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关键词：高校；基建档案；管理
中图分类号：G647 文献标识码：A
收录日期：2013年2月27日
凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本建设工作的真实原始记录，是学校档案的重要组成部分，也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理，逐步完善管理方法具有现实意义。
一、我国高校基建档案管理现状
1、档案意识淡薄，材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够，导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，基建档案材料收集不齐全，案卷管理不规范的现象较普遍。
2、制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭；有的高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。
3、归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍较低，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步整理。
4、档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。
二、加强高校基建档案科学化管理的对策
1、加强基建档案工作领导。国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”可见，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分，领导对档案工作的重视与否，是搞好基建档案工作的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工作，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案工作纳入学校的目标管理，加大档案执法力度，认真研究和解决档案工作中的实际问题。
2、提高档案人员素质。搞好工程建设，要把提高档案人员的素质放在重要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部门作为基建档案的产生和使用部门，档案人员更应当自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。在具体工作中，注重加强档案人员素质训练、加强科学管理，要从基建管理和档案管理两方面进行专业学习知识和培训，不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力。
3、完善基建档案管理制度。一个工程项目的档案资料收集齐全与否，完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管理工作中，使档案工作做到“有法可依，违法必究”，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提。高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实可行的规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。工程建设项目完成后，不论是总承包还是分包，不论建设工程项目大小，必须坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步；坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做好基建竣工归档工作，明确项目档案工作的分管领导到位；指定项目专职档案人员到位；落实项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。
4、做好基建档案工作“三同步”管理。“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求，其内涵主要包括：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。在制定本单位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时，应建立项目基建档案管理工作制度，在与施工单位签订合同时，把项目基建档案工作要求附在合同中，使施工单位既明确基建档案的总要求，又明确如何做好这项工作，以及竣工验收应提供的档案资料，以及资料套数，从而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象，使基建档案进入正常化管理。
5、实现档案工作网络化管理。随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使用，利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理，将大大提高工作效率，更好地为工程建设与管理服务。目前，高校基本建设档案的管理工作，已经进入从经验管理向先进科学技术管理阶段，传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便，而且不利于及时查找。如果管理方法仍停滞不前，就不能有效保护及利用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建设，实现档案工作网络化管理，基建档案将更好地被管理和利用，更好地适应现代化管理需要。
主要参考文献：
[1]陈传华，刘学应.对高校基建档案管理的认识[J].科技情报开发与经济，2005.10.
关键词:高校 基建档案 信息化
高校基本建设项目档案是在基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。基建档案作为一个独立的高校档案管理门类，随着高校基础设施建设的蓬勃发展，也越来越为高校的管理部门所重视和利用。其档案价值主要体现在学校基础设施的新建、扩建;学校基建处对基础设施的维护和修理以及房屋的翻新改造;后勤服务公司对公房的出售，还有工程质量事故处理和经济纠纷的调解等方面。随着学校建设规模的不断扩大，产生了大量的基建档案，这些基建档案资料是学校档案的重要组成部分，不仅记录了学校建设发展的历史轨迹，更是筹划未来发展规划的可靠依据。
一、抓住高校基建档案的特点
是提高其档案信息化管理工作的核心
档案的利用日益频繁，基建档案的作用也越来越重要。这就同时要求基建档案管理也应跟上形势，因为高校投资主体的多元化和管理的多重性增添了档案管理工作的复杂化和社会化，对于高校基建档案自身的质量、项目的齐全性、数据的准确性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建档案管理要进行现代化方向的改进。基建档案管理现代化，是应用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法管理档案信息资源，是全方位、多形式地提供高质量、高效率的档案信息服务的一个综合性的系统工程。抓住基建档案特点，是基建档案管理现代化的关键所在①。构成基建档案的载体材料主要有文字、图表、声像等，基建档案是随着基本建设工程的进展陆续产生的，其特点表现为:
