时间：2022-12-07 21:36:00
序论：在您撰写计算机应用管理论文时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
在当前中国经济与技术的持续发展背景下，信息的内容与类别及数量都在不断的扩大，所以对信息的管理工作所面临的挑战更加的严峻，从这个方面来看，信息的管理工作人员必须把握准确的时代特征，站在时展的前沿，不断更新开拓进取，积极研究分析计算机的应用技术在信息管理当中的作用，了解怎样利用计算机的应用技术对种类繁多的信息资源进行整理，了解怎样才能最快的在数据库中找出自己所需的信息资料等。这种技术的利用对各行各业中的工作质量与管理水平起促进作用，同时还能够增强企业发展的实力，让企业平稳发展，由此可知，把计算机的应用技术和信息管理有效的整合，是现阶段各行业开展工作的发展动力。
2计算机的应用技术和信息管理整合的作用及意义
2.1能够有效的把信息管理的意识进一步提高
把信息管理的意识提高是使计算机的应用技术和信息管理实现整合的重点要素，主要原因就是现代社会是一个受到网络全面覆盖的社会，信息无所不在，随着市场经济的扩大发展，各行各业的竞争也越来越激烈，一个企业要想在当中站稳脚，在市场中占据有利的地位，信息的收集至关重要，同时对信息管理的艺术与水平的提高也起着重要的作用。由此可知，各行各业中必须不断的加强本企业的信息管理意识的提升，充分了解信息管理的重要性，积极掌握信息管理的管理要点，强化本企业各阶层人员的信息管理意识，并根据企业的实际情况与实际需求，循序渐进的加大对信息管理的资金投入，为企业的管理工作顺利的实施打下良好的发展基础。
2.2提升信息收集的质量，保证信息的价值
在目前计算机的应用技术发展中，特别是对应用计算机对信息进行管理的过程中，常常会出现一些信息重复收集的现象，使得信息的质量下降，因此，针对这个现象，必须采取有效的措施来提升信息收集的质量，确保信息的有用价值。但是，在实际的操作过程中，想要真正的把信息收集的质量提升，并使所收集的信息具有实际价值，就必须建立完善的信息数据库，并把相关的工作人员的基本信息与组织资料及工作的管理项目、工作的相关信息进行统一的整理，然后输入信息数据库当中，从而建立一个完善的信息数据系统，便于企业后期工作的实施与开展。此外，还要实现全面的计算机技术化，根据数据标准，制定新的发展要求与发展目标，而相关企业内部工作人员，也要随着时代的发展而掌握基础的计算机知识与技术，并在工作中不断的完善自身的技术水平。
2.3建立健全的信息管理机制，完善管理的系统
一、计算机技术—医药管理临床系统中的应用
（一）减少了不必要的错误发生
主要医院的医生能够正确的将信息输入，通过计算机打印一式两份，就能够确保医嘱能够准确无误，避免了以往手写中带来的不必要的错误，也提高了患者用药的安全、准确。
（二）收费的透明度
计算机的自动划价、自动结算，患者能够明确的了解自己在医院所用的详细开支，提高了医院收费的透明度。
（三）减轻了人员工作量
医生可以将书写中的固定成分录入计算机中，当做一份具体的数据使用（例如：体温、血压等等）。医生有没必要对每一位员工做到一人一方。医生也能够方便的通过计算机网络查阅患者的检查报告，针对患者的病情，进行合理的诊治，中心药局能够取消查对、划价等，也节省了医院人力。
（四）避免了患者的东奔西跑
患者不必再在各个楼层以及科室来回的奔波，药局的工作人员能够按照计算机的提示事先为患者准备好药，患者不必再为取药而等待。与此同时，也能为患者每一日的住院费提供清单，从而做到医院和患者心中有数。
（五）提供了更加便捷、可靠的信息、数据资源
作为医院的管理层，能够通过计算机网络了解到医院内部所有动态，根据计算机提供的安全可靠的数据，及时的做出决策。
