时间：2022-07-08 11:17:35
序论：在您撰写会计档案工作计划时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
一、电算化会计档案的特点：
电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。与传统会计档案相比，电算化会计档案具有以下几个特点：
（一）、内涵广泛。其内容不仅包括传统概念上的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件和系统软件。电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。
（二）、保存时间较短，对存储环境要求较高。电子文件的载体是磁性物质和光盘，与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命较短，一般为5-10年，而纸质的则能达到上百年甚至千年。其影响条件主要包括以下几点：
1、温湿度的影响。实验证明：保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％。而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％。可见电子文件对其温湿度要求更为严格。
2、光和空气的影响。光向外辐射时会产生热量，紫外线长期照射可使磁性消退，造成信息难以读取，空气中的有害气体（如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气）在一定环境下会产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。而这两点对纸质的载体影响相对要小的多。
3、灰尘的影响。灰尘会给电子文件和纸质文件保存载体带来机械损伤，灰尘带来的霉菌等有害生物会损伤和破坏这两种载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑，也可以通过修复手段在很大程度上恢复其所记录的信息，而灰尘一旦对电子载体造成危害，载体所记录的信息可能会局部丢失，电子文件失去保存价值。
4、磁场和机械振动的影响。此项对纸质档案无任何影响，而对电子文件载体会造成磁粉脱落、磁性消退或消失，是记录信号丢失，记录信息破坏，缩短电子档案载体寿命。
（三）、电算化会计档案便于管理、分析，迅速的获得所需结果。如通过计算机操作和网络交流，不仅满足日常条件查询、统计分析、制作会计报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享，无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了纸质档案由于频繁翻阅带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大的提高了工作效率和工作质量。
（四）、电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹，其原始性、真实性易于破坏。电子文件档案在计算机系统中一经被改动，如未作备份，原来档案就被覆盖，内容很难被识别，；另外病毒、黑客等日益猖獗的网络环境，也使电子文件信息档案的安全受到严重危害。而纸质文件的原始性、真实性可以通过字体、字迹、图像、印章、纸张等内容来确认。
（五）、对软、硬件要求较高。传统的会计档案具有直观可视性，而存贮在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机软硬件环境中才可以使用。会计档案与财务软件的版本越来越高，需要不断的更新，更需要与之相配的硬件来兼容。
二、目前电算化会计档案存在的问题：
结合电算化下档案管理的新特点，电算化会计档案管理存在着一些问题：
（1）电算化会计实施时间不长，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。
（2）会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。
（3）会计档案管理制度不完善：由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。
（4）缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，所以会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。
三、如何做好电算化会计工作
对于日益严峻的电算化会计档案管理的形式，我们要建立健全各种相关的法律法规的同时，要从以下几点入手：
1、加大软硬件设备设施的投入。选择功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，强化系统的安全防护功能，定期维护，避免因安全问题导致会计档案泄密或被人恶意 修改。完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。
2、提高电算化会计档案保管人员素质。由于会计档案资料内容广泛具有专业性、广泛性和严密性的特点，所以要求档案管理人员不仅要有会计档案管理专业知识外，还必须具备电算化、网络工程和信息系统知识，具备较高的计算机操作技能。
【关键词】会计电算化;会计档案管理工作
