时间：2022-08-30 22:49:24
序论：在您撰写城建档案论文时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
（一）城建档案信息技术有待提高。同世界其他先进国家相比，目前我国城建档案软件和技术的研发还处于初级阶段，科技水平不高。由于计算机型号不同、系统软件各异导致各地的城建档案馆所应有的软件不能做到信息共享和互用，城建档案的主管部门还没有建立一个系统的用于数据交换的计算机软件管理系统。同时，由于现行的档案信息整理、分类、著录等还没有统一化、科学化，信息软件防范网络风险的功能不强，应用软件在一定程度上不能适应现实的需要。
（二）城建档案信息资源管理有待规范。城建档案信息化建设的前提是管理的规范化和标准化。但是，在现实工作中城建档案信息资源的管理还存在一定的不足。例如，在声像档案的保管方面，许多档案馆对已经处理过的数字化电子文件不重视，使得电子文件因空气、温度等影响而受损。同时，由于城建档案在一定程度上实现了信息化。但是这种信息化的档案恰恰是被束之高阁，而并没有真正实现与网络对接，转变为“一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品”。这些管理方面的漏洞对城建档案信息化建设带来了压力。
（三）城建档案信息化建设资金有待投入。城建档案的信息化、数字化建设需要相应的计算机、存储、输入输出等设备，因此需要大量资金投入，这往往超出通常城建档案部门所能承担的范围，再加上有的地方对档案信息化建设不够重视，导致档案主管部门的拨款不足或是不能及时到位，使信息化建设进程缓慢或是不能有效开展信息化建设。
（四）城建档案信息化工作人员素质有待提高。城建档案信息化建设的关键在人。因此要推动信息化建设，工作人员首先要具备现代化网络知识和专业知识，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。但从目前看，许多地方的档案人员现代技术水平偏低，缺乏相应的技术人才，尤其是城建档案信息处理复合型人才。因此，尽管有的档案馆引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。同时，随着城市建设的飞速发展，每年城建档案馆接收入馆的档案数量激增，由于目前的相应的工作人员数量有限，在档案业务指导、查询、利用等工作量已经饱和，根本没有时间和精力去顾及档案的信息化工作。
二、加强城建档案信息化建设的对策
（一）积极开发城建档案信息化软件。在工作中，要根据实际情况的需要积极开发适用于城建档案信息化建设的软件技术，建立安全稳定的信息软件系统。在进行信息化处理过程中，要把安全、稳定和保密放在第一位，确保归档的数据和信息不被破坏和损毁。对于档案，要采取严格的安全保护措施，一律不得与网络连接；对于非文件，即使在网上查询，也要采取身份确认、防火墙、数据备份等安全防护措施，既防止别人盗用信息又可以有效地防范计算机病毒侵入造成数据破坏，确保软件系统和和数据的安全。
（二）实现城建档案信息管理规范化。在城建档案信息管理实践中，首先要不断完善城建档案信息化规范体系，建立管理、业务、技术三个层面的操作标准与规范，尽快制定《城建档案信息化管理与操作规范》、《城建档案信息化技术保障细则》等规章制度，为城建档案数字化管理提供制度保障。其次，要适应时代和社会发展的需要，积极探索网络环境下的保护知识产权与保障用户公平使用的办法。再次，要建立城建档案信息化建设评估体系，以评促建、以评促改，通过对城建档案信息化建设与管理的评估来推动城建档案信息管理规范化的落实。
（三）加大城建档案信息化建设的资金支持。各地城建档案馆和主管部门要在设备投入方面给予大力支持，积极改善城建档案工作的硬件环境和软件环境，在工作人员待遇、经费使用等方面，有关部门应该重视和解决工作中现实存在的问题，以便于为工作的开展创造良好的条件。
城建档案信息化建设的关键在人。因此要推动信息化建设，工作人员首先要具备现代化网络知识和专业知识，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。但从目前看，许多地方的档案人员现代技术水平偏低，缺乏相应的技术人才，尤其是城建档案信息处理复合型人才。因此，尽管有的档案馆引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。同时，随着城市建设的飞速发展，每年城建档案馆接收入馆的档案数量激增，由于目前的相应的工作人员数量有限，在档案业务指导、查询、利用等工作量已经饱和，根本没有时间和精力去顾及档案的信息化工作。
二、加强城建档案信息化建设的对策
（一）积极开发城建档案信息化软件。在工作中，要根据实际情况的需要积极开发适用于城建档案信息化建设的软件技术，建立安全稳定的信息软件系统。在进行信息化处理过程中，要把安全、稳定和保密放在第一位，确保归档的数据和信息不被破坏和损毁。对于档案，要采取严格的安全保护措施，一律不得与网络连接；对于非文件，即使在网上查询，也要采取身份确认、防火墙、数据备份等安全防护措施，既防止别人盗用信息又可以有效地防范计算机病毒侵入造成数据破坏，确保软件系统和和数据的安全。
