高职实验实训耗材管理探讨

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随着各高职院校对网络硬件的大量投入，已建成了结构合理、使用方便、高速稳定的基础网络，为高校实现信息化管理提供了有力的保障。大部分高职院校都建立了基于网络的工作平台，实现了信息的同步与共享，提高了管理效率，降低了管理成本，实现了科学化的管理。但是实验实训耗材的管理还是采用传统的管理方法，这已跟不上高职院校发展的步伐。为了解决这一问题，分析与设计一款符合高职院校耗材管理规范要求的管理系统。

1概述

实验耗材是指在实验教学、实训等过程中使用的材料，一般是价值比较低可多次使用或只能使用一次，且不能纳入固定资产管理范围的物品。随着高职院校办学规模的不断扩大，招生专业的不断增多，学校实验室也在不断更新扩大，实验耗材的需求量也在不断增大，使用种类也越来越多。而耗材的管理涉及到申报、审批、出入库、查询和报废等操作，且涉及部门多、数量大、品种多等特点，给管理人员带来了越来越重的工作负担，也使得对耗材的管理变得更繁重和复杂。为适应发展的新形式，各高职院校制订了较完整的管理制度和办事流程，对过去的传统管理模式进行了提升改变，通过调查发现现有耗材管理模式主要有以下几种。（1）由任课教师填写耗材使用申请表，再分别报院系领导、实训中心以及学校分管领导审核签字，再填写出入库单签字验收出入库，实验室管理人员并在Excel电子表格中更新耗材库存情况。（2）使用单机版的耗材管理系统，取代了Excel电子表格储存耗材数据，做到了查询和统计更便捷。但这两种管理模式都存在造成部门之间数据交接和办理时间过长，难以及时响应需求，对耗材质量、采购、使用、管理都缺乏有效的监管，极易造成重复采购，或采购不及时、耐用耗材不能共享等问题，造成资金的浪费。（3）部分高职院校自主研发基于网络的信息管理系统，实现了耗材的分类管理，实现了数据的共享，对采购和领用都实现了信息化管理，但在功能设计上还存在部分缺陷，如审批等部分环节还是脱离不了传统的管理模式。现有耗材管理系统种类繁多，虽和传统管理模式比较有改变，但还存在管理不规范等各方面不足之处。

2系统分析

系统分析是确定系统必须完成哪些工作，也就是对目标系统提出完整、准确、具体的要求，为系统的设计和实现打下基础。为了更清楚理解系统功能设计要求，多次和实验室管理人员了解整个业务操作流程和管理规范，从而获得了系统比较全面的需求。

2.1系统业务

各高职院校对实训室管理方法一般是全校共用实验实训室，由实验实训中心部门统一管理，另外各院系还建有针对各专业的实验实训室，平时由各院系自行管理。对于耗材的管理也是由学校统一审批和采购，各院系或各实验室独立管理。其具体过程是在每学期结束前，各院系根据教学计划安排每门课程的任课教师，再由各任课教师根据教学大纲要求提出耗材需求计划，由院系领导对耗材需求计划是否符合要求进行审核，最后再根据库存情况汇总上报实训中心及学校分管领导审批。审批通过后，由实训中心统一负责采购，并由各实验室管理人员验收入库，任课教师在课前领取耗材供上课使用，课后及时处理剩余耗材。

2.2功能需求

随着对实训室的日常管理进一步规范化、具体化和制度化，要求耗材在管理过程中坚持“归口管理、专人负责、采管用分离、节约使用”的原则，建立严格的计划审批制度，做到出入手续齐全、数据准确无误，有健全的安全管理措施。根据耗材管理执行过程和管理规范分析，耗材管理系统需考虑如下功能。

2.2.1申报审批

严格实行耗材申报审批制度，要按需采购避免浪费，减少库存和节省开支。每学期期末，在落实下学期教学任务时，各教学单位根据专业人才培养方案、课程教学标准和课程教学计划等，组织并安排实践指导教师，以课程实验实训项目为单位，制定下学期所需要使用的耗材用量计划，并通过院系、实训中心、学校分管领导审批后纳入采购计划。原则上不接收临时性申请，若遇特殊情况，确需临时性增加或改变耗材时，也需在耗材使用前一定的天数内办理完相关申请、采购的审批手续。审批过程实行多级审批监管，院系负责审核耗材申请的必要性，实训中心和分管校领导负责经费预算审批，避免耗材计划带有较强的人为性。在系统中应实现各部门或岗位之间数据的交接，缩短审批的时间，对教学急需的实验实训耗材能实现逐次审批。

2.2.2出入库管理

出入库管理是整个系统的核心功能，各数据是否准确直接影响到实验实训课程的教学。审批通过后，由实训中心根据采购报表采购耗材，并由各实验室管理人员和院系教学负责人共同对实验实训耗材进行品名、规格型号、数量、质量、单价、金额等进行验收和签字确认入库，并能在系统中详细记录验收情况。根据教学需要由教师提出耗材使用申请，由实验管理人员核对学期末教材审批情况准备好耗材，课前由任课教师领取。坚持实行耗材回收制度，实践教学任务完成后，实践教学相关老师认真检查耗材使用情况，完好且可以回收再利用的耗材，统一上交给实践教学耗材管理人员重新入库。