1.基本建设项目档案材料来源的广泛性
基本建设项目从提出项目建议书到工程全面竣工验收，基建档案的材料来源涉及到政府部门审批、设计部门的论证设计、施工单位建设、监理单位监理、质检部门质量评定过程，以及材料、设备供货单位等，使基建档案的材料来源具有广泛性。
2.基本建设项目全过程的完整性
基建档案在基建项目建设过程中，包含了从提出项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘察、设计招标、签订有关合同、工程施工、竣工验收等全过程形成的文件、资料，以把整个工程的来龙去脉清楚地显现出来。
3.基本建设项目档案数量的庞大性
基本建设项目由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，使得最终形成的基建档案数量远比其他专业技术活动形成的档案多。如我校新校园建设、体育馆建设等工程所形成的基建档案数量就有300余卷。
4.基本建设项目专业内容的复杂性
基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供变电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多种专业内容，这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性。
5.基本建设项目档案形成相对于工程进度的滞后性
基建档案是在基建活动中产生的，它真实地反映基建工程内容、过程和特征，相对于所反映的基建项目有着一种必然的滞后关系。同时，作为基建档案的特殊性，一般建设项目在竣工验收时，多数只按竣工检查整理好的资料用于验收，当验收工作完成后，经过整改，还需按高校档案管理细则对基建项目的归档要求进行进一步的整理，因此，这也反映出档案的全部形成与工程完成相对滞后。
6.基本建设项目档案的长久性和不可替代性
一份完整的基本建设工程(项目)档案，是建设工程(项目)使用、维护、管理、改建、扩建必不可少的依据，因此它可以在很长一段时间内发挥作用。又由于基建档案中存有大量的图纸，可以更为直观地反映建筑物的内部构造，所以在利用时是其他文件所无法替代的。
二、原始的基建档案在管理利用中存在的问题
真实地体现出基建档案信息化管理的必然性
长期以来，受档案保管和利用环境的制约，许多高校的基建档案管理基本上处于封闭、半封闭状态。检索手段落后，丰富的档案信息宝藏“锁在深宫无人识”，档案馆“门前冷落鞍马稀”，馆藏逐年递增，但档案利用率却没有同步增长，大量的基建档案信息与档案利用率之间存在着巨大落差，可以反复利用的档案信息资源得不到有效的流通与共享，长期以来这种状况不但严重影响基建档案价值的发挥和对现实工作的支撑，而且严重影响档案工作的作用和地位，不利于基建档案事业的可持续发展。 其问题简单概括为以下两个方面:
1.建档质量不高
有些档案管理人员对基本建设工程信息的来龙去脉认识不清，对收集到的资料不能及时进行整理、分类，往往简单装订、随意放置，这样不能保持其成套性、准确性、系统性，直接影响了档案的内在质量②。
2.纸质档案利用存在弊端
档案的利用是档案工作的最终目的，档案的价值也在一次次的利用中体现出来。一般来说，提供档案利用的方式有三种:第一，以档案原件提供利用。第二，以档案复制件提供利用。第三，根据档案内容编写参考资料提供利用。基建档案主要以前两种利用方式居多。从基建档案现存状况看，由于长期原件提供利用，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制。再有些高校的档案管理员在整理档案的过程中，考虑到档案的完整性及避免日后利用过程中的遗失问题，通常把一栋楼的同种图纸用线装订在一起，这样虽然其完整性保证了，但是利用起来很不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。
三、健全制度、依法治档、合理利用、积极创新
是基建档案信息化管理的运作方式
基建档案信息化其实也是一项系统工程，其实施也将按照工程建设模式来进行，作为一项工程其各项建设内容有着内在的逻辑关系。因此，其运作方式应该分步进行:
1.根据基建档案信息化总体规划拟订具体的分期实施方案。分期实施方案要充分考虑国家信息化战略实施进程、档案管理和发展需求、经费投入保障、技术支持能力、人力资源状况以及工作环境等因素。
2.建立基建档案管理制度和业务标准。即按照基建档案信息化的要求制定电子文件和数字档案的管理办法和标准，确定搭建系统平台的功能要求和技术规范，制定网络及信息安全管理制度，从依法治档的高度为基建档案信息化建设提供制度保障。例如制定电子案卷质量标准，使分类组卷达到或接近最佳水平;制定数字接收档案标准，以确保电子归档质量;制定计算机网络整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准，使档案信息管理工作统一化、规范化。
3.基建档案归档自动化、馆藏数字化。即在自动化网络办公的条件下，其管理形式以电子文件的创建和流转为特征，其档案的形成必然以电子文件的形式出现，对电子文件的归档管理必须实现自动化。在这方面，我校是运用的OA办公软件系统和南大之星档案软件(B/S)，我们档案管理员在OA办公系统中对学校的收发文进行归档处理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再将文件上传到南大之星档案软件中，形成数字档案，以逻辑归档形式通过网络运行实现文档一体化。
4.队伍建设和业务培训。档案信息化对档案管理人员来说是新事物，为了确保技术应用和档案信息的知识化、社会化开发，不仅要求档案员有档案管理方面的知识，又要有企业管理方面的专业知识，并能熟练操作和应用计算机，所以专兼职档案人员要多参加一些专业知识培训、业务学习、研究专家写的优秀档案论文，尽快提高自身各方面的素质，成为一名出色的档案工作管理员、现代的档案管理和信息开发者。
5.开放基建档案共享信息和开发辅助决策支持系统。基建档案信息化的根本目的一方面是深入、广泛地开发利用基建档案资源，最大限度地提高基建档案利用价值;另一方面是有效提升基建档案管理的基础性作用和地位，充分发挥基建档案信息在工程建设方面带给决策者的辅助决策作用。因此，基建档案信息化的核心工作便是档案共享信息系统的建立和开发，辅助决策管理系统的开发和应用，但共享的同时一定要高度重视保密鉴定和授权管理，实现基建档案的真正利用价值。
总之，随着高校规模的不断扩大，高校的基本建设将会加速发展，所产生的基建档案是学校的宝贵财富，是学校基本建设的历史记录，也将反映学校基础设施的整体水平。基建档案工作是一项管理性极强的工作，它的信息化管理水平高低，与学校现代化程度休戚相关，所以我们应从档案事业的发展趋势来对待学校基建档案管理的现代化问题，进一步做好学校基建档案的信息化管理工作，适应形势发展，满足学校整体需要。
注 释:
①杜映池，陈坚.浅谈高校基建档案的现代化管理.山西高等学校社会科学学报，2004.5(增):111—112.
