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关键词：高校图书馆；办公室；角色定位；工作管理
中图分类号：G637 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）09-0010-02
随着信息技术的发展，图书馆已逐步从传统型向自动化图书馆或数字图书馆进行过渡和发展，高校图书馆办公室的特殊地位更加显现出来。图书馆办公室集行政、后勤、管理于一身，作为图书馆的职能部门承担着全馆的组织、管理、协调等工作，不仅是图书馆党政工作的得力助手，更是承上启下、联络内外、协调左右的立体联络中心，其工作内容和管理模式也随着时代的发展而变化。
一、高校图书馆办公室的性质与基本任务
高校图书馆办公室（以下简称馆办），与其他企事业单位、部门的办公室一样，是一个综合的办事机构。在图书馆党政的统一指挥领导下，在协调和促进各业务职能部门积极开展好本职工作的同时，肩负着图书馆领导的对外工作联系、对内任务布置和下达等方方面面的工作，起着上下、内外等各环节的纽带和桥梁作用。办公室的管理水平、工作效率和服务质量对图书馆各项工作的开展及其所取得的成效尤为重要。馆办的基本任务是进行馆办日常的事务工作，主要为三大块：一是数据统计工作。负责收集全馆的各类教学、科研、业务等数据信息并进行统计汇总；二是文件档案管理工作。负责全馆的来文和发文等文件档案、人事信息档案、科研信息档案、综合业务档案等信息的收集、分类、整理工作，做好保密文件的保管工作；三是提供日常服务工作。馆办既要做好对内的服务，如会议的组织安排、来人的接待工作等，还要做好对外的服务工作，如与外界的沟通联系、活动的开展等。“读者第一，服务至上”是图书馆的服务宗旨，一切以学生的成长为主，一切服务于教师的教学与科研。图书馆工作必须围绕服务于教学、服务于科研的工作重心，进行深入的调查研究，为馆领导提供各方面的信息参考，对收集的材料进行整理汇总上报馆领导，并提出初步的建议、拟出初步的方案；协助馆领导出主意、想办法；协调馆内各业务职能部门活动工作的开展；在馆领导的统一计划部署下，安排组织馆内的各类会议和公共活动，协助馆领导和各部门制定计划外用工计划及勤工俭学学生的管理，做好省内通用图书证的管理工作，积极做好对外沟通、接待工作，做好后勤服务保障工作等。
二、高校图书馆办公室承担的角色类型
高校图书馆办公室的角色按工作性质分为四种类型：
一是内务管理角色。负责图书馆馆长室及馆办的内务事务的处理，履行文件、信息的上传下达，工作事务的外联内通的职责，在图书馆党政的领导下组织安排各种会议活动。
二是咨询参谋角色。馆办的重要职责是为馆领导当好参谋助手，负责协助馆领导做好工作计划安排。在馆领导决策前，深入进行调查、研究和论证，广泛收集、系统分析、综合论证各方面的意见、问题和建议，进行分类、汇总和整理，探询问题解决的正确方法、途径和措施。通过提供真实的材料、科学的数据、准确的事实、可靠的方案，以便馆领导决策参考，对重要活动和事项草拟参考建议方案和计划。
三是协调辅助角色。负责协调和协助图书馆与学校各管理职能部门以及馆内各业务部门工作的开展。馆办工作人员应主动深入工作，细致深入地对图书馆的整体状况、服务细节、馆员和读者的需求进行了解，成为馆领导、各部室、馆员之间的桥梁和纽带。
四是服务工作角色。办公室有职责为全体馆员特别是一线馆员创造更好的工作条件及服务环境，对非事业编制的工作人员和勤工助学的学生给予更多的关心，使他（她）们能更好地服务于图书馆工作，有效保障图书馆服务职能的发挥。
三、高校图书馆办公室的工作注意事项
一要培养一支精干的管办工作人员队伍。管办人员的政治觉悟、思想修养、精神状态、待人接物方式、处理问题态度、工作作风及办事效率等，直接影响着本部门的形象。办公室工作人员首先要慎于做人，谨于行事，有一定的文化修养，熟悉图书馆业务，诚信可靠，办事细致，服务周到，敢于开拓，与时俱进。在职责分工明确的前提下，善于与人沟通合作，能将现代信息技术手段和方法应用于工作实际中。
二要善于处理行政与业务功能之间的关系。办公室工作可以概括为行政与业务两个方面。总体上办公室以业务工作为主，行政工作为业务活动的开展提供支撑和服务。业务管理工作的开展和落实，必须以行政工作做好为前提和基础。而业务工作开展所需的人、财、物的管理内容，又是行政工作所必须包含的重要内容。
三要强化信息沟通和合作交流。信息沟通是办公室协调上下、联系内外的重要工作方式和手段。（1）处理好办公室与其他业务部门的关系。办公室集行政、后勤、人事、信息等工作于一体，要特别注重处理好与业务职能部门之间的关系。要本着以指导为主、督促为辅的原则。（2）保持管办与校内相关各职能部门信息上传下达的渠道。采取多种方式使相关部门清楚地了解图书馆的作用及发展中面临的困难，以取得校内相关各职能部门的理解、支持、帮助和信任。积极配合图书馆内部各业务职能部门开展宣传、咨询、服务等活动，组织开展图书展、读书节、文献检索论坛、科技信息前沿论坛等特色校园文化活动，使读者更多地融入图书馆，了解图书馆。（3）加强与其它院校图书馆和社会化图书馆机构的交流、沟通和互访。通过“走出去，请进来”积极开展馆际之间的合作与交流，互相取长补短，共同提高，共享资源，充分发挥现代信息社会网络功能，实现馆际之间文献、信息、图书等资源的共享。另外应积极保持与各图书馆学会间的联系，以经常与他们进行沟通和交流，获得他们的政策指导与业务帮助和支持。
科技的进步来源于创新，创新是发展的源泉、灵魂和动力，图书馆办公室的工作同样如此。要正确面对和处理图书馆在发展过程中出现的新情况、新问题、新困难，需要大胆探索，勇于创新，要敢于突破传统思想观念的束缚，开拓新思路、树立新风尚、创新新方法，创造性地开展工作。突出服务意识观念，变被动工作为主动工作，变被动服务为主动服务，构建管领导、室领导、工作人员、读者四维一体的和谐环境，将图书馆的各项工作质量和服务水平再上一个新的台阶。
参考文献：
[1]温国强.图书馆办公室在基础管理中的作用[J].图书馆论坛，1995，（4）：24-25.
[2]徐炎.高校图书馆办公室工作浅议[J].高校图书馆工作，1998，（4）：57-58.
[3]张新.发挥角色认知功能做好图书馆办公室工作[J].江西图书馆学刊，2003，（3）：69-70.
[4]柯劲松，杜晓雄.构建和谐社会，做好协调工作，浅谈高校图书馆办公室协调工作[J].高等工程教育研究，2006（增刊）：3-4.
[5]曾井红.网络环境下高校图书馆办公室管理工作的变革[J].江西图书馆学刊，2008，（4）：44-45.