（二）实现城建档案信息管理规范化。在城建档案信息管理实践中，首先要不断完善城建档案信息化规范体系，建立管理、业务、技术三个层面的操作标准与规范，尽快制定《城建档案信息化管理与操作规范》、《城建档案信息化技术保障细则》等规章制度，为城建档案数字化管理提供制度保障。其次，要适应时代和社会发展的需要，积极探索网络环境下的保护知识产权与保障用户公平使用的办法。再次，要建立城建档案信息化建设评估体系，以评促建、以评促改，通过对城建档案信息化建设与管理的评估来推动城建档案信息管理规范化的落实。
（三）加大城建档案信息化建设的资金支持。各地城建档案馆和主管部门要在设备投入方面给予大力支持，积极改善城建档案工作的硬件环境和软件环境，在工作人员待遇、经费使用等方面，有关部门应该重视和解决工作中现实存在的问题，以便于为工作的开展创造良好的条件。
城建档案是在城市规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录。它是城市规划、建设、管理过程的真实记录，是城市建设和发展的重要依据。它对城市的规划具有重要指导作用，是城市的工业和民用建筑、市政基础设施的新建、改建、维护和恢复重建的重要依据。城建档案馆(室)是管理城建档案的机构和场所。主要从事城建档案的收集、整理、鉴定、保管、编研和利用工作。城建档案管理的主要作用与目的就是保护和利用城市规划、建设、管理活动中形成珍贵资料，为城市的建设、发展提供更好的利用。过去城建档案管理工作主要针对实物档案进行管理，整个过程从收集、整理、鉴定到保管、利用，其工作内容繁杂、劳动强度大、查寻利用效率低。近几年许多城建档案机构根据《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》、《数字档案馆建设指南》和《纸质档案数字化技术规范》(DAT31-2005)的要求开展一系列城建档案数字化、信息化工作，利用计算机技术实行档案数字化管理。把原有的纸质档案进行扫描、存储，将原来的实物档案转化成数字信息(电子图片文件)。这些工作减少了库存档案的损坏，在一定程度上延长了档案的寿命，有利于档案的保护。在城建档案的收集过程中同时收集了部分数字资料(如：CAD数据文件、数码照片、数字影像和扫描后的电子文件等)，并建立了专业的数据库，开发了相关城建档案管理系统(MIS)。初步实现了城建档案数字化管理，准确、快捷地向社会提供利用。向档案数字化、信息化迈进了一步。随着社会、经济的发展和科技进步，许多地方提出“智慧城市”建设的设想，这不仅需要大量丰富的城市规划、建设和管理等方面的信息，还需要有智能化的科技手段，更好地帮助人们建设和管理好城市。“智慧城市”离不开智能建筑，就是建筑的智能化。智能建筑不是从建筑物的使用开始的，而是在建造过程中和建成以后形成的智慧化、互联化、相互协同化。BIM技术是建造事业发展的技术产物，它是建筑全生命周期的建筑信息模型，它是从设计阶段，施工阶段、运维阶段的信息模型。BIM作为建设项目信息的整合平台(系统)，把来自各方面(包括：设计、预/决算、招投标、构件制造、采购、施工及工艺流程等)汇集的信息实行集成管理。利用BIM技术管理建造的建筑，从开始就连续不断地汇集并形成大量数据(信息)。这些信息是应用BIM技术的工程项目建造过程中形成的，具有保存和利用价值，是建筑的运营和维护、城市的数字化和智能化管理所需要的数据信息。在工程项目中形成的所有应保存的资料(包括信息资料)，都应移交到城建档案馆，收集后的信息，经过整理向社会提供服务，与社会共享。其中，也包括运用BIM技术管理的工程项目中形成的所数据信息，这些数据信息也属于城建档案收集范畴。随着这些数据的逐步积累，城建档案机构也需要建立相应的BIM平台，用于不断地收集、汇集和更新的相关数据。为此，笔者认为，BIM需要纳入到城建档案管理工作中来。
二、城建档案需要BIM实现现代化
管理城建档案管理的最终目的是为了更好的利用这些信息资源，为我国的城市建设和发展服务，开发利用这些资源就是城建档案的价值所在。按照国家住房和城乡建设部制定《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的要求，以数字化信息资源为核心，以网络技术为基础，以扩大信息资源的利用为目的，以服务于城市规划、建设和管理为宗旨。适应时展的需要，持续、健康地实现城建档案的现代化管理工作是城建档案事业发展目标。对于目前的城建档案的数字管理水平，只是传统档案管理模式的一种技术升级，用计算机、多媒体、网络等技术替代人工，将实物转换成了数字信息，从档案的收集到最终的利用，档案管理工作的内容没有变化。在提供利用方面，利用计算机代替人工查寻、检索，检索途径多种多样，提高了档案信息检索效率，所查找到的信息，大都与纸质原文件内容相同的电子信息(电子版本)。有许多城建档案馆在开发利用工作中作了很大的努力，如：利用CAD、GIS和RS等技术进行整合，构建了三维信息平台等等。使城建档案信息在开发利用中有新的进展。