行业协会财务信息化建设研究

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1引言

数字化是新时代的特征，随着“大智移物云”在日常工作、学习和生活中广泛应用，对各个行业的生存和发展产生了不小冲击。不紧跟时代步伐，就难逃被淘汰的命运。残酷而激烈的市场竞争，推动着各行各业不得不运用新的信息技术，加快数字化转型升级。行业协会作为社会组织的一部分，只有通过不断变革和创新发展，才能满足内部管理需求和适应外部环境变化。财务管理处于行业协会经营管理的核心地位，贯穿于协会经营全过程，覆盖协会全方位，但传统的财务管理模式难以满足现代财务管理工作的需求，亟需转型发展。而实施财务信息化建设就可以转变协会财务管理模式，财务信息化不仅可以优化资源配置、提高财务管理效率和质量，同时对于提升协会整体竞争力、实现总体战略具有十分重要的意义。

2行业协会财务信息化建设的重要意义和作用

2.1优化资源配置提升决策支持和财务预判效果财务信息化建设可以保持各系统之间流程贯通一致，数据标准统一。例如：发生零星小额固定资产采购时，业务流程“提交采购申请-财务审核-领导审批-签订合同-索取发票-财务复核-支付资金-固定资产验收入库-申请人填写申领单-固定资产出库”，该流程所涉及的所有财务信息及非财务信息都会被信息系统保存起来，以便随时查阅和调取，各部门也可以通过系统模块获取与之相关的数据和信息，实现数据信息充分共享，而且整个业务流程无重复操作，公开透明，职责明确。一方面使资源配置得以优化、工作效率大幅提升，另一方面使管理成本大幅度降低。另外，财务信息化系统通过对内外部信息的高度集成，自动生成各种类型财务报表、统计分析数据，使管理层能够随时全面、动态地掌握协会的整体运行状况、资金使用效率、各部门预算完成进度等等，为管理层精准决策提供了高质量信息支撑。同时，财务信息化还可以提高协会对外部突发事件的应急反应能力，减少不利因素带来的损失，有助于管理层科学合理地进行财务预判，调整和改善投资决策。

2.2优化内部控制提升核心竞争力财务信息化建设与内部控制有着密切联系，二者相辅相成、相互制约，共同促进协会发展。一方面财务信息化建设与运行都离不开有效内部控制的保驾护航，另一方面，财务信息化建设要对内控制度进行梳理和流程再造，使各项制度有机连接起来形成一套完整的内控体系，再将内控制度、流程嵌入到协会的财务信息化建设的各个环节。通过将制度流程化，可以降低或消除人为操纵因素，保护信息安全，大大提高了信息的真实性和准确性。信息系统下的内控制度使得协会的组织结构趋于扁平化，内控层次减少，岗位职责清晰，业务流程顺畅、审批权限明确，大大降低了信息的不对称。通过财务信息系统的应用，更容易发现内控缺陷，可及时采取措施进行整改，优化内部控制。财务信息化建设在优化内部控制的基础上，有助于降本增效，提升协会的核心竞争力。

2.3实现业务和财务深度融合财务信息化建设不仅要满足财务部门内部管理需求，更要充分考虑与协会会员管理、会议管理、教育培训管理、标准化管理等各业务管理系统的流程贯通和数据共享，将财务管理系统的相关功能及模块与各业务管理系统在统一的信息化平台上进行整合，实现集中管理和操作。整个财务过程中，加强对信息记录、审核及追溯的监管，通过在线支付、移动支付方式收付款，方便快捷、大大提高了工作效率，利用与税票、短信、邮箱、微信平台对接，实现自动开票与自动投递，减轻开票和邮寄负担，实现业务和财务深度融合。

3行业协会财务信息化建设存在的突出问题

3.1财务信息化建设意识薄弱大多数协会领导对财务信息化理解失之偏颇，认为财务信息化系统与目前正在使用的财务核算软件没有很大区别，没有意识到运用财务信息化系统可以将财务部门与其他部门有效打通，实现信息共享和数据集成，并为其精准决策提供高质量信息支撑。由于财务信息化建设是一项周期长、涉及面广的复杂的系统工程，需要投入大量的时间和精力，还要有足够的资金做支撑，后期的运维成本也不低，而且就算系统建成了，能不能取得预期的效果很难断定，所以这在一定期间内会给协会带来不小的负担，给领导带来很大压力。因此，大多数协会还继续维持原有的财务管理模式，协会领导没有站在更高、更长远的角度为协会的未来发展考虑。