[6]张曦丽.以科学发展观促进高校图书馆办公室管理工作[J].高校图书馆工作，2009，（1）：88-89.
【关键词】高职院校图书馆；办公室工作
图书馆办公室与任何一个组织的办公室是类似的，是内直接为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综合办事机构，参与政务、协调事务、做好服务，是单位运转的枢纽，是对内、对外的窗口[1]。图书馆办公室更是整个图书馆业务和行政管理的职能机构，它是馆领导赖以指挥全馆运作、推动所属业务部门搞好本职工作的重要机构，是馆领导联系内外上下各个方面的纽带。随着现代化的高职院校图书馆的飞速发展，如何适应新形势，充分发挥图书馆办公室的作用，提高其工作效率，使图书馆各部室通力合作，充分发挥各自作用，使图书馆真正成为教学科研的文献信息中心，为高职院校教育发展提供有力的信息资源和信息服务保障，这对图书馆办公室工作提出了新的要求。
一、高职院校图书馆办公室工作特点及现状
图书馆办公室的工作不同于具体业务部门的工作。具体业务部门侧重藏书管理、流通管理、读者管理及情报研究等，有自己的一套工作规范和技术要求；而图书馆办公室则侧重于全馆整体的综合管理，具有自身运行的方式和特点：图书馆办公室工作内容十分繁杂、琐碎而不具体，上到与地方图工委、兄弟馆之间的联系及与学院各分院部、处室的协调，下到馆内设备的维修、办公用品的领取等，涵盖了人事、文秘、档案、采购、设备管理、后勤保障、业务统计、对外宣传、多方协调、会议组织、活动组织、财务管理等图书馆工作的方方面面，具有综合性、被动性、事务性、专业性、和服务性等特点[2]。图书馆办公室是图书馆运行的“神经中枢”，其工作质量的好坏，直接影响着图书馆的整体运行状况，但图书馆办公室工作现状不容乐观。
1.办公室工作不受重视。在现实中，很多人认为办公室工作无技术性、专业性，只不过是上传下达、收收发发、抄抄写写、迎来送往的一些琐碎性的事务工作，只是为领导学舌、跑跑腿而已，难登大雅之堂[3]。相对于注重业务建设的图书馆来说，办公室受到各部门的注视多，但得到的关心较少，甚至对其怀有偏见。
2.办公室人员职责不明。目前高职院校图书馆建设水平参差不齐，大部分图书馆办公室人员职责不明，没有做到一岗一位，而是一岗多位或一位多岗，许多办公室工作是由其他岗位上的人去做，一身兼多职，在实际运作过程中，几乎都是按部就班地完成日常业务，很难解决具有创造思维和充分发挥主观能动性方面的问题。有些看似归办公室的工作，实质上又不属于其管辖范围之内，工作人员极易越俎代庖，有些事上擅作主张，形成管理混乱和多头指挥；有些问题看似与图书馆办公室工作无关，实质上仍是办公室业务工作的延伸，但工作人员不知所措，导致有些事久拖不办，引起读者及其它部门的埋怨。
3.办公室人员的素质参差不齐。由于高职院校图书馆工作的特殊性，要求办公室工作人员在具备行政管理能力的同时，还必须有过硬的业务技能，专业知识越丰富全面，总揽全局的综合能力就越强；对全局掌握越全面深入，就越能促进专业知识的深化。但在现实工作中，图书馆办公室人员大多数是其他行政岗位干部、教辅队伍选调或问题户等，多属半路出家，缺乏专业训练，既具备图书馆专业技能又具备较强行政工作能力的人员廖若晨星，在一定程度上制约了办公室的工作的开展。
4.制度不建全未能充分发挥办公室的作用。办公室是每个行业，每个单位必不可少的一个部门，其工作内容纷繁复杂、包罗万象，而现实中，有些图书馆没有科学的规章制度和有效的管理体制，使办公室的工作没有明确的职责规定和相应的管理，总是今天东一榔头，明天西一棒槌，一切都是遇到问题解决问题，领导说东不往西，这样极大地影响了办公室人员的工作积极性，也使办公室的工作质量受到严重的影响。
二、高职院校图书馆办公室的作用
1.参谋咨询
图书馆办公室的工作除了要对图书馆的基本信息、馆藏分布、规章制度、人员情况等了如指掌外，还要深入业务部门，进行广泛的调查研究，做好问题、意见的收集和信息的汇总、分析工作，为馆长的科学决策提供真实的、准确的材料和依据，并为馆长出主意、想办法、提建议、献良策。决策的科学与否，直接影响到图书馆的发展，因此作为图书馆办公室人员，不仅要有丰富的知识，还必须要有敏锐的观察力和独立思考能力，并要有超前的意识和创新精神。
2.综合协调
图书馆各部门都有着各自特殊的职能和作用，要想使各部门充分发挥作用，使图书馆各项工作得以顺利开展，离不开一个和谐的内、外部环境，图书馆办公室在这一环境的创造过程中起着联络内外、沟通上下、协调左右的核心作用。
（1）图书馆内各部门间关系的协调。图书馆办公室是馆领导与馆内各部门之间、图书馆与读者之间的桥梁和纽带。一方面要作好馆领导与馆内各部门的沟通，正确传达各种文件和会议精神，全面、准确地领会领导意图，将各部门的工作协调起来，认清目标，统一行动，将馆领导的决策付诸实施，同时要全面掌握各基层部门的决策落实工作进展情况、师生的意见、工作中存在的问题和难题，并及时反馈给馆领导，供领导决策时参考。另一方面要协调好馆内各部室之间的关系，图书馆各部室之间因其岗位、任务、要求不同，有时会各自强调本部室任务之艰巨、特点和重要性，造成处理问题的角度不同而引起的矛盾，因部门利益而相互毁损、推诿，还有人员的临时调配等，这均需要办公室利用相关管理规定进行调节。作为一个单位，各种突发的、临时性的工作比较多，有时必须要靠各业务部门的协助配合才能完成。办公室安排这些工作必须本着平均、平等的原则合理分配，不乱摊派，同时要有临时委托工作通知单，做到件件有记载、落实，避免因分配不合理造成各业务部门之间、各业务部门与馆办之间产生矛盾，发生冲突。
（2）图书馆与学校各院部、职能处室间关系的协调。虽然，图书馆被喻为“大学的心脏”，与师资队伍、实验设备共誉为学校的三大支柱，众所周知，图书馆在学校中的地位一直处于各院部、职能处室之下，各院部、职能处室乃至学校领导对图书馆的工作一直不理解甚至有些误解。图书馆办公室作为图书馆对外部门应加强与学校领导及各院部、职能处室的沟通，让他们更多了解图书馆的工作，扭转这种错误的观点。图书馆办公室应加强与学校领导的沟通，把图书馆的发展情况及时与上级领导汇报沟通，让学校领导加强对图书馆的重视；图书馆办公室应加强与学校各院部的联系，及时获取学校教学、科研工作的相关动态信息，反馈到图书馆的各业务部室，便于图书馆主动为学校教学、科研提供快捷、准确、周到、深入的服务；图书馆在许多方面都需要学校各职能处室的大力支持和配合，如人事、经费、设备采购、馆舍维护、资产调配、安全卫生等等，图书馆办公室必须处理好与学校各职能处室的关系，努力为图书馆创造一个良好的外部环境，保障图书馆日常工作的顺利进行。