但是在面对未来的发展，现有这些技术是不够的。作为城建档案管理者需要从更长远的眼光去审视未来。去适应未来发展的需要？参与并融入到“智慧城市”的建设和管理中去。不能把城建档案馆(室)作为一个信息的“仓库”。尽管能方便、快捷地查询到各种城建档案信息，也不能算是现代化管理。城建档案现代化管理机构和场所不能只是一个提供利用“仓库”，而应该是提供利用的“基地”，它所提供的信息应该是经过开发“加工”过的信息，而不仅仅是“仓库”中源始的信息。从建造业现有的技术水平和应用实践的成效来看，BIM是一项较为科学而又切实可行的先进技术，它具备的可视化，协调，模拟，优化和可出图特点，可使城建档案管理水平从现在的数字化、信息化和网络化向“智能化”方向迈进。城建档案馆原有CAD和GIS数据也属于BIM数据整合的部分。目前已有大量的工程项目已经应用BIM技术进行建造，如：北京国家体育场(鸟巢)工程、昆明新机场机电设备安装与运维管理、北京英特宜家购物中心工程、广州市北京路沿线环境模拟(日照、气象)、内蒙古科技馆新馆异型曲面幕墙施工等工程项目。BIM技术能够实现建设项目各参与方通过网络进行协同工作，同时，进行工程洽商、技术沟通、工作协调，实现施工质量、安全、进度和成本的管理与监控。在利用BIM管理的工程项目，BIM汇集着大量与工程相关的数据信息，为工程提供大量的数据支持，使业主、设计单位、顾问咨询公司、施工总承包、专业分包、材料和设备供应商等众多参建单位同在一个平台上共享相关数据，为工程建造提供最优方案。这些数据信息都是工程建造中产生的。这些数据信息不当是建造成果的数据，而且还有建造过程的数据，特别是隐蔽工程中的相关数据(如：地基、地下管理线等)。这些数据信息集中收集到城建档案馆中后，利用BIM平台可再现原来建造过程和模拟将来运营、维护过程。例如：模拟一个建筑出现设备故障怎么办？出现危机(灾害、反恐等)怎么办？某个建筑的改建和扩建选用什么方案？隐蔽工程和地下管线也可以通过模拟再现，而不必再进行二次勘察、测绘等等。城建档案管理运用BIM技术后，其管理水平可提升到“智能化”管理。查寻信息不再需要查找原始信息进行分析，可直接再现建设项目某一阶段的结果。在前后相似的建筑在建造过程中，可以借见，以提高建造的效率。随着建造技术发展和更新，原有的建造工艺需要如何调整和改进。只有这样，城建档案工作水平才会得到更高的提升。如此发展，城建档案机构就不再是档案资源信息的“仓库”，可能就成为档案信息资源利用的“基地”。过去我们说城建档案为城市规划、建设和管理提供决策依据，将来可能就是提供决策方案了。
三、总结
（一）思想认识不到位，影响了城建档案的信息化进程
思想认识不到位体现在三个层面，一是现有档案管理人员的认识不到位。随着《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市建设档案著录规范》的宣传贯彻执行不断深入，目前城建档案管理人员的档案意识和法制观念有了一定程度的提高，但从对城市的建设、规划、管理负责，对历史负责的角度来看还缺乏一定的深度，与城市的发展和社会的进步还有一定的距离。现有档案管理人员受传统档案管理方式及管理思维的禁锢，在新知识新技能掌握上不够积极。二是由于档案管理人员的认识不到位，对城建档案信息化建设的宣传力度不够，没有得到当地城建档案行政主管部门领导的重视。领导认识不到位，对城建档案信息化重视不够，在资金投入和人员配置等方面自然就不能给予大力支持。三是由于宣传力度不够，社会各界，特别是建设单位在提供档案时，基本上没有数字化、信息化的档案资料。因此，加强城建档案信息化工作的宣传，向公众展示城建档案信息化成果，强化档案信息化、数字化意识，是目前急需解决的问题之一。
（二）软、硬件配置不到位，制约了县级城建档案信息化进程
经费不足，财政只保证人头费，计算机及相关应用管理软件的购置，都需要城建档案馆自行筹集，情况好的县级城建档案馆只实现了目录级的计算机管理，只能进行馆内目录查询，没有档案网站，只能由工作人员手工存取实体档案文件提供复印服务。情况差一些的目录级的计算机管理档案都没有实现。基础设施不完善。县级城建档案馆大多库房面积小，计算机、扫描仪、打印机等现代化信息设备配置不足，信息化工作无法开展。
（三）人员配置不足，缺少信息化管理专业人员
档案管理现代化的前提是人才现代化，实现档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能、较高的文化素养。县级城建档案馆管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。对所涉及的专业知识业务规范不熟悉，完全靠自己摸索和后期培训。人员混岗流动性大，有限地培训学习收效甚微，业务工作开展有心无力。
二、推进县级城建档案信息化建设的对策
（一）加强领导，依法履行职责
依法治档是城建档案工作的基础。县市城建档案行政主管部门和城建档案馆要进一步加强档案法制宣传，认真贯彻落实国家有关城建档案工作的法律法规，把城建档案工作落实到实处。把建设单位、施工单位的工程档案资料工作纳入建设工程竣工备案程序。积极开展城建档案执法工作，依法查处违反城建档案管理规定的责任单位，做到档案应收尽收，齐全完整。
