电子档案在线生成与归档技术

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1建设项目档案管理的重要意义

建设项目档案如实记录和真实反映了项目建设的整个过程，是与项目建设完全匹配、同时生成的组成部分，它是项目建设、交付、运行、维护、改造不可或缺的可靠依据，更是实施项目监管的重要依据。做好建设项目档案工作对企业、员工都具有重要意义。档案工作是项目建设过程中的基础工作，高质量的工程离不开高质量的档案管理。档案管理工作做得好对项目管理水平、项目建设质量、项目建设管理规范化都有质的提升。发挥档案管理对项目管理的重要支撑作用，是项目建设过程中更新管理观念、创新管理方式、强化管理措施、提升管理质量的重要手段，是档案工作迅速融入项目管理，更好地参与和服务项目建设的重要途径。

2建设项目档案管理的主要问题

石油化工行业工程建设项目规模大、参建单位数量多，档案人员流动频繁、“建档”意识淡薄、“建档”专业能力和管理经验缺乏，客观造成了建设项目档案的文档管、控脱离，尤其是项目前期的管理类文件不能做到“随产生、随收集”，文件收集进度严重滞后于工程建设进度，交工技术文件延迟移交，档案汇总工作量积压等问题，严重影响了项目档案验收速度，增加了档案的管理难度。

3建设项目档案管理的有效途径

建设项目管理程序必须包含建设项目档案工作，并贯穿于立项、设计、施工、监理、验收等各个环节，从而提高建设项目档案效率。从建设项目申请立项起，项目建设单位的相关部门应立即展开对档案材料的原始积累、编制、整编及审查工作；项目竣工验收时，对建设项目过程中产生的合同、设计图稿、工作协议等一应文件材料的完成归档验收，使得项目档案完整、准确、系统。建设项目档案管理必须实行同步管理，档案管理相关部门应提前介入项目管理，要结合项目建设的特征，及时准确了解国家及行业的相关业务规范、标准；探寻档案材料的形成规律，明确各部门、各环节、各阶段需归档的项目文件材料范围；提出具体整编要求，按时参加项目的开工交底、阶段检查、设备开箱验收、交工验收、竣工验收。档案管理相关部门在建设项目档案验收工作中，应把工作的重点放在档案初验阶段，在初验中及时发现的问题，并要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求，杜绝马虎迁就，以确保项目档案的高质量、高效率。建设项目电子档案在线归档系统可以有效解决原有项目档案管理归档内容不够清晰，归档不够迅速等问题，既能保证技术文件与施工进度同步，又能有效的提高施工记录的真实性、准确性。

4本文主要研究内容

4.1建设数据标准目录体系

充分理解工程项目档案工作规范，理解项目施工单位、检测单位、监理单位等参建单位执行的标准规范后，形成适合项目的项目档案标准目录体系，为后期数据采集、进度监控、归档移交、验收检验提供基础数据支持，并为本项目进一步加强了工程档案的标准化管理。

4.2完成系统云架构搭建

以工程服务器为中心，结合项目实际管理需要，搭建适用于本系统的云架构，链接业主专业管理机构、工程部、信息管理部、档案管理部和参建单位（设计、EPC、监理、施工）等。可提供云网服务，为档案信息化和集约化发展提供便利。系统平台入驻业主单位参与部门及所有参建单位，依据标准规范要求，各参建单位在线生成项目技术文件，并对数据的多方信息建立起关联关系。

4.3基于物联网技术的智能化数据采集

在工程标准数据库基础上利用互联网的技术，在业主工程管理、信息技术管理、档案管理人员的监控之下，从生成源头完整采集各种资料与数据信息，是一个自动化、标准化的采集系统。系统提供数据化接口方式，结合标准目录体系，实现工程文件与档案一体化，降低参建单位为实现电子档案单套制改革多次录入的工作量和错误率，提高工程项目竣工验收效率。

4.4电子文件四性保障

对系统存储的待归档电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行安全监测，以四性中要求的每个检测项为依据进行检测，并以图形化方式展现所有四性检测结果，进一步确保电子文件的法律凭证价值。

4.5项目进度监控

系统提供针对文档收集的管理控制模块，可实时的看到各分部文件归集情况从而进行督促或总结相关报表，同时该模块与手机APP互通，随时随地看进度。

4.6阶段性自动交付归档

系统的阶段归档，颗粒度可细化到每个节点，参建单位完成当前节点收集任务后即可发起归档，将传统的施工完成后提交资料再整理再归档的工作，落实到施工过程的每一天或每一个周期，业主实时监控监督，提高验收效率，减少缺漏补的情况，当工程竣工后，验收的资料也收集完毕。由于系统是自动化、智能化的文件管控系统，归档过程中涉及的很多工作量都有系统智能完成，如，档号的生成和编排、部分档案属性信息的填写、统计等系统的阶段归档的所有流转信息都会记录在归档凭证中与该批归档数据绑定，业主档案管理人员可随时查阅归档后的电子文件都会进行数据化封装（如双层PDF封装），为智慧档案馆建设提供数据与技术支持。

4.7项目在线验收系统提供在线验收平台，项目竣工后档案可在系统中直接组织验收，便捷的操作和智能化的数据归集方式帮助档案专家更加快捷有效的完成验收工作。

4.8配套的手机APP应用

运用手机端APP提供工程项目进度管控、工程标段现场数据采集、实施文件流转审批等内容，使档案管理人员使用APP也可以对所需相关工作进行操作、浏览、处理，灵活处理时间和空间的限制，提高工作效率、增强部门协作。

5结束语

上述基于物联网平台的电子档案在线生成及归档技术研究通过建立工程文件在线归档系统，构建了项目档案标准化目录体系，可以实现项目档案实时收集、整编；通过联网数据智能采集技术的应用，支持管道组对、焊接、外观检查等电子文件在线生成，提高档案整编的工作效率，缩短项目档案整编的周期；该系统辅助档案管理人员实现工程文件收集进度的可视化监督管理，提高文件收集。档案管理是提高企业工程建设、管理水平和经营效益的有效手段，也是一项长期艰巨的系统工程。该研究保护了工程建设过程中重要的档案信息资源，提升了项目档案管理水平；为建设项目档案在线验收奠定了坚实基础，为管线运行维护、企业降本增效、提升管理。

作者:洪雁 单位:中国石化天然气分公司