（3）图书馆与兄弟院校图书馆间关系的协调。随着高职院校图书馆事业的发展，图书馆服务范围的扩大，图书馆对外联系也越来越多，对此，图书馆办公室要担负与社会其它实体的联络工作，对外加强对图书馆的宣传，特别加强与其他兄弟院校图书馆之间的联系，通过邀请兄弟馆领导、专家来馆做报告、讲座，借鉴他人的成功经验，或馆际间考察交流，相互学习、取长补短，有利于开展各项业务协调工作和馆际合作，在服务、资源上形成互建、互利的发展格局。
3.行政管理
图书馆办公室最重要的事务性工作就是行政管理，首先是文档工作，上级文件收发、签到、登记、归档，起草图书馆各种公文和工作报告、计划总结以及图书馆通知通告等，并负责管理馆内的报告、合同、协议等工作文件，做好保密工作，组织各种会议并做好会记录；其次是经费管理，图书馆各种经费的收入、开支、预算、决算、综合平衡等，特别保证专款专用，杜绝“人吃书”的现象发生[4]。然后是统计工作，根据各种统计资料可以反映一个馆及整个图书馆事业的发展概貌，对于统计的各种数据要进行分类、归纳整理，根据统计资料进行分析研究，发现问题，提出解决办法和措施，如，通过藏书、经费的变化，了解影响书刊价格的因素，分析研究如何把经费花在刀刃上，合理使用，从采购到充分发挥现有书刊的作用上下功夫等，统计内容要求准确、及时，具有连续性和一致性。最后是督促检查，各部门对上级决策及规章制度的执行情况，各部门统计报表、工作计划和总结及目标的完成情况等，图书馆办公室要及时了解情况向馆领导反馈信息并进行检查和督导，做好控制工作，根据执行情况和完成情况总结经验，提出完善的措施，在督促检查过程中要做到参与而不包办、督促而不命令、到位而不越位、诚心诚意、开诚布公，各部室工作和谐正常运行。
4.后勤保障
图书馆办公室的一项基础性工作就是全馆的后勤保障，如设备的采购和管理、设备的维护和报修、办公用品领取和发放、员工津贴和福利待遇的发放等服务性工作，除此之外，办公室还要注意倾听员工的声音，关心员工的生活，了解员工的疾苦，解除馆领导和广大员工的后顾之忧，使他们能够全身心投入到工作中去。
三、做好图书馆办公室工作的几点建议
1.强化服务意识
行政工作的基本特征就是服务，办公室工作更是如此，因此，必须加强服务意识，在服务的范围、内容、对象等方面不断提高认识，变被动服务为主动服务，不断改进工作方式、方法，使服务工作上水平、上层次。
2.处理好几个关系
（1）处理好行政与业务的关系：行政与业务是办公室工作的两个主要方面，一般来讲，业务工作是办公室的主要工作，行政工作是为业务活动服务的，只有行政工作做好了，业务管理才能落实，而业务工作所需的人、财、物的管理，又是行政工作的主要内容。
（2）处理好与业务部门的关系：办公室集行政、人事、后勤等于一身，应特别注意处理好与各业务部门的关系，不能对各业务部门颐指气使，影响其工作积极性，使图书馆的整体服务功能下降，各业务部门的工作是图书馆工作的基础，办公室的主要职责是为各业务部门服务。
（3）处理好图书馆与有关部门的关系：首先，通过各种途经向主管部门宣传图书馆的作用和目前面临的困难，争取主管部门的支持和帮助；其次，配合各业务部门通过开展宣传、咨询、读书活动等途径，使读者了解图书馆各部门所做的工作及馆内的各项规章制度，使读者加深对图书馆的信任和支持；第三，与兄弟图书馆加强联系，开展馆际间的合作，实现文献资源共享，广泛开展学术交流，达到共同进步的目的[5]。另外，还要与各级图书馆学会保持联系，以取得他们的支持和帮助。
3.树立创新意识
面对新的历史发展时期，高校图书馆改革、发展、稳定的任务十分繁重，这就要求办公室克服工作简单化、程式化、陈旧保守的思想，树立创新才能突破，不断探索新形势下做好办公室工作的新思路，寻求解决问题的新途径、新办法。
创新体现在具体工作中，是一种超前行为，有没有工作的主动性，有没有超前意识，是主动服务还是被动服务，工作效果会截然不同。卓越的管理应是实现维持与创新相结合的管理，而创新又贯穿于办公室工作的各项管理活动中，要拓展工作思路，开展组织创新、方法创新、技术创新，以实现组织有序，方法俱佳，制度更加完善，新技术运用更广泛，信息处理和应变能力不断提高。
4.加强办公室人员自身素质的培养
首先，办公室工作人员要加强业务学习，尤其是图书馆专业知识的学习。随着信息化时代的飞速发展和自动化、无纸化办公模式的大力推广，必然要求办公室工作人员在巩固传统文秘工作技能的同时，不断加强办公软件、数据库系统的学习，提高办公自动化的技能，提高工作效率；办公室人员还应注重自身图书馆专业知识的学习，在干中学，在学中干，充分利用各种讲座和参加培训班的机会加强学习，同时还应注意养成阅读专业书籍的习惯，关心专业发展的进展、动态，紧跟图书馆学理论研究与实践的步伐，自觉学习，并将所学的专业知识灵活运用于图书馆管理工作中。其次，要注重政治素质的提高，并结合自己工作的实际，多阅读和体会有关的政策和文件精神，尤其是国家新颁布的各种方针、政策，充分体会和理解了这些政策、文件的精神，才能增强自身的政治素养，树立更崇高的职业道德，深入投入到自己的工作中去，加强对工作中问题的处理能力和把握能力。
四、结束语
总之，图书馆办公室是一项服务性很强的工作，工作内容非常琐碎具体，要求我们要有足够的耐心和能力，并从各个方面提高自身的服务意识和服务水平，在馆领导的支持和领导下，把图书馆办公室的工作真正做好。
参考文献：
[1]张强,王玉霞.办公室工作实务[M].北京:北京航空航天大学出版社,2008.
[2]张洪钢,王磊.谈如何做好高校图书馆办公室工作[J].图书馆学刊,2009.
[3]何雪英.论新时期高职院校图书馆办公室建设[J].科技创新导报,2008.
[4]王培霞.高校图书馆办公室工作管理艺术热[J].内蒙古科技与经济,2008.
