档案管理中计算机网络技术的作用

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本文主要从计算机网路技术在档案管理中的作用，目前计算机网络技术在档案管理中的存在的问题以及提高计算机网络技术在档案管理中的实践措施，这三方面进行了详细的阐述。随着计算机在人们生活中的使用，其作用也逐渐让人们关注到计算机网络技术在档案管理中作用。档案信息化是科技发展的必然产物。当然了，由于计算机在档案管理应用时间相对比较短，其发展还是不够完善，中间还是存在着很多不足和问题的。加强计算机网络技术在档案管理中的应用，是提高档案管理效率以及工作水平的重要举措。那么，在档案管理中，如何高效的利用计算机网络技术，提高信息的使用效率，达到资源的共享，这需要广大的从业人员在实践的过程中不断的思考的。

1、计算机网络技术在档案管理中的作用

随着社会经济的不断发展，人们需要保留的档案的数量在不断提高，同时也对档案管理提出了更高质量的要求。面对档案管理繁杂，单靠手工的方式是根本无法完成的。计算机网络技术能够在一定程度上减轻人们的工作量，同时让人们更加准确的得到档案中的信息。有需求才会有发展，现在计算机技术的发展速度日新月异，这恰恰说明了这项技术在社会发展中具有不可忽视的作用。计算机网络技术在档案管理中的应用，提出了一种新的储存方式——电子档案，提高了档案的储存量，同时也为档案在使用上提供了优化，提高了档案的使用效率。

1.1提高档案管理的效率

利用计算机网络技术进行档案管理，能够利用计算机的特点，进行简单的信息的检索查询，从而极大程度提高了档案管理的效率。首先，在收集资料方面，各部门可以将编辑好的档案利用网络直接传递到档案管理室，省去了档案的运送时间，同时在一定程度上降低了档案在路上遗失的危险。在录入系统之后，可以简单、高效进行整理，利用计算机的编辑等功能，迅速的将档案进行深入的整理，并不需要人工进行搬运，在节省人力的同时也提高了效率，更是提高了在档案整理过程中的正确率，极大提高了档案管理的效率。

1.2提高了档案的利用效率

在借阅档案的时候，利用计算机网络技术，人们直接进行电子档案的阅读，可以一定程度上降低档案遗失的危险，同时也能够实现统一档案的同时使用，提高了档案的利用效率。其次，利用计算机网络技术，一定程度上为档案之间建立一定的关联，提高档案的使用价值。利用相应的设备，我们就能够最快的找到资料以及其他相关联的资料，提高了档案的利用效率。

2、计算机网络技术在档案管理中的存在的问题

随着科技的发展，为人们的生活带来巨大改变的同时，也改变着文字的储藏形式。电子文件逐渐成为档案存储的一种有效形式。电子档案成为了档案管理中的重要组成部分。这也加速了对传统档案管理的改革。就目前来说，计算机网络技术在档案管理中虽然取得了一定的成就，但是其中也还是存在一定的问题。

2.1档案移交的不规范细致

由于计算机网络技术的使用，在一定程度上改变了档案管理的储存方式，开始有电子档案逐渐出现在人们的生活当中，但是其中由于档案管理人员对移交档案认识的不充分。在档案移交过程中，出现了较多的问题，比方说仅仅是对档案的简单的备份，忽视了数据背后的关联性。同时，移交过程的不规范。电子档案和传统的纸质档案不一样，可以存在很多备份，管理人员对备份的依赖性很强，备份越多，在某种程度上来说，就越安全。因为遗失了某一份，还有其他的备份存在。但是这也从侧面说明了档案管理的不合规范性。

2.2管理制度的缺失

档案的管理最终落实到人的身上，先进的技术设备最终也是落实到人的具体实施上的。比方说在档案管理过程中出现人为操作不当或者其他一些突发情况等，都有可能会对档案的安全性造成一定的威胁。所以说，在对档案管理过程中，应该形成一个完整的管理措施，能够最大程度上规避这些意外情况的出现。而一旦遇到意外情况，管理制度缺失的弊端会更加的凸显，会对档案的安全性形成更大的威胁。就当前的档案管理来说，责权不一致，档案管理人员不能在第一时间对相应的档案进行查找确认，便极容易出现互相推诿的局面。这也在一定程度上反映出档案监督管理机制的缺失。监管不当，在运行期间以及出现问题，都将面临不小的挑战。毕竟，制度是保证档案管理系统运行的框架，一旦丢失了这个框架，问题便会接踵而至。而档案的存在有是有着其自身的特点的，很多时候造成了损失，便是不可弥补的。

2.3管理技术力量的落后

计算机网络技术在档案管理中的使用，不仅仅是一些简单的计算机设备投入使用，而是利用这项技术特点去对原有的管理方式以及管理制度形成优化，以便更好的发挥作用。而就目前来说，很多对计算机网络技术的使用，还是停留在表面，认为加大了计算机设备的投入以及计算机在工作流程中使用频率便是对计算机网络技术的高效使用。计算机网络技术在档案管理中的使用，应该是整个网络管理系统的升级，是对原有流程的优化，需要从业人员具备较高的专业素质根据实际的需求不断做出调整升级的。不然，从业人员专业素质将会极大的限制设备作用的发挥。管理技术力量的落后，人们难以利用计算机网络技术为档案管理提供前进的动力，对计算机网络技术的使用也将停留在表面。