②罗丙军，易志坚.论高校基建档案的建设与管理.重庆交通学院学报，2006，12，(4):143.
参考文献
1.薛四新，彭荣，陈永生.档案信息化应用系统建设.北京:机械工业出版社，2006:31—32.
Key words:university; construction file;management
摘 要:高校基建档案是高校进行整体规划和建设管理的重要组成部分。针对当前高校基建档案建设工作中 存在的主要问题及原因进行分析，并对解决这些问题的具体做法进行探讨，提出了加强基建档案科学化管理的建 议.
关键词:高校;基建档案;管理
凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形 成，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本 建设工作的真实原始纪录，是学校档案的重要组成部 分，也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理，逐 步完善管理方法具有现实意义.
一、高校基建档案建设的特点和作用
(一)基建档案的特点 基建档案具有一般档案的原始记录性、信息性、价 值性等特点以外，还具有它独有特点.
1.成套性。完整的基本建设项目档案形成，需要 每一个环节的文字或图纸记录，完整性决定每一个单 项工程与整体工程项目之间的档案文件材料是一个相 对独立而又不可分割的有机整体，故高校基建档案具 有成套性的特点.
2.专业性。基本建设过程涉及到设计、勘探、施 工、安装、消防等专业技术活动中产生的历史记录是唯 一的，也是今后维修、验收、审查唯一依据，故高校基建 档案具有专业性的特点.
3.实用性。基本建设完成后，建筑物的结构、性质 等方面可以在档案中体现，建筑物的产权认定及以后 维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作，基建 档案也起到证明作用，故高校基建档案管理工作具有 实用性的特点.
4.滞后性。由于基本建设项目完成是一个周期 长、投资大的工程建设过程，且涉及面宽而广，在实际 操作过程中又存在有弹性因素，因而基建档案自然滞 后于所反映的基建项目，故高校基建档案管理工作具 有滞后性特点.
(二)基建档案的作用 作为记录和承载学校历史建设沿革的基建档案， 在高校发展建设中发挥着越来越重要作用。它的主要 作用体现在: 1.凭证作用。俗话说的好:“空口无凭，立字为 证”。高校基建技术档案是一个学校建校过程中形成 的所有资料，包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记 录等技术资料，它客观地记载当时的历史情况，反映学 校基本建设的完整过程，这些技术资料具有凭证作用.
2.参考作用。基建档案对查考过去情况，掌握历 史材料，研究有关事物发展规律，起到广泛参考作用.
完整系统的基建档案会给sdjkfdjksfh萨仿盛大萨芬后来的建设者有益的参考与 启迪。可以通过考查过去的资料，研究和探究事物发 展的规律，在工作中吸取精华、去其糟粕，充分提高工 作效率。[1] 3.法律效用。基建档案记载了房产、地产以及设 备产权形成的全过程，是学校界定产权关系的法律依 据和法定根据，用好基建档案可以避免和解决产权纠 纷.
二、高校基建档案管理中存在的主要问题
(一)档案管理工作滞后，跟不上管理发展需要 档案管理工作是保证档案记录连续性、真实性和 完整性的可靠保证。忽视基建项目档案形成的各个环 节，势必影响基本建设档案的成套性和完整性。随着 档案管理现代化进程的加速，无论是管理理念、控制手 段，还是技术设备都发生很大变革。但是高校在硬件 设施和档案人员素质方面，与档案现代化管理的要求 还有一定差距。比如目前很多高校基建档案员都是兼 职档案员，兼职档案员遇到工作忙的时候，对基建档案 无暇顾及。往往造成对档案资料简单装订、没有系统 专业化地按照要求管理等简单化现象，造成档案资料 不完整，直接影响了基建档案质量，跟不上高校改革与 发展的需求.
(二)档案管理意识淡薄，归档质量不高 在实际建档工作中，往往由于档案员的档案管理 意识不强，基建档案会存在许多问题。首先，归档的文 件内容质量低，许多材料不符合归档要求，如一些具有 凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件，或者一些 签字、盖章都不全，失去原有作用。其次，文件归档材 料、纸张大小不统一，个别材料用铅笔、圆珠笔书写，字 迹模糊。另外，还有些工程项目档案内容失实，图物不 符，不少材料分散在承办人和技术员手中，需向知情人 询问才得已纠正，其中设计变更、施工记录等散失最为 常见。一直以来，高校对基建档案工作的认识还远远 不够，档案部门自身的宣传力度也不够，造成一些基建 管理人员档案管理意识淡薄，存在“重建设，轻档案” 的思想。甚至还出现建筑物竣工后，经手人员将建设 资料随便锁进自己的柜子，没有及时把资料移交给档 案员归档的现象，造成竣工资料的不完整性，影响了归 档的质量.
(三)缺乏有效管理机制，造成管理偏差 基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工等阶 段，项目文件资料形成周期长，涉及单位广，专业技术 性强，从而造成收集、整理难度增大。资料从产生到归 档经历相当长的一段时间，并经过许多环节，其中每一 环节的差错都直接地影响图纸的齐全、完整、准确性.