（二）加大投入，建立城建档案数据库
县市城建档案信息化建设受机构、人员、资金等各方面因素影响，起步较晚。在完善机构、配置人员的基础上加大资金力度，添置软硬件设备。采用扫描仪、数码相机、录入等方式，将传统城建档案馆纸张档案和图纸通过扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术加工成电子化的信息数据。逐步实现馆藏纸质档案的数字化，建立数字资源库加强电子文件的收集和积累。要保证在接收纸质城建档案的同时接收一套电子档案包括图纸、施工内业的电子版。同时要统一标准格式来进行数字化，这样才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案信息化的进程。
（三）合理配备人员，提高工作人员专业技能
论文摘要：分析档案信息化建设的必要性和建设信息化管理的一些关键环节，最后引起档案信息资源安全问题的防范，提出相应的信息安全保障措施。
城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料.面对新形势，城建档案工作如何运用现代信息技术，加快数字化城建档案馆建设的步伐，全面推进信息化、数字化和网络化，最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益，有效地为社会各界提供服务，我们必须加快推进城建档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供高效、优质的公共服务.
一、城建档案的必典性
城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，组藏着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门。开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段.作为城建档案的存储介质，目前我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等.这些传统的纸制档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，难以适应数字化时代的飞速发展，随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中.通过管理内容数字化，新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配里、最大开发利用，实现对档案实体的保护，方便了利用者，减少了中间环节，也大大方便了网上传输，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。
二、城建档案信息化的环节
档案的信息化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率商的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。在信息化城建档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题:
1.是电子档案的法律凭证问题
电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。
2.是数字化档案信息资源的长期存取问题
数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。
3.是统一数字化标准格式问题
档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。
三、数字化档案具备的功能
数字档案馆与传统愈义上的档案馆相比，有着很大的不同，它的功能特点有五化:馆藏档案数字化、档案管理现代化、资源利用共享化、信息传递网络化和数据结构连接化。
1.馆藏档案数字化:通过运用计算机技术与多媒体技术将各类传统介质的档案资料进行处理并转化为数字信息，使所有馆藏信息都以数字化的形式储存，这是档案馆数字化建设的核心.
2.档案管理现代化:数字化档案馆不仅包含了传统档案馆的一切功能，它还包括:档案编目和检索自动化、档案全文储存与检索自动化，计算机辅助档案业务工作管理、辅助立卷、档案标引自动化、档案馆办公自动化、档案库房管理、保护技术现代化、建立档案数据库等，这是实现档案馆数字化建设的基础.
3.资源利用共享化:各种载体的档案资料将以认字形式存在于档案馆这个“信息空间”中，通过网络，用户可以方便地利用信息资源，实现档案利用的信息资源共享。
4.信息传递网络化:数字档案馆的服务通过以网络为主的信息基础设施，实现标准规范的信息传递.
5.数据结构连接化:通过统一规划的，标准的，规范化的数据结构，各部门之间可以方便地进行数据交换和数据转换。
四、.数字城建档案的安全阅.