摘要：文章针对目前图书馆服务模式，从五个方面提出了打破常规改进图书馆服务模式的措施和办法，并围绕转型、超越、发展新主题提出了新的、具体的服务方式，阐释了如何拓宽图书馆服务领域的问题。
中图分类号：G250文献标识码：A文章编号：1003-1588（2014）12-0033-02
收稿日期：2014-11-01
作者简介：朱静（1976-），朝阳市图书馆馆员。1延长开放时间
当前，随着我国反腐力度的加大，动用公款进行娱乐文化活动受到极其严格的控制，同时机关、事业单位的公职人员业余活动的选择和去向也受到了严格的约束。随即，北京市的三联书店提出了24小时不打烊、全天候为读者开放的新举措，这一举措的出台受到了广大读者的一致欢迎和好评，这也反映出自党的十以来，转变作风、纠正“”收到了实效。这对于各级图书馆来说是一个扩大读者群发挥更大作用的良好契机。那么，如何抓住这个契机呢？笔者认为，图书馆可以通过延长开馆时间的方式来吸引读者，开馆时间应该延长至晚上21时，有条件的图书馆还可以更长一些。
当然，延长开馆时间后相应的配套管理条件也要跟上：①要安排好加班值守人员。人员不足的图书馆还要增加、调配人员编制，或者征集志愿者，满足延时需求。②要改善相应的硬件环境，比如增加阅读桌椅以及相关的照明设备，给读者提供良好的读书条件。③要建立新的阅读制度，如严禁晚饭后醉酒人员进入馆内喧哗等，还要适当加派保卫人员，保证夜读人员的安全和阅读秩序。④政府财政部门应当增加图书馆的办公经费，满足夜读的各项费用开支，切实把这一公益事业办好。
2改座位变格局
图书馆当然要追求“上座率”，但是其要打破传统的思维方式，学会多设座、设软座、设外座，并可以以借座、分座等多种方式扩大读者群。
2.1在馆内实行席地读书、见空就坐的新举措
目前，许多图书馆座椅不能移动，占据了较大空间，迟到读者有时无座可坐，只能站立读书。如果设置一些小凳子或海绵垫子、地毯等，就方便了读者，从而达到了吸引读者的目的。
2.2采取“借座”方式，扩大读者群
图书馆要打破只有在本馆读书的读者才是“上座”读者的观念，拉长图书馆的座椅，借座、借光为我所用，共享资源，一座两用。如：朝阳北票市图书馆与北票市人民大会堂相邻，每到节假日读者异常多，他们就采取引领读者到会堂去读书的办法，把闲置的会堂座位有效地利用起来。一些拥挤的图书馆完全可以借助邻居单位的活动室、会议室开办“钟点”图书馆，全面增加读者数量。
2.3采取“订座”读书方式，满足客户读书需求
对于经常光顾图书馆的“老读者”，图书馆应该设立固定座位或预留座位。对于老年读者或病残读者，可以采取“订座”办法，公布图书馆订座电话，保留出特殊群体读书座位，以周到的服务赢得读者的满意。
当然，座位灵活了，管理难度也就随之加大了。图书馆要安排好工作人员，加强监管，维护馆内纪律，尽心服务，保持人多不乱、秩序井然。
3改变作风，深入基层读者
各级图书馆的馆员，也要改变作风，采取各种方式深入到最基层读者之中，倾听他们的心声，寻找图书馆转型、超载、发展的良策。每年的年初，图书馆的负责同志都应该做好以下四点。
3.1下基层深入调研，召开征求意见会
图书馆员应深入学校、大中小型企业、乡镇、街道之中，征求各个层面的读者对图书馆新一年工作的意见和建议，了解他们的需求，为制订新一年的图书馆工作计划、服务计划打下良好基础。
3.2到当地所属发改局和机关工作委员会“掏底”
图书馆员应了解本年度当地政府对经济社会发展的总体规划和对主导产业的发展计划，了解各级党政机关在新的一年里开展的党建与行政工作。从而围绕工作规划、计划以及重点工作内容，研究图书馆的工作方向和规划，并在此基础上购买和调配“对题、对路、对症”的服务书籍，从而有效提高图书馆直接服务地方经济发展的能力，增加贡献力。
3.3到教育局了解学校工作的重点
图书馆员还应掌握德育工作、教学工作、文体工作计划内容，认真了解现阶段中小学生急需的读物以及教师继续教育所需的相关材料。图书馆要在认真调研的基础上对图书馆购书计划进行调整，购买满足读者需求的图书。
3.4到老干部局或老龄工作委员会了解离退休老同志阅读需求
如何通过问卷调查，了解老同志希望看到哪些图书，同时征求他们对办好当地图书馆的意见和建议，把这一长久稳固的读者群抓住、抓牢。
总的来说，就是把办馆的权利交给读者，让基层群众说了算，这样图书馆就一定会有前途，也一定能深受读者喜爱。
4改追求变档次，追求阅读大效益
人们常说“开卷有益”。这话要辩证地看，要看开的是什么“卷”，是什么人开的“卷”，是什么人写的“卷”。图书馆工作人员要研究在当下社会发展中最有益的书，要树立大服务观、大效益观，站在为社会负责、为下一代负责、为文化繁荣负责的高度，来研究“卷”的档次，“卷”的内涵。无论是购书、管书，都要了解当下社会人的思想追求，要对哪部分人应该需要什么书、一个阶段应该看什么书做到心中有数。此外，还要把好推介关。一个图书馆如果没有高水平的推介服务，那么这个图书馆就是一个“大仓库”，充分发挥好推介作用就是提升服务档次的表现。
4.1抓好“选卷关”
朱静：谋宽助拓展，布长思深远朱静：谋宽助拓展，布长思深远图书馆每年都要购进有价值、有影响力的好图书，选择有思想性、有代表性的好作品。在研究好书的同时，还要研究好作者、好出版社，并根据读者意见定期与当红作家以及出版社联系，向他们反馈其图书的受欢迎程度、目前读者的阅读取向以及对某些作品的意见和建议，担负起从源头上督促出好作品、精品的责任和义务。
4.2弘扬主旋律，凝聚正能量
图书馆要建立读书质量与效益评估体系。首先，要跟踪调查一些读者、一些基层单位的学习效果，对其学习质量进行研判。其次，要统计一个月或一个季度中大多数读者看的书、关注的话题，并对这些数据进行分析，了解当下社会心理，写出调查报告，提供给文化、宣传部门以加强引导和鼓励。最后，要始终站在弘扬社会主义主旋律、凝聚社会主义正能量的立场上办好图书馆，为广大读者提供高质量的精神食粮。
4.3注重交流，图书馆要当好“三个桥梁”
图书馆要当好图书与读者之间的桥梁；当好出版社与书商之间的桥梁；当好作者与读者之间沟通的桥梁。三个桥梁的作用相辅相成，目的是形成“看书――反馈――改进――写好书――出好书――看好书”的模式，出版更多的符合大众心理、源于生活高于生活的精品力作。各级图书馆应该定期举办新读物、新作品读后感交流活动，邀请书商、作家到图书馆来与读者进行现场交流，这样，图书馆的名气就会大增。
5改服务变眼界，帮助民众养成读书习惯
图书馆想发展，归根结底要靠广大群众。为此，图书馆在做好现有工作的同时，要有计划地逐步开展营造读书氛围工作，注重借助各方面力量循序渐进地培养大众的读书习惯。
5.1开展读书宣传周活动
图书馆可以借助电视、报纸等媒体开辟读书宣传专栏，刊登倡议书；组织优秀读者开展朗读比赛活动、书评活动、书法比赛活动、摄影比赛活动等。
5.2建立读书基地
图书馆可以在条件较好的学校、社区、村委会建立读书基地，评选优秀读书集体、先进个人，广泛宣传基地取得的成效，从而带动其他地方形成爱读书的良好习惯。
5.3发挥优秀读者的作用，成立讲师团
图书馆可以深入机关、企业、乡镇、村，发动读者用亲身经历汇报读书体会，畅谈通过读书给社会、家庭、邻里、事业发展带来的好处，激发广大群众参与读书的积极性。
5.4培养爱读书的良好社会氛围
图书馆要密切联系人大、政协等政府及社会组织，定期邀请人大代表、政协委员到图书馆来检查工作，开展专题调研，开办委员代表读书日活动，带动社会各界参与到读书活动中来。同时，图书馆还要借助共青团、工会、妇联等群体组织的力量，推动全社会读书活动的开展，群策群力、携手并肩地把当地图书馆建设好、发展好、利用好，为实现中华民族的伟大复兴、实现中国梦做出积极贡献。
参考文献：
[1]赵艳芳.浅论图书馆服务创新[J].才智，2012（16）.