3.2财务信息化复合型人才缺乏财务信息化建设和财务信息系统应用对财务人员的要求很高，除了要精通财会外，还需要掌握财务管理技能、熟悉网络信息技术、了解业务运行情况的复合型人才，绝大多数行业协会缺乏这样的人才。从协会目前来看，财务人员更擅长财务核算，缺乏财务管理思维，不能很好地将财务管理的理念融入财务信息化建设中，会造成财务信息化系统对财务管理的作用受限。行业协会由于缺乏复合型人才，就难以将协会的真实需求准确、有效地传达给系统开发商，影响项目的顺利开展。另外，财务人员还停留在对通用财务管理软件（如用友、金蝶等）的使用上，对现代网络信息系统的技术知识和应用还缺乏掌握，很大程度上限制了财务信息化系统效果的发挥。

3.3财务管理系统与各业务管理系统之间流程贯通不畅目前，行业协会信息集成度不高，信息孤岛问题十分严峻，不能提供真实可靠的信息支撑管理层决策经营。财务管理系统与各业务管理系统之间流程贯通不畅，会影响财务流、信息流、业务流三者之间不能深度融合，无法产生协同效应，降低了财务管理效率，各部门、各员工之间不能快速、高效传递和接收信息，信息共享不充分，难以实现业财融合。

3.4财务信息化制度不完善财务信息化制度对于保障财务信息化系统的正常有效运行起着保驾护航的作用。大多数行业协会的财务信息化制度不健全，有的协会往往借鉴其他部门制定的制度，稍作修改后就作为本协会的制度，很少根据自身情况进行科学、合理的规划设计。有的协会虽然自己制定，但鲜少征求员工的意见或建议，更不会进行可行性分析和研究，最终导致制度与实际不符，可行性、可操作性比较差。制度不完善或制定不合理，都会产生管理风险。例如：没有根据实际情况制定，会出现设置的岗位与实际工作不匹配，职责不明确、权限设置不合理、操作流程设计不规范等等，另外因缺乏严格的监督和制约机制，很可能会出现数据录入的失真，系统自动运算给出错误的结果，造成经营决策失败的风险。

3.5财务信息化存在安全隐患财务信息化系统的应用主要是基于网络与计算机技术进行，所以网络安全尤为重要，已经上升为国家层面的问题。在安全防护不足的情况下，容易发生非法访问、网络攻击、信息窃取等情况，造成传输信息被假冒、服务器瘫痪、机密泄露、内部数据被恶意传播的风险，由此给协会的正常运行带来安全隐患，甚至造成巨大的经济损失。另外，协会内控制度的不完善、不合理；操作人员技术不熟练导致操作失误；人为故意操纵等原因，都会造成商业机密、财务数据等被泄露，给协会发展带来安全隐患。

4实现行业协会财务信息化建设目标的具体策略

4.1领导要高度重视财务信息化建设随着数字经济和互联网技术的飞速发展，行业协会更要清醒地认识到数字经济是把“双刃剑”，要提高敏锐度，全面把握机遇，沉着应对挑战。协会领导一定要与时俱进，转变管理理念和管理模式，深刻认识和领会财务信息化建设对协会未来发展的重大意义，并通过宣讲的方式将这种思想灌输给全体员工，使大家在认同的基础上逐渐转变观念，这样才能更好地推动财务信息化建设的实施。财务信息化建设是一项持续时间长、涉及面广的复杂的系统工程，需要投入大量的时间和精力，需要足够的资金做支撑，还需要合适的人才团队做后盾，只有赢得领导的高度重视，才能合理优化资源配置，保障项目的有序推进。协会领导要从战略的高度，对财务信息化建设统筹规划、整体设计，并按照科学合理的方法和时序分步骤开展实施。并针对实际需求，加强对全体员工进行网络信息技术知识、应用及安全方面的培训，以便大家更好地适应工作模式的转变，促进财务信息化建设的顺利实施。