为加强和规范基建的档案管理工作，各高校会制定出 相关管理制度，但是由于管理要求及政策水平的差异， 许多高校所制定的基建档案规范大相径庭，出现所制 定的规范及制度只有轮廓没有细则，造成管理人员在 实施档案管理过程中出现了偏差，使所管理的基建档 案工作跟不上改革与发展的需要，影响了基建档案的 完整、准确和系统性.
三、加强高校基建档案科学化管理的对策 随着社会主义市场经济体制和民主法制的确立和 不断完善，档案管理逐步走上了正轨。如何加强高校 基建档案资料的科学化管理，使其在审计、监督、管理、 验收以及学校未来改扩建、维修等方面发挥更大的效 用，笔者以为应从以下几方面加强管理:
(一)加强基建档案工作领导 国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中 第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基 础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发 展规划，加强对档案工作的领导和管理。”可见，档案管 理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部 分，领导对档案工作的重视与否，是搞好基建档案工作 的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工 作，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案工 作纳入学校的目标管理，加大档案执法力度，认真研究 和解决档案工作中的实际问题.
(二)提高档案人员素质 搞好工程建设，要把提高档案人员的素质放在重 要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是 否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部 门作为基建档案的产生和使用部门，档案人员更应当 自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任 心和自觉性。在具体工作中，注重加强档案人员素质 训练、加强科学管理，要从基建管理和档案管理两方面 进行专业学习知识和培训，不断提高档案管理人员的 业务水平及档案管理能力.
(三)完善基建档案管理制度 完善基建管理的各项规章制度，是做好基建工程 档案归档的关键。一个工程项目的档案资料收集齐全 与否，完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管 理工作中，使档案工作做到“有法可依，违法必究”，这 是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化前提。[2] 高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实可行的 规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因 基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术 性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进 行约束和指导。工程建设项目完成后，不论
是总承包 还是分包，不论建设工程项目大小，必须坚持工程项目 建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验 收同步;坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做 好基建竣工归档工作，明确项目档案工作的分管领导 到位;指定项目专职档案人员到位;落实项目施工、安 装编制竣工技术资料、图纸的人员到位.
(四)做好基建档案工作“三同步”管理 “三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要 求，其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工 作同步进行;工程建设过程中，要与竣工材料的积累、 整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时，要与提交 一整套合格的施工图的验收同步进行。[3]在制定本单 位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时，应 建立项目基建档案管理工作制度，在与施工单位签订 合同时，把项目基建档案工作要求附在合同中，使施工 单位既明确基建档案的总要求，又明确如何做好这项 工作以及竣工验收应提供的档案资料及资料套数，从 而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象，使 基建档案进入正常化管理.
(五)实现档案工作网络化管理 随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使 用，利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管 理，将大大提高工作效率，更好地为工程建设与管理服 务。目前高校基本建设档案的管理工作，已经进入从 经验管理向先进科学技术管理阶段，传统的档案管理 方法往往工作量大、存档不方便，而且不利于及时查 找。如果管理方法仍停滞不前，就不能有效保护及利 用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建 设，实现档案工作网络化管理，基建档案将更好地被管 理和利用，更好地适应现代化管理需要.
四、结语 基建档案是高校的宝贵财富，是高校基本建设工 作的真实记录和历史凭证，也是今后维护、管理、改建、 扩建和资产评估的依据，随着时间推移，人们会越来越 认识到基建档案的重要性和建立基建档案体系的必要 性。因此，我们必须做好基建档案建设及管理工作，把 好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，不 断地提高业务水平和服务质量，使高校档案为我们国 家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务， 做出更大贡献.
参考文献 [1]陈传华，刘学应.对高校基建档案管理的认识[J].科技情报开发与经济， 2005， 15(10): 236-237.
