民生档案服务与利用体系建设分析

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民生档案与人民群众的生产生活息息相关，是维护人民群众切身利益的历史记录和真实的原始凭证，是政府部门在从事社会管理过程中形成的大量有价值的档案信息。因此从这一层面讲，民生档案涉及多个部门和经济社会发展的方方面面，这既对档案管理部门民生档案信息管理提出了较高要求，也是档案管理部门服务政府部门，服务人民群众的历史性任务。在大数据环境下，要求档案管理部门主动适应信息时代的发展步伐，主动应对电子档案信息资源建设的时代发展需求。当前民生档案正处于发展的关键时期，民生档案数量、种类的激增和社会需求的扩大，为保障改善民生中的作用，档案部门应着力构建四大平台，即基础保障平台、资源共享平台、文化展示平台、精准服务平台，结合民生需求对民生档案资源进行整合和深度挖掘，不断扩展民生档案服务范畴，进一步提升档案管理部门民生档案服务质量，努力打造档案公共服务提档升级版。

1构建基础保障平台

近年来，为构建和谐社会建设给民生档案的服务利用提出更高要求，要不断加强各项档案基础业务工作，筑牢档案事业发展根基，首先体现在制度机制创新层面。很长一段时间，档案管理部门在民生档案服务过程中，主要以民生档案业务部门为主体。其他职能部门很少参与，这也就客观上造成制度机制建设覆盖面窄，民生档案缺少顶层设计和宏观领导，难以实现对民生档案信息资源的统筹安排和精准发力，很可能造成民生档案信息收集不全，不利于民生档案高质展。因此，从服务民生角度看，各级政府部门要充分发挥宏观协调作用，引导相关部门和社会组织参与到民生档案服务事业之中，积极构建基础保障平台。

1.1强化组织保障

各级地方政府要树立“大档案”服务格局。充分认识到民生档案服务与人民群众利益之间的关系，主动召开专门会议研究民生档案相关问题。要求相关部门要密切配合档案管理部门做好民生档案工作，通过对区域性民生档案资源的有效整合，充分发挥业务部门和职能部门优势，实现民生档案信息资源在住建、教育、卫生、医疗、人社、民政等部门的合理流通，进一步提升民生档案信息资源的利用效率和利用效果。同时要完善和创新民生档案服务标准，积极提升民生档案服务的标准化和规范化水平，为人民群众提供优质的档案服务。

1.2强化机制保障

基础保障的核心在于制度机制保障。档案管理部门要将制度机制建设作为提升民生档案服务质量和服务水平的关键所在。要围绕民生档案统筹规划、考核奖惩、监督指导重点方面，对涉及的民生档案制度机制进行优化和完善，实施民生档案服务工作绩效挂钩措施，进一步激发档案管理人员参与档案服务创新工作的积极性和主动性，确保民生档案质量可控，责任可追溯。此外，还要加大民生档案考核监督力度，明确民生档案相关工作人员具体职责，建立自上而下的民生档案工作考评体系，细化民生档案考核内容，通过科学合理考核，有力地推动民生档案管理工作和服务工作创新［1］。

1.3强化资源保障

本着“精简节约、紧跟形势、务实有效”的原则，各级部门投入一定的人力、物力对民生档案服务的相关物料进行及时更新，包括服务窗口陈列内容、横幅标语以及局域网络模块进行完善和调整，确保民生档案服务内容和形民生档案服务与利用体系建设研究文/林丽兰台纵横式紧贴发展趋势，同时要完善民生档案经费和场地保障。民生档案工作经费要做好提前预算，确保专款专用，同时要为民生档案工作开展提供必要的库房、办公场所。

1.4强化监督保障

档案的行政监督执法权应得到加强，将档案完整收集、规范整理、妥善安全保管纳入一项政治性保障工作，有利于推进档案治理体系和治理能力现代化水平。如今，民生档案服务主体和对象进一步丰富多元化，对此，应建立多元主体监管机制。其中的关键环节是相关部门和服务对象的协同监督。第一，开展“双随机、一公开”行政执法检查，确保基层档案规范管理，构建网格化“智慧监管”体系。第二，及时更新监管内容。主动运用现代信息技术对民生档案工作流程进行有效监管，构建事前、事中、事后监管的管理模式。