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1 高校图书馆家具和设备使用、管理现状及存在的问题
1.1 家具及设备数量、品种多，设备更新速度快
高校图书馆拥有的办公家具及仪器设备数量明显多于校内其他部门。一方面，由于图书馆服务方式向多元化和数字化发展，图书馆配置的家具及设备品种也呈现出多样化及现代化的趋势；另一方面，随着信息技术产品及电子产品的飞速发展，作为学校知识信息中心的图书馆需要紧跟潮流，因此，其电子设备更新速度也逐年加快，加之图书馆家具及设备使用年限跨度大，各类家具及设备总数多达几千甚至上万件。
1.2 资源浪费较严重，资产利用率低
高校图书馆家具及设备的购置经费绝大部分来源于学校专项经费，因而，图书馆基本不考虑成本核算和资产折旧的问题，在有需求意向时即向学校申请，而一旦购入又不关心使用情况，且基本上没有维护保养的意识和责任感。一些使用年限不长的家具及设备仅仅由于一些细小问题或部分零部件损坏而不能正常使用就被放入仓库等待报废；一些使用情况良好的电子设备也因功能落后而被搁置；由于无线网的覆盖范围扩大及大学生智能手机和计算机的普及，图书馆内原有供读者查阅资料的多台计算机被闲置。这些都造成资源的极大浪费及资产利用率低。
1.3 资产管理意识淡薄，管理制度不健全
部分高校图书馆还存在重购置、轻管理的现象，缺少固定资产管理意识。一些高校图书馆没有制定馆内固定资产管理规章制度，因此不能科学规范地指导具体工作。而资产管理部门通常仅为图书馆配备1～2名资产管理员，且都是本馆职工兼职。由于图书馆部门设置较多，办公地点较分散，仅靠一两名兼职资产管理员很难完成全馆家具及设备管理工作。加上图书馆员工较多，资产管理意识很难统一，致使图书馆家具及设备的变动不能及时在学校资产管理系统中更新，从而造成资产管理系统中的数据与实际使用情况不符，家具及设备的使用和管理状况较为混乱。
2 做好高校图书馆家具和设备管理工作的对策
2.1 提高资产管理意识
做好高校图书馆家具和设备管理工作，需要提高图书馆工作人员的资产管理意识，使他们充分认识到资产管理的重要意义，树立正确的国有资产管理理念。强化管理不仅能消除现有的混乱局面，保证家具及设备的正常使用，还能减少资源浪费，提高家具及设备的利用率，为学校和社会创造更多的效益。因此，必须增强图书馆领导及职工资产管理的责任感和主动性，使他们真正意识到管理好家具及设备资产的重要性和必要性。
2.2 建立科学管理体系，健全管理规章制度
按照“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人、物尽其用”的原则，建立健全家具及设备的管理制度[2]。我校图书馆家具及设备管理实行行政领导全面负责制，资产管理员、部门主任和使用者三级责任制，将管理责任落实到具体部门和个人，明确相关责任人的责任范围，强化责任和管理意识。由于家具及设备数量庞大，可安排一名家具资产管理员及一名设备资产管理员分别管理家具和设备，家具资产管理员可由办公室职员或办公室主任兼任，而设备资产管理员可由技术部职员或技术部主任担任。这样既实现了归口管理，也实现了分级管理，使管理的责任更明确，职责更清晰。
根据学校资产管理部门制定的具体实施办法或章程，结合本馆实际情况，我们建立了一套馆内家具及设备资产管理制度。其中包括购买程序、验收过程、保管及使用方法、转移、调剂、报废、赔偿等，做到家具及设备管理有章可循。在管理制度中还增加了家具及设备的盘查监督、维护维修跟踪服务机制。我们制订工作计划，定期对各种资产进行清点及检查，发现家具及设备损坏，及时向有关部门提出报修申请；发现资产数目或存放地点不对，要及时处理并通知办公室负责人员。我们将家具及设备的使用管理工作作为馆员年终考核的一个指标，做到赏罚分明，提高每名员工的家具及设备管理责任意识。
2.3 充分利用资产管理系统，合理分配家具及设备管理工作任务
高校图书馆可根据馆内职工的家具及设备管理责任等级向学校资产管理部门申请不同的管理权限，并在资产管理系统中设置不同的账户和不同的权限。依据每个职工对家具及设备的实际使用情况，将馆内所有家具及设备管理工作分配到部门，落实到职工[3]。资产管理员为一级权限，可对本馆所有家具及设备信息进行操作；部门主任为二级权限，可对本部门所属家具及设备进行信息操作；普通员工为三级权限，可对本岗位家具及设备进行信息操作。部门主任对普通员工的操作进行确认和审核，资产管理员拥有最终审核认定权限和全馆家具及设备管理权限，这样就可以让馆内所有人员都关注家具及设备管理工作。其最终目的是使家具及设备在转移、维修、外借、调剂、报废的过程中账目准确，易于维护。
2.4 建立家具及设备共享平台，实现再利用
对于没有达到报废年限的闲置家具及设备或利用率低的家具和设备，图书馆资产管理员在资产处置时应该有资源共享的意识。高校图书馆在经费投入、馆舍面积及硬件条件等方面相比校内其他部门都更有优势。一般情况下，图书馆的家具及设备数量相对充裕，有些甚至有较大富余[4]。通过与校内其他部门建立家具及设备共享，不但可以腾空闲置家具及设备的馆藏占地，调剂余缺，实现资产再利用，充分发挥家具及设备的使用效能，更为重要的是，能为学校节省资金，减少开支。
高校图书馆可根据各高校信息化建设要求，在资产管理部门或图书馆的二级网站上建立家具及设备共享平台。图书馆资产管理员可在该平台上录入拟共享的家具或设备，主要包括两部分：一部分是可以调剂给其他部门、没有达到报废年限且可正常使用的闲置家具及设备，如替换下来的桌椅板凳、计算机等，这些家具及设备在图书馆已经没有使用价值，但是对部分经费紧张的学院来说却是宝贵的资源；另一部分是不可调剂的、利用率不高，但可以共用的设备，如摄像机、照相机、移动投影仪、绘图仪等。如果有部门对可调剂的家具及设备有需求意向并经资产管理部门同意，图书馆即与其办理相关移交手续，包括对拟调剂物品进行实物确认，签订正式的移交协议，附上每批移交家具及设备的明细，被调剂家具及设备的搬运信息等。这些工作完成后，双方负责人携带相关材料到资产管理部门进行校内家具及设备转移处理，将被调剂的家具及设备全部转移到接受单位名下，做到双方账目清楚无误。对于可共用的资产，使用部门可以选择网上预约的方式预约使用相关设备。预约成功后，借用部门需填写一份借用协议，包括设备借用期限和借用人等信息。该共享平台的开通体现了家具及设备管理的先进性、科学性、实用性和共享性，提高了资源利用率，同时也响应了国家的节能环保号召。