关键词：高校；基建档案；管理
1 高校基建档案管理存在的问题
1.1 基建档案人员配备缺失，工作意识淡薄
高校基础建设的高速发展折射出高校基建档案管理人员的缺失问题，基建档案数量大，种类广，工作要求较一般的文书档案高，而高校在人员配备上缺乏具备基建专业知识的档案人员。档案管理人员只懂档案知识，没有工程项目建设相关的技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确识别数据可靠性。在工作过程中往往处于被动服务，主动参与意识淡薄，案卷管理不规范的现象较普遍。
1.2 基建档案收集整理工作滞后
基建档案施工程序复杂、时间跨度大，在施工过程中存在建设方、招投标、监理、施工等多个部门，往往各自为政，缺少沟通和协助，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。[1]在基建工程项目档案的实际管理过程中，参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，平时对工程进度的阶段性资料不收集、不整理。往往在项目竣工接近验收时补救，按照以往工作惯例临时编制资料，导致交到建设单位的资料真实性差，反映不出施工现场实际数据，这些都造成基建工程档案工作滞后。
1.3 基建档案质量不高
基建档案具有严格的标准、规范和制度，但是在现实的管理过程中，从大多数高校已经归档的材料来看，普遍存在着图纸不完整，清洁程度和整齐程度不够等现象。部分图纸遗失后取而代之的是复印件，更有部分材料因为施工过程中临时发生了变更，没有将变更的数据及时反映到竣工资料中，导致图纸上涂改现象严重。在基建档案的立卷环节中，由于人手不足或对于基建档案立卷方法的不明确，部分学校只是将杂乱的材料上交给档案部门，导致学校自身对于基建工程中产生的资料数量不明晰。
1.4 基建档案管理手段落后
随着信息化技术的迅速发展，档案管理工作也将面临新的挑战。基建资料的归档管理的最终目的是为了合理有效地开发利用档案信息。传统的基建档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。由于档案信息化管理是系统化的工程，对于部分学校而言，首当其冲的问题即基础设施配套不到位，在传统向新型迈进的过程中，需要投入大量的人力、物力和财力。即使部分学校采用了基建档案信息化管理，其程度也普遍低，往往只是单纯的“目录级”的录入管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料。档案载体不丰富，电子档案材料的不完善直接导致了高校基建档案的利用率低下，因为档案原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救；另一方面频繁使用，原件会破损。
2 加强基建档案管理的措施
2.1 在思想上高度重视基建档案管理工作
在学校的整体发展规划过程中，做好基建工作的领导和管理是一项重要的基础工作。从学校主管基建的领导、基建部门到工程管理人员都应该充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，加强档案建设意识，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，在人员、经费、设施上给予大力支持，才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的规范化管理。
2.2 建立完善的基建档案管理制度
基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，是基建档案管理中存在的主要问题。在基建档案工作要做到“有法可依，违法必究”，这是保证基建档案工作规范化、制度化的前提。[2]在工程建设中，基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强等特点，高校基建工作必须有一套切实可行的规章制度，参建单位的档案工作质量更应该及时地进行日常性的约束、督促和指导。在工程建设过程中，学校应指定项目专职档案人员，项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员各司其职。工程建设项目完成后，工程项目建档工作必须按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步。档案部门与基建部门相互监督，齐抓共管做好基建竣工归档工作。
2.3 提升基建档案管理人员专业化业务能力
基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者，应该配备专门负责人员分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。档案管理人员在知识结构和专业技能业务上都应该不断加强学习，做到与时俱进。日常的业务培训规范化，学习现代化管理的业务，要从思想上接收新方法、新理论，熟悉工程项目建设流程，在工程准备阶段、监理阶段、施工阶段和工程竣工阶段做到材料收集及时全面、分类合理、编排有序、层次清楚、组卷规范。档案管理人员还应具备一定的管理、沟通与协调能力，积极主动地开展工作。
2.4 职责明确、扎实推进基建档案工作
基建工程是一个系统工程，要多方之间的相互协作。工程设计、施工、调试、监理等单位要根据合同、协议做好工程竣工资料的整理、汇总、审核，登记、移交等工作，确保基建工程档案资料的及时、准确、系统、完整。纪检档案工作人员要尽可能通过多种途径、多手段来了解基建工程的工作内容，只有对工程项目心中有数，才能有的放矢地开展工作。工作中要坚持基建档案“三个同步”原则，即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。
2.5 搭建基建档案信息化管理平台
在信息化时代，基建档案管理应该适应基建工程项目现代化管理模式，完善基建档案信息资源体系，确定搭建系统平台的功能要求和技术规范，选用恰当的档案管理软件，采用科学、先进的应用软件进行档案信息的存储和利用，传统的纸质载体档案材料通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、网络化运用的技术。设计单位提供的设计成果除纸质的蓝图还要有电子版图纸；施工单位的工程变更可以直接在电子图纸上修改、标志，交存电子版竣工图纸；与建设有关的文件进行电子存档，建立电子目录。[3]实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高基建档案管理效率。
3 结束语
总之，基建档案反映了高校基本建设工作的真实面貌，在今后维护、管理、改建、扩建和资产评估工作中起着重要的依据作用。高校基建档案管理工作要提高认识、健全制度、规范管理、加强学习、相互配合，使档案资料做到文件齐全、分类准确、特征鲜明、方便管理。档案管理人员应建立事前介入，事中监督，事后把关的全程动态管理机制。加强自身业务学习，采用科学的应用软件进行档案信息的存储和利用，不断提高基建档案工作的质量。
参考文献
[1]陈晓伟，吴欣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].机电兵船档案，2009，（5）：45.
[2]刘金存.论高校基建档案建设与管理[J].扬州大学学报：高教研究版，2003（9）：54-55.