二、计算机技术在医药管理信息系统的应用
（一）人事管理
在现代医院的有关信息管理系统之中，可以进入人事管理这一模块，点击医院内部医生的姓名，就能够快速的查阅此医生的“毕业院校、工作起始、晋职、身份证件”等一切相关信息。此外，还可以针对综合信息技术的查询，比如对“副高或者是以上职称的查阅、大专以上学历”等，收集这些个人信息，便于人事干部进行相关信息的填报，就不必通过电话再去寻找相关人员本身或者去查阅纸质的存档材料。这样有效的处理不仅仅方便了快速查阅，还能够及时的将网络资源信息及时的以电子版的形式传送给各个部门，从而真正的实现网络电子工作。
（二）档案管理
计算机网络系统还能够与Darms档案管理模块系统相连接。然后通过对档案的短、长以及永久的方式进行具体的分类，然后再根据各个科室的医疗、专业护理、人事、医疗设备、等等有关的档案再做详细的区分，之后将不需要的档案舍弃，只将还对医院有效的档案资源输入到计算机当中，如此操作不仅仅方便了各位档案员工的日常查询，还能够给院领导的决策提供帮助和历史借鉴。另外，在相关科室的机器发生了故障时，还可以通过Darms档案管理系统快速地找到所需要的相关医疗器械的详细说明书、常见的故障排除方法、厂家的联系电话等。同时，该系统还可以避免出现档案非人为因素损坏、丢失等情况的出现。
（三）病案、统计管理
采用病案、统计管理信息系统，能够将医院信息管理系统中的门诊人数、入院病人数、抢救病人数、危重病人数、临床确诊率、好转率、治疗率、死亡率、床位使用率、出院病人数等依据病名分类，再进行自动生成，克服了以往的既麻烦又不准确的按科室、病名等进行的手工登记、计算。与此同时，采用病案、统计管理信息系统，可以将每一位病患的住院及门诊费用按照日、周、月、季、年业务收入、纯收入等客观、直接地显示出来，方便领导层查看管理，并帮助其出台相应的规章制度。
（四）门诊收款
根据每一位医生所开的处方，门诊收款员把所用的药品、检查项目等代码一一的输入到网络中去，然后再打印出收据，再在上面详细的填写出各项收费详细数据，这样不仅仅方便了患者对自己交费情况有了详细的了解，更为医保、民政等部门提供了方便的服务。同时，门诊收款管理信息系统还能够生成收款员收费的详细台帐，使相关人员可以随时核对现金和帐目，提高工作的效率。
（五）住院处收费管理
最初，需要在挂号室进行入院的登记手续办理，在电脑上将会生成患者相关的ID、住院床号，之后再将病人相关的一切信息数据运用医院的计算机网络传输到相应的住院部的护士站电脑中，让护士能够及时的查阅信息，再继续输入医嘱，生成相应的药品、检查等有关费用的信息文件。这样，不但方便了护士的工作，更将各项财务明了化，也避免了跑票、漏票的情况出现，划价也不再存在以往的随意性。
（六）病区管理
HIS系统，能够及时的处理医嘱等工作，例如使用（护理费、门诊费）等固定费用、（注射费）等绑定费用来避免工作人员的漏算费用的情况，也减轻了护士的工作量，去掉繁琐的工作，护士也能够将更多的时间用于对患者的照顾上、学习医学领域新知识等有意义得事情上。HIS的应用取消了医护人员原始的手工操作，轻松的把医生、收款处、护士、药房联系在了一起，提高患者的满意度。
（七）药品管理
1.现阶段计算机应用工作重在普及
