关于城建档案管理数字化建设思考

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城建档案是城市发展建设当中的重要资料，具有积极作用，需要对其进行妥善保管，但是在以往城建档案管理的过程中由于专业技术的缺乏以及管理意识淡薄，导致城建档案很容易出现泄露或者缺失问题。在当前社会发展的趋势下，我国科技水平有所提升，利用现代先进的信息化技术推动城建档案管理数字化发展，需要相关工作人员对城建档案管理数字化建设加以重视，通过统筹管理规划、注意风险防控、建立城建档案数字化建设标准、加大资金投入力度、完善相关设备设施等措施，以此为基础完成城建档案管理数字化建设发展。

一、城建档案管理数字化建设的重要性

1.有利于提升城建档案管理效率

当今社会发展进程中，数字化起到绝对性的主导优势，不仅对人们日常的生产生活造成一定的改变，还会在一定程度上影响整体社会发展，通过实现城建档案管理数字化建设，使城建档案可以实现长久管理，使其管理效率始终保持在稳定状态，并得到有效提升。以往的城建档案多数是以纸质材料进行整理归档，不仅不利于管理，还很难进行保存，这主要是由于纸质材料具有一定的脆弱性，很容易导致城建档案在长时间的空气暴露中受到腐蚀，造成纸质酸化，从而导致城建档案内容出现缺失的现象。同时，纸质城建档案很难进行有效管理，容易因为外界事物的影响，如火灾、频繁借阅、迁移过程当中造成档案丢失或者出现泄露的现象，这也是以往城建档案管理当中的主要弊端所在。通过落实城建档案管理数字化建设，可以充分利用信息技术的特点将纸质信息转移到智能设备或者网络平台当中，并用现代化的数字设备对城建档案加以扫描，自动归纳到数字城建档案库当中，并以此为基础展开管理，可以有效提升城建档案管理的效率。

2.有利于提升城建档案利用效率

在以往传统的城建档案管理中主要是将城建档案集中在档案管理室，进行统一保管储存，但是在城市的发展建设过程当中往往涉及较长时间以及多项因素，导致城建档案数量有所增多，很难在档案管理室众多的城建档案当中选择所需要的内容，不仅需要大量的时间去进行查阅，还不利于档案的管理，导致城建档案内容发生破损甚至丢失。通过实现城建档案管理数字化建设，可以让用户利用网络技术在数字化的城建档案管理库中通过搜索关键词来选择所需要的城建档案内容，打破了原有的时间、地点限制，使用后能够不限时间、不限地点阅读城建档案内容，不仅有利于城建档案管理，还可以有效提高城建档案的利用效率。

3.有利于实现城建档案资源共享

信息技术逐渐渗透到了人们日常的生产生活当中，尤其是对人们日常的工作、生活方式造成了一定改变，而城建档案管理也是如此，通过实现城建档案管理数字化建设，可以充分利用现代化技术资源共享的特点，实现跨区域的城建档案查阅，从而更好满足用户多样化的使用需求。现代社会资源共享是一个极其重要的课题，通过实现资源共享，可以充分满足人们不同的认知需求，而城建档案作为一种重要的社会资源，不应该只储存在档案馆当中，而是更需要面向社会，让有需求的人通过城建档案来进行学习，从而进一步造福社会，推动城市建设发展。