2构建数字资源平台

当前民生档案受到信息技术发展以及国家机构改革的影响，对民生档案信息收集和管理工作提出更高要求，同时民生档案服务在发展过程中也呈现出信息化、平台化、智能化特征。从宏观层面看，为了更好地实现民生档案信息资源的有效整合，推进新时期民生档案信息化建设，有必要通过构建数字资源平台，更好地呈现当前档案管理部门在民生档案服务进程中的各项成果。在具体实施过程中，既要完善民生档案数据库建设，同时要积极推进民生档案信息标准化进程，搭建民生档案文化展示平台，构建民生档案信息服务平台，让广大人民群众了解当前民生档案的具体做法，主动地参与到民生档案服务体系建设之中。

2.1完善数字资源库

根据《中华人民共和国档案法》相关规定，结合国家档案局、民政部、人社部等其他相关民生管理部门对民生业务档案管理工作的要求，制定符合本地区特色档案、充分发挥馆藏具有重要资源价值的资源数字化制度。同时还应准确把握各类档案版本的更迭和废除。因此数字资源库建设一方面要开展新、旧证明的数字化工作，通过扫描的方式进行数字化转化。另一方面在各职能部门民生档案收集上应实现数字文档和纸质文档双轨收集，加强各类民生档案基础建设，不断丰富壮大民生档案资源信息库，筑牢档案事业发展根基，为档案开发利用提供保障和支撑［2］。2.2民生档案信息标准化民生档案信息标准化建设对于提升民生档案服务质量至关重要。从目前看，民生档案标准化建设应从管理，业务和技术三个层面入手。管理性标准规范一般是指档案管理工作业务流程、制度规范以及所涉及的计算机网络系统安全标准建设。主要涉及公安、人力资源社会保障、民政、自然资源、卫健委、教育、住建、法院、检察院等部门。业务性标准规范主要包括术语标准和电子文件、民生档案信息共享共建标准，主要涉及与人民群众息息相关的民生领域，如社保、医疗、教育、就业创业，等等。技术性的标准规范主要是指与档案信息服务相关的软件系统技术标准。既要参考国家针对档案管理相关的技术参数，同时也要结合档案信息服务平台自身特点，在遵从可操作性、安全性的标准基础上对相应的技术性规范进行完善，切实保障民生档案信息服务安全性，同时也有利于民生档案信息资源共享。

2.3民生档案资源体系化

民生档案领域不是一成不变的，它随着人民群众社会生活的变迁而不断变化，为了更好地适应时代发展，必须重视民生档案资源体系建设。第一，应以人民群众需求为基础，建设基础领域档案。在上文标准化体系的基础上，提高民生档案收集与管理的灵活性，贯彻“记录一生，服务一生”的理念，围绕人民群众生活的所有领域，推动民生档案资源全覆盖、零死角。同时还应重点围绕人民群众特别关心的医疗、教育领域建设专业民生档案，让民生档案资源层次分明，各有重点。第二，围绕社会新兴经济领域产物，建好重点民生档案。民生档案不仅包括公民个人档案，还包括各项基础设施、农业、服务业相关档案。对此，应围绕地区产业结构、生态环境建设好重点领域档案。如在农村基层方面，围绕乡村振兴建设即：地方特色旅游、现代农业发展、脱贫攻坚实施计划及成果等重点领域档案，围绕生态宜居建好水电交通、人居环境整治等重点领域档案，做到民生档案资源的协同发展，合作共赢。

3构建文化展示平台

民生档案是人们进行社会活动的产物，也汇集着大量的各门类知识，记载着丰富的各个时期各个民生部门涉及人民群众相关记录等信息，成为一种重要的信息资源。技术赋能民生档案服务管理工作，一方面，提升了民生档案服务效率；另一方面，也容易影响民生档案自身的文化底蕴和历史厚重感。通过举办民生档案陈列活动，更好地向民众展示民生档案的文化内涵。但从目前看，民生档案陈列工作还存在调研不足，陈列形式大于内容等现实困境［3］。