众所周知，传统模式下的会计档案管理工作主要包括了人工的造册归档、制定使用以及借阅手续、确定保管期限、严格履行销毁手续等方面。对于相关工作人员而言，其工作量可谓是极大的，且因为各种因素的存在，从而导致其工作效率低下等现象的存在也是比比皆是的。而会计电算化的出现在很大程度上为会计档案管理工作带来了一定的便利性，但就相关工作人员的具体工作情况而言，其中依然存在着一系列尚待解决的问题。那么?会计电算化背景下会计档案管理工作中究竟存在着怎样的问题，又应当如何加以解决呢?具体如下。
一、会计电算化背景下会计档案管理工作中存在的问题
在会计电算化的时代背景之下，相较于以往而言，各企业内部会计档案管理工作的开展已经有了明显的提升与进步，总体上朝着规范化、系统化的方向发展，但在实际工作过程中依然存在着许多尚待解决的问题。具体如下。
(一)会计档案管理工作人员的专业水平与业务能力不足问题
众所周知，传统模式下，相关企业的会计档案管理工作通常采用手工核算模式，这对从事会计档案管理工作的人员而言，其工作量可谓是极大的。但该模式下，会计档案管理工作对于相关工作人员是否熟练掌握微机这一方面并未做出具体的要求。但在会计电算化背景下，许多企业与单位已经逐步的利用计算机代替人工核算。这便要求从事会计档案管理的相关工作人员掌握熟练运用微机的能力。但就目前各企业内部会计档案管理工作的现状而言，其中会计档案管理工作人员专业水平与业务能力不足等现象已经比比皆是。就经过短期培训的相关工作人员而言，通常情况下，除了准确掌握开机运用财务软件的能力之外，其对于微机的各种软件与硬件知识的掌握可谓是微乎其微。且一旦出现相关问题，其并不能够依靠自身的实际能力及时的加以解决。相反的，往往会出现相关工作人员因为某一步骤的错误操作从而导致数据丢失等现象。除此之外，就熟练掌握微机的工作人员来说，随着会计电算化进程的不断深入，该工作对于会计档案管理人员的要求也越发的明确化和复杂化，部分工作人员因为无法及时的对相关知识进行更新与了解或者是没有给予足够的重视，从而无法胜任该工作的情况也时常发生，这些问题对于在会计电算化背景下做好会计档案管理工作而言，可谓是极其不利的存在。
(二)难以保障会计档案管理工作的安全性
除了上文中提到的，会计电算化背景下，会计档案管理工作人员的专业水平与业务能力不足等问题之外，难以确保其工作的安全性也成为了当前众多工作人员需要解决的当务之急。众所周知，在会计电算化的大背景之下，会计档案管理工作总体上是依靠计算机加以完成的。但就计算机的网络安全而言，其中依然存在着许多不稳定的因素。简单来说，所谓计算机网络安全，就其本质而言，是指利用网络的管理控制和技术措施等，就数据的保密性、完整性以及可使用性等特性在一定的网络环境中受到保护。但在人们日常生活的使用过程中，计算机网络安全还是会受到一系列不安全因素的影响，比如:黑客攻击、病毒、网络瘫痪、信息库数据被非法入侵等问题。具体来说，构成网络安全威胁的众多因素中，系统漏洞可谓是我们最为熟悉的一种主要威胁因素。通常情况下，这类系统漏洞会被许多不法者利用，通过各种方式，比如通过网络植入木马、病毒等方式来控制电脑甚至是攻击电脑，从而达到窃取电脑中重要的资料和信息以及破坏系统等不良目的。这对于信息和数据的拥有者而言，可谓是一种极大的威胁。显而易见的，该类问题的出现，往往会造成会计档案管理信息的丢失以及被盗等现象发生。除此之外，网络攻击同样给网络安全带来了极大的隐患。部分非法分子往往对网络信息系统进行的人为攻击，通过寻找系统的一系列弱点，从而以非授权的方式达到破坏、欺骗和窃取数据信息的目的。由此可见，会计电算化背景之下，会计档案管理工作依然面临着极为艰难的挑战。
二、会计电算化背景下完善会计档案管理工作的具体措施
(一)提升会计档案管理人员专业水平与业务能力
针对前文中提到的相关企业会计档案管理工作人员的专业水平与业务能力不足等问题，我们应当给予足够的重视。对于从事会计档案管理工作的相关人员而言，对其进行强力的人才培训可谓是必不可少的重要举措之一。正如前文中所示，提高相关工作人员的计算机业务素质是迫在眉睫的任务之一。各企业应当立足于国际水平，以培养高级技术人才为其目标，帮助相关工作人员熟练的掌握国际先进技术、精通信息技术以及熟练应用会计电算化等等。除此之外，利用会计电算化该契机，促进会计档案管理工作人员的职能转型，从而引发相关工作人员知识结构的变化以及其素质的提升，从而帮助其实现向复合型人才的转变。
(二)会计档案管理工作标准化、规范化
除了上文中提到的加强对从事会计档案管理工作的相关工作人员的专业水平以及业务能力的提升之外，实现会计档案管理工作的标准化以及规范化也是不容忽视的。就当前会计档案管理工作的形式而言，其标准化与规范化方面依然存在着极大的不足。因各种工作软件具有不一致性，会计档案管理人员在使用的过程中会因为软件不规范有序的问题遇到诸多不便。因此，各企业在会计档案管理工作开展的过程中，需要考虑多个方面的细节，做到档案规范化、标准化，从而确保档案管理工作能够顺利进行。
(三)加强计算机网络安全
针对上文中提到的，会计档案管理工作中因为计算机网络存在着一系列安全隐患，从而导致档案管理信息丢失以及被盗的现象，我们应当采取的措施为:加强计算机网络安全管理。计算机作为会计电算化背景下会计档案管理工作的主要途径，为确保其安全性，以下措施皆可采取:1、加强PC端防火墙技术的应用。防火墙作为计算机网络安全领域的安全防御工具，在内部网和外部往中都得到了相应的使用。2、强化计算机安全评估技术的应用。除了上文中提到的加强PC端防火墙技术以此来强化计算机信息管理技术的应用外，还可以针对计算机安全评估技术进行系列的强化运用。该技术的应用对于确保计算机网络的安全性而言，发挥着其不可取代的重要作用。因此，在确保了计算机安全的基础之上，会计档案管理工作才能够顺利的开展。3、构建安全信息管理模型。通过构建安全信息管理模型来确保计算机网络安全也是极为常见的方式之一，因此，从事会计档案管理工作的相关人员应当对其加以重视。
