时间：2022-11-02 14:22:37
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[关键词]满意度 经济实惠 会议筹备
一、问题重述
会议规模庞大,接待这次会议的宾馆客房和会议室数量有限,只能让与会代表分散住宿。尽量满足代表在价位等方面的需求,所选择的宾馆数尽可能少,且距离近。虽然客房房费与会代表自付,但是如果预订客房数大于实际用房数,筹备组需要支付一天空房费,而若出现预订客房数量不足,将造成非常被动的局面,引起代表不满。由于事先无法知道代表准备参加哪个分组会,筹备组还要向汽车租赁公司租用客车接送,租车费用筹备方支付。
二、问题分析
会议筹备过程中遇到预订客房、会议室、客车数量等问题:
1.由往届与会情况,估计本届实际与会人数,计算理论与会人数与实际与会人数误差。
2.确定本届会议代表回执中住房要求实际数量,根据误差预留房间。
3.根据代表需求选择宾馆,争取与会代表最大满意度,也考虑到预留房间费用,减少筹备方经济支出。
4.根据宾馆的安排人数确定会议室位置和规模。
5.车辆数目选择应考虑运用分析法,对不同路线的选择做出预算,最好做到经济实惠又方便快捷。
三、模型假设
1.会议室能够容纳开会的人;2.各个会议室人数相差不大;3.市内公交的平均速度为15km/h。
4.符号说明
N1:发回执人数, N2:发回执但未与会人数
N3:未发回执与会人数,N:实际与会人数
P1:发回执未与会的人数占发来回执的百分比
P2:未发回执与会人数占实际与会人数百分比
P5:偏差百分比Q1:理论与会人数M:偏差人数
5.模型建立与求解
问题一:用数据分析法通过往届会议回执和与会情况估算本届与会人数,得:,以往几届会议回执和与会情况:
(表一)
发回执与会人数占发来回执的百分比P3约为70.00%,发回执与会人数占实际与会人数百分比P4约为80.00%。
(表二)
我们估算本届偏差百分数为1%-2%之间。
(表三)
由理论与会人数公式Q1=N1×70%80%估算本届会议与会代表住房信息如下:
(表四)
问题二:对三种不同价位(120-160元、161-200元、201-300元)房间统计如下:
(表五)
宾馆会议室分配如下表六:
(表六)
总金额 =房间数 ×价格 ,得出:
①号宾馆住房费为:24300元,②号宾馆住房费为:7000元
③号宾馆住房费为:10800元,⑥号宾馆住房费为:25200元
⑦号宾馆住房费为:13300元,总计:80600元
会议室费用为:
①号宾馆2间(150人/间)×1200元,⑥号宾馆1间(160人/间)×1000元
⑦号宾馆2间(140人/间)×800元,1间(200人/间)×1000元,总计:6000元
空房费计算:
由与会人数误差百分数在1%-2%之间,人数误差在6-12人,单人可以住双人间,为了尽量减少筹备方的费用我们选择在三个不同价位各预留两个双人间可以满足人数误差在6-12人。号宾馆普通双标间2间(140元/间),号宾馆普通双标间2间(170元/间),号宾馆商务双标间2间(220元/间),空房费总计:1060元。
问题三:会议室地点安排以及车辆座位数、价格选择车辆数目和接送路线。
1.选车方案
选择三辆车的方案有十种方案可供选择,综合考虑座位和价钱,认为较合理方案如下:租45座2辆,33座1辆,容纳123人,需2200元;
2.选路线方案
根据r=SV,最早到达会议室所用路程是850米,最多4分钟。最后到达会议室所用路程是2100米,最多9分钟。路线图(见附图1)如下:
③②①⑦⑥② ①⑦⑥
参考文献:
一、接待时间
20__年_月_日—_月_日
二、接待地点
接送机地点：__
下榻酒店：___
会议地点：__大酒店会议厅
三、接待对象
嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员
总负责：接待办
跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组
五、接待前期准备工作
1.制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间
2.食宿安排，提前预定
3.迎接车辆安排
4.迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）
5.相关接待人员，负责相关接待工作
六、机场接待
1.机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎__贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处（签到台桌子规格1.8_0.5_0.75）.接待组由此将客人集中带出乘车.
2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌（80_180cm以下易拉宝）.
3.由服务科按照按正常要客接待程序接待.
4.对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接.
硬件附注：易拉宝2个（其中1个2米），接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条„„
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排.
2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照.
3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间.
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间.餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务.
八、用餐（早餐、中餐、晚餐）
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐.由客房服务人员进行相关服务.
2.餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务.
九、会议前的筹备工作
1.选择会议厅.根据会议参加人员的人数确定会议厅规模.
2.会场布置.根据会议内容，在场内悬挂横幅.门口张贴欢迎和庆祝标语.可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽.桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一
3.会议前的接待礼仪.提前准备礼仪人员做好相关接待工作.
4.会前检查.提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全.
十、会议接待
1.欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放“热烈欢迎各位__贵宾莅临我公司考察指导”
2.会场整理及布置
1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新
2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一，__可交于陪同人员级别最高者代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料.