【关键词】信息化；问题；意义
1档案信息化的原因
随着科技进步，计算机和网络已经成为档案部门最为常见的工作工具和管理手段，网上办公也走进了人们的视野。《全国档案信息化建设实施纲要》公布之后，各级档案管理部门开始着手进行信息化建设。高等学校档案管理工作也要顺应时展要求，与时俱进，把工作重心转向信息化，加快档案信息化的发展步伐。
2档案信息化的主要内容
（1）档案信息的数字化，是指在档案管理过程中全面应用数据库、数据压缩、高速扫描、多媒体技术和数字图像技术等现代信息技术手段，把纸质和声像等传统介质文件演化成档案信息库。也就是以数据库和网络为主体，把档案信息存储在计算机里，通过计算机网络终端实现档案信息资源的充分利用和共享，从而提供更加便捷、丰富、详实、有效的信息服务。档案信息数字化是档案信息化建设的最基础也是最重要的工作。（2）档案信息管理标准化，它是指借助于开发的专业档案软件管理系统对存储的的数字信息进行有效管理。由传统档案管理方式向现代档案管理方式转变过程中，必须要有相应的技术规范和管理标准，也就是常说的实现档案管理标准化。国家已经制定公布了《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规，这是制定相应标准的法律依据。档案管理部门应遵循上述法律法规的规定精神和有关档案著录技术标准，制定出符合实际的具体办法和措施，使档案信息化建设有章可循，朝着标准化、规范化和制度化方向发展。（3）档案信息利用网络化，它是指利用电子信息网络远程获取档案文件信息的一种方式，具体讲就是通过互联网、局域网、校园网等技术手段，实现档案信息可以随时随地的检索查阅功能。信息网络化是档案信息化建设的的最终目的，也是检验是否实现档案管理信息化的主要标志。信息网络化可以充分实现信息资源的的有效利用和资源共享，从而实现为社会的发展进步提供现代化的优质服务的目标。（4）管理观念现代化。管理观念现代化是档案管理信息化的核心。档案管理信息化最重要的就是管理思想的现代化。如果没有现代化管理意识，必然会影响档案管理信息化的进程。没有档案管理现代化，即使有再先进的的档案保护和管理设备设施，根本无法实现档案管理的信息化。知识密集的信息需要信息化的管理观念，信息时代要求将档案信息资源快速转化为社会效益，为社会发展需提供更好的优质服务。档案的价值在于用好用活，要改变过去那种“重藏轻用”的管理理念，充分发挥档案管理部门作为重要的信息源应有的价值。现代化的档案管理需要既具备档案管理方面的知识，也能熟练掌握计算机、信息管理、网络技术的复合型人才。管理的现代化首先要实现人的现代化。所以要坚持以人为本，培养与时俱进的档案管理人才是当务之急。要加强对业务人员的学习培训，不断补充、提高计算机、网络、信息等方面的知识，同时要引进档案方面的专业人才，提高档案工作者的专业化、信息化水平。
3学校档案信息化建设存在的主要问题
3.1观念落后，有待更新
主要是有的对档案信息化的重要性和必要性认识不足，认为档案管理无非是能够满足基本日常保存查阅功能就足够了。甚至有的把档案室当成安排分流人员的地方，同时有的档案工作人员也安于现状，不思进取，墨守成规缺乏创新思维，保持固有观念。有的对档案管理的重要性缺乏认识，做好做坏无关紧要，不会影响学校的发展建设。没有认识到档案信息化现代化管理是衡量一所学校发展水平
3.2资金不足，基础设施落后
无论是软硬件设备购置还是档案信息数字化，都需要大量资金。为档案信息化建设设立独立专项经费的高校很少，大多数高校还没有把档案信息化建设纳入到学校建设的整体规划与预算。由于资金投入不足，档案管理信息化进程严重滞后，很多高校的档案管理任然延续传统的手工模式，缺乏必要的现代化硬件管理设备，严重制约了档案信息化进程。虽然有的高校配备了相应的设备，但由于人员素质较低，不具备信息化所需的专业知识背景，仍然用人工模式进行档案管理，基本没发挥那些设备应有的作用，成了无用的摆设。
3.3缺乏信息化建设的安全保障体系
信息化的高速发展为电子文档和信息化管理提供了方便，同时也带来了失密、窃密、病毒感染，保密手段苦难，失窃密危害程度加大等网络安全问题，保密安全隐患也随之增强。
4高校信息化建设应采取的必要措施
4.1加强宣传，改变对档案信息化建设的认识
在档案信息化建设中的各个具体环节和发展阶段，有的放矢地对档案信息化过程中所遇到的一系列具体问题展开具体分析和研究，遵循认识规律，加大宣传力度，更新宣传手段和方式，使上至领导下至普通员工明确档案管理信息化的重要性。具体可以通过档案法规宣传，开展档案信息化管理知识竞赛，举办各类展览等活动，提高教职员工的观念认识，使其以积极主动投入到档案信息化建设中去。
4.2加大资金投入，加强信息化设施建设
首要的是，愿意投资于金融资源，配置和管理的档案的现代软件和硬件的适应。有条件的高校通过设立专项资金进行信息化建设来强化提高信息化所需的软硬件设施。目前，高校的财政资源主要来自各级政府，这需要做大量的工作，引进资金，加快转型的步伐。同时，高校应积极主动与上级主管部门沟通，进行沟通和协商，共同提出解决问题的办法，，使档案信息化建设加快发展。