二、城建档案管理数字化建设中存在的问题

1.管理信息的缺失

管理信息的缺失是当前城建档案管理数字化建设当中存在的主要难题之一，而造成这一问题出现的主要原因还要归结于管理人员对其不够重视，没有正确了解城建档案的价值，再加上管理人员过于安于现状，缺乏学习，导致城建档案管理仍然沿用以往传统的管理观念，过于故步自封，缺乏学习，缺乏创新传统的管理观念不适用于城建档案管理的数字化建设，造成管理制度出现漏洞，无法对城建档案进行有效管理，于是就造成了部分管理信息的缺失。此外，还与管理人员自身的专业素质不够有关，在城建档案管理数字化建设中主要依靠数字化设备以及人力控制，可是由于管理人员专业素质较低，其很难操控数字化的设备设施，并且也很难发现数字化设备的故障及安全隐患，从而造成管理信息缺失。同时，网络的不稳定也会在一定程度上造成管理信息缺失，从而影响到城建档案管理的数字化建设，而归根结底，导致出现管理信息缺失的主要原因还是人为因素，需要相关工作人员根据城建档案数字化建设中存在的难点制定有效的优化策略，从而降低人为因素对城建档案管理数字化建设的影响。

2.管理信息的泄露

一方面网络是一把双刃剑，在运用网络实现城建档案管理数字化建设的过程当中，也会受到网络开放性的影响，导致管理信息出现泄露，另一方面则是由于人员管理不当，导致信息丢失或者损坏，从而出现管理信息泄露的现象，因此要想确保城建档案管理能够有效实现数字化建设，还需要管理人员能够加强自身的职业道德素质，落实网络安全管理。在城建档案管理数字化建设的过程当中，主要是依据以网络技术为基础，在充分发挥网络技术优势的同时，也受到网络技术安全弊端的影响。如果在城建档案管理数字化建设中没有对网络安全加以管理，很有可能就会受到网络的负面影响，受到黑客恶意攻击造成管理信息的泄露。城建档案是城市规划、城市建设的重要基础，详细记录了城市建设的相关数据，除了可以面向社会的城建档案之外，仍有部分城建档案属于机密性质，不能够对外开放，如果城建档案管理实现数字化建设，就很容易导致具有机密性质的城建档案资料受到外界因素的干扰，造成管理信息的泄露。

3.初期建设的困难

在城建档案管理数字化的初期建设当中存在着很多困难，导致城建档案管理很难实现数字化建设。首先，管理观念一时间很难得到有效转变，要想有效落实城建档案管理数字化建设，就需要对档案管理理念进行转变，以数字化建设观念为基础对城建档案展开管理，但是由于管理人员安于现状，不能及时接受新的管理理念，也就不具备操作能力来进行城建档案管理数字化建设，再加上管理人员管理观念的落后，自身专业素质较低，会在一定程度上增加城建档案管理数字化建设的难度。其次，制度缺乏也是初期建设的主要困难之一，数字化城建档案管理与传统城建档案管理不仅在管理形式上有所不同，还有管理观念有所不同，甚至管理方法也有所不同，导致彼此之间的管理制度也存在着一定的差异，由于管理人员缺乏数字化建设意识，从而导致管理制度不够完善，造成城建档案管理数字化建设过于表面化，因此管理制度也要跟随城建档案管理数字化建设而进行变化。

4.数字化建设设备设施落后

城建档案管理数字化建设是以网络技术为核心，数字化设备设施为基础展开的数字化城建档案管理，可是在当前的城建档案管理数字化建设过程当中，缺乏先进的数字化建设设施，从而造成数字化建设落后。首先，需要加大资金的投入力度，购置先进的数字化设备设施以及相应的辅助设施。其次，强化网络安全，以此来确保城建档案管理信息不会产生丢失以及泄露问题。但是，纵观当前整体的城建档案管理数字化建设，不仅网络安全不能够得到很好保障，就连基础的数字化设备设施也存在着一定的落后以及缺失现象，并且管理人员缺乏掌握信息技术的能力，导致城建档案管理数字化水平较低，很难推动城建档案管理数字化建设。