(四)强化档案意识
除了上文中提到的提升会计档案管理人员专业水平与业务能力、会计档案管理工作标准化、规范化以及加强计算机网络安全之外，强化相关工作人员的档案意识也是有其必要性的。众所周知，传统会计档案管理过程中，一些错误的观念普遍存在于众多工作人员之间。比如:重视凭证以及账簿的管理，从而轻视了辅证材料的管理;重视纸质实物档案的管理，从而轻视了磁性介质档案管理;重视档案移交的后续管理工作，从而忽视了前台会计工作的档案管理，除此之外，重视一般档案的统一管理，轻视专门档案的专门管理等错误理念。这些观念的存在对于会计档案管理工作而言都是极为有害的。因此，在会计电算化的背景之下，摈弃该类错误理念显得尤为重要。相关企业应当根据自身企业的实际经营情况，制定符合自身的会计档案管理工作的相关制度，并且及时的加以更新和完善，在此基础之上，才能够帮助相关工作人员最大限度的摒弃上文中提到的许多错误观念，从而促使其在会计电算化的背景之下强化档案意识。
三、结语
目前我国在会计电算化背景之下会计档案管理工作依然存在着许多尚待解决的重要问题。因此，针对此类问题的存在相关工作人员应当及时的加以解决，从而确保在会计电子化背景下，会计档案管理工作的顺利展开。并且促进其规范化、效率化以及安全化的发展。
【参考文献】
［1］安艳君．浅析会计电算化背景下的档案管理［J］．办公室业务，2013(13)
［2］孙萌颖．浅析会计电算化背景下的会计档案管理实施策略［J］．宿州教育学院学报，2017(3)
会计电算化的出现,使传统会计档案的内涵和外沿均发生了变化,对管理工作提出了更高的要求。只有掌握电算化会计档案的特点才能管理好会计档案;同时管理好电算档案,才能充分发挥电算化信息系统在单位经营管理中的作用。
一、会计电算化会计档案的特点
众所周知,传统的会计档案主要是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据。现在财务人员采用无纸化办公形式,所有日常工作均在计算机上完成,会计信息的管理有以下一些显着特点:
第一,电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。表现突出的是存储的范围和领域扩大了。它不仅保留了传统意义上的纸介质会计档案,而且还新增了存储在磁性介质或光存储介质上的会计数据。
第二,电算化会计档案的存贮和调用具有很高的技术要求。传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。
第三,会计电算化档案具有多形式的载体。不仅包含通过打印等输出的传统意义上的会计资料信息载体纸张,更主要的是磁盘、光盘、存储芯片。
第四,会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,因此对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。
第五,电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。随着单位使用的会计软件的升级,新软件对原会计档案的兼容应于考虑,即会计电算化档案更需要科学地管理。
二、如何做好电算化会计档案管理工作
为了更有效地做好电算化会计档案工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的输出、管理与保存、利用等方面的工作。
第一,做好电算化会计档案的输出。所谓电算化会计档案的输出是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据打印拷贝存储到存储介质上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。平时采用计算机打印输出会计凭证、银行日记账和现金日记账,并把打印的活页账装订成册。总账及一般账簿可按年打印。年末应把完整的账套数据备份出来,存入光盘或磁盘。另外还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
第二,做好电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应采用双备份法进行数据的备份,并且在每份备份上注明形成档案的时间与数据文件容量、版本型号,并贴上写保护字样,存放在两个不同的建筑物。并选择远离磁场、防火、防潮、防尘的场所等。对采用磁性介质保存的档案,要定期进行检查,定期进行复制,如每半年复制一次,且最好复制双份存放在不同的地点,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。
此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生用现在的高版本软件不能查阅调阅原会计档案或者产生某些预料外的错误。因此,建议在系统管理员配合下,会计电算化档案除保存各版本的原备份账套外还应保存其升级后的会计账套,二者的一致性是非常必要的。
第三,做好电算化会计档案的利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的账套恢复功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时可以在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。也可对原版本会计账套进行升级,但这会受软件功能设计的限制,不能保证完全成功。
