国有企业档案管理创新应对措施

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随着大数据时代的到来和国有企业改革不断深化，国有企业档案管理工作面临新的机遇与新的挑战。新修订《档案法》的实施，对国有企业档案管理工作提出了新的要求。法律明确了“反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的”文件材料应当纳入归档范围，并且在企业档案管理、信息化建设、监督检查方面提出了具体的要求，特别对国有企业资产重组期间的档案管理工作作出了规定。在中办、国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中，对国有企业档案管理工作也提出了明确的要求，国家档案局也在“十三五”期间印发了《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》，2021年11月《国有企业资产与产权变动档案处置办法》颁布实施，各省地市档案主管部门按照《档案法》的相关规定，加大了对国有企业档案行政执法检查力度。政策的变化客观上要求国有企业需要进一步做好档案管理工作，习近平总书记强调“要坚定不移深化国有企业改革，着力创新体制机制，加快建立现代企业制度”。在档案管理领域，国有企业如何创新发展、建立现代企业制度也成为国有企业需要破解的难题。面临新的机遇与挑战，国有企业如何创新开展企业档案管理工作，更好地服务国有企业的可持续发展，本文对此加以探讨，提出国有企业档案管理创新的对策。

一、国有企业档案管理创新的必要性

国有企业档案作为企业各项活动的记录，关乎党和国家的核心利益，也是国家档案资源体系中重要的组成部分。随着新修订《档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》的发布实施，国有企业档案管理工作面临着新形势和新要求。档案管理工作在国有企业改革中发挥着重要的作用，能够为改革提供有力支持，降低财务风险，提炼企业文化，促进人力资源建设。[1]国有企业的档案相比一般企业而言，兼具企业档案和政府档案的特性，部分档案中含有重要敏感信息，具有信息价值和证据价值。在供给侧结构性改革中，“僵尸企业”处理、“三供一业”等社会性事务的处置都事关国有资产的安全和职工权益。企业档案工作涉及面广且相对独立，因此，企业档案管理工作一直是国有企业的一项重要工作，有专门的部门和专业人员进行档案管理工作。随着国有企业改革的不断深化，企业档案管理工作的模式、方式方法、平台等都发生了很大的改变。大数据时代，海量信息在企业研发、建设、生产、经营和服务活动中产生，这些信息本身在某方面就具备资产的属性，有效地甄别、保存和利用企业档案信息资源不仅是法律法规的要求，更是企业管理工作的关键所在。企业的各项创新工作无论是科技创新、管理制度创新等，如果离开了有效的档案管理工作就是无源之水。从这一点看，企业档案管理的创新对企业的各项创新起着基础性、支撑性作用，是各项创新的载体。另外，企业档案管理创新也是国有企业管理的有效抓手。企业档案管理水平的提升势必促进企业管理水平的提升，成为企业规范管理、创新发展和转型升级过程中的重要基石，因此国有企业档案管理创[摘要]从大数据时代的来临和相关法律法规要求变化的外部环境以及业务工作开展的内生需求来看，国有企业档案管理工作面临新的形势和新的挑战。因此，加强国有企业档案管理创新，构建全新的档案管理模式，提升企业档案管理工作效率，更好地服务国有企业的可持续发展显得尤为重要。本文分析了国有企业档案管理创新实践中存在的问题，探讨了国有企业档案管理创新的内部影响因素，尝试提出加强国有企业档案管理创新的对策。◎白文倩国有企业档案管理创新对策研究62新势在必行。