教导处主任工作职责
1. 协助校长组织教师学习和贯彻国家教育方针、课程标准和上级有关教育工作精神，根据校长提出的学期工作计划要点，制定和实施教学工作计划，妥善安排和及时总结学校教学工作，建立科学稳定的教学秩序。
2. 负责全校排课、调课，编制作息时间表、课程表、课外活动表;组织好每年度的招生、编班和毕业班工作;做好学籍管理、教学资料管理等工作。
3. 指导教研组工作。审阅教研组工作计划，核实各科教学进度和教学质量要求，提出指导性意见;指导教研组的教学研究活动，布置各阶段教学工作，检查督促教师的教学和学生学习情况，总结交流教学经验。
4. 深入教学第一线，经常听课，切实掌握各科教学的第一手资料，并作出综合性的分析评定;组织学生的考试工作，指导命题，督促阅卷并指导质量分析，实施教学质量监控。
5. 协助校长领导体卫工作。贯彻好体卫两个条例，做好体育卫生和学生课余生活的组织管理工作，坚持两操正常化，搞好学生的防疫保健工作，充分安排学生在校活动量，减轻学生的课业负担。
6. 协助校长做好教师的政治思想工作，加强职业道德建设，有计划地安排教师的文化学习和业务进修。加强青年教师和骨干教师的培养，全面提高教师的业务水平和教学能力。
7. 加强对图书室、实验室等各专用教室的建设和管理，督促使用和管理好各类教学挂图、仪器和电教设备。
教导主任工作职责
教导主任在校长直接领导下，具体负责学校的教学和教务工作。教导副主任协助主任工作，并做好自己分管的具体工作。
一、组织和管理教学工作。
(一)组织教师学习和贯彻国家制定的学校工作条例、课程标准和上级关于教育教学工作的指示，认真贯彻教育方针，全面提高教学质量。
(二)加强教学工作计划管理。
1、制定学校的教学工作计划;
2、指导制定和审批教研组工作计划;
3、审批教师的教学工作计划。
(三)制定教学常规和其他教学管理制度，建立正常的教学秩序，协调好各年级各学科教学活动。
(四)安排教师的教学工作，组织教师学习文化、业务和教育科学理论，提高教学工作能力， 督促指导教师执行岗位责任，实施教学目标。
(五)协同教研处组织指导全体教职工开展教科研活动，提高教科研水平和教育教学质量。
(六)检查师、生的教、学笔记和各科教学计划的执行情况，搞好教学质量分析工作。深入 教学第一线听课、评课，听取各方面对教与学的意见，发现问题、解决问题。
(七)结合学生实际，协助领导组织开展教学改革，抓好必修课、选修课和活动课相结合的课 程体系建设和实施。抓好学生劳动技术教育和劳动实践活动，组织指导学生开展文体、科技等课外活动。
二、组织和领导教务行政工作。
(一)管理学生的学籍。负责招生、编班、成绩考核、休学、退学、转学、毕业等工作，建立健全学籍档案。
(二)编制课程表和作息时间表。
(三)组织好上级教育行政部门交给的考试工作。做好期中、期未和毕业考试的考务工作。
(四)组织对教师教学工作进行经常性地考核工作，建立教师业务档案。
(五)负责教师教学活动过程中的考勤，及时安排调课、代课。
(六)负责图书馆、阅览室、文印室、仪器室、电教室、实验室、微机室、语音室的使用与管 理。做好教学参考书、工具书、教学挂图、仪器的订购添置和管理工作。
(七)负责教学信息的收集、整理、传播工作，做好试题、计划、总结等归档工作。
(八)做好每学期开学准备和期未总结工作，并写出有关书面材料。
(九)加强教导处的组织建设、人员配备，做到人员精干，结构合理，提高教务人员素质，保证教务处整体功能优化，保证工作质量，有效完成阶段性和突击性工作任务。
(十)坚持定期向校长汇报工作制度，遇重大事件或问题，要及时请示汇报。争取总务、工 会、团队等组织或部门的协助配合和支持，保证本职工作顺利完成。
教导处工作职责
1. 教导处负责教师的教育、教学工作的指导、检查和全校学生的思想、学习、纪律、文体卫生等活动的检查、督促。同时负责学籍管理工作。
2. 教导主任每日八时前要对全校各班及办公室进行一次巡视，了解师生的考勤情况及晨会情况。
3. 要坚持每日课间操和放学路队的检查考评工作。
4. 处理好学校日常教育教学工作中出现的问题。
5. 教导主任分工定时参加各教研组的教研活动，每周不少于一次。并对各组的教学工作提出见解，每学期要坚持听二十节课，做好记录讲评。
6. 每学期负责期中、期末的业务抽查工作。进行两次各科作业检查。
7. 对各班的课堂教学、纪律、体育、卫生常规要每周检查一次。
8. 对各班的典型生(优劣)做到心中有数，并协助班主任采取有效措施，使差生及时转化。
（一）落实责任，夯实行政执法基础。一是明确任务。今年街道在调整依法行政工作领导班子及其办公室人员的基础上，结合实际，及时印发了《2009年度*街道依法行政工作考核标准》，从而明确了政府法制工作的内容和任务。二是建立例会制度，街道党工委、办事处将《纲要》和加强依法行政的决策内容解读列入党工委中心组学习计划。执法例会每季召开一次，重点就计生执法、土地管理、城市管理、安全生产等方面进行专题研究。街道班子召开三次联席会议研究依法行政和政务公开工作。三是层层落实责任。根据年初制订的依法行政和政务（政府信息）公开工作计划，结合市政府下达的依法行政责任考核要求，街道办事处以工作任务书的形式落实到相关部门、各办公室和管理区，做到与全年其他工作目标同时布置、同时检查、一同考核。
（二）加强领导，完善行政执法机构。今年上半年街道班子成员因工作需要人事作了较大调整，今年7月街道党工委、办事处对依法行政工作领导小组及其办公室人员和政务（政府信息）公开工作领导小组及办公室人员作了调整，调整后，依法行政工作领导小组成员24名，组长由办事处主任兼任，副组长由党工委副书记和街道常务副主任兼任，成员由相关的线、办、管理区负责人组成，办公室由6人组成，党政办主任兼法制办主任。