三、电算化会计档案的整理与再利用
电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,并进行科学预测,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据,另外还可以得出本单位、本部门、甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。
关键词：会计电算化；会计档案
一、电算化会计档案的特点：
电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。与传统会计档案相比，电算化会计档案具有以下几个特点：
（一）、内涵广泛。其内容不仅包括传统概念上的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件和系统软件。电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。
（二）、保存时间较短，对存储环境要求较高。电子文件的载体是磁性物质和光盘，与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命较短，一般为5-10年，而纸质的则能达到上百年甚至千年。其影响条件主要包括以下几点：
1、温湿度的影响。实验证明：保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％。而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％。可见电子文件对其温湿度要求更为严格。
2、光和空气的影响。光向外辐射时会产生热量，紫外线长期照射可使磁性消退，造成信息难以读取，空气中的有害气体（如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气）在一定环境下会产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。而这两点对纸质的载体影响相对要小的多。
3、灰尘的影响。灰尘会给电子文件和纸质文件保存载体带来机械损伤，灰尘带来的霉菌等有害生物会损伤和破坏这两种载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑，也可以通过修复手段在很大程度上恢复其所记录的信息，而灰尘一旦对电子载体造成危害，载体所记录的信息可能会局部丢失，电子文件失去保存价值。
4、磁场和机械振动的影响。此项对纸质档案无任何影响，而对电子文件载体会造成磁粉脱落、磁性消退或消失，是记录信号丢失，记录信息破坏，缩短电子档案载体寿命。
（三）、电算化会计档案便于管理、分析，迅速的获得所需结果。如通过计算机操作和网络交流，不仅满足日常条件查询、统计分析、制作会计报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享，无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了纸质档案由于频繁翻阅带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大的提高了工作效率和工作质量。
（四）、电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹，其原始性、真实性易于破坏。电子文件档案在计算机系统中一经被改动，如未作备份，原来档案就被覆盖，内容很难被识别，；另外病毒、黑客等日益猖獗的网络环境，也使电子文件信息档案的安全受到严重危害。而纸质文件的原始性、真实性可以通过字体、字迹、图像、印章、纸张等内容来确认。
（五）、对软、硬件要求较高。传统的会计档案具有直观可视性，而存贮在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机软硬件环境中才可以使用。会计档案与财务软件的版本越来越高，需要不断的更新，更需要与之相配的硬件来兼容。
二、目前电算化会计档案存在的问题：
结合电算化下档案管理的新特点，电算化会计档案管理存在着一些问题：
（1）电算化会计实施时间不长，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。
（2）会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。
（3）会计档案管理制度不完善：由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。
（4）缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，所以会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。
三、如何做好电算化会计工作
对于日益严峻的电算化会计档案管理的形式，我们要建立健全各种相关的法律法规的同时，要从以下几点入手：
1、加大软硬件设备设施的投入。选择功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，强化系统的安全防护功能，定期维护，避免因安全问题导致会计档案泄密或被人恶意 修改。完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。