水利水电工程地质专业的计算机应用工作整体上目前尚处于起步、初级和较高水平并存状态，与其他行业相比,我们的差距是相当大的。在专业软件的开发方面，我们一些软件的难度和水平并不比其他行业差多少，但从计算机的普及程度看，我们恐怕要有十年的差距。以火电行业为例,他们在七、八十年代就开始关注计算机在勘测行业的应用，现在他们的地质师起码能够进行计算机制图工作，他们已经朝着人均占有一台计算机的方向迈进，每年都要投入大量资金用于硬件设备的购置及软件的引进，已经培养了一批专业软件开发人员，并在行业上有组织、有系统地联合开发软件。而我们水利水电勘测行业，各单位的水平参差不齐,极少数人应用水平很高，但大多数地质师连计算机都摸不到，更谈不上熟练使用，计算机对他们来说还有很强的神秘感。由此严重制约了计算机应用的普及与提高。我们不禁要问：造成如此巨大差距的原因何在？是我们的地质师不如其他行业的地质师吗？答案显然是否定的。众所周知，水利水电行业的地质勘察工作是最复杂的,能胜任水利水电工程地质勘察工作的地质师足以胜任其他任何行业的工程地质勘察工作。计算机并不是一件神秘莫测的东西，它只是我们手中的一件工具，操作它也只是个熟练问题。可以说一学就会，不用就忘。只要有一台机器，靠一定的培训和大量的实践，达到熟练应用计算机是没有任何问题的。那么真正的原因恐怕还是思想认识及工作方法上的问题，在于我们是否真正重视这项工作。应该逐步增加设备的投入，为地质师们提供学习和实践的机会。相信我们年轻一代的地质师们是完全有能力促使本专业的计算机应用事业有一个飞速的发展。
2.转变观念，重视勘测专业的计算机应用工作
造成目前这种落后局面的原因很多，但思想意识上的问题是十分关键的。多年来，水利水电行业重设计、轻勘测恐怕是一个由来已久的思想问题，对勘测专业的计算机应用工作就更加不重视，殊不知勘测专业的计算机应用搞不上去，将来势必拖设计的后腿，这是相辅相成的关系。而勘测专业大量的基础性资料的收集，大量的成图及分析计算等繁杂的工作都急需计算机来辅助完成。落后就要挨打，在市场竞争中就必然处于劣势，我们必须转变观念，从现在起，加强科技投入，提高整体素质，将计算机应用工作摆在首位。
调查显示，计算机技术在各行业的信息管理中的应用都得到了非常显著的成效，获得了一致的肯定，一方面，借助计算机应用技术，大量的信息管理工作人员得以从浩繁的信息管理工作中解脱出来，节省了人力资源；另一方面，借助计算机应用技术，信息管理工作开展得更为顺利、高效，信息管理引入了计算机应用技术在具体操作中更具准确性。随着我国经济的快速发展以及科学技术的不断进步，信息的种类和数量增速惊人，每个人都淹没在信息的海洋中，这也给信息管理者带来了巨大的挑战，为此，信息管理者必须与时俱进，自觉学习和掌握计算机应用技术，提高自身的管理水平，保证信息管理工作有序进行，在新形势下，将计算机应用技术引入到信息管理中，实现二者的整合，是时下信息管理工作改进的要求，也是时展的要求。
2计算机应用技术与信息管理的整合
2.1增强信息管理意识
计算机应用技术与信息管理整合的前提条件就是增强信息管理意识。当今社会是一个被网络覆盖的社会，信息充斥着我们的生活，随着我国市场经济的不断发展，各行业普遍要面临着激烈的市场竞争，要想在行业内立足脚跟、稳步前进，就必须掌握行业中的第一手信息，增强自身的信息管理意识和水平，加大对这方面的投入，以期为信息管理工作的顺利开展创造有利的条件。
2.2健全信息管理系统
计算机应用技术与信息管理整合的关键环节就是健全信息管理系统。计算机应用技术与信息管理的整合一定要建立在坚实的信息素养上，充分发挥计算机应用技术的便利性和快捷性特点，而实现这一点就必须建立和健全信息管理系统，保证该系统的可靠性和稳定性，以实现提高信息管理工作质量和效率的目标。通常，完善的信息管理系统都需要计算机应用技术和与此相关的信息技术的支持，这对信息管理的具体环节会起到直接的影响，还应建立数据库，并对数据库的内容进行及时、有效的补充，以便于以后的检索和使用。
2.3提高信息质量