如何保障数字城建档案馆信息安全决定着能否全面实施档案的网络服务，可采用包括操作系统及数据库安全技术、网络安全技术、信息加密与身份认证技术、防病毒技术等在内的多种安全技术。(1)采用高安全性能的操作系统和数据库系统，采用高安全性能的操作系统和数据库系统。(2)综合使用多种网络安全技术与产品，实现对网络的安全保护。(3)采用信息加密技术与身份认证技术。(4)采用最新的防病毒产品，建立病毒检测制度.（5)加强各应用系统的安全管理，统一管理、分工负责、及时维护，确保系统稳定、安全运行及高效服务。加强对用户的管理包括加强对用户权限的管理即加强对用户的监督、审计、跟踪，同时控制上网信息范围。(6)加强计算机网络设备、设施的安全保护，做到防震、防水、防火、防有害气体和其他环境事故。
关键词:城建档案;人才;馆藏;信息化;创新文献标识码:B
1前言
改革开放30年来,我国建设事业迅猛发展,城市变化日新月异。作为城市建设事业发展真实记录的城建档案工作就是在这一过程中形成并发展壮大的。从工作范畴上讲,城建档案工作主要是管理建设系统业务管理类档案和众多的建设工程档案。在新的形势下,我们需要不断解放思想,创新思维,使城建档案工作得到升华和创新发展。“创新是民族进步的灵魂,是国家兴旺发达的不竭动力”,也是城建档案工作保持蓬勃生机的力量源泉。我们应以创新为动力,为建设事业和城建档案工作新的30年大发展进行规划、探索和思考。
2创新学习,一流的人才队伍干出一流的事业
我国城建档案工作起步于上世纪80年代初,现在绝大部分城建档案馆业务骨干和领导队伍都是从那个时候成长起来的。这些同志实践经验丰富,爱岗敬业,勤勤恳恳;但因为多种原因,相当一部分同志没有受过高层次的专业训练,对现代高新科技不是很熟悉。对一些刚参加城建档案工作的年轻人来说,对城建档案工作这种经验性强,牵涉到建设系统众多方面的特点又缺乏体会。加上最近几年建设系统体制改革变化很大,建设工程档案管理程序和措施的落实也有很大困难。这一切都要求我们创新学习,以学习提高队伍素质,以学习建立一流的队伍,干出一流的事业。在创新学习方面要做到:
2.1树立创新意识。城建档案工作的创新来自对建设系统档案管理的创新思路和理念,没有创新的意识,城建档案工作创新就无从谈起。我们正在面对的是一个以信息、网络和知识为基础的全新经济时代,档案的收集、保管与利用正在变为信息的资源整合和开发,建设系统也在走向信息化,城建档案工作要适应这种新时代的要求,就应当有创新的意识和思想,城建档案工作者要充分理解创新工作为知识经济的灵魂,在档案工作网络化方面,渗透创新思想,开展创新实践。
2.2培养创新能力。城建档案工作者应努力优化自己的知识结构,坚持探索的精神,树立求变求新的态度并拥有在复杂多变的条件下进行综合选择的能力,使自己成为适应、符合时代要求的复合型人才。城建档案工作者还应有档案新知识、新理论和新技术的创造能力。只有这样,才能充分发挥自己的潜力,积极培养出自己对新知识的敏感性和善于将知识转化为有效服务的能力。
2.3掌握创新技术。城建档案工作者应充分掌握有关信息处理的基础理论知识、基本技术手段和方法;包括计算机网络,数据库技术,文档高速扫描和工程图纸真彩扫描技术,GIS技术,数字城建档案馆技术,网站建设技术等。特别要加强计算机信息处理技术的学习和应用,熟练使用计算机网络和共享信息应成为每位城建档案工作者的基本功。最好还能根据工作实际需要,独立开发利用城建档案网络信息资源,在管理方面实现计算机网络管理,做到城建档案信息资源共享。
3丰富馆藏,夯实基础才能创造辉煌
城建档案工作的基础就是实体档案的收集和保管。在高速发展的城市建设中,建设档案的门类日益丰富,数量迅猛增长,收集难度也在加大。怎么样才能收集全?怎么样才能保证档案的真实性、完整性和系统性是城建档案工作的一个基础性难题。从城建档案工作现代建设的目标上讲,信息资源建设是信息开发利用的基础,也是创新城建档案工作的前提。因此在创新城建档案工作的过程中,要不断丰富和完善城建档案信息资源。我们认为应做好四个结合:
3.1将“业务指导”与“档案接收”相结合,强化归档收集。在新的形势下,城建档案工作者如果仍墨守陈规,守株待兔,必然导致城建档案工作的被动。在思想认识上,必须努力克服档案收集难的畏难思想,出于对城建档案事业的责任和使命,树立主动服务意识,不断提高服务质量,努力改善自身形象,增强工作的主动性与灵活性。档案工作者就是管档案的,不能只说不做,不能怕麻烦,不能拒绝具体事务。我们应把“业务指导”和“档案接收”结合起来,业务指导是方法、是手段,档案收集是目标,是结果。在业务指导上,应勤跑工地,坚持项目追踪,收集信息,了解情况,随时进行检查指导,把政策讲透,把要求讲透。在具体工作中,必须主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收,把工作做到现场,超前控制,把问题解决在档案进馆之前,确保档案收集完整、全面。一些重点工程或外商投资项目,由于领导重视,社会关注,地位特殊而享有一些特殊政策,对其竣工档案归档的监督难以落到实处,对这些项目的档案归集工作,要积极向领导汇报,及时与企业沟通,改善与建设单位的关系,争取建设单位的积极配合。在档案接收方面,我们应充分利用建设行政程序把关,建立建设工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制。从长沙和怀化馆的做法来看,我们要求建设工程竣工验收前一定要进行工程档案初步验收,档案基本合格后,发放《初验认可证》,才可以召开竣工验收会;在工程备案后,一定要对工程档案进行合格验收,合格验收并移交后,再发放《合格证》,工程才能办理产权产籍手续。这一系列具体措施,把业务指导和档案接收结合成一套完整的程序,使档案归档、接收不再虚弱,强化了归档收集,做到了应收尽收。
3.2将“编制深度”与“归档广度”相结合,拓展归档渠道。城建档案涉及部门、单位有几十家,内容涉及城市规划、建设和管理的方方面面。一般来说,建设系统内部产生或管理的建筑工程档案、部分市政档案、房建档案等收集难度相对较小,归集率较高;而非建设系统的建设工程档案种类多,数量大,收集矛盾多,难度大。我们要运用行政、经济、法律等各种手段,突出重点、以点带面、不断拓展,积极做好收集工作。一是城市地下管线档案。主动与有关部门沟通,采取有力措施,加强地下管线档案的接收和收集,开展地下管线档案信息的综合动态管理。长沙馆通过制定《城市地下管线工程档案管理条例》,使地下管线档案有法可依,保证了管线档案按要求归档。二是开发区的档案。开发区的城建档案是城建档案不可缺少的组成部分。要按照国家集中统一管理城建档案的基本原则,依法加强对开发区城建档案工作的监督、检查和指导,定期接收城建档案。三是围绕社会主义新农村建设的目标,采取多种形式,切实做好小城镇建设、新农村建设档案的收集工作。丰富馆藏包括量的扩展和质的提升,没有数量就无质量可言,而没有质量的馆藏,无论数量多么“庞大”,都难以充分地为城市建设和经济社会发展服务。因此,丰富馆藏应当是档案资料的大数量和高质量的统一体,是规模与品位的“双优”。丰富馆藏的渠道拓宽了,接收方法也解决了,就应特别注重质量问题,即既要扩容又要提质。在扩容提质上,主要注重以下三方面:一是严格按城建档案归档范围接收档案,不在此列的拒之门外,确保专馆专用,节约政府公共资源。二是以最低限度数量的档案保存最大限度的必要的信息量,尽量避免重复的、价值不大的档案进馆,确保数量优化。三是对整理不规范、残缺不全,模糊不清的资料尽量拾遗补缺,修订完善,确保质量优化。
3.3将“依法治档”和“行业管理”相结合,提高城建档案法律意识。城市建设档案管理是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程。建设系统以外的单位产生的城建档案,接收难度大,工作纷繁复杂。我们要充分运用法律法规赋予的权力,大胆灵活地履行收集档案、行政执法和行业管理的职责,主动开展工作。一是加强档案法规宣传,强化全社会档案法律意识。要多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》、《建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法律法规,使之深入人心。长沙、怀化馆最近几年大力开展建设工程资料员培训,向建设、施工、监理单位的技术负责人和工程资料员宣传城建档案法律法规和技术规范,提高他们的素质和工作技能,产生了较大的成效。二是要建立目标管理考核机制。要通过建设行政和档案行政部门对基层单位的年度目标管理考核,将档案接收和馆藏量增长列为量化指标,年初下目标、年终抓督促,强化行政管理和工作责任意识。三是充分利用法律法规授权,依法治档。严格按城建档案管理有关法律法规的有关规定,加强法制建设,开展执法检查。一方面,在充分利用现有城建档案工作法规、规章和依法行政的基础上,根据各区、县(市)实际,抓紧制定本区、县(市)《城建档案管理办法》、《城市地下管线档案管理办法》以及城建档案接收归档、开发利用管理等方面规范性文件。另一方面,每年可以适当开展执法检查,对不按规定执行的建设单位,在工程竣工验收备案后逾期不交档案的,及时提出口头或书面整改意见,仍拒不移交构成违法事实的,上报建设行政主管部门立案,依法予以处罚。