2、提高电算化会计档案保管人员素质。由于会计档案资料内容广泛具有专业性、广泛性和严密性的特点，所以要求档案管理人员不仅要有会计档案管理专业知识外，还必须具备电算化、网络工程和信息系统知识，具备较高的计算机操作技能。
一、电算化会计档案管理工作的特点
1、电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料， 实行会计电算化以后，产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据， 相应电算化环境下的计算机系统软件、财务软件及其开发文档等内容。但同时，传统的纸质会计档案还保留着。这两种介质档案，其保存手段、保管条件都不一样，为管理工作带来难度。
2、管理工作依赖于计算机系统环境。电算化会计档案的载体不是传统的纸张而是磁性介质， 因而具有体积小、质量轻等特点。但与传统的会计档案相比，电算化会计档案管理工作依赖于计算机系统。传统的会计档案直观性强， 人们可以不借助任何技术手段而直接查看到会计信息，而电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。
3、电算化会计档案的安全性、完整性要求更高。电算化会计档案因其信息的数字化， 大大提高了会计档案的利用效率， 便于会计档案信息的资源共享; 但电算化会计档案具有易破坏，难留痕迹的特点，加大了会计档案被篡改、破坏的风险。
二、目前会计电算化下档案管理存在的问题
1、会计档案载体的完整性不能体现。很多单位由于单位领导和财会人员对电算化会计档案的工作内容理解不到位，缺乏管理会计档案的经验，只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，或虽保管但只保管一份，从而影响会计档案的完整性。
2、会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。《会计档案管理办法》规定“采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案”，并对保存期限做了规定，但目前由于一些单位没有更新和升级输出打印设备，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；或因为磁盘介质的质量问题，或未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据的损坏或丢失。
3、会计档案管理制度不完善。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。
三、做好会计档案管理工作的对策
（一）应加大对软硬件设备设施的投入
比如，选用功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，进行定期维护，避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密或被人为恶意修改；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具；完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。
（二）完善电算化下会计档案管理的各项制度
1、建立电算化会计档案的立卷归档制度。按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账也要打印书面材料，并及时立卷。会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本。应注意的是，会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。
2、建立电算化会计档案保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按一定顺序对电子会计档案进行分类编号和著录，制作档案管理文件卡片。
3、建立严格的借用制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。
4、建立定期备份和维护制度。电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时，由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些电算化会计档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。
5、建立分权限调用制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供特定的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样的设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。
( 三) 提高思想重视程度。实现会计电算化的企事业单位，有关领导应当提高对电算化会计档案资料进行科学化管理重要性的认识，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企事业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验。因此，应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。