二、国有企业档案管理创新存在的问题

在国有企业改革创新发展过程中，企业档案管理工作取得了一系列成果。以信息化成果为例，“十三五”期间，全国中央企业总部档案数字化率达到65%以上，存量档案数字化率平均达到85%；超过93%的中央企业总部建成了电子档案管理系统，下属单位电子档案管理系统普及率达到55%以上。但是也要看到国有企业档案管理工作仍然存在着不小的差距。2021年国家档案局会同相关部门对部分省市、中央和国家机关、中央企业开展档案工作综合检查，发现机构设置、人员配备、馆库建设、档案安全等方面存在突出问题，对22家受检单位共提出296项整改项目。学界对国有企业档案管理工作存在的问题进行了相关研究，取得了一系列成果。在大数据时代，国有企业档案管理工作面临的挑战主要来自海量数据的产生、相关人才的短缺、数据的安全有效利用三个方面。[2]在国有企业档案管理效能提升中，要注重管理体系、管理者能力、硬件达标和信息化水平四个方面。[3]但是单就国有企业档案管理创新方面的研究成果并不多。笔者结合工作实践，认为国有企业档案管理创新不足存在的主要问题在于档案管理创新意识薄弱、档案管理信息化水平低、档案管理人员素质有待提升等几个方面。

(一)档案管理创新意识薄弱

在新环境下，国有企业档案管理创新最大的障碍就在于创新意识薄弱，满足于既有的管理模式，缺乏在法规框架内“因企施策”的思维模式，难以创新档案管理工作机制，难以创新构建档案管理工作模式，难以建立规范的档案管理制度体系，难以保证档案管理的科学性和先进性。创新意识的薄弱源自于思维定式的固化，集中体现在三个方面。一是将档案管理视为特定部门特定人员的职责成为一种常态，缺乏将档案管理视为现代企业管理的根基、创新的载体的意识。结合国际上的经验来看，在最新的ISO30300：2020《信息与文献文件(档案)管理核心概念与术语》中，[4]已经将档案管理定义为“使用文件过程、文件控制和文件系统进行高效和系统的文件治理”。在档案管理理念上，已经由管理上升到治理的层面，强调全员参与和高效协同。二是将档案管理等同于档案保存，没有将档案管理视为企业现代管理的重要支撑，档案资源利用不足，仅仅意识到档案资源的证据属性而忽略了档案资源的资产属性；没有意识到档案资源的数据价值，难以为企业经营决策提供数据性支撑，充分挖掘现有档案资源的资产价值。三是将档案管理创新等同于档案科技创新，忽视了观念创新、制度创新等，而档案科技创新工作相对专业性较强，大部分企业在此方面是以应用档案科技创新成果为主要内容，离开了观念创新、制度创新方面的保障，难以“因企施策”高效发挥科技创新的作用。

(二)档案管理信息化水平低

2020年修订的《档案法》新增了档案信息化建设章节，档案信息化工作已经成为法律的要求。信息化是企业档案管理创新的基石，目前仍有一些国有企业档案管理信息化水平较低，没有引入先进的信息化系统和平台，主要依靠传统的档案管理方式，难以保证国有企业档案信息资源的价值，实现档案管理数字化转型和智能升级。部分企业虽然已经建立了电子档案管理信息系统，但相对独立，与办公自动化系统、各种业务系统之间缺乏有效的衔接，没有将企业档案管理信息化与企业档案信息化战略充分融合，发挥应有的作用。在《“十四五”全国档案事业发展规划》中要求信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。

(三)档案管理人员素质有待提升

在最新的ISO30301：2019《信息与文献文件(档案)管理体系要求》中，已经删除了管理职责部分，不再规定特定档案管理人员的职责，强调文件(档案)管理的职责应当覆盖组织所有职能和层级以及所有员工。[5]在新国标GBT26162-2021《信息与文献文件(档案)管理概念与原则》中也明确了“宜指定所有在工作中形成和使用文件人员的职责，并适当反映在其职位描述和类似说明中”，“文件专业人员、信息技术专业人员、法律专业人员、审计人员、业务部门负责人和高级管理人员宜共同开展文件形成、捕获和管理的定期监管与评估”。[6]这些全员参与的要求已经将档案管理人员范围进行了扩大，不再局限于特定的专业人员，对相关人员63的业务素养提出了更高的要求。在新形势下，国有企业档案管理应用型人才普遍缺乏，很多工作需要依赖第三方机构的外包服务，档案管理工作仍停留在传统的方式、方法和模式状态。信息化、数字化素养亟需提升，档案管理人员对于现代化档案管理模式缺乏认知，同时一些人员缺乏主动学习意识，不能积极追求新技术新知识，这种现状难以满足国有企业档案管理创新的要求。