3.联系陪同人员，讲解员.根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员
4.领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座.
十一、座谈
1.企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍PPT）
2.技术交流（技术人员PPT讲解，互动）
3.会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定）
4.拍照（依重要程度，进行拍照留档）
5.摄像（依重要程度，进行摄像留档）
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备.提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备.会后用车在会议结束前妥善安排.
商务会议礼仪接待方案
接待前准备：
1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车/飞机)，落实接站车辆车次，接站人员。
2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，
旅游景点，旅游途中就餐点。
一、会议概况：
(一)会议时间：2xx-1-1至2xx-1-12
(二)会议地点：柳州饭店
地址：柳州饭店
电话：xxxxxxxxxx
联系人：贾xx
(三)参加会议人员:总公司代表 分公司各部门负责人，
二、活动日程(见日程安排表)
三、工作分工
成立会议筹备领导小组
组 长：贾xx
副组长：胡xx
领导小组下设办公室，负责人xxx，具体负责整个会议期间的各项工作。
成员单位：分公司人事部 公关部
办公室下设材料组、会务组。
(一)材料组
负责人：韦xx
成 员：秘书处有关人员
职 责：
1.领导讲话、主持稿、论文集
2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录
3.会议须知、日程表
4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表
5.制做文件袋、配记事本、笔、相册
6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签
7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆
(二)会务组
负责人：欧xx
成 员：总务处有关人员
职 责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、
食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。
1.车辆
负责人：胡xx
(1)会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。
(2)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。
(3)车辆市内用油由各出车单位自行解决。
(4)联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。
2.接站
负责人：毛xx
1月1日，各代表团报到当天，对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表，派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。
具体分工：负责人自行安排
3.纪念品
负责人：贾xx
(1)准备给白纪念品1份，以表感谢。
4.住宿
负责人：贾xx
(1)住宿。会议代表统一住柳州饭店。总代表安排单独住一标准间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。
(2)宴请。1日各代表团报到后，在饭店举行欢迎晚宴，拟请×座陪(摆牌)。
(3)要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。
5.参观、娱乐活动
(1)游览。
责任人：麦xx
负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。
要求：游览长负责培训3男3女既6名随车导游(拟从秘书部内挑选)。
(2)8月11日晚，举办联欢晚会。
责任人：韦xx
负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代
表团参与的演出计划。
6.宣传报道
责任人：麦xx
(1)负责会议摄、录像工作。
(2)派摄影、录像记者各1人，全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。
(3)将代表的照片装入相册，录像刻制光盘，在代表返程前交到代表手中。
7.医疗保障
责任人：欧xx
门诊部派1名医生全程保障。备有关药品和紧急医疗器械。
会活动日程安排
商务会议礼仪接待方案示例
客户接待：
简介：以纯服饰的品牌与服饰设计在服装行业领域是比较出名的服装公司之一，并且服装设计走在休闲服装前线。该公司与本公司有长期的合作关系，此次来访是为了更好的促进双方发展，加强服装设计技术与创意的交流。
一、来访人员基本情况：
略
二、接待小组人员：
我公司的刘总裁、张总经理、罗秘书及其相关人员到成都机场去迎接所要来的相关贵宾。要求接待那天大家都要穿本公司工作装，陪同的接待人员要有气质、形象好、性格开朗、和蔼可亲、健谈、做事认真仔细、注意细节等。
三、接待日程安排：
表格略
四、落实工作人员：
由总经理及其秘书到机场接机，总裁在公司门口接待客人，并引领客人进接待室。所需用品由后勤部负责购买，公关部配合;会场布臵由吴诗怡和张华负责;会场所需设备由公司技术人员负责。
五、接待过程中的所用场所(会议场所)的设计与布臵：
1、环境布臵为暖色，会场入口摆放两盆盆栽，会议桌中间摆放鲜花，每个座位前放臵一瓶矿泉水，每两个座位间摆放一盒纸巾。将湿毛巾放在小碟子中，并放臵在会议桌上。
2、布臵主席台：会议桌上摆上桌签、配臵话筒，背景天幕用深红色的幕布，将会议的中英文会标“——”挂在天幕上。
3、配齐投影仪、麦克风，会前调试完好。
附件：
接待中具体礼仪：
1、握手礼仪：
(1)握手的顺序：
握手一般遵循“尊者决定”的原则。在长辈与晚辈、上级和下级之间，应是前者先伸手;在男士与女士之间，应是女士先伸手;在主宾之间，应主人先伸手，客人再伸 手相握。但客人辞行时，应是客人先伸手，主人才能握手告别。在平辈朋友之间，谁先伸手，谁有礼;当别人不按惯例已经伸出手时，应立即回握，拒绝握手是不礼 貌的。
(2)握手的方法：