（四）提高电算化会计档案保管人员的素质。要管理、保存和利用好电算化会计档案，必须有相应的档案管理人才。管理电算化会计档案的人员比一般的档案管理人员综合素质要求高，除了要具备传统的会计档案管理专业知识外， 还必须具备电算化基础知识、计算机软硬件基础知识、网络工程和信息系统知识， 必须具备较高的计算机操作技能。要通过多种方式的培训教育， 使我们的电算化会计档案管理人员成为具备会计学、计算机科学、档案学、管理学等多门学科知识， 具备良好的道德品质和潜在的创新意识与能力的复合型人才。
参考文献
1、霍振芳：《电算化会计档案的特点》，《唐山学院学报》2007年第5期。
会计电算化对会计档案工作的影响探究分析
一、电算化会计档案的特点：
电算化会计档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。与传统会计档案相比，电算化会计档案具有以下几个特点：
（一）、内涵广泛。其内容不仅包括传统概念上的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件和系统软件。电子档案和纸质档案并存，增加了管理的难度。
（二）、保存时间较短，对存储环境要求较高。电子文件的载体是磁性物质和光盘，与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命较短，一般为5-10年，而纸质的则能达到上百年甚至千年。其影响条件主要包括以下几点：
光和空气的影响。光向外辐射时会产生热量，紫外线长期照射可使磁性消退，造成信息难以读取，空气中的有害气体（如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气）在一定环境下会产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。而这两点对纸质的载体影响相对要小的多。
3、灰尘的影响。灰尘会给电子文件和纸质文件保存载体带来机械损伤，灰尘带来的霉菌等有害生物会损伤和破坏这两种载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑，也可以通过修复手段在很大程度上恢复其所记录的信息，而灰尘一旦对电子载体造成危害，载体所记录的信息可能会局部丢失，电子文件失去保存价值。
4、磁场和机械振动的影响。此项对纸质档案无任何影响，而对电子文件载体会造成磁粉脱落、磁性消退或消失，是记录信号丢失，记录信息破坏，缩短电子档案载体寿命。
（三）、电算化会计档案便于管理、分析，迅速的获得所需结果。如通过计算机操作和网络交流，不仅满足日常条件查询、统计分析、制作会计报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享，无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了纸质档案由于频繁翻阅带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大的提高了工作效率和工作质量。
（四）、电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹，其原始性、真实性易于破坏。电子文件档案在计算机系统中一经被改动，如未作备份，原来档案就被覆盖，内容很难被识别，；另外病毒、黑客等日益猖獗的网络环境，也使电子文件信息档案的安全受到严重危害。而纸质文件的原始性、真实性可以通过字体、字迹、图像、印章、纸张等内容来确认。
（五）、对软、硬件要求较高。传统的会计档案具有直观可视性，而存贮在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机软硬件环境中才可以使用。会计档案与财务软件的版本越来越高，需要不断的更新，更需要与之相配的硬件来兼容。
二、目前电算化会计档案存在的问题：
结合电算化下档案管理的新特点，电算化会计档案管理存在着一些问题：
（1）电算化会计实施时间不长，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。
（2）会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，使得会计档案的载体质量难以达到相关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。
（3）会计档案管理制度不完善：由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。
（4）缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，所以会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。
三、如何做好电算化会计工作
对于日益严峻的电算化会计档案管理的形式，我们要建立健全各种相关的法律法规的同时，要从以下几点入手：
提高电算化会计档案保管人员素质。由于会计档案资料内容广泛具有专业性、广泛性和严密性的特点，所以要求档案管理人员不仅要有会计档案管理专业知识外，还必须具备电算化、网络工程和信息系统知识，具备较高的计算机操作技能。