（三）科学决策，完善行政执法机制。一是严格把关。街道法制办对办事处出台的规范性文件、行政处罚决定书等行政行为，建立审核制度。全年共审核行政委托处罚案件31件，落实20*年1月1日至2009年5月31日行政处罚案卷评查案件64件；规范性文件的行文程序中有法制办的审核意见，行政处罚决定书报法制办备案。同时，由法制办牵头对行政执法项目进行全面清理，根据依法行政工作领导小组批复的行政许可、行政监管、行政处罚、行政强制、行政征收、行政给付和其他具体行政行为认真组织实施。二是民主决策。依据《*街道办事处工作规划》对涉及全局的决策开展合法性论证和公开听证，听取公众意见，确保决策的科学性。在村留地开发利用上，建立调研组，针对*实际，提出了拼盘选址、分项开发的建议上报市政府；在二级环卫管理上，采取集中管理，招投标承包的经营决策；在幼儿教育规划和中心幼儿园的项目建设上，采用规范程序灵活经营的决策机制，中心幼儿园由后应村集体开发。三是建立突发事件应急处理机制。街道办事处设立应急办公室，统一组织协调处置突发性应急事件。在此同时，街道先后建立了防汛、甲型H1N1流感、防治禽流感疫情、重特大生产安全事故、重大食品安全事故和群体性突发事件应急预案。各村、社区、企业和学校也相应建立了预案，应急预案数达115个。为检查预案效果，年初，街道办事处会同市安监局、消防大队在岙底杨村、西郊村进行了外来人员火灾逃生的演练，取得了较好的效果。
（四）规范执法，确保行政行为质量。一是建立工作流程。街道办事处设立行政事务受理中心，对事关民生的办事项目建立流程图。有最低生活保障金发放、困难家庭医疗救助、综治受理工作、再生育审批、社会养老保险、工伤保险、失业保险、新型农村合作医疗保险、受理、施工招投标等内容，上墙公示，方便群众办事。二是建立驻村（社区）干部下基层办事制度。结合学习实践科学发展观活动，要求每位驻村（社区）干部每周四全天在村（社区）办公，制订驻村（社区）干部名片发放到户，密切干群关系。同时还在村（社区）设立工作站，将关口前移，尽力将各类矛盾纠纷化解在基层。三是严格执法。在计划生育方面，共对26户违规生育对象，进行立案查处，逐户建立案卷，严格处罚标准不放码。在土地管理方面，街道办事处牵头，依据全市农民建房工作专项行动部署和要求，会同市城建、土管部门先后组织了近十次的集中拆除行动，共拆除违章建筑近10000平方米，有效遏制了违法用地高发势头。在安全生产管理方面，多次开展“联网地毯式”安全生产专项整治行动，对全街道3200多户出租私房户进行了检查登记，对歌舞厅、按摩院等公复场所进行了以消防安全为重点的集中整治。在环境综合整治方面，先后6次对学校周边的环境进行了集中整治，8—10月份，结合省级灭蟑先进城区复评，由街道办事处牵头，会同卫生、工商、城管等部门对城区内的医院、餐饮、市场、机关单位及学校食堂进行全面整治。今年11月18日顺利通过了*市检查组的验收考核。街道在“十小”行业质量安全整治方面，全街道在主要街道和主要场所悬挂“十小”整改宣传横幅25条，发放“十小”整改宣传资料3000多份，张贴宣传画35幅，发放其他各类宣传资料8000余份，有效地提高了广大群众的知晓率和参与度，辖区内“十小”行业生产经营单位1441户逐步从“要我改”转变为“我要改”，实现了自我整改、自我规范的目的。
（五）严格监督，提高行政行为效率。一是坚持持证上岗制度。街道89名行政执法人员组织二次进行执法交流，在依法行政工作中要求必须持证上岗，持证上岗率达100%，同时分别参加了市组织的法律法规培训，*安监中队全体人员通过了省安监局的集中培训。二是对行政处罚、行政许可案件质量进行检查。街道法制办于今年7—9月底，会同市计生局、安监局等职能部门对计生立案查处的案卷进行全面检查，案卷总体情况良好，均未发现错案现象。三是完善监督机制。街道办事处自觉接受人大工委的法律监督和政协工委的民主监督，及时向党代表、人大代表和政协委员通报政府工作，聘请10名*籍的党代表、人大代表、政协委员为行政执法和政务公开监督员，通过健全执法检查制度，完善整体监督。
二、政务（政府信息）公开工作
实施政务（政府信息）公开，是推进社会主义民主、完善社会主义法治的重大举措，是提高科学执政、民主执政、依法执政的必然要求，是建设行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效行政管理体制的重要内容，这就需要各部门的密切配合，更需要公开、公正和公平。为此我们坚持做好“三个到位”、做到“三个公开”。
（一）坚持思想认识到位，做到全方位主动公开。自国务院信息公开条例实施以来，街道办事处作为最基层政府面对人民群众的最直接单位，其主要工作是办理群众事务，直接为群众服务，接受人民群众的监督。这就要求我们政务（政府信息）公开工作必须全透明。凡是涉及政府各项工作的相关决策、规定，除了有保密规定不能公开的都必须主动公开。这既是法律、法规对我们的要求，也是各级政府接受群众监督，让群众了解、理解和支持政府工作的要求。为此，我们在政务（政府信息）公开中，坚持做到三个全：一是对象全。从街道书记、主任到普通工作人员，全部上墙公布，亮相上岗，每个办公室都设立去向牌，公布联系方式，方便群众办事。同时，还与电信部门联合，设立特服咨询电话*，投诉监督电话*，将机关、部门、村、社区全体工作人员联系电话进行编组，通过专电随时与工作人员保持联系；二是范围全。从机关向部门、站所、村居延伸，做到上下一盘棋，通过街道行政事务受理中心、接待中心和综治工作中心，公开服务内容、办结时限、办理程序，使办事群众心中有数，一目了然。三是内容全。我们将计生、土地、民政、工程、征兵、社会保险、项目审批等44项行政许可行为全部列入公开项目，同时针对实际，将群众关心热点、难点问题的解决、处理结果及时公开，不留“暗箱”操作。
（二）坚持制度机制到位，做到无保留及时公开。街道办事处制订了*街道信息公开指南，确定了信息公开的内容、时限、范围、形式，规范了信息公开的程序。通过近三个月来的整理，将街道办事处2003年以来的相关信息、政策规定、重大事项等256项，全部以资料汇编形式进行公布，同时上报市档案局和图书馆，方便群众查阅，对06年以来相关信息还以电子文档形式上传到市政府网络中心，实行统一。此外，我们还利用政务公开栏，公开政务信息栏目，涉及内容有违法用地整治方案、工程招投标项目、超生子女费征收、街道财政收支情况、最低保发放对象、农医保支付状况、兵员落实及民政优扶等方面限时有序公开，全面提高政府工作的透明度。