双方在介绍之后，互致问候时，待走到约一步左右的距离，双方自由伸出右手，手掌略向前下方伸 直，拇指与手掌分开并前指，其余四指自然并拢，用手掌和五指与对方相握并上下摇动。握手时应注意上身略向前倾面带微笑，正视对方眼睛以示尊重;左手应当空 着，并贴着大腿外侧自然下垂，以示专一，用力适当不能过轻或过重;边握手边致意，比如：“您好!”“见到你很高兴!”等等。握手的时间不宜过长，一般以 3～5秒为宜;男性与女性握手时，男方只须轻握一下女方的四指即可。
2、递物与接物礼仪：
(1)递接名片：
一般情况下，是地位低的人先向地位高的人递名片，男士先向女士递名片。
递送名片时，应面带微笑，正视对方，将名片的正面朝着对方，恭敬地用双手的拇指和食指分别捏住名片上端的两角送到对方胸前。如果是坐着，应起身或欠身递送，递送时应说“我叫×××，这是我的名片，请多关照。”这类的客气话。
接受他人名片时，应起身或欠身，面带微笑，恭敬地用双手的拇指和食指接住名片的下方两角，并轻声说“谢谢”，或“久仰大名”等，接过名片后，应十分郑重地把名片读一遍，不懂之处可当即请教，随后将对方的名片放入自己的名片盒，千万不能随手一放。
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一、会议时间：6月 17 日（星期一） 上午 9：30
二、会议地点：政府会议室
三、参会人员：
1. 镇领导：；
2. 镇2019年中考考委员会全体人员：镇党委（）、镇政府（）、财政（）、市场监督管理局（）、中心校（）、医院（）、派出所（）、供电所（）、电信公司（）
3. 中心校：全体成员
4. 相关学校校长：中学
四、会议议程：
会议由 同志主持
1. 同志宣读 ；
2. 同志就 2019年中考工作作情况汇报；
3. 派出所、市场监督管理局、医院、电力公司作表态性发言；
4. 同志讲话。
五、准备工作：
1. 政府办负责统筹领导参加会议及会议统筹；
2. 同志讲话初稿； 负责提供 同志主持词；会场布置，负责资料印发、签到、记录等会务工作；
县会议经县委常委会议研究，人大、政协按照有关法律、章程程序审议通过，决定于10月下旬在县城举行。为搞好“两会”造势和有关宣传报道工作，特制订本方案。
一、会议时间：
二、组织领导
1、主管领导：
2、宣传组长：
副 组 长：
3、成员单位：
三、工作职责
1、负责会议的新闻报道；
2、负责会议期间县城的宣传造势（政协当班）；
3、负责会议宣传标语的起草（政协当班）；
4、负责会议文件宣读人员的安排；
5、完成领导交办的其他事项。
四、具体工作
1、筹备工作
建议由“两办”牵头召开县直机关单位负责人参加的“两会”筹备工作会议，对“两会”宣传工作具体部署安排：一是做好疫情防控工作；二是做好县城卫生保洁工作；三是为代表、委员提供优质服务；四是代表、委员驻地独立院落要悬挂好标语横幅。
2、新闻报道（详见电视台方案）
（1）常规报道：按“两会”日程、议程安排报道；
（2）报道“两会”分组讨论情况；
（3）文件、名单、决议、公告等宣读、播放由电视台负责；
（4）会堂外巨幅横幅（彩喷），由政协负责；
（5）会堂围联由政协负责；
（6）宣传标语由政协负责（宣传标语附后）。
3、政协方面报道
（1）专题片
（在开幕式前、县电视台、政协云播放）
（2）采访新任委员（“两会”期间播放），暂定4人。
五、工作要求
1、宣传造势要求大气、美观、简朴、实用；
2、新闻报道要求及时、准确、零差错；
3、县电视台及各新闻媒体要制订好“两会”报道实施方案。
一、会前准备
1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？
2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？
3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组.限定每个项目的商议时间。
4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。
5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。
6、根据要讨论的问题限定与会人员。
7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。
二、会议期间控制
1、叙述会议的目的。
2、核对并记录与会者。
3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。
4、给每一个人表述自己意见的机会。
5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。
6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。
7、坚持预定的时间，不要拖延。
8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。
9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。
10、确定下次会议的议题和时间。
三、会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。
2、根据会议，对执行进行监督和检查。
会前工作：
1、与会议主办者洽谈。
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。
4、与会议主办者确认会议接待方案。
5、与会议主办者签订会议接待标准合同。
6、确认会议主办者预付会议订金事宜。
7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）
会中工作：
9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。
10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。
11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。
16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。
18、协调会议期间的交通工具的安排。
19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
会后工作：
20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
为总结回顾2019年工作，研究部署2020年工作，拟于2月初召开公司2020年度工作会议。
一、会议目的
（一）学习贯彻xxxx公司年度工作会议精神；
（二）对公司自成立以来取得的成绩进行总结，研究分析当前形势，安排部署公司xxxx年度工作；
（三）加强员工之间的交流，提升团队协作意识，增强公司员工凝聚力。
二、时间、地点
x月x日下午xxxx，公司xxxx会议室。
三、议程安排
时间
主要内容
主持人
四、参会人员
公司全体工作人员约xx人。