3、完善电算化会计档案管理的各项制度。要按照《电子文件归档和管理规范》和《会计档案管理办法》，建立健全电算化会计档案的保管制度、操作制度、保密制度和档案人员岗位责任制，并依据各单位具体的会计电算化的实际情况来制定相应的档案管理制度。
关键词：会计电算化 档案工作 档案管理
会计电算化是我国会计工作的一个发展趋势，随着会计电算化工作越来越全面、深入地开展，除了提高我们的工作效率以外，还生成很多以电子形式存在的会计文件，使会计档案工作内容大大增加，亟待在工作程序、档案管理方法、档案安全保护措施等方面跟进。
一、电算化会计档案管理工作的特点
（一）纸质与电子档案并存，管理的难度有显著增加
传统纸质会计档案包括纸质材料的会计凭证、报表、账簿等，而电算化会计档案除保留了传统意义上的纸质档案外，还得贮存在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息，如电子化会计凭证、账簿和报表、电算化条件下的财务软件、电脑系统软件及其开发文档等，且纸质会计档案依旧存在。保存这两种介质档案的条件及手段是不一致的，增加管理难度。
（二）环境依赖性与载体特殊性，导致档案管理有局限
以往的单位会计档案具有很强的直观性，使用人员可直接对会计信息进行查阅，不需要任何技术手段的辅助，而电算化会计档案是以磁性介质为载体的，受载体的质量、存放环境、存贮信息有效期及载体在计算机文件中阅读器的特点等因素的影响，必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。
（三）信息共享性与档案易修改性，增加档案管理风险
电算化会计档案因其信息的数字化，可以多方位检索，容易实现网上远距离传送，显著提高利用会计档案的效率，为共享会计档案信息提供便利。但该优势附带着难留痕迹、易破坏的弊端，导致会计档案面临着被破坏或被篡改的风险，给会计档案管理的维护和保管带来很大难度，所以在安全性、真实性、完整性方面的要求更高。
二、目前会计电算化下档案工作管理存在的问题
（一）完整性不高
当下，很多单位的部分领导、财会人员等并不十分了解管理会计电算化档案工作的具体内容，管理经验稍显不足，只注重保存打印的书面纸质档案，对于保存在电脑里的会计信息在磁性介质上的备份并没有进行归档，或只保管一份，在保证会计档案完整性方面会受到消极影响。
（二）载体质量低
目前许多单位因为会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位，没将很好地保存会计软件系统，造成单位无法调用不同版本的会计数据。《会计电算化工作规范》《会计档案管理办法》都有明确要求，通过计算机开展会计核算工作的单位要将打印的会计档案保存好，并规定保存的期限。然而当下部分单位并没有升级、更新打印输出设备，导致打印输出的档案无法满足规定的期限保存要求，或因磁盘介质质量不过关而损坏甚至丢失会计电子数据。
（三）管理会计档案的制度不健全
单位目前尚未建立有关电子档案的管理规范、规章制度，导致会计电算化档案呈现出管理不规范、工作无序等不良状态。在实践中，会计电算化档案的归档仍然选择传统手管理手工会计档案的做法，只把纸质文件进行归档，以前的手工会计档案直接改成了电子输出版。
三、做好会计电算化档案工作管理的措施
（一）提高认识，统一思想
管理会计档案是单位管理的必要组成部分之一，单位领导务必要充分认识到管理会计档案工作的重要性，积极改善长时间投入不足、设备老化、人员缺乏等不良状况，全面提升开展会计档案工作管理的软硬件水平。
（二）完善管理会计电算化档案的制度
一是细化单位管理会计电算化档案工作的办法与制度，有针对性地建立完善的立卷归档制度。从相关部门的要求看，各单位须及时把打印输出的全部财务报表、记账凭证以及会计账簿等及时立卷；如果尚未用书面形式把会计数据打印出来，则务必要把原件保管好，且副本也要妥善保管。
二是细化计算机硬件和数据管理制度，完善建立定期维护、备份制度。会计电算化档案要定期进行会计数据的磁性介质备份，并设立其备查登记簿，明确备份的数量、时间、保管方式等细节信息，并定期检查、维护会计电算化档案。
三是完善会计电算化档案保管制度。从国家档案局给出的统一标准来看，单位应优化磁盘介质的选择，做好会计数据备份工作，保持分开保管存储磁盘、备用磁盘；全面落实档案保管室的防尘、防腐蚀等工作；依据特定的顺序分类标号会计电算化档案，及时做好相应记录，制作好文件卡片，规范档案管理。
四是严格制定并实施档案借用制度。本单位人员在经过单位财务部门责任人的批准之后才能查阅会计电算化档案，并依据有关规定把借阅手续办理好；外单位人员如何需要查阅会计电算化档案，则需取得单位的介绍信，并通过财务部门及主管的批准。
五是完善安全保密和分权限调用的制度。要规定不同会计电算化档案的不同使用权限，可在较大范围内共享普通数据，但只有特定人员才能使用与单位机密有关的数据，只有主管人员、开发程序的人员才能使用数据结构文件、原程序设计文件等。提升会计电算化系统的安全防护功能，定期开展维护工作，预防因计算机或网络安全而造成会计电算化档案被恶意修改，严禁泄密，从而保障档案的安全性。
（三）加大对软硬件设备设施的投入
合理选择本单位配套的会计电算化软件，要优先选择有档案管理辅助功能的软件； 配备清晰度高、打印能力强的喷墨或激光打印机，以便输出会计纸质档案；加大建设环境设施的力度，选择温度稳定、清洁、安全的仓库专门存放会计电算化档案。
四、结束语
会计电算化档案管理是财务管理非常关键的一个环节，我们必须要完善管理会计电算化档案工作的法律法规，严格内部控制，健全配置环境，使会计电算化档案在单位的决策中发挥出更大的功效。
参考文献：
