图书档案信息化管理的归档与管理

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一、引言

在对图书档案进行信息化管理的过程中，有利于转变传统图书管理归档和管理的方式，更加及时和快速的获取相关档案的数量和内容，同时，图书管理也可以更加方便的让人工进行填写、调阅和归档，提高档案管理工作的质量。

二、图书档案信息化管理的必要性

图书档案的传统管理、归档和调阅不仅需要花费大量的时间，同时，还具有一些繁琐的程序，伴随着信息和人员的不断增加，也会给图书档案管理工作带来一定难度，工作人员图书管理工作中稍不认真就会造成差错的出现，所以，加强图书档案信息化管理是有必要的。此外，图书档案信息化管理不仅可以提高管理效率，也有利于促进档案服务工作的改善和创新。由于传统纸质档案的保存时间有一定的限制，在对其迁移的过程中难免会出现相应的问题，并且需要花费较大的人力和物力来对其进行管理和保存，这对图书档案管理工作的效率提升造成阻碍，因此，为进一步减少图书档案管理的人力和物力以及避免出现档案丢失和损耗的问题，需要加强对图书档案信息化管理的推进和落实，不断提高图书档案服务工作的效率，帮助图书管理人员更好地对其档案进行管理，保障档案的完好程度，促进图书档案管理工作的有效性发展。

三、当前图书档案信息化管理工作中存在的问题

（一）管理员思想有待提升

在图书档案管理信息化进程中，依然存在图书档案管理工作人员思想有待优化的问题，其主要原因是受长期图书馆传统管理理念的影响，在对图书资料进行归档的过程中缺乏创新意识和开放性意识，对图书档案信息化管理工作存在错误的认知和认识，认为图书档案信息化管理与传统管理模式的差别不大，将其信息化管理工作只对所涉及的领域和部门开放，未充分发挥图书档案信息化管理工作的优势，这对档案信息在更多领域的使用是不利的。另外，很多管理人员对信息化管理理念和专业知识学习的积极性不高，将图书档案管理工作的思想停留在对相关资料进行搜集、整理和归档上，从而造成图书管理人员的理念难以更好地满足新时代的发展趋势，这种落后的思想也会在一定程度上影响图书档案信息化管理工作的质量。

（二）档案管理方式不相适应

目前，图书档案信息化管理工作仍然存在其管理方式与信息化管理不相适应的问题，在当前图书档案信息化管理工作中，由于受技术或者出于安全问题的原因，造成图书档案信息管理的系统还不够完善，将图书档案信息化管理工作仅应用在系统平台或者公众平台，这两种信息化管理平台之间未形成健全的系统，导致两种平台之间的信息沟通和交流不畅，难以更好地提高图书档案信息化管理更加广泛和便捷的服务质量，最终造成图书档案信息化管理工作利用率和效率低下。在对图书档案进行信息化管理的过程中，未通过信息技术对档案资料进行充分挖掘，没有充分发挥档案资料在信息化管理中的实用价值，同时，部分单位在图书档案管理中存在不及时和不完整的问题，没有有效地将相关信息和资源与信息化管理相结合，其管理方式依然存在被动服务的旧模式上，从而导致图书档案信息化管理工作难以达到所理想的工作质量和效率。

（三）技术更新维护过于滞后

在图书档案信息化管理工作中，技术更新维护过于滞后也是影响信息化管理工作质量的主要原因。由于图书档案管理人员缺乏对信息化管理的重视，所以，在信息化管理过程中未选择一套先进、管理成熟的软件和硬件设施，造成图书档案信息化管理的硬件和软件设施相对落后，在出现相应问题时，对其更新和维护的效率过低，对图书档案信息化管理的进程和质量产生不良影响。此外，随着社会经济的不断发展，多种多样良莠不齐的软件系统出现在市场上，很多单位将这些软件系统购买进行运用的过程中，前期运行良好，在后期常出现不同程度的问题，由于图书档案信息化管理人员对技术更新维护过于滞后，最终造成信息化建设停步不前，影响图书档案信息化管理质量的提升以及出现人力物力浪费的问题。

四、图书档案信息化管理的归档与管理创新策略

（一）提高管理员信息化管理意识

首先，管理人员要加强对信息化建设和信息化管理技术的学习与了解，在学习和了解的过程中不断提高信息化管理意识，明确信息化管理对提高图书档案管理质量的意义。其次，图书档案信息化管理人员在对信息和资料进行归档与管理时，要熟练掌握信息化的业务知识，并且及时对信息化中的档案进行搜集、整理和保管等，有效增强自身的业务能力和信息化管理能力。再次，管理人员在提高信息管理意识的前提下，要不断强化图书档案信息化管理的保密意识和保密手段，在管理过程中，要注意与涉密电脑的物理隔离，积极学习和掌握相关防火墙软件和杀毒软件的应用方式，不断提高图书档案信息化管理工作的质量。最后，图书管理人员要加大对图书档案信息化管理工作的宣传，促进各部门工作人员图书档案信息化管理意识的提升，通过信息技术搜集和扩大档案信息源，为接下来图书档案信息化管理的归档与管理奠定良好基础。

（二）完善信息化管理工作系统

提高管理员信息化管理意识是图书档案信息化管理与归档管理，同时，完善信息化工作系统及技术是图书档案信息化管理的关键。一方面，图书档案信息化管理要健全相应的管理制度，其主要目的是让各部门根据档案管理制度对图书档案管理工作进行相互配合，促进各部门之间的信息沟通和交流。图书档案信息化管理还需完善和规范相应的法律法规，明确各部门之间的责任和义务，使各部门在合法和合理的前提下开展工作，进而保障信息化管理工作更加科学。另一方面，建立健全的绩效评价系统是完善信息化工作系统的主要部分，通过绩效评价系统，有利于提高图书档案信息化管理的监督与检查力度，及时对存在的图书档案信息化管理工作问题进行找出和解决，从而为图书档案信息化管理提供重要保障。

（三）积极促进档案管理的数字化

为提高图书档案信息化管理的质量，需要积极促进档案管理的数字化发展，进而更好地实现资源的共享和利用。其一，图书档案信息化管理要根据相应的原则，合理制定出有效地工作方案，根据方案推行档案工作的数字化，还要在数字化管理的进程中加大监督的力度。其二，图书档案信息化管理还要完善和创新档案数字化的文件目录，使工作人员可以更好地根据数字化的档案文件目录对档案进行收集、整理和归档，提高管理效率。其三，需要构建一套档案信息管理体系，令各部门在管理体系中实现资源的共享和利用，更好地利用好信息化管理资源来提高图书档案的管理效率，同时，要加强对硬件与软件设施的更新，为促进档案管理的数字化提供坚实基础，促进档案信息化管理工作的有效发展。

五、结语

在对图书档案信息化管理的归档与管理进行创新过程中，最主要的是要提高管理人员的信息化管理意识，革新信息化管理工作系统，不断推进档案管理的数字化发展，才能更好地开展图书档案信息化管理工作。

参考文献

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[3]卢永兰.新形势下电子文件及档案信息化的管理策略[J].科学咨询(科技·管理),2011(3):49-50.

作者:杨军 苏桂云 单位:山东中医药大学;济南市中心医院