三、城建档案管理数字化建设策略

1.统筹管理规划注意风险防控

要想有效促进城建档案管理数字化建设需要加强统筹管理规划，注意网络安全风险防控，避免受到网络的负面影响造成城建档案管理信息丢失或者泄露。首先，管理人员需要对传统的纸质城建档案进行充分分析与统计，并以此为基础制定统筹管理规划，做到分批次、分类型、分时间对纸质城建档案进行全方面扫描，并录入城建档案数字化管理系统当中，完善城建档案数据库，以此来落实城建档案管理的数字化建设，所以前期的规划工作至关重要，可以直接影响后期的城建档案管理数字化建设效率，不仅工作量十分庞大，需要耗费大量的时间去进行整理分析，更需要大量的人力资源将纸质档案转化为数字化档案，必须提前做好统筹规划，尽量降低纸质城建档案破损概率，避免丢失，提高纸质城建档案的保存价值。其次，在做好统筹规划完成之后，利用扫描设备将纸质城建档案彻底转化为数字化城建档案，以此来推动城建档案管理数字化建设。

2.建立城建档案数字化建设标准

建立城建档案数字化建设标准也是促进城建档案管理数字化建设的主要策略之一，需要管理人员结合当前城建档案管理的实际情况，制定统一的城建档案数字化建设标准，以此来确保城建档案管理能够做到均衡发展。首先，制定完善的数字化建设管理制度，用制度来约束管理人员，以此确保城建档案数字化标准管理。例如，绩效考核制度，根据管理人员的工作能力，定期展开培训，并积极展开相关的思想教育，宣传数字化管理的优势，加强管理人员对数字化建设的认知，提升对城建档案数字化建设的重视。通过严谨的管理制度确保档案数据收集的完整性以及多样性，能够充分满足用户对城建档案的需求，有利于进一步实现城建档案的资源共享。其次，做好城建档案数字化管理平台相关说明，尤其是对特殊的城建档案进行标注标签，为后续的城建档案数字化建设工作提供参考依据。3.完善城建档案管理设施在城建档案管理数字化建设的过程当中需要加大资金的投入力度，以此来保障城建档案管理数字化建设基础条件。首先，针对硬件设施来说，需要管理人员购置智能扫描仪、计算机、网络监控设备等，实现将纸质城建档案转化为数字化城建档案，并利用网络平台创建数字化城建档案库。并且通过计算机等智能设备也可以实现对城建档案的信息化管理。其次，还需要管理人员建设相应的配套设施，比如：网络、数字化城建档案管理室、独立电源等，实现从内到外全面落实数字化建设。最后，针对城建档案管理数字化建设的软件设备，需要管理人员引进或开发数字化城建档案管理平台或系统，确保管理平台或系统具备完整的功能，从前端的搜索、收藏、评论等，到后端的管理、加密都要有所落实，保证管理平台或系统能够正确发挥效用，从而更好地推动城建档案管理数字化发展。

4.提升档案管理人员的专业素质

注重人才培训，发挥人才力量，为实现城建档案管理数字化建设奠定坚实基础。第一，加强管理人员的信息技术能力培训，使管理人员能够充分运用数字化技术展开管理。在当前城建档案数字化管理当中主要是依据网络技术以及网络设备为基础展开管理，但仍然是由人来进行操控，人的因素占据了极大的主导作用，只有切实提升管理人员的信息技术能力，才能够进一步提升城建档案数字化管理水平，加强数字化建设。第二，加强思想教育，提升管理人员对城建档案管理数字化的重视。纵观目前的社会发展，信息技术起到了绝对性的主导作用，可以有效改变人们日常的生产生活，同时也是当前社会的主要发展趋势，具有不可逆的发展特点，如果仍然沿用以往传统的管理观念，就会导致城建档案管理水平的退步，所以需要通过加强思想教育来提升管理人员对城建档案管理数字化的认知，为实现城建档案管理信息化建设奠定坚实的基础。

四、总结

总而言之，城建档案管理对城市发展建设有着至关重要的作用，是一个城市发展建设的灵魂，是无数城市建设的智慧结晶，具有非常重要的作用，所以需要相关的工作人员对城建档案加以管理，通过利用现代先进的信息技术构建数字化城建档案库，不仅可以有效利用信息共享的特点提高档案的利用效率，还能够通过数字化城建档案管理有效延长城建档案的保管期限，改善以往纸质保存的弊端。

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