政务督查工作目的
紧紧围绕区委、区政府的中心工作，通过督促、检查、协调、反馈等手段，及时了解情况，反映问题，提出建议，维护政令畅通，确保上级和区委、区政府各项决策、工作措施的贯彻落实。抓落实是政务督查的出发点和落脚点，要把抓落实贯穿于政务督查的全过程，在落实中抓督查，以督查促落实。
二、政务督查工作原则
（一）依法督查原则。严格依照法律法规、规章规定，开展政务督查工作，坚持令行禁止，维护党和政府的权威性。
（二）客观公正原则。坚持从实际出发，实事求是，全面准确地了解情况，客观公正地处理和反映问题，防止以偏概全，杜绝弄虚作假。
（三）注重实效原则。着眼于及时有效地解决问题，认真扎实地抓好各项督查事项的落实，防止和克服形式主义。
（四）分级办理原则。认真履行各级政府及其部门的督查工作职责，做到逐级负责，分工协作，分级办理，积极负责地完成区委、区政府交办的督查任务。
三、政务督查工作方法
根据督查工作实际，注意方法和策略，做到四个结合：（一）专题督查与调查研究相结合；（二）重点督查与专项督查相结合；（三）催报检查与分析核实相结合；（四）现场督办与电子政务相结合。
四、政务督查主要范围
（一）对区委、区政府重大决策和重要工作的部署贯彻落实情况进行督查。
（二）对全区经济社会发展目标考核任务和重点产业项目推进情况进行督查。
（三）对领导批示件和区政府办文单的落实情况进行督办。
（四）对人大及其常委会决定或决议的落实情况，人大代表建议、政协委员提案的办理情况进行督办。
（五）对省、市、区级领导信箱办理事项进行督办。
（六）对人民来信的回复情况进行跟踪督查。
五、政务督查工作程序
（一）督查事项提出。区政府及区政府办公室向各街道、各部门提出督查事项的形式包括：1、通过召开会议、文件，提出督查事项；2、根据领导要求，向有关单位发出《南京市*区人民政府办公室政务督查通知》、《南京市*区人民政府办公室办文单》、《领导信箱转办件》等书面通知，提出督查事项；3、通过电话及其它形式向有关单位提出督查事项。
（二）督查事项办理。承办单位接到督查任务后，要高度重视，建立责任制，明确经办部门和人员，认真及时办理，按时按要求报告或反馈办理结果，做到“有交必办，有办必果，有果必复”。对重大督查事项，主要领导要亲自抓。在办理过程中，主办和协办单位、各部门之间要加强协商沟通，遇到自身无法解决的问题或不能按期完成时，要及时向区政府办公室报告，说明情况，以免延误办理。
（三）督查事项催办。督查事项下达后，区政府办公室将进行跟踪催办。对一些重要的督查事项，由区政府办公室组织有关部门和人员，进行专题督查，必要时组成督查组，由区领导带队亲自督查，以确保按时按要求全面落实到位。对未按时限回复或办理结果不符合要求，以及根据工作需要或区领导要求需进一步办理的，要进行跟踪督办。
（四）督查事项反馈。各承办单位要按照《关于印发〈南京市*区办理建议提案工作的规定〉的通知》（*委办发〔2003〕21号）、《关于印发“区委书记、区长信箱”管理暂行办法的通知》（*委办发〔20*〕80号）和《关于进一步规范领导信箱办理工作的通知》（*政办发〔2009〕73号）等文件要求，根据办理要求和时限规定，及时反馈办理落实情况。
（五）督查结果通报。为确保督查质量和办理效果，区政府办公室定期以《政务督查》、《督查专报》形式对全区督查工作情况进行通报，对办理成效好的单位进行表扬，对不符合办理要求的进行通报批评。
（六）督查资料立卷归档。各街道、各部门要建立和健全督查文书管理制度，督查工作形成的材料要按公文处理规定立卷归档。
五、督查工作的组织领导
（一）区政府办公室是区政府督查工作的牵头部门，负责对全区政务督查工作的组织、指导、培训、协调和检查。
（二）各街道、各部门要高度重视，把督查工作放在突出位置，各承办单位主要负责人是本区域和单位政务督查工作的第一责任人，并要明确一名负责人分管政务督查工作。
为进一步加强建议、提案的办理工作，根据州政府《关于对人大代表建议、政协委员提案工作实行目标管理的通知》要求，州局经研究快定，制定办理好州人大、州政协交办的建议、提案主要措施如下：
1、要充分认识办理好建议、提安明确重大意义。建议和提案，可以说是人大代表、政协委员的心血和汗水，寄托着人民群众的希望和期盼。办理好人大代表、政协委员的建议、提案，有利于政府了解民情，洞察民意，吸收民智，推进决策的科学化民主化；有利于开阔眼界，理清思路，创新工作。