计算机应用技术引入信息管理中，在于信息管理整合后，可能会出现相同或相似的信息，致使信息重复，影响信息管理工作，严重者会造成重大损失。因此，有必要加强信息管理，提高信息质量。在现实工作中，要想获取有价值的信息，提高信息总体质量，就应建立一个数据库并及时完善数据库系统，将获取的各类信息加以划分、处理和保存，形成一个有效的数据系统。此外，还应实现信息管理工作的全面计算化，结合各种数据的特征，确立不同的标准，制定相应的规范，督促信息管理工作人员提升自身水平，以此来实现信息质量的提高。
2.4优化库存信息
信息管理系统能否有效发挥作用，信息质量能否得到有效保障，都直接取决于库存信息，要想充分发挥库存信息的作用，就必须对库存信息进行及时的补充和更新，持续积累、不断优化，以便为信息管理工作的有效开展提供保障，以及为用户提供更好的服务。库存信息的优化，必须结合用户的需求，信息管理人员应努力拓宽信息收集渠道，及时与用户交换意见，以便及时改进为用户提供有价值的信息。在收集和整理信息过程中，信息管理工作人员应格外注意获取信息的准确性和真实性，以确保库存信息利用达到最优状态。
3结论
信息技术是从计算机技术及网络技术派生出来的，现在已经在多种不同的专业领域里产生了不同技术的应用。当用户想要开发信息管理软件的时候，需要软件开发单位和用户之间多次进行沟通和协商，以便开发出能够满足用户多方面需求的信息管理软件。但是考虑到大多数情况下，往往是由用户率先提出请求，概括地描述自己对于软件功能的一些要求，然后由软件公司对用户的需求进行分析和汇总，从而设计出满足用户要求的软件。假如用户没有能够有效而且完善地提供自己的需求信息，只是盲目地选择了相关软件来搭建自己的信息管理系统，那么建成一个合适的、行之有效的信息管理系统几乎是不可能的。
二、计算机应用技术在工程项目管理中的应用
1多媒体技术应用
多媒体技术在工程项目的建设中有着广泛的应用。由于工程项目的特性，在开发这类软件的时候仍会出现一些风险，因为工程项目的建设中会存在一些不可预知的因素，这些因素往往又对工程项目有决定性的作用。现实情况下，如果开发软件的时候企业的基础工作没有做好，或者不够严谨，都将会影响到软件的质量。
2网络技术技术应用
网络平台在大型工程的运作中发挥着重要的作用。大型工程由于其涉及部门多、工期长，十分需要一个平台来保证各方的及时、有效的沟通，只有这样，才能保证项目的各个环节能够高质量、有秩序的进行。而网络信息交流平台具有多点互联和资源共享的特点恰好能够满足这一需要。
3构建信息化资料库
工程项目的规划、建设中以及建成后的验收都会涉及到大量的信息流通和计算工作。在建设前，要通过各种渠道多方收集相关信息；在建设中，将收集到的信息整理、汇总，进而建成电子图书馆、数字资料库等数字信息源，从而为项目提供有利信息。在使用时还要注意数据库中数据的更新，从而有利于提高工程项目的质量。
4构建适合工程项目的应用软件
搭建一个完整的管理软件系统能够让工程项目得以顺利实施以及使工程质量得以保证。这一软件系统能够保证工程项目中使用的资料文件的安全，又要能够做到简化复杂的问题，从而提高工程项目建设的效率。
三、计算机应用技术在项目工程管理中存在的问题
1软件方面
计算机技术的飞速发展，使得各类软件的数量猛增，此类软件也不例外。由于工程项目中设计因素较多，不确定性大，所以在做出选择时就要面临很大问题，所以，要尽量选择一款可以兼顾现实中工程项目各方面的、适应性强的软件。
2硬件方面
计算机的软件需要硬件来支撑，只有计算机设备常换常新，才能保障计算机软件能够流畅可靠的运行，这就要求企业在更新硬件设备上上投入大量的资金。
3项目管理人员方面
无论多么先进的硬件设备还是软件系统，都是需要人来操作的，没有人员的合理应用，再好的硬件、软件也无法发挥它们的作用。企业需要在培训项目管理人员的技术水平上多下功夫，这样才能更好地让自己投入的资金为自己创造更多的利润。