三、国有企业档案管理创新的影响因素

影响国有企业档案管理创新的因素较多。随着法律法规的日益健全，政策环境对档案管理工作的日益重视，档案科技水平整体提高，档案管理创新的外部影响因素总体呈现鼓励、激励、支撑企业内部积极开展各项创新工作的态势。从内部影响因素分析来看，笔者认为国有企业档案管理创新的内部影响因素主要包括理念、制度、平台和人才几个方面。

(一)理念

理念决定了创新的方向。随着法律法规的健全和新一代信息技术的广泛应用，在管理上迫切需要打破观念障碍。特别是国有企业，其特殊性决定了在价值创造上要全面兼顾社会效应和经济效应；要顺应新时代的发展步伐，突出创新引领。促进企业档案管理工作与企业其他管理工作共同发展、协调推进，在坚持改革创新方面作出表率，更好地为改革发展稳定和企业研发、生产、经营、管理服务。企业主要领导者要为企业档案管理工作制定整体方针，明确岗位职责权限，作出管理承诺，提供支撑措施。如果主要领导者对创新没有足够的认识，没有创新精神，企业档案管理创新工作就无从谈起。

(二)制度

制度决定了创新的成败。国有企业档案管理创新很重要的一个方面在于制度的创新。制度本身天然具备约束作用，而创新工作在很多方面都需要打破旧有规则的束缚，在客观上形成了一定的矛盾，制度不够灵活有效就难以保证创新工作的活力，因此就需要随着创新工作的推进，对制度进行不断的修正调整。只有建立既符合新修订法律法规的要求，又切合企业发展实际的管理体制与工作机制，才能实现档案工作社会效应和经济效益的最大化，才能满足深化国有企业改革对档案的利用需求。

(三)平台

平台决定了创新的根基。创新举措的落地离不开相关平台的支持，同时平台本身就是档案管理创新的结果。平台一方面是指档案管理工作所需要的硬件支撑系统，需要一定的资金投入，包括馆库建设、各类信息化管理系统工具等。另一方面平台包含了横向互动的意义，是企业各有关部门相互作用而形成的推动创新的网络。在新形势下，企业档案管理工作已经不再局限在特定的部门，平台的建立意味着打破了不同部门之间的障碍，打破了员工潜意识中的壁垒，通过跨界手段增强联系，发挥企业员工的主观能动性，有利于问题的提出和发现，推动产生创新性成果。(四)人才人才决定了创新的高度。创新的支持性因素就是人才，只有综合培养、激励创新型、管理型人才和应用型人才，才能够全面提升档案智力支撑能力。只有完善了内部人才评价体系，才能使人才队伍结构更加合理，素质更优、作风更硬，职业认同感和自豪感显著提升。同时要建立良好的人才培养体系，保证档案专业人员和其他管理人员具备必需的能力，才能保证制度的落实和创新成果得到真正的应用。四、国有企业档案管理创新对策国有企业在档案管理中要有所创新，应当充分考量企业存在的问题和创新工作的内部影响因素，在制定创新政策时，应当注重突出档案管理工作的地位，明确创新方向，加强企业档案管理信息化，建设高素质的档案管理人才队伍四个方面的工作。

(一)突出企业档案管理工作的地位

基于国有企业的特殊属性，要进一步突出企业档案管理工作的地位，要坚持党的领导，并将这一原则贯穿企业档案管理工作的全过程。要坚持社会效益和经济效益并重，把企业档案管理工作当成涉及党和国家核心利益、企业核心竞争力、职工群众切身利益的大局来抓，本着对人民负责的原则做好国有企业档案管理工作。企业的最高管理者应当在企业档案管理工作中体现自身的领导力，亲自制定档案管理方针，确保职责在组织范围内有效地进行分配，覆盖所有部门的职能和层级以及所有员工，保证企业档案管理工作各项制度有效落实。要将企业档案管理工作视为现代企业管理的重要组成部分，将其纳入企业发展规划和工作计划，纳入领导议事日程，纳入企业管理有关制度范畴和工作环节，纳入各项工作和有关人员的考核范围。