3.4将“库房管理”与“档案利用”相结合,突出城建档案的利用价值。档案整理入库上架不是档案工作的终结,从档案工作最高目的来讲,这还仅仅是开始,是起点。我们在做好档案库房管理,确保档案安全的同时,应进一步突出档案利用工作,充分发挥城建档案为城市规划、建设、管理和经济社会发展服务的作用。一是充分搞好档案日常查阅利用。要热情接待,建立档案利用反馈登记制度,对档案利用情况有登记、有统计分析,不断寻找利用热点,总结利用规律,改进利用服务。二是充分改善利用条件。应广泛采用现代化手段管理城建档案信息资源,提高馆藏档案的开发利用水平。可以建立计算机检索系统,提高档案查阅速度和查全率、查准率;有条件的可以建立档案全息扫描系统,建立数字城建档案馆;还可以在互联网上建立城建档案查阅利用平台,方便远程自由查阅,提高城建档案信息社会知情度。三是充分发掘档案潜在利用价值。利用档案信息进行编研是一个重要的方面。此外,基于声像档案的直观性,利用城建档案在声像工作方面的优势,开展电视专题片制作,承办展览、画册,建立爱国主义教育基地都是发掘城建档案潜在利用价值,提升城建档案馆藏建设水平的好思路、好办法。长沙馆最近几年利用馆藏声像档案制作电视专题片40多部,宣传了城市建设,促进了招商引资,产生了广泛社会影响。提高档案工作质量和管理水平,实现档案整理规范化,目标管理制度化,做到档案收集完整,划分保管期限准确,整理和编目科学,检索和利用方便,保管条件科学安全,消除部门档案移交进馆时突击整理,返工整理等现象。
4重点突破,以信息化引领城建档案工作腾飞发展
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势,也是城建档案工作腾飞发展的必由之路。面对信息时代给城建档案工作带来的千载难逢的发展机遇,建设系统档案部门要抢抓机遇,使信息方便、快捷、超时空地进行传递成为现实,大大改善城建档案的传递途径,给城建档案资源的开发利用提供最佳的平台和技术手段。城建档案管理所具有的特点决定了它必须与时俱进地走信息发展的道路,把城建档案中蕴含着的丰富内容开发出来,发挥出更多更大的作用,为现代化的城市建设和经济社会发展服务。超级秘书网
4.1争取领导支持,为城建档案信息化建设营造良好的发展环境。信息时代已经到来,如何依托计算机技术,建立高效、方便、快捷的档案信息系统,更好地服从、服务于建设系统的发展是档案工作面临的重要课题。但城建档案信息化建设必须以一定的资金、技术和人才为基本备件,而这些基本条件恰恰是当前城建档案工作发展里程中的紧缺资源。因此,如何取得领导的重视与支持已成为城建档案信息化建设的关键问题。今年以来,怀化市城建档案不断派员参加各种学习活动,在湖南省档案局局长亲自带领下专门跟班学习了上海浦东城建档案档案馆(建设信息中心)数字城建档案管理技术及经验,得到了很大启发。怀化馆还争取建设局主管副局长亲自带队,全馆同志前往长沙市城建档案馆学习考察,回来后即专题汇报,得到了领导高度重视,对城建档案信息化建设给予了大力支持。
4.2必须统筹规划、科学布局。只有在领导的重视和大力支持下,确立了工作目标,部门内同志们的积极配合,档案资料归档上网进入系统化,档案信息化建设才能迈上快速健康发展的轨道。一是要有计划地充实、完善档案管理现代化设备,力争实现档案储存数字化、检索计算机化、保护科学化、办公自动化。当前,要选择好适合于城建档案馆特色的管理软件,建立档案目录数据库系统,将以往形成的,可开放利用的档案按照规范的目录和标引要求,建立档案目录数据库。二是要建立电子文件管理制度和工作程序。当前,电子文件归档问题研究中最重要的是如何紧密跟踪信息技术的发展、变化、充分借鉴先进建设系统的经验,采取科学的管理方法和手段,以保证已产生的需要长久保存归档的电子文件的真实性、完整性和安全性。
4.3以城建档案信息化创新城建档案利用服务机制。随着市场经济的发展和城市建设的到来,建设系统和社会各届对城建档案需求在内容上越来越广,在利用频率上越来越快,在服务领域上越来越宽,在服务方式上越来越活。为此,建设系统各部门要紧跟形势,抓住机遇,加快城建档案信息化工作的发展步伐,改变一切不适应新形势要求的思想观念和单一被动的服务方式。按照“坚持创新,突出服务”的思路加强城建档案部门的业务建设。首先,城建档案开发利用要向深层次服务转化。大力开发城建档案资源,应根据使用优先、保护优先、特色优先的原则,制定城建档案数字化策略,分期分批将重点城建档案数字化,建立数据库并开展查阅利用;如历史档案、重点工程档案、高层建筑档案、地下管网档案等。在提供主动服务、超前服务上下功夫。比如根据工作的需求编研一些资料;其次,要向多种服务转化。除做好上门利用服务外,还要主动与科研、行政管理部门共同研发有关项目,建立咨询服务等。改进服务方法,更新服务手段,提高服务水平,提升服务功能。通过深层服务和多功能服务。最大限度地满足建设系统发展对档案的利用需求。