2、建立责任制。建立以局长为第一责任人的办理建议、提案负责制，明确承办科、室为责任人，法制科要定期做好催办、督办工作。要把建议、提案办理工作，当作重要职责，摆在重要议事日程上。局领导要亲自参与，在交办部署、调查研究、协调问题、走访征询和答复审核等环节上，要认真抓好，严格把关。
3、局领导对重点督办建议和提案要直接主持办理，直接走访代表、委员，听取他们对办理工作的意见和建议。不断提高议案、提案办理质量，不断提高代表、委员的满意率。
4、要以负责的精神办理每一件建议、提案。要把建议、提案办好，从承办科室负责人到具体承办人都必须有对人民代表、政协委员负责的精神，认真细致地做好办理工作。要防止简单化，杜绝搪塞应付、敷衍了事，克服和避免办理工作“文来文往"的现象。
5、要按照“解放思想，实事求是，与时俱进"的要求开展建议、提案办理工作，并不断提高承办质量。属于前瞻性的问题，要在深入调查、认真分析、充分论证的基础上，提出供上级决策的意见。属于眼前性的问题，能解决的要抓紧解决，不能拖着不解决；一时不能解决的要充分说明理由，告知解决的目标、措施和步骤以取得理解和支持；不能解决的也要把道理和情况讲清楚，确保办理质量。
6、注重办理实效，做到真办、实办。要把落实相关质量技术管理的提案、建议贯穿于办理工作的全过程，把解决问题作为第一要务。
7、建立沟通和联系制度，提高办理的透明度。要求承办科、室责任人通过各种渠道与州人大代表、州政协委员密切联系，准确理解代表和委员的要求。建议、提案的面复率要达到100％，满意率要达到100％，结案率100%。
8、自觉接受监督，提高办理水平。要求办理人员加强与人大代表、政协委员的沟通的同时，自觉接受州人大代表、州政协委员的监督，认真学习州交通局、州监察局和吉首市政府等单位办理工作的先进经验，不断改进办理方法，全面提案办理水平。版权所有
9、要督促检查。法制科、办公室要加强对办理工作的督促检查，经常了解办理工作的进展情况，加强联系、沟通和指导。该调研的要调研，该协调的要协调，该面商的要面商，确保议案、建议和提案办理的每一个环节都落到实处。把建议、提案办理工作的问题解决率、面商率、满意率和按期办结率“四率"情况，作为部门一项重要考查内容。对代表、委员反馈意见不满意的，要进行督促重办；对办得好、做出成绩的，要给予表彰鼓励。
关键词：高校；办公室；工作效率；提升建议
为了满足教育领域改革的相关要求，高校应当高度重视办公室工作，详细分析办公室工作中存在的矛盾与问题，树立科学发展观，优化调整办公室工作，提高工作效率，促使高校各项工作能够正常运转，满足教育部要求，进而使高校在新形势下又好又快的发展。
一、高校办公室工作的职能与作用
基于教育领域改革相关要求来说，高校办公室工作应当具备以下职责与作用：
1.管理服务职能
管理服务作为办公室工作的重要组成部分，包括公文管理、事务管理、信息处理和服务几个部分。
（1）公文管理，主要是负责文件的收发、传递、催办等相关事宜，以使文件能够得到有效的处理和使用。
（2）事务管理，主要负责会议安排、会场布置、接待上级等，同时兼顾办公室值班、保卫、通讯联系、维护环境等，使各项事务能够顺利进行。
（3）信息处理，主要是利用计算机网络等现代化手段进行办公。
（4）搞好服务，主要是为各个部门提供物质、精神两方面的服务，使各个部门能够良好运转。
2.综合协调职能
高效办公室需要负责的工作内容是了解领导班子的正确决策，统一部署，使决策能够贯彻落实；针对单位局部利益或存在的矛盾冲突要及时解决，促使单位内各部门能够和谐相处、协调作业；依据领导班子决策落实情况，适当安排相关人员及相关事宜，保证决策工作可以顺利进行，避免矛盾或意见相左的情况发生，影响决策工作的落实。总之，综合协调相关人事，顺利落实决策工作是办公室综合协调职能使用的最终目的。
3.监督指导职能
高效办公室监督指导职能包括检查工作进度、监督、排忧解难、制订方针政策，通过一系列的工作，使得决策目标得以快速、准确、有效地完成。
4.参谋咨询职能
高效办公室参谋咨询职能主要是利用计算机网络等各种现代化手段来进行相关信息的收集，以便领导可以参考有价值的信息，制订正确的决策。除此之外，还负责协助决策执行，即为决策的制订提出相关参考或执行相关辅助工作，使正确的决策制订得以完成。
二、提升高校办公室工作效率的重要性及必要性
教育领域改革的不断深化，使得高校教育工作深受影响，相应的办公室工作变得复杂多样，工作难度加大、工作量增多。基于此，应当深刻认识到提高工作效率的重要性和必要性。