3、提高计算机网络技术在档案管理中的实践措施

计算机网络技术在档案管理中的运用，对推动档案现代化管理具有相当重要的意义，当然了，这也是现代化档案管理的发展方向。所以说，档案部门应明确自身在档案管理的定位，充分利用计算机网络技术在档案管理中的作用，从而真正发挥档案自身的作用。管理，归根结底都是人是主导地位，技术仅仅是一个辅助的角色。计算机网络技术使用的好与坏，说到底都是归结于人的专业素质。在利用计算机网络技术的进行档案管理的时候，我们应该不断提升档案管理人员的专业素质，制定相应的规章管理制度，不断优化档案管理制度。计算机网络技术和档案管理融合，是一个长期的过程，毕竟技术在不断的进步，人们的需求也在不断的变化。

3.1建立规范的档案管理制度

计算机网络技术的使用为档案管理提供了技术支撑，但是技术作用的发挥仍旧是需要档案管理制度的确立的。俗话说得好：没有规矩，不成方圆。制度的建立是为了更好的发挥计算机网络技术在档案管理中的作用。首先在档案移交中，应该建立相应的管理机制，根据移交档案的性质以及逻辑分门别类的放好，并编制相应的归档条例，做到人人按照制度办事，为档案的归档提供理论依据，让归档更加的合理化，其次便是档案移交以及归还的完整性做出相应的考查条例，确认其满足移交的标准，特点是电子档案完整性的确认是相当总要的。计算机网络技术下的档案管理，对档案移交过程的严格把控，能够帮助其今后更好的发挥作用。

3.2做好信息整合工作

档案的管理工作，不仅仅是档案资料的收集，简单的将这些资料搜集起来，更为重要的是其背后的借鉴价值，为今后的发展方向提供必要的历史史实以及决策依据。所以在档案管理中，应该更加关注档案的信息整合，注意档案的完整性。首先利用计算机网络技术建立规范的使用机制，促使档案管理效率的提升，实现使用和管理的一体化目标。让管理人员在档案的归放时，充分考虑到每一份档案的历史联系，实现信息高效整合。其次，对现有管理方法和形式进行不断的改进，信息整合的形式会影响到接下来档案的利用效率。所以说，还应该在实践中不断去完善信息整合的机制，为档案管理中的信息整合提供高效的工作方式，从而实现提升档案管理效果的目标。

3.3重视档案管理的安全性

随着计算机网络技术的应用，对档案管理来说，便是扩充了一个新的管理模块，那就是电子档案，相对于传统的纸质档案来说，在内外界的作用下，对档案的安全性极容易产生威胁，一旦遭受到黑客的攻击，档案的安全性以及保密性都将受到挑战。计算机网络技术在档案管理中的应用，我们不仅仅要关注技术和档案管理的结合，同时还应该关注技术层面的提升。毕竟，计算机网络技术下的档案管理依靠一定的科学技术基础。一旦黑客从外部攻击，很难对原有的档案进行恢复处理。所以说，我们要为档案管理建设一个强有力的技术保障。首先，不断提升计算机网络技术在档案管理系统的应用，不断提升计算机网络技术的安全等级。同时，积极学习和引进国内外的先进技术，加快电子档案管理系统的升级。其次，便是对从业人员安全意识的培养。时代不一样，管理手段不一样，所需要管理人员的专业素质也是不一样的。在计算机网络技术下的档案的管理人员应该是具备较高的计算机网络技术的，能够对一些简单的基本的安全常识有一定的了解。最后便是一个较高层次的管理，原有管理方式以及技术的不断升级改造，对现有档案管理模式进行大胆调整和创新，以便更好的适应时展的需求。

3.4保存好传统的纸质档案

传统的纸质档案还是具有其自身的优势的，虽然说利用计算机网络技术，能够在一定程度上提升档案管理和使用效率，进一步节省人力、物力、财力。但是，在实际的使用过程中有着一定的缺陷。在流通过程中，保密性相对较差，一旦受到黑客攻击便会造成大量的信息泄露同时也容易在档案穿穿越过程中及西宁删减、修改，对原始档案造成不必要的损失。所以说，为了保持档案的完整性，应该保存好原始档案，将档案图片化，利用多种形式对原始档案进行保存。计算机网络技术的使用，是为了提高我们的管理效率，但是在实际的管理工作中，我们应该正确认识传统档案管理和信息化档案管理的关系，继续做好纸质等传统载体形式的档案管理工作。

4、总结

二十一世纪是一个信息时代，档案管理工作压力也逐渐增大，面对巨大的压力，需要开拓创新，利用一些新的技术和管理形式。档案中所携带的信息、资源是一笔宝贵的财富，是在整个社会的信息系统中占有特殊的地位以及作用的。利用计算机网络技术，使档案的管理更加的科学，使其进入现代化管理的行列，同时也为档案信息管理提供了必要的保证。当然了，这是档案管理现代化发展的要求，在适应社会信息化的同时，同时档案管理人员的素质提出了更高的要求，以便更好的适应社会的需求。计算机网路技术在档案管理中的作用，还有很长一段路要走，期间需要根据时代的要求以及自身发展的需求不断的改进、探索。