规范会计档案管理加固财务基础工作

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一、实施背景

在公司经济活动的财务收支过程中，从凭证到账簿、从账簿到报表，把一连串的数字进行正确的计算、综合和分析，都有严密的制度和一系列流程审批各个节点环节，它具体反映了公司发展阶段经济活动和财务收支的实况。通过会计档案提供的材料，作为事后查考某个会计事项的书面证明。会计档案，尤其是会计凭证，既是记录经济业务、明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据，同时也是会计分析和会计检查过程中的主要依据。

二、创新做法

（一）优化会计档案管理工作体制

自2016年1月1日起施行新的《会计档案管理办法》以来，认真回顾以前财务会计档案管理中的缺点和不足，总结财务会计档案管理过程中的经验和教训，根据国家《会计法》和《会计档案管理办法》等法律法规，结合《国家电网公司会计档案整理规范》和《甘肃省电力公司会计档案管理办法》，完善制定了《白银供电公司会计档案管理实施细则》，进一步规范了财务会计档案资料的收集、整理、归档、保存、查阅等各项工作程序。

（二）规范会计档案资料查借手续

规范的会计档案管理，可预防信息资料的不良丢失，为此，国网白银供电公司财务部订立了细致全面的查借阅规定。对已经归档的会计档案，借阅仅限于部内各会计专责，公司所属各单位、各部门确因特殊原因需要借阅会计档案时，由主管会计专责按规定填写办理借阅手续，经部门主任签字同意后，方可借阅、查看和复印。

（三）规范标准工作流程衔接有序

（1）从会计凭证的原始附件进行规范。会计人员接收到的报销原始单据，必须按公司规定的粘贴方法粘贴整齐，小于A4纸的票据，粘贴从右沿向左，依次平铺重叠展开粘贴在粘贴单上，总体的要求是，凭证进行装订后，要保证会计凭证档案的整齐、美观，便于查阅使用。

（2）从财务会计档案的移交进行规范。会计人员各自负责的档案移交资料，必须严格执行《白银供电公司会计档案管理实施细则》中的具体规定，按照时间节点顺次移交，按期完成，不能因个人原因影响财务部的整体工作，更不能造成后续相关财务工作的推迟和延误。对财务会计档案移交过程中，确实需要考核的事项，必须考核到责任人，并进行会计档案知识的学习教育，让责任人将学习内容在部内会议上进行宣读，让大家更加明白会计档案工作责任的重要性。

（3）改善财务会计档案的硬件设施。经公司协调，对财务部暂时存放的会计档案房间进行了适当调整，分别用于财务检查接待室和财务会计档案室使用，并进行了室内装修和档案柜的重新定制，使现在的财务会计档案室面貌焕然一新，会计档案也在新定制档案柜中摆放的更加整齐、美观，使查阅、调用更加明了、方便。会计档案室的钥匙由会计档案专责保管一把，部门主任备存一把。在有对内、对外审计以及各类检查期间，档案室的钥匙由陪同检查的主管专责登记保管，待检查工作结束，将查阅使用过的会计档案检查、摆放整齐，将房间卫生打扫干净，经会计档案管理专责最终检查通过后，方可归还钥匙，并进行双方签字。

三、效果及影响

（一）通过对会计档案管理的创新，使会计档案的利用率大大提高

以前因会计档案移交环节上的延误，使会计凭证长期散乱堆放，给会计凭证查阅造成巨大困难。通过对会计档案移交环节上的创新，按时节点完成会计凭证的装订移交，大大地提高了会计凭证查阅速度，为各方需求者节约了时间，更提高了工作效率。

（二）会计档案管理是财务管理工作不可或缺的一部分

会计档案管理的提升，更加促进了财务管理工作进一步提高，使财务管理工作形成良性循环，相互促进，也使财务管理工作达到更高的高度成为可能，只有基础的提升，才能触及更高的目标。

（三）通过对会计档案管理的创新，所显现出的成效大家有目共睹，也引起公司的高度重视

通过对财务会计档案保管室的更换，极大地改善了会计档案的存放环境。更换后的会计档案保管室，公司进行了粉刷和档案柜更换，让会计档案拥有了独立的房间，方便于独立存放和保管，更为借阅和查看提供了方便，更有效防止资料丢失的发生。只有不断地学习，才能不断地进步。财务资产部将会计档案管理方面的学习，也列入了全年培训计划之内，通过对会计人员不间断培训和对会计档案管理方面的制度、文件的集中宣读，逐步加深会计人员对会计档案管理知识的深化认知，明确每个会计人员的会计档案管理职责和义务，将会计档案管理的重要性提高到业务管理的高度上来，采取有效的管理创新措施，不断加强财务会计档案的管理水平，确保财务会计档案的安全和可靠，进一步夯实财务会计基础工作。