4.3加强安全保障体系建设
安全保障主要涉及两个方面：一是对计算机档案管理系统的管理，确保信息数据库的安全；而是对电子文档归档的监督和指导，保证电子文档真实有效。这就需要安装必要的杀毒软件，同时安装必要的网络防火墙，把存储的数据库信息和电子文档的局域网实行物理隔离，对必要的数据进行加密，设置必要的访问权限，进行身份认证和密钥管理，确保档案信息的安全。总之，高校档案信息化建设是一个长期的、系统的工程，需要大量的细致工作，要在实践中不断发展和完善，在这一过程中要坚持能力、循序渐进、档案管理实现跨越式发展，为推动国民经济和社会发展提供高效的快捷的档案信息服务。
参考文献：
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关键词：校会计档案 信息化 创新
随着国家社会主义市场经济体制的不断完善，国家的综合国力不断增强。国家对教育的改革越来越深入，特别是全球信息化时代的来临，不仅对高校各方面的工作产生很大的影响，也给高校的会计档案工作带来了深远的影响。随着网络化、信息化在高校财务系统中的普及，加上高校的会计电算化工作得到了迅速的发展，如金蝶等会计软件的应用。基本上改变了高校传统的会计档案工作内容。
主要表现为：（1）会计档案的记载方式多样化。从传统手工制作的会计信息载体发展为现代的硬盘、软盘、光盘等在内的多种形式的电子会计档案。（2）会计档案保管高标准化。由于会计电算化存储下的档案具有易遭破坏易受电子干扰等特点，因此会计档案存储条件的要求将比传统的存储条件更加严格。（3）会计档案信息查询与使用更加规范且更加的保密化。会计电算化的实施与应用，除了以电算化代替传统的手工制作、查阅，还能实现会计工作规范、保密化外。不仅保证了传统会计档案的安全，还对磁性载体的存储、复制等工作提出更高的要求。因此高校必须对会计档案工作进行改革，尽快推动高校会计档案工作的信息化、网络化进程，促进高校会计档案工作的信息、网络化建设顺应经济发展形式，适应信息化时展的新任务和新要求，为高校档案的改革与发展做出巨大的贡献。因此，对促进新时代霞时代高校会计档案工作的开展，提出以下几点建议。
一、要改变会计档案工作人员的传统思想
高校会计档案工作人员要改变传统的模式思维，及时适应新时代对会计档案的新要求，一切从实际出发，以创新的思维。在科学发展观和以人为本思想的指导下，研究和解决高校档案工作中可能出现的新问题，努力实现高校会计档案工作观念的转变。目前，我国许多高校的会计档案工作仍然停留在人力的水平上，整理、装订，是一个很费时、费力气的工作，很难产生很好的经济效益。因此应认真研究查询档案者的心理，力争使审批程序做到简单、严谨、且高效率地满足不同档案查询者的需求，实现会计档案管理工作的现代化。高校会计档案工作的创新不仅要求会计档案管理人员具备良好的专业、创新意识与创新能力，当然还必须懂得会计档案管理的专业知识，熟悉会计电算化的操作流程等基础知识，具备信息化条件下计算机的实际应用知识。各高校除要为档案管理人员营造创新的氛围外，还要制定目标激励考核机制，加强对会计电算化档案管理人员的培训，不断提高且更新会计档案管理人员的知识结构和层次，以适应新时代下高校会计档案管理工作不断发展的迫切需要。
二、要在会计档案管理工作的信息化上有所创新
随着高校信息化和网络化的快速发展，高校会计电算化得到了普遍的应用，给高校会计档案工作内容带来了很多新的变化，同时也出现了许多新的要求。传统的会计档案工作已不能满足我国高校高等教育改革发展的需要，创新已是新时期会计档案工作的迫切要求。首先要在收集内容上有所创新。不仅要收集相关会计的原始凭证、会计报表等重要资料，还要将会计电算化系统的所有会计分析资料、财务报告等文件全部纳入学校会计档案工作范围内，以满足不同人员研究分析问题，作出与学校发展的重大决策。其次也要在整理会计档案上有所创新。高校会计档案整理要根据每个高校自身发展的不同形式，在做到会计档案管理办法规范、保密的前提下，力求简化工作程序，提高办事效率。再次要在会计档案管理上有所创新。要求我们不仅要做到信息化管理，还要做到规范化管理。会计档案从初始手机录入、清理整理到最后入档、存入电脑，其分类、编号及档案目录都要符合学校严格的标规定，做到清晰、明确、完整、避免遗失。最后要求我们在制度上要有所创新。应该建立完整的符合学校发展实际会计档案保管制度。在保管形式上，应既包括传统的纸质会计信息的记录，也应包括信息化条件下的硬盘、软盘、等存有会计信息的磁性电子载体，还应将各种会计系统的文件、数据构成文件及档案各类编码编号等系统开发档案资料纳入会计电算化系统档案的保管范围内，做到会计电算化档案保管的完整性与规范性。在保管方式上，对纸质会计档案记录应加强日常的监督管理，并且要对磁性电子载体必须要采取以只读文件的形式予以保存，且要做到实行双重备份，防止丢失。还要做到异地保管，最大程度上实现其保密性。同时建立完善的会计档案日常检查监督考核制度。除了定期检查会计档案是否受潮、受磁、霉烂等自然损坏及人为损坏外，高校的财务同时也要安排专门的预算，对保管会计档案的软硬件进行定期的维护升级。还要定期地对电算化会计档案进行实地检查，加大监督力度，不断促进高校电算化会计档案管理水平的提高。建立完善的会计档案查阅与使用权限制度。各高校应建立严格的会计档案查阅的审批程序和规章制度，严禁会计档随意乱放，随意复制，随意查阅，加强会计档案的安全性和保密性。