2.2.3库存管理

库存管理是保证储存的耗材和教学所需耗材实现动态的平衡，在耗材管理中具有十分重要的作用。管理人员可查询各类耗材使用和库存情况，能做到账物相符、账账相符。并对有特殊管理要求的耗材要能以月为单位进行盘点查询，如药品保质期等。对于不符合实验教学要求的耗材，应做好统计清单经院系分管领导批准后注销，并将耗材统一收集存放，在每学期末由学院进行确认后销毁。对因耗材损坏或注销影响计划使用量的，要能及时重新申报审批、采购入库，不能影响教学。各教学单位每学期末能对库存的实验实训耗材进行一次全面盘点，并生成“实验、实训材料统计表”报送实验实训管理中心备案。

2.3系统非功能性需求

非功能性需求主要考虑系统性能方面的要求，如可用性、可靠性等，为避免系统在实际过行中可能导致严重的后果。本系统除了上述功能性需求外，还需实现数据的安全性，既要保证数据共享，也要保证数据安全性，同时还需保证系统的稳定性。同时由于系统使用涉及到不同的人员，每类人员对计算机使用熟练程度不一，系统设计还需考虑易用性，如界面简洁、操作流程简单。

3系统功能架构

系统功能结构设计是将系统业务转为功能模块，利用校园基础网络，确保信息畅通，优化业务操作流程，减少中间环节，为管理层提供实时、准确的数据，实现规范化管理，提高耗材的利用效率，避免耗材浪费。综合耗材管理功能需求，并对应系统用户进行系统架构设计，实现耗材管理的信息化，本系统主要有“耗材申报审批”、“出入库管理”、“库存管理”、“系统管理”4个模块。

3.1耗材申报审批

在本模块中主要包括耗材申报和审批两个子模块。耗材申报是任课教师根据教学大纲填写耗材申报表，主要包括：使用专业和班级、课程名称、实验项目名称、耗材品名、规格、单位、数量等信息。为给教师更方便操作和减少错误，部分信息可通过读取已有平台的数据，如数量可通过读取班级人数进行修改，实验项目名称可通过教学大纲进行选择，耗材品名、规格等可通过查找系统是否使用过该耗材而自动进行填充。再由教研室审查实验开设是否合理，以及各数据是否准确，审批通过后提交给院系实验实训负责人汇总。实验室管理人员再根据申报数量和库存数量比对，添加需采购数量信息后提交到院系领导、实训中心及学校分管领导审批。审批实行逐级审批方式，审批过程中不能修改上一级数据，但可添加审批意见和审批是否通过。为操作方便，登录系统后可直接查看待审批和已审批列表，还可查询审批信息，实验实训耗材使用采购计划一经批准，原则上不得更改。

3.2出入库管理

出入库管理也是本系统使用最为频繁的部分，包括入库管理、出库管理和回收管理3个功能模块。入库管理是指耗材采购后入库登记，由采购人员根据采购计划表打印入库单，实验室管理人员核对并在系统中填写耗材采购金额、生产日期、生产厂家、保质期、保存要求、耗材质量等信息，双方确认信息无误后在入库单上签字，入库单由实训中心保管。出库管理是任课教师在课前根据耗材申请登记情况提出使用耗材申请，包括数量、名称、领取时间等信息，实验室管理人员核对耗材领取信息后并准备好所需耗材办理出库手续。回收管理是将可回收重复使用耗材重新入库，对于一次性耗材回收保存，并在系统中登记去向。实验教学完成后，由任课教师在系统中再次确认本次课程耗材使用量，并对耗材质量提出评价，这既有利于对采购实行监管，也为下次采购提供有力保障。

3.3库存管理

库存管理是保证耗材的数量的准确性，包括耗材查询、报表、耗材报损3部分。耗材查询可根据不同条件进行查找，如入库单编号、耗材名称、实验名称、有效期等，能对耗材定期盘点查询。报表主要是每种耗材的使用情况，主要包括学期末整体耗材使用情况和库存报表、单个耗材使用情况报表等。耗材报损是对于重复利用耗材有损坏或过保质期耗材、实验后回收无法使用的耗材，报请领导批准作无害化处理，并在系统中登记处理结果。

3.4系统管理

系统管理实行分级管理，系统管理员创建实训管理部门账号，实训管理部门创建院系管理员账号，再由院系管理员创建任课教师或实验室管理人员账号，此部分可和现有系统合并登录。在系统中采取功能模块配置模式，即不同的权限配置不同的功能。基础数据管理可根据不同的权限完成不同的数据操作，如添加实验室、仓库等。

4结语

耗材信息化管理系统开发和应用，实现了实验实训耗材管理的智能化和无纸化管理，保证了耗材管理信息的畅通，缩短了申报和审批过程，做到了合理计划、严谨采购、有效使用和规范管理，保证教学工作顺利进行，防止积压浪费，提高了工作效率和管理水平。