(二)明确企业档案管理工作的创新方向

国有企业各项业务工作的差异决定了企业档案管理创新的侧重点有所不同。总体上，创新工作应该以问题为导向，以解决实际问题为标准。因此，明确企业档案管理工作创新方向，应侧重几个方面。一是支撑企业其他创新工作的开展。不管是企业研发、建设、生产、经营和服务活动中的哪一类创新活动，都会在其过程中产生相应的数据信息，涉及到的文件流转过程、文件控制和文件管理系统在创新过程中都会有所变化。如何高效地进行文件信息的捕获、管理处置，都是档案管理创新工作的内容。二是从文件信息数据本身入手，在提高文件信息真实性、可靠性、完整性和可用性方面做文章，实现更加高效准确的管理，充分发挥企业档案工作在领导决策、风险管理、执纪监督等方面的作用。三是从更好体现国有企业社会责任入手，对涉及到的民生事项、社会化服务、职工权益等方面的档案资料信息，要以方便利用和高效服务为原则，从而提高群众满意度。

(三)加强档案管理信息化

信息化是创新工作的有效手段。要实现企业档案管理的信息化战略转型，不断加强企业档案管理信息化水平，要在依法依规的前提下，结合企业自身业务实际，保障经费、人员投入，建立功能完备、安全可靠、高效实用的档案信息化基础设施，全面提升档案收集、整理、归档流程管理的规范化水平。特别要做好传统载体档案的数字化工作，以及企业在重大决策、资产评估、经营划拨、人事管理等方面的档案利用服务工作，推动企业档案工作有机融入各项业务全流程。要与企业其他业务工作信息化建设同步推进、互联互通，实现企业电子文件形成、积累、归档的全程监督指导。(四)建设高素质的企业档案管理人才队伍要发挥人力资源创新的支撑性作用，建设一支高素质的企业档案管理人才队伍。要不断提升企业档案管理人员的使命感、责任感，增强创新意识；要建立人才培养激励、教育培训、考核评价机制，确保高素质人才从事企业档案管理工作，从而促进企业档案管理工作有条不紊、高质量完成。要增强企业全员的档案管理意识，提高各部门人员在档案文件材料形成、收集、保管、利用各阶段的能力，形成合力，实现档案管理向档案治理的转变。

总而言之，新时期国有企业档案管理工作面临新的机遇与挑战，国有企业要高度重视企业档案管理工作的创新，筑牢理念、制度、平台、人才四个方面的基础，以突出档案管理地位、明确创新方向、加强信息化建设和建设高素质人才队伍为手段，真正实现企业档案管理的创新，最大程度实现企业档案管理工作的经济效益和社会效益，促进国有企业健康可持续发展。

参考文献：

[1]付冬梅.档案工作在深化国有企业改革中的重要作用[J].兰台内外，2021(24)：44-45

[2]刘畅通，王莹.大数据时代国有企业档案管理发展的机遇和挑战[J].城建档案，2021(10)：66-67

[3]彭嘉祥.国有企业档案管理效能提升策略研究[J].兰台世界，2020，No.577(11)：89-91.DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2020.11.23[4]ISO30300:2020Informationanddocumentation—Recordsmanagement—Coreconceptsandvocabulary(E).[S/OL][2022.4.25]https：//www.iso.org/standard/74291.html

[5]庞玲玲，孙舒扬，安小米.ISO30301：2011和ISO30301：2019新旧文件管理体系标准比较研究[J].档案与建设，2019

(5)：13-16[6]GB/T26162-2021，信息与文献文件(档案)管理概念与原则[S].2021.12.31

作者:白文倩 单位:安康中心城市建设投资开发有限公司