关键词：二级学院 行政秘书 工作职责 特点
在我国高等教育快速发展和改革的背景下，高校的二级学院已逐渐发展成为教学、科研、管理为一体的相对独立的单位个体，其在高校的位置和重要性也越来越凸显。而行政秘书作为二级学院教育工作管理者，是行政管理的基层岗位，承担了执行、联络、沟通、协调等大量事务性工作，而不再是单纯的“收发文件，打打电话，抄抄写写”，从一名简单的办事员转变成参谋员、协调员、服务员。
1 行政秘书的工作职责
一是文字工作。起草二级学院发展规划、工作计划、报告、总结、决议和行政规章制度；起草、审核、编号、校印、分发文件；整理和保存会议记录、会议纪要；收集、整理、立卷、归档、保管和利用各类文件资料的服务工作；文秘、档案等岗位的管理工作；按照学校管理的规定，使用和管理印章、介绍信、证明信；接洽及处理公函、电话、电报、电传等政务工作。
二是人事工作。按照学院统一的教师工作量核定标准，做好教师工作量的考核工作，并上报学院教务处；计算和审核教师课时津贴和行政人员岗位津贴；负责教职员工的考勤、评教、年度业绩考核工作；负责教职工岗位竞聘、职称申报评定、人事调动、奖惩等工作。
三是日常行政工作。在院领导的直接领导下，组织、协调与管理办公室工作，检查、督促落实情况，保证各项工作正常运行；开展院建设、发展和管理等重大问题的调查研究工作，为院领导决策提供依据和建议；筹备、协调、组织院各类会议，做好对外接待与联络、对外信息、对外宣传工作；协助院领导处理日常行政事务工作，完成部门领导交办的其他工作；负责院资产管理工作、办公用品和办公设施的领取和管理、发放和报刊杂志、信件的分送工作；处理其他一些突发事件和临时性事务，并及时向院领导管理层汇报请示。
2 行政秘书的工作特点
一是政治性。坚持鲜明正确的政治导向是做好行政秘书的必要前提条件。高校行政秘书应该切实关心国家时事政治，及时了解国家教育发展和改革动向。遵守学校各项规章制度，贯彻学校各项精神和指示，掌握学校工作动态，学习和研究领导讲话和文章，要以良好的精神风貌和思想状态、强烈的事业心和工作责任感，爱岗敬业，忠于职守，无私奉献，认真履行行政秘书的工作职责。
二是事务性。行政秘书的工作头绪较多，涉及到二级学院的方方面面。每天工作量繁多且琐碎，从会议的通知、文件的整理传阅、来电来访的接待到领导交待的各项工作、教师学生的联系服务、资产管理、财务报销等等“大大小小”、“婆婆妈妈”的事情，而且还要兼任党务、工会等，工作不定性，几乎包罗万象，通常几件事情一起干，每一件都要仔细认真对待，不能有半点马虎。因此，行政秘书虽然天天忙，月月忙，可是年终总结确实忙忙碌碌一整年，兢兢业业无成绩，显现不出其重要性。但是，还是要求行政秘书要有科学的工作方法，提高工作效率，从大量琐碎的工作中整理头绪，统筹安排，为师生服务，为学校发展服务。
三是协调性。行政秘书工作涉及的范围广，交际的人多，从各级领导到学院教师学生，从各个职能部门到校外合作企业，这就要求其必备较强的沟通协调能力。在高校的二级学院里，行政关系呈现纵横交错的复杂网状关系，行政工作要多个方面、多个部门相互配合协作才能完成，故行政秘书处在行政管理部门、师生的信息交汇点，同时也是各种行政矛盾的集中点，因此行政秘书必须协调好于上级领导、各个行政管理部门、师生、教研室、教学秘书、辅导员等关系，团结协作，责无旁贷地承担起承上启下、联系左右的作用，与各个部门保持良好的合作关系，善于分析和处理复杂关系，政策灵活、行动果断、处事稳妥、勤于思考，提高自己的沟通协调能力，创造一个和谐有序，相互协作的良好局面。
四是参谋性。行政秘书不仅仅只做好学院的行政事务工作，还应当充当领导的考察团和智囊团。在平时的工作中，通过各种途径，深入要教科研、行政的第一线，了解各个工作环节，熟悉教研室、实验室的教师队伍建设、资源配置情况，熟悉各位老师、行政人员的秉性，取得第一手资料，及时收集、整理、解决各种问题和矛盾，认真总结，坚持从实际出发，实事求是向领导汇报，善于发现新经验，提出中肯意见和方案，为领导决策提供最原始准确的资料。同时要注重全局性，多角度观察，全方位思考，避免顾此失彼，努力促成决策的科学合理性。但是在工作中也要准确把我角色定位，只能“参与谋”，而不能“参与断”，当好领导的助手和参谋，把为领导出谋献策的思想深入到工作中，尽职尽责当好参谋员。
五是服务性。行政秘书要充分认识到工作的意义，树立全心全意服务意识。一是服务领导，认真及时完成领导交待的各项任务，为领导提供直接的辅助服务，做好后勤服务工作，开拓思路，掌握和熟知领导工作程序，准确把握领导意图，使学院的各项工作能够有条不紊地开展，为学院的发展打下坚实基础。二是服务师生。教学为立校之本，要切实为师生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，为教学活动顺利开展做好前期准备。在为教师服务过程中，耐心细致，工作到位，确保年度考评工作、职称评审、师资进修等工作顺利开展。对待学生要以诚相待，爱护学生，及时帮助学生解决问题和困难，热情为学生服务，做好管理育人。三是服务各级相关行政部门。高校二级学院行政秘书接触的部门较广泛，涉及到院办、组织人事处、科研处、财务处、学生处、教务处、设备处、纪检处、宣传统战部、工会、实训中心、图书馆、后勤处、各二级学院等相关行政部门，要牢固树立全校一整体的思想，学校整体利益优于二级学院，真正做到相互沟通交流、相互理解、相互配合，及时传递相关信息，落实各项日常工作，同时也要协调好与其他二级学院的关系，为二级学院更好地与其他部门合作打下基础。
总之，要想成为一名优秀的高校二级学院行政秘书，首先要清楚认识到其工作本质，明确其自身职责，树立良好的服务意识，端正工作态度，勤奋好学，认真掌握更多的工作技能，勤勤恳恳，踏踏实实，认真完成每项工作，为新时期学院发展贡献自己的力量。
参考文献：
[1]肖荣英.用科学发展观指导新时期高校行政秘书工作的思考[J].科技创新导报，2010.14.