1.符合高校管理理念与方式变化的客观要求
随着高校规模的不断扩大，高校内部组织结构越加复杂，分工越加细致。但因各个部门利益或处事方式的不同，很容易出现矛盾或冲突，导致高校部分工作无法有效落实。为了及时解决部门之间的利益矛盾或工作冲突，需要高校办公室从中协调，并将相关问题进行有效处理。当然，要想做到这一点，需要保证办公室工作效率较高，可以在矛盾或冲突发生的第一时间去化解，如此才能使高校良好地发展。而高校办公室工作效率的提升，必然建立在现代管理理念和方式上，巧用管理方法来处理矛盾冲突，使得问题可以尽快得到解决。所以，提升高校办公室工作效率必然要符合管理理念与方式变化的客观要求。
2.符合高校实现新一轮跨越式发展的迫切要求。
随着高校办学规模不断扩大、办学自不断增强、办学压力不断增大，高校需要强化内部管理，并且坚持以人为本的理念，充分调动全体师生员工的积极性、主动性，共同辅助高校办公室工作，促使办公室充分发挥作用，促使高校各个方面正常运作，提升高校实力，以使高校实现跨越式发展。
所以，在高校追求全面发展的今天，需要注意强化办公室职能，高质高效地完成各项工作，从而推动高校发展。
三、当前高校办公室工作效率低的原因分析
高校办公室工作效率的提升，利于高校良好发展。但目前诸多高校办公室工作效率较低，究其原因主要是：
1.自身价值定位不准确，认识不足
尽管教育领域改革不断深化，使得高校办公室负责的工作越来越多，但也不能忽视自身价值定位。因为，高校办公室正确定位自己的价值，并充分认识工作属性，才能在规划和落实各项工作中，明确工作任务、目标，从而有目的、有计划、有序地落实各项工作，促使高校各个方面可以正常运转。但是，目前很多高校办公室自身价值定位不准确，认识不足，在高强度工作中出现“门难进、话难听、事难办”的现象，导致办公室工作质量、效率大大降低，不能充分发挥办公室职能。
2.制度不健全，管理不流畅
要想充分发挥办公室在高校中的作用，需要健全制度，对高校办公室的工作行为、服务态度等方面予以约束，促使办公室工作有序、合理地落实。如此，不仅能够提高办公室工作质量和效率，还能够使高校得到有效管理。但目前诸多高校并未建立完善的制度，如工作制度、激励制度等，对工作范围、工作人员等予以界定和约束，导致办公室职能混乱，职权分工不明确、管理不到位等现象频频发生。
四、提升高校办公室工作效率的建议
基于当前高校办公室工作实际情况，应当采取适合的、有效的措施来调整和优化工作，从而使办公室工作效率提升，充分发挥其作用，促进高校健康、稳定发展。我们的建议是：
1.管理科学化
首先，根据办公室工作性质，合理分工，使工作人员各司其职，从责任出发，规范、合理完成各项工作，提高工作质量和效率。
其次，建立岗位目标责任制，将岗位职责落实到每位工作人员并提出工作要求，使工作可以细化、量化，高质量、高效率地完成岗位工作任务。
最后，制订岗位工作质量、效率目标，要求岗位工作人员按照此目标进行工作，凡是超过目标者给予一定奖励；反之，加以处罚，以示警诫。
2.协调规范化
为了使办公室综合协调职能充分发挥作用，协调好各个部门，在强化高校办公室工作效率之际，应当注意协调规范执行。综合高校实际情况，对办公室工作内容进行合理地协调，保证各项工作都有一定弹性，能够给工作人员一定发挥空间，加之适当的激励，可以使工作人员在各自的岗位中做出卓越成绩，提高工作质量和效率，促使办公室充分发挥其职能和作用。
3.服务优质化
实现办公室服务优质化的关键就是创新。针对高校实际情况及办公室工作发展需求，在创新办公室服务方面，应当做到以下两点。
其一，注意在落实各项办公室工作过程中总结工作经验和规律，并以此为依据，适当调整以后的工作，使办公室服务水平得以提高。
其二，科学规划办公室工作，完善办公室工作，使工作切实得到落实，问题切实得到解决，并且避免矛盾或冲突的发生。
随着我国教育领域改革的不断深化，高校办公室工作量越来越多、工作内容越来越复杂，但相应地工作质量和效率较低，这对高校未来的发展是非常不利的。对此，笔者建议强化高校办公室工作职能，如管理科学化、服务优质化、协调规模化等，使办公室职能充分发挥作用，快速且有效地解决各项工作，充分发挥办公室的作用，促进高校健康、稳定的发展。
参考文献：
[1] 关于提高高校办公室工作效率的若干思考[J].集美大学学报（哲学社会科学版），2010，12（4）：107-111.