3.1加强民生档案的编研与宣传

第一，加强民生档案的二次编研。在一次编研的基础上，对民生档案的内容和形式特征进行筛选、提炼、综合、归纳，增强民生档案的系统性、针对性，筛选出其中信息可靠，深度适宜者，进一步提升民生档案编研质量。第二，适应互联网和新媒体的传播特征，开发多元化民生档案传播渠道。综合性的民生档案应汇集更多数量的档案信息，全面反映某单位各项活动或某一学科领域的成果，适合网络信息平台、融媒体等主流媒体宣传报道。针对新媒体平台，开发系列性的民生档案主题或直观性较强的影像档案，即由若干个独立主题的档案组成，具有一定的内容或专业的联系，或者各自从不同侧面反映同一主题与对象的民生资料。这一类型档案的表现形式、内容种类较为丰富，应依托微信公众号或短视频平台分模块推送。3.2依托民生档案陈列展览发挥档案文化价值档案陈列展览是民生档案文化的可见载体，也是档案管理部门对外宣传的重要渠道。以档案陈列展览为依托发挥档案文化价值，一方面能够进一步扩大民生档案的影响力和传播力，另一方面也满足了人民群众对娱乐休闲类档案利用需求的增长。具体来说，民生档案陈列展览主要应调研了解以下几个方面的情况：（1）陈列展览的展出要求和目的；（2）陈列展览的主要观众对象；（3）观众流量、流速；（4）陈列展览的主题内容和展品、文字、图片的数量；（5）陈列展览场所在的区域环境；（6）展出场地的大小及水电、采光、通风、安全、音响等设备及条件；（7）陈列展览解说、咨询服务及展出管理；（8）陈列展览期限及经费预算等。同时做好档案陈列展览服务。档案陈列展览服务涉及内容很多，要根据陈列展览的内容、规格、标准等制订出展览服务具体执行方案，提升民生档案陈展的文化内涵，增强群众档案意识，让更多的人民群众感受到档案文化风采。

4构建信息服务平台

当前，民生档案工作的重点就是满足人民群众各类需求如领取养老金、房产交易等，各职能部门需要简化服务流程，结合“放管服”政策，推进“最多跑一次”改革服务事项电子化归档工作，启用“虚拟档案室”系统，推动实现“最多跑一次”改革服务事项电子文件应归尽归，为民众提供全面多元的民生档案信息服务。在这些政策要求下，也对民生档案服务平台的功能性，实用性和可操作性提出较高要求。因此，在推动民生档案服务改革过程中要主动实现信息技术与民生档案服务平台的深度融合，为民生档案信息资源开发提供全面的技术支撑，积极推进民生档案服务平台扁平化、集成化，为民众提供个人档案查询、智慧人社服务，进一步提升民生档案服务平台服务效率和服务质量。

4.1构建档案信息服务平台

为了更好地实现民生档案信息资源的有效整合，进一步提升民生档案开发利用效率，服务广大人民群众，有必要构建集成化的档案信息服务平台。一方面，要对各类民生档案资源进行明确分类，加强档案管理部门与其他部门联系互动，确保民生档案信息服务平台与政府相关部门业务平台有效对接。另一方面，要重视各类民生档案信息资源的收集和归档，要下放权限，明确民生档案收集重点，在业务部门主导之下，相关部门密切配合，确保民生档案信息资源应收尽收，为档案信息服务平台提供扎实的档案信息数据支持［4］。

4.2实现多个民生档案管理部门的互联互通

民生档案信息资源只有得到合理开发和利用，才能够体现出民生档案的独特价值。因此档案管理部门应与其他业务主管部门进行沟通，签订民生档案资源数据库高级协议，形成统一检索接口，构建智能服务终端，提升民生档案信息资源利用效率。要进一步加强门户网站建设，着力解决浏览器不兼容、内容陈旧等突出问题。要进一步更新档案管理理念，大力开发微信小程序、推广“掌上查档”等服务平台，突破传统信息服务的时空局限，进行信息查询、在线咨询、疑难解答等服务，优化档案服务环境和档案服务流程，不断提升民生档案服务社会、服务人民群众的效率。

参考文献：

［1］孙静，孙晓霞，王健.多元融合谋发展善治善为惠民生———张家港市推动档案服务基层社会治理创新发展［J］.档案与建设，2020（04）：50-51+70.

［2］嵇秋红.民生档案利用体系建设的实践与探索——以太仓市民生档案基层查阅窗口建设为例［J］.档案与建设，2013（02）：66—68.

［3］王莉.基层综合档案馆民生档案利用工作研究［J］.兰台世界，2020（02）：62—64.

［4］耿硕.智慧城市背景下的民生档案信息服务研究［D］.河北大学，2015.

作者:林丽 单位:江苏省建湖县人力资源和社会保障局人事档案室主任