（一）完成局域网络建设。局域网络是内联外通的平台，是现代化、信息化管理工作的基础，绵阳市城建档案馆早在2000年就完成了老办公楼局域网络的建设工作，老办公楼撤除后，又于2012年3月完成了过渡房的局域网络建设工作。过渡房的局域网络为星型网络架构，采用双绞线布线，设计速率10/100Mbps。
（二）完成必要设备采购工作。包括计算机、服务器、交换机、存储阵列、防火墙、分屏器、扫描仪、工程图纸打印机等设备。
（三）完成档案信息著录工作。工程级、案卷级、文件级目录信息录入计算机管理系统是实现档案计算机检索的前提。绵阳市城建档案馆于2000年初和中国空气动力研究与发展中心合作开发了一套城建档案管理系统，该系统集档案验收与移交，档案整理、著录、编目，电子文件归档与管理、档案查询等功能于一体，目前，全部库藏档案信息已全部录入该系统。
（四）尽可能完成库藏档案数字化转换工作。为提高档案查询的查全率和查准率，能让查询者看到文件、图纸的具体内容是最快的途径，这就需要对库藏纸质档案进行数字化转换。绵阳市城建档案馆于2007年成立了专门的数字化办公室，对入库档案进行数字化转换。
二、城建档案自助查阅系统功能定位
（一）系统界面简洁，操作简单，并支持模糊查询。
（二）系统运行速度快、性能稳定、不易感染病毒和受到攻击。
（三）只限于完成档案的检索和电子档案的调阅两种特定的功能，禁止新建、删除、拷贝操作和外接存储设备等。
（四）支持双屏或多屏显示，便于自助查阅人员和本馆工作人员看到所调阅内容。
三、城建档案自助查阅系统软件平台和实现步骤
（一）城建档案自助查阅系统软件平台建设操作系统：Windowsxp/Windows7/Windows8/Windows2003Server/Windows2008Server/Linux等。数据库：SQLServer或Oracle。开发语言：PowerBuilder、JAVA等。软件结构：采用C/S或者B/S开发架构。
（二）城建档案自助查阅系统实现步骤
1、在自助查询终端中安装操作系统及城建档案管理系统客户机版。2、使用分屏器分别连接自助查询终端和我馆工作人员计算机。3、将查询终端接入局域网络。4、使用操作系统组策略和注册表编辑器等完成终端操作系统定制。5、在服务器中添加自助查询的公共帐号，并定制该帐号权限，使其权限仅限于档案的检索和电子档案的调阅，禁止其新建、删除等功能。6、编制自助查询操作指南。
四、城建档案自助查阅系统的作用
（一）增强了人们的档案意识。查档人利用城建档案自助查阅系统自己动手查询档案，增加了其参与感和存在感，使其对档案的价值有了更加深刻的认识。同时自助查阅和电子档案的调阅，让查档人亲身感受到档案现代化管理带来的极大便利，也在无形中对城建档案馆工作起到了很好的宣传作用，强化了他们对城建档案工作的认同感，增强了他们的档案意识。
（二）缓解了档案查阅接待压力，缩短了查阅等候时间。城建档案查阅利用的目的主要有办理房产证、诉讼取证、装修以及维修等，所查找的资料种类繁多，一个查档业务办理需要很长时间，使后来的查档人员等待时间相应较长，而工作人员总想快速办理完结，但是往往越要求快越容易出错，这就给工作人员造成了很大的压力。建立了自助查阅系统后，查档人可根据自助查档指南自行操作，查询到部分或主要档案信息，帮助工作人员快速调卷，从而缓解了工作人员查阅接待压力，缩短了查档人查阅等候时间。
（三）提高了工作效率和档案查询的准确率。随着时间的推移，建设工程的名称、地址及建设单位、施工单位名称等都可能发生变动，而这些信息又是查询档案的关键信息，查档人如果对于这些信息表述不清或者理解不深，会大大降低工作效率。其次，城建档案的专业性强，涉及面广，档案管理人员不可能对各方面专业知识面面俱到，有时无法准确的找到所要的档案资料，这就直接影响了查阅档案的准确率。建立自助查阅系统后，查档人可根据自己掌握的有关信息和专业知识，快速、准确的找到所需的档案，从而提高了工作效率和档案查询的准确率。
五、城建档案自助查阅系统的未来展望未来
随着人们需求的提高和技术发展，城建档案自助查阅系统将会在以下几方面进行功能拓展：
（一）网上预约查询功能。查档人先通过城建档案馆的互联网站预约档案查询日期并获得预约编号，该预约号同时储存于自助查阅系统中，查档人输入预约信息即可查询档案。
（二）查档人员信息自动登记功能。查档人员在进行自助查档操作前使用二代身份证在身份证阅读器上登记个人身份信息，阅读器识别出正确的查档人员信息后可自动进行登记并取得档案信息查询权限。
（三）档案内容自助输出功能。查档人查询到所需档案后，可导出电子文件或直接在相应终端打印输出电子文件。