关键词：精细化；档案管理；机遇；挑战
档案管理工作存在于我们生活中的方方面面，小到我们的个人档案的管理，大到全国人口的户籍管理，以往手工管理手段面对如今海量的信息只能望洋兴叹，所以引进先进的管理理念与技术迫在眉睫。精细化管理是一种先进的理念与技术，它运用严谨的管理规范和信息化管理手段解决了海量的数据和以往管理中散漫、难以量化的实际问题。对于这些有保存价值的档案材料，如何能够在有效保护的同时，更好地利用其价值成为各级各类档案管理人员在管理工作中面临的新挑战。在这样的重要转型阶段，作为高校的档案管理工作者，应从以下几个方面进行改进。
一、完善档案制度
“没有规矩，不成方圆。”好的管理体系需要一系列完善的制度来支持。在精细化管理运行的实际过程中，与以往的管理方式与方法难免有一些差异，包括在部门职责、各岗位职责、精细的管理分类制度、考核制度、奖惩制度等方面的区别。高校档案馆作为档案管理的主要部门，要在实际运行中统筹处理好这些矛盾，把精细管理层层落实，摒弃落后的管理方式，吸纳新的管理观念，在自身部门制度完善的同时，对各教学院部和职能部门档案人员的岗位职责也要明确、细化。专职的高校档案馆的工作人员对各种档案工作流程都较熟悉和规范，但对于二级学院以及各部门的兼职档案人员来说，各项事务还需要用明确的要求和制度来规范，如归档材料的范围、种类、存放方式、档案材料等按要求撰写、按规范收取、按时间归档等都要有专门的制度和规范来约束，细化的工作流程能明确工作中每一个细小的环节。
二、抓住机遇，优化技术
数字化档案馆是运用数字化管理手段对档案进行信息化处理，是当前档案管理工作的主流，但与其他行业信息化处理能力和水平相比，档案信息化水平还有待进一步提高。各大高校正在抓住这一机遇大力推动数字化档案馆的建设，利用这一机遇更新管理手段和技术、争取充足的资金来推动档案管理向信息化、开放化迈进。
数字化档案馆的建设是一项复杂的信息化工程，与传统的档案管理与利用相比，它给档案管理工作带来了新的生机和活力。传统的档案管理在档案归档后，保存质量不稳定，查询利用率低，不便于开放利用。而数字档案馆作为一个开放的平台，各种档案进行数字化处理后能够永久保存和查阅利用，其档案利用率是以往传统手段远远不能比拟的，其功能强大的信息化处理平台、高效的访问速度和高效的利用率都充分体现了档案管理业务与现代管理方法的整合。在今后的发展过程中，更需要这种传统与现在相结合的互动方式。
三、更新管理人才
数字化档案管理的建立需要大量的信息技术人才。根据当前高校档案从业人员的整体情况来看，信息技术人才较为缺乏，大部分档案从业人员都没有信息技术背景。所以，培养一支能够达到信息化建设需要的高水平人才是保证数字化档案馆建立和运行的必要条件。在建设数字化档案管理工作团队时，笔者认为应以建设信息技术团队为主，再配以具有多年档案管理经验的人员，以业务需求为指引，在对现有人才进行新知识的培训基础上，引进高素质的跨学科人才，推动数字化档案馆的建设。
四、档案管理人员应具有良好的职业道德
1.遵循保密原则。“不该说的秘密，绝对不说；不该知道的秘密，绝对不问。”这是档案管理人员在工作的过程中必须遵守的档案保密制度。对于保密类档案严格按照权限规定管理查看，杜绝保密档案泄密的事件发生。另外，尊重他人个人隐私也是档案人员应具备的基本职业道德。档案管理人员在工作过程中会接触到个人档案文件，其中包含的个人隐私、以往经历等内容切不可违规公之于众。
2.注重服务意识的培养。档案管理看起来是对各类物体和资料的管理，但在收集档案和档案查询利用的过程中都是要与各类人群有交流的。作为一个窗口服务型的部门，从业人员除了在完成自身业务工作的同时，好的服务态度能影响整个部门的形象。在收集档案材料时，档案管理工作者与档案来源单位是合作关系，而不是上下级关系；与来访人员交流时，对其权限查询范围内的要求应尽力满足；与学校其他部门的协同工作时，档案管理工作者要认真履行本部门的责任与义务。
高校档案精细化管理是一个系统工程，其管理水平的高低是学校有效统筹、各部门积极配合、档案从业人员认真工作的共同结果。目前，各高校数字档案馆的建设已初步成形，但距离精细化管理的要求还有一定的距离，还需要大量的档案工作者对其内容和功能进一步完善。
参考文献：
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