四、总结
在城市的信息管理中，城建档案管理有着重要的作用和地位。城建档案管理电子化发展是必然的发展趋势。在城建档案管理中应用计算机能够提升管理水平，带来显著的管理成绩。计算机应用到城建档案管理中又非常大的优势，比如计算机的存储量大、检索迅速、可靠性好、方便查找资料以及成本低等，通过计算的这些优点可以有效的提高城建档案管理工作，并且使城建档案管理工作不断的规范化、科学化。目前，我国的城建档案管理工作大多还是人工管理，或者是半人工管理，这无法充分的发挥出城建档案信息的功能。因此，在城建档案管理中要应用计算机，提升城建档案现代化的管理水平，从而适应现代化的信息处理。
二、城建档案管理中应用计算机的功能
（一）自动化管理城建档案
计算机有着高效并且快速信息处理的能力，并且可以快速的输出、输入以及贮存信息，并且可以进行推理与判断，所以在信息处理时，应用计算机技术已为一种核心的手段。在城建档案管理中应用计算机能够使管理工作自动化，可是将城建档案进行分类、分析、提取以及加工处理，从而提升城建档案管理工作的效率，促进档案信息的使用和开发。
（二）数字化管理城建档案
在城建档案管理时，纸质的档案信息在录入时非常麻烦，需要浪费大量人工以及纸张，并且修改和查阅都非常不方便，保管和维护工作非常繁琐。城建档案管理应用计算机，就可以使档案信息更容易录入、修改、保存和管理，并且档案信息可以通过网络迅速的传递，以便于档案信息的使用。因此，城建档案管理中应用计算机能够实现数字化管理，降低档案管理成本，提升档案的利用率，信息档案也不会发生磨损和丢失，在使用中可以迅速调取和传递，极大的提升了城建档案管理的效率。
（三）网络化信息检索
目前，在图书管理中已经广泛的应用信息检索，并且取得了非常好的效果，获得了人们的认可和支持。在城建档案管理中应用计算机，能够实现档案信息检索网络化，在档案信息检索时可以使用脱机检索，只能网络检索以及联机检索，这样可以实现城建档案信息资源的共享，促进城建档案管理水平的提升。
三、计算机在城建档案管理中的应用
在城建档案中应用计算机首先要收集整理城建档案信息，这是使用计算机进行档案管理的基础工作。在收集整理档案信息过程中，城建档案管理的工作人员要具有一定的专业知识，还要掌握先进的技术，充分的动脑思考后再进行工作，做好城建档案信息的收集和整理工作，掌握最及时的资料，为城建档案管理奠定良好的基础。在城建档案管理中，计算机知识起到了辅助的作用，是辅助工具，但是在管理工作中放在首位的应该是城建档案管理工作的管理者。在收集和整理好及时的资料以后，在输入计算机中，要保证信息的准确性，否则使用计算机管理城建档案就失去了意义。然后，要对城建档案信息进行归纳分类处理。在城建档案管理人员收集和整理资料中，很难把完整的资料和信息都收集完整，所以要对收集的信息进行筛选、整理、分类以及加工，这样可以提升城建档案管理工作的效果。将收集和整理的信息进行归纳分类，然后输入到计算机中，就能够实现城建档案管理电子化。最后，要利用计算机来查询和提取城建档案信息。城建信息收集、整理、分类然后输入到计算机中就是为了能够快速的查询和提取信息，提升档案信息的利用率。使用计算机管理城建档案能够提升资源利用率，有效的降低人力、物力以及时间的浪费。可以缩短城建档案的查阅时间，及时的更新档案信息。在城建档案管理投入上，只要一次投入就可以，节约了大量的资金，并且可以多次的产出。通过计算机来管理城建档案，可以拷贝多份信息，从而扩大信息的使用和影响，提升了城建档案管理工作的质量。
四、结语
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