4.2加强财务信息化复合型人才的培养在财务信息化建设中，人才发挥着决定性作用，高素质的复合型人才不仅能够保证财务信息化建设的顺利推进，还能推动财务管理工作的持续创新。行业协会应着重从以下几方面对财务人员进行培训：一是职业道德。财务部是协会的核心部门，掌握着整个协会的资金和机密。财务人员要时刻保持自己的职业素养，管理层也要不定期加强财务人员的职业道德教育，使财务人员将道德底线铭记于心。二是专业技能。财务人员除了每年定期参加继续教育外，还要主动加强财税知识的学习，管理层应根据财务人员的专业技能层级，有针对性地定制不同的财务管理课程，以提高财务人员的财务分析和财务管理能力。三是互联网信息技术。由于财务人员对互联网信息技术及应用普遍缺乏了解，所以协会管理层需要外聘专家对财务人员进行互联网信息技术知识、应用及安全方面的培训。财务信息化建设要求财务人员从传统的管理理念、管理模式中跳出来，去接受新技术、适应新环境。只有每一位财务人员真正认识到财务信息化建设的重要意义，积极参与其中，并通过提升财务管理技能、掌握网络信息技术知识及应用，才有可能成为一名符合要求的财务信息化复合型人才，助力财务信息化建设的顺利实施和财务信息化系统的安全、高效运行。

4.3打通财务管理系统与各业务管理系统之间壁垒行业协会可以根据自身特殊需要定制化开发软件，然后将定制化开发软件与财务管理通用软件进行系统集成，使财务管理通用系统与会员管理系统、会议管理系统、教育培训管理系统、标准化管理系统等各类业务管理信息系统的流程贯通，解决信息孤岛问题，促进协会业务管理和财务管理流程的无缝衔接，促进业务数据和财务数据充分共享，实现信息高效集成，为财务分析与决策提供有效的、高质量的信息支撑。例如：财务和业务流程的贯通，可以实时动态反应业务计划的进展情况，使业务的财务信息更加透明化，还可以实时跟踪监控预算执行情况和绩效目标完成情况，发现问题及时纠偏，确保预算执行有条不紊和绩效目标高质量完成。

4.4完善财务信息化管理制度实施财务信息化建设有利于行业协会对现行的财务管理体制和财务制度进行改革创新，促进财务规范化管理；有利于行业协会拓展财务管理空间、提高财务管理数据的时效性和准确性、提升财务管理能力、增强财务资源使用效益，推动财务管理转型升级。而财务信息化管理制度的完善、监督考评机制的健全，可以让各部门之间信息传递更顺畅、问题解决更高效，积极性调动更充分，能够更好地为财务信息化建设和运行提供强有力的制度保障。4.5加强财务信息化系统安全防护行业协会应针对容易出现的安全威胁，加强对服务器、网络、数据的安全防护，例如将防病毒软件安装在服务器上对病毒进行有效查杀，并定期更新杀毒软件；在服务器上安装专业的防火墙和安全软件进行定期扫描和分析，排查安全隐患，做到防患于未然；为操作人员设定权限应严格按照岗位职责，并设置相应的密码及口令，严禁泄露；对于信息系统共享数据要采用只读模式，禁止随意拷贝；对使用财务信息化系统的所有电脑安装加密软件，对所有数据进行充分加密，保证数据安全，对信息系统主服务器必须每天执行一次数据备份，确保备份数据可以追溯。另外，将内控制度等管理制度嵌入信息系统中，对业务流程重新进行梳理，并设计成简洁明了的业务流程图，方便员工读懂看明白，避免操作过程的失误，创造一个安全的内外部运行环境便于信息系统正常有效地工作。

5结语

数字化时代行业协会发展需要不断变革，财务管理模式需要不断创新。管理层要与时俱进，尽快转变管理理念，引导全员不断创新工作思路和方法，搭建符合协会自身可持续发展的财务信息化系统，打通财务部与各部门之间的信息壁垒，使财务与业务更深入融合，优化资源配置，产生协同效应，降低管理成本，提高决策水平，促使财务信息化从单一的财务管理向财务业务一体化逐步迈进，推进协会治理体系和治理能力现代化，支撑和促进行业协会的可持续发展。

参考文献

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作者:张年梅 单位:中国